Составление заявления требуется в различных случаях — при приёме на работу и увольнении, оформлении ежегодного отпуска и отпуска за свой счёт. В статье описана типовая структура заявления и общие правила его оформления.
Как правильно оформить реквизиты и текст заявления
Заявление обычно составляется в произвольной форме, регламентируемой нормативными актами предприятия. Допускается его написание от руки или набор текста на компьютере с последующей распечаткой на листе А4. Важно учитывать, что заявление — это документ, юридическая сила которого обеспечивается правильным оформлением, обязательными реквизитами и определённой структурой. Каждый работник должен знать, как правильно составить заявление, чтобы быть уверенным в его рассмотрении.
- Информация об адресате и заявителе (т.н. «шапка»).
- Наименование документа.
- Формулировка просьбы или предложения.
- Дата подачи.
- Подпись заявителя.
Как правильно оформить «шапку» в заявлении
«Шапка» содержит информацию об адресате, то есть кому предназначен документ, и о заявителе — авторе документа. «Шапка» размещается в правом верхнем углу документа. Поскольку заявление — официальный документ, информация об адресате должна быть полной:
- должность адресата;
- название организации;
- фамилия, имя, отчество адресата.
Имя и должность указываются в дательном падеже (отвечают на вопрос «Кому»).
Если заявление пишет сотрудник организации, то в информации о заявителе нужно указать должность, фамилию и инициалы. Когда документ составляет кандидат на вакансию при трудоустройстве, указываются только фамилия и инициалы. Должность, на которую претендует соискатель, необходимо упомянуть в основном тексте. Обычно перед информацией о заявителе ставится предлог «от» в соответствии с нормами русского языка.
Как правильно оформить наименование документа
Наименование — обязательный реквизит. Требования к оформлению обязательных реквизитов установлены ГОСТ Р 7.0.97-2016. Согласно им, наименование пишется заглавными буквами посередине строки, отступив от шапки 1-2 интервала. Поскольку наименование — заголовок, точку после него ставить не нужно.
Как правильно оформить основную часть заявления
Эта часть документа начинается с красной строки. Обычно цель деловой бумаги — изложить просьбу. Поэтому основную часть следует начинать со слова «Прошу». Если ваша просьба типовая и касается регулярных плановых событий, например, предоставления ежегодного отпуска, то её не нужно аргументировать. Достаточно указать даты начала и окончания отпуска. Особых правил по написанию заявления на отпуск законодательство не устанавливает.
Пример основной части заявления
Если просьба касается необычного случая, например, предоставления внеочередного отпуска или отпуска без сохранения заработной платы по семейным обстоятельствам, необходимо объяснить причины и в некоторых случаях приложить подтверждающие документы и сослаться на них в основной части текста.
Пример заявления о предоставлении одного дня за свой счёт
Основная часть пишется в свободной форме. Однако общие требования к стилю изложения такие же, как и ко всей деловой документации:
Конечно! Вот уникальный вариант текста с сохранением HTML-разметки:В ряде ситуаций, когда просьба сотрудника может изменить производственные графики, потребуется детально объяснить причины, вызвавшие эту просьбу. Это поможет работодателю принять решение о положительном ответе на заявление.
Пример заявления о переходе на режим неполного рабочего времени
Как правильно указать дату в заявлении
Дата подачи заявления обычно располагается сразу после основной части и выравнивается по левому краю. Можно использовать один из следующих форматов даты:
- ДД.ММ.ГГГГ;
- ДД месяц ГГГГ.
Как правильно поставить подпись под заявлением
Подпись заявителя — обязательный атрибут заявления. Без подписи документ не будет иметь юридической силы, и адресат не обязан на него реагировать. Подпись всегда ставится вручную, использование факсимильного оттиска в данном случае запрещено. После подписи нужно расшифровать её — указать фамилию и инициалы заявителя.
Примеры заявлений для различных кадровых случаев можно найти в Системе Кадры. Оформите бесплатный доступ на три дня, чтобы скачать все нужные образцы >>>
Примеры заявлений для различных кадровых случаев можно найти в Системе Кадры. Оформите бесплатный доступ на три дня, чтобы скачать все нужные образцы >>>
Этот текст сохраняет смысл оригинала, но использует другие формулировки и структуры предложений.