Как заверить должностную инструкцию: образец и инструкция 2025 | Территориальный орган федеральной службы государственной статистики по Кировской области

Копия трудовой книжки, заверенная работодателем, может потребоваться работнику в любой момент: для получения кредита, оформления загранпаспорта или визы, да мало ли для чего еще. Объяснять вам свою просьбу он не обязан. А вот вы выдать ему заверенную копию трудовой книжки должны. Расскажем, как это сделать по всем правилам, которые, кстати, не так давно изменились.

Вам помогут документы и бланки:

Копия трудовой книжки: сроки и порядок предоставления
Новая заверенная копия трудовой книжки по ГОСТу
Срок действия копии трудовой книжки
Заключение

Копия трудовой книжки: сроки и порядок предоставления

Согласно ст. 62 ТК РФ, работодатель обязан предоставить работнику копии документов, связанных с его трудовой деятельностью, в течение трех рабочих дней с момента получения соответствующего заявления. Эти копии должны быть должным образом заверены и предоставлены безвозмездно. Это касается и копий трудовых книжек.

ВАЖНО! Если работник выбрал электронный формат трудовой книжки, работодатель по его запросу обязан предоставить информацию о трудовой деятельности по форме СТД-Р.

Как правильно оформить СТД-Р, поясняют эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе и изучите Типовую ситуацию, чтобы сделать все правильно. Это бесплатно.

Если работодатель задерживает или отказывается выдавать документы, он нарушает трудовое законодательство. За это предусмотрена ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ. За первое нарушение предусмотрены следующие меры:

для должностных лиц — предупреждение или штраф от 1000 до 5000 рублей;
для организаций — штраф от 30 000 до 50 000 рублей;
для ИП — штраф от 1000 до 5000 рублей.

При повторном нарушении суммы штрафов увеличиваются:

для должностных лиц — штраф от 10 000 до 20 000 рублей или дисквалификация на срок от года до трех лет;
для организаций — штраф от 50 000 до 70 000 рублей;
для ИП — штраф от 10 000 до 20 000 рублей.

Новые образцы трудовых книжек должны использоваться с 01.01.2023. Необходимо ли обменивать старые трудовые книжки на новые и что делать с оставшимися бланками старого образца, узнайте здесь.

Новая заверенная копия трудовой книжки по ГОСТу

Что же означает в ст. 62 ТК РФ требование, чтобы копии были заверены должным образом? Объясняем.

Копия — это экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию оригинала. Заверенная копия — это копия, на которой проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую силу, в соответствии с установленным порядком (подп. 23, 25 п. 3.1 ГОСТ Р 7.0.8-2013, утвержден приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст).

Это означает, что необходимо сделать копию каждой заполненной страницы трудовой книжки и проставить заверительные надписи.

С 01.07.2018 порядок оформления заверительных надписей, в том числе на копиях трудовых книжек, регламентируется новым национальным стандартом «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (ГОСТ Р 7.0.97-2016, утвержден приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст в редакции от 14.05.2018). Согласно этому стандарту, правильная заверительная надпись при выдаче копии документа для представления в другую организацию должна выглядеть следующим образом (может быть рукописной или в виде штампа):

Подлинник документа находится в ООО «ХХХ» в деле № Х за ХХХХ год.

Для копии трудовой книжки существуют три дополнительных нюанса:

Это многостраничная копия, поэтому заверительная надпись должна быть на каждой странице.
На последней странице необходимо указать «Работает по настоящее время» и проставить дату выдачи копии. Как правильно оформить эту надпись, смотрите на нашем образце.
Оригинал трудовой книжки хранится не в деле, а обычно в сейфе работодателя, поэтому номер дела указывать не требуется. Запись о месте хранения подлинника можно видоизменить, например, так: «Подлинник документа находится в сейфе отдела кадров ООО «ХХХ»».

Образец заверенной копии трудовой книжки можно найти в КонсультантПлюс. Пробный доступ к системе предоставляется бесплатно.

Срок действия копии трудовой книжки

Закон не регулирует срок годности копий документов. Однако следует помнить, что копия трудовой книжки соответствует оригиналу только на момент её изготовления. Трудовая книжка — это документ, который может быть дополнен новыми записями в любое время (например, о переводе). В таком случае, копия уже не будет актуальной. Если к этому времени необходимость работника в копии не исчезнет, придётся сделать новую копию.

Кроме того, срок действия копии трудовой книжки может быть установлен организацией, куда её будут представлять. Например, банки для получения кредита принимают копии, не старше одного месяца.

Образец выписки из трудовой книжки можно найти здесь.

Как заверить копию документа

Возможность доступа ко всем материалам сайта, начиная с 2010 года, предоставляется по подписке на полугодие или год. Оформив ее, вы получите:

В повседневной работе бухгалтера копии документов требуются на каждом шагу. Благодаря широкому использованию сканеров, копиров и принтеров, изготовление копий больше не проблема. Однако часто требуется не просто копия, а заверенная копия документа.

Советуем прочитать: День продовольственной и вещевой службы ВС России

В этой статье мы расскажем, что означает этот термин, как правильно заверять копии и приведём примеры.

Для чего нужно заверять копии

В соответствии с ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утв. приказом Росстандарта от 17 октября 2013 года № 1185-ст), все копии, сделанные с документов, подразделяются на обычные и заверенные. При этом:

копия — это экземпляр документа, который полностью воспроизводит информацию оригинала
заверенная копия — это копия, содержащая реквизиты, которые обеспечивают её юридическую значимость

Таким образом, заверение копии необходимо, чтобы она имела юридическую силу. Иными словами, именно такие копии используются в официальном документообороте, включая передачу информации в государственные и муниципальные органы или другие организации, ИП и физическим лицам.

Заверенные копии требуются для:

подтверждения расходов для целей налогообложения (письмо Минфина от 25 октября 2019 года № 03-03-06/1/82236)
передачи в налоговую инспекцию в ответ на полученное требование (п. 2 ст. 93 НК РФ)

Чем регламентируется заверение копий

Порядок заверения копий документов регламентируется ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», утверждённым приказом Росстандарта от 8 декабря 2016 года № 2004-ст (далее — ГОСТ Р 7.0.97-2016).

Кроме того, рекомендации по оформлению копий документов можно найти в:

приложении № 18 к приказу ФНС от 7 ноября 2018 года № ММВ-7-2/628@
письмах Минфина от 7 августа 2014 года № 03-02-РЗ/39142 и от 29 октября 2015 года № 03-02-РЗ/62336

Рекомендация: перед заверением документа ознакомьтесь с Методическими рекомендациями по свидетельствованию верности копий документов и выписок из них (утв. решением правления ФНП от 25 апреля 2016 года, протокол № 04/16). Хотя данный документ предназначен для нотариусов, он содержит много полезной информации, которая может пригодиться при самостоятельном заверении копий.

Кто имеет право заверять документы

Любое уполномоченное лицо может удостоверить верность копии от имени организации или ИП.

Полномочия на заверение копий могут вытекать из уставных документов организации. Например, правом заверять копии может обладать руководитель, председатель общего собрания, руководитель ревизионной комиссии и другие лица. Также полномочия могут основываться на других документах, таких как доверенность, приказ по организации, должностная инструкция и т.п.

Индивидуальный предприниматель (ИП) согласно пункту 5 Требований, изложенных в приложении № 18 к приказу ФНС от 7 ноября 2018 года № ММВ-7-2/628@, имеет право самостоятельно заверить копию документа или доверить это другому лицу. Важно отметить, что этим лицом может быть исключительно сотрудник ИП. Должность этого сотрудника должна быть указана на заверительной отметке, размещаемой на копии документа.

Примеры заверения копий документов в зависимости от их назначения

Согласно ГОСТ Р 7.0.97-2016, заверительную отметку следует размещать под реквизитом «подпись». Однако стандарт не указывает, как поступать, если данный реквизит отсутствует в оригинале. По нашему мнению, в таком случае заверительную отметку следует расположить под последней текстовой записью в документе.

Состав заверительной отметки зависит от целей, для которых изготовлена копия. Если копия предназначена только для внутреннего использования (т.е. внутри организации), то достаточно:

написать (или поставить штамп) слово «Верно»
указать дату заверения, должность лица, заверившего копию, а также его Ф. И. О.
удостоверить эти записи личной подписью указанного должностного лица (или ИП). При наличии печати у организации (подразделения) или ИП, можно по желанию проставить её оттиск

Если же копия предназначена для предоставления третьим лицам, то, помимо указанных выше реквизитов, необходимо:

указать место хранения документа, с которого была изготовлена копия
дополнительно заверить подпись должностного лица печатью организации (если есть). Печать должна быть проставлена так, чтобы не закрывать подпись лица, удостоверившего верность копии (пункты 5.24 и 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2016)

В ГОСТ нет указаний относительно необходимости проставления печати ИП (при её наличии) на копиях для внешнего использования. Таким образом, формально ИП может не проставлять свою печать.

Важно: согласно ГОСТ Р 7.0.97-2016 при заверении копий для внешнего использования нельзя использовать печати подразделений (кадрового отдела, канцелярии и других).

Эти же правила применяются для заверения копий многостраничных документов (заверительная отметка должна быть на каждой странице) и их сшивок. В последнем случае все листы необходимо сшить в один документ и заверить его целиком. Для этого следует поставить заверительную отметку на бумажной наклейке, которую размещают на обратной стороне последнего листа в месте скрепления ниткой (лентой).

При этом нужно учитывать две особенности, указанные в пункте 5 Требований:

Необходимо дополнительно указать количество листов в сшивке: арабскими цифрами и прописью.
Подпись и печать должны быть проставлены так, чтобы часть их находилась на бумажной наклейке, а часть — на последнем листе. Это нужно для предотвращения замены листов в сшивке документов.

Советуем прочитать: Как оформить статус малоимущей семьи

Ниже приведены примеры правильного заверения копий в зависимости от их назначения:

Для внутреннего использования без печати
Для внутреннего использования с печатью

Главный бухгалтер Соловьёва Н.Л. Соловьёва

Подлинник документа находится в ООО «Лазарь-2020» в деле № 8-НДФЛ за 2019 г.

Для внешнего использования, если документ не хранится в деле или папке

Главный бухгалтер Соловьёва Н.Л. Соловьёва

Подлинник документа находится в ООО «Лазарь-2020».

Заверение многостраничного документа для внешнего использования

Всего пронумеровано, прошнуровано, скреплено печатью 6 (шесть) листов.

Главный бухгалтер Соловьёва Н.Л. Соловьёва

Подлинник документа находится в ООО «Лазарь-2020» в деле № 8-с/ф за 2019 г.

Порядок заверения копий уставных документов

Законодательство не содержит особых указаний по заверению копий уставных документов, поэтому необходимо следовать вышеописанным правилам. В случае многостраничных документов, таких как устав или учредительный договор, важно также учитывать порядок их переплёта для заверения.

Прошивку следует выполнять на 4 прокола, хотя для небольших документов можно использовать и 3 прокола (согласно п. 4.21 Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов, утверждённых приказом Минкультуры от 31 марта 2015 года № 526). Важно обеспечить свободное чтение текста документа, всех его реквизитов, дат, виз, резолюций, других надписей, печатей, штампов и отметок. Также необходимо, чтобы каждая страница могла быть скопирована на копировальной машине. Однако переплёт не должен распадаться на отдельные листы (в соответствии с п. 3 Требований).

Переплёт нужно делать прочной нитью или лентой, выводя её концы на оборотную сторону последнего листа и связывая их. Затем концы нити (ленты) закрепляются бумажной наклейкой, на которой делается заверительная надпись вышеуказанным способом, то есть часть надписи должна быть на наклейке, а часть — на самом листе.

Заверение документов штампом «Копия верна»

ГОСТ Р 7.0.97-2016 не предусматривает использование штампа «Копия верна». Однако можно использовать сочетание двух штампов — «Копия» и «Верно». Первый штамп указывает на то, что документ является копией оригинала, но не оригиналом. Второй штамп подтверждает заверение копии.

Совет: избегайте использования штампа «Копия верна» для заверения документов, особенно если копии предназначены для внешних организаций.

Важно отметить, что заверение копии документа — несложная процедура, которую может выполнить любой налогоплательщик самостоятельно. Однако следует соблюдать определённые правила, нарушение которых может привести к тому, что копия не будет считаться заверенной и не будет иметь юридической силы. Это может вызвать дополнительные затраты времени и денег, а в некоторых случаях — штраф за несвоевременное предоставление документов в налоговую инспекцию.

Зачем нужна должностная инструкция

Должностная инструкция не является обязательным документом и не упоминается в трудовом кодексе. Трудовое право рассматривает её как локальный нормативный акт, который помогает конкретизировать отношения между работником и работодателем.

В должностной инструкции прописываются обязанности работника, его подчинённость, права и ответственность за нарушение трудовой дисциплины.

Наличие такой инструкции выгодно обеим сторонам: работник понимает, что может и чего не может требовать от него работодатель, а работодатель защищён в случае, если сотрудник будет уклоняться от выполнения своих обязанностей.

Виды должностных инструкций

Должностные инструкции могут быть индивидуальными и типовыми.

Индивидуальная инструкция содержит имя конкретного работника и его обязанности на рабочем месте. Такая инструкция полезна, если несколько сотрудников работают на одинаковых должностях, но выполняют разные задачи.

Олег и Денис работают в автомастерской, и в их трудовых книжках значится «автомеханик». Однако, Олег специализируется на шиномонтажных работах, а Денис занимается ремонтом двигателей и электроники. Олег не может ремонтировать двигатели из-за недостаточной квалификации, а Дениса нецелесообразно направлять на замену шин, так как его рабочее время дороже.

Чтобы было понятно, кто чем занимается, для каждого нужно составить отдельную должностную инструкцию. Таким образом, Олега не заставят заниматься ремонтом двигателей, а Денису не грозит увольнение за отказ от перестановки колес.

Типовая инструкция полезна, если все сотрудники на одной должности взаимозаменяемы и выполняют одинаковые задачи.

На стройке работают десять разнорабочих: они переносят стройматериалы, кабели, штробят стены и укладывают кирпичи. Каждый из них должен уметь выполнять все эти работы. Для них можно составить типовую инструкцию. Работники будут знать свои обязанности, а работодатель сможет отказаться от тех, кто не справляется с задачами.

Решение о том, когда нужна индивидуальная инструкция, а когда — типовая, принимает работодатель.

Содержание должностной инструкции

Для бизнеса нет строгой формы должностной инструкции. Она обязательна только для государственных служащих, военнослужащих и сотрудников госкомпаний.

Обычно должностная инструкция включает в себя:

заголовок;
общие положения;
должностные обязанности;
права;
ответственность;
взаимодействие.

Заголовок. Здесь указываются название организации или ФИО ИП, дата утверждения инструкции и должность утверждающего лица. Это может быть ИП, директор компании или назначенный им сотрудник.

Общие положения. В этом разделе прописывается, кто назначает и увольняет сотрудника, какое у него должно быть образование и опыт, какие знания необходимы, какие правила трудового распорядка он должен соблюдать и кто заменяет его в период отпуска или болезни.

Советуем прочитать: Ставка ЦБ 2022: изменения процентных ставок - таблица

Функции и должностные обязанности. Нужно детально описать, чем именно занимается сотрудник, без общих фраз: кондитер печет торты и готовит десерты по рецептурам; редактор пишет тексты по заданной тематике; офис-менеджер заказывает канцтовары и организует рабочие места.

Права. Указываются права сотрудника в рамках его должностных обязанностей, например, какие канцтовары он может запрашивать у секретаря и какие задачи может ставить другим отделам, если подчиненные ему не подчиняются напрямую.

Ответственность. Описывается ответственность сотрудника, например, за своевременный заказ оборудования и комплектующих.

Взаимодействие. Указывается, к кому и по каким вопросам сотрудник может обращаться, и кто ему подчиняется. Например, для получения справок нужно обратиться к помощнику главного бухгалтера, а за разъяснением задач — к руководителю подразделения.

Процедура утверждения должностной инструкции

Для утверждения должностной инструкции необходимы подписи работника и работодателя. Так работник соглашается с указанными обязанностями, а работодатель подтверждает, что создаст необходимые условия и не потребует большего.

Часто делают так: на титульной странице в правом верхнем углу ставят гриф «Утверждаю», где подписывается работодатель, а работник ставит подпись в конце документа. Это необязательно: обе стороны могут подписать последнюю страницу или каждую страницу инструкции, чтобы избежать замены страниц в документе.

Дополнительная информация для предпринимателя

Может ли бизнес осуществлять приём оплаты исключительно наличными средствами и какие риски это несёт
Индивидуальный предприниматель (ИП)
Охват аудитории
Финансовый транш
На что налоговая служба обращала особое внимание при проверках бизнеса в последние два года

Прошивка и заверение оригиналов и копий документов

ежемесячную доставку свежего номера журнала по почте в печатном формате;
доступ ко всем публикациям сайта этого направления с 2010 года на время действия подписки.

На сайте вы сможете быстро находить ответы на профессиональные вопросы благодаря удобному поиску и навигации. Развивайте свой профессиональный потенциал вместе с нами!