Подтверждающее письмо — это один из видов деловой переписки, который используется в различных ситуациях и пользуется широкой популярностью как информационное сообщение.

• Образец и шаблон
• Возможность просматривать контент в сети.
• Загрузка доступна безвозмездно
• Безопасно

В каких случаях используется письмо-подтверждение

С при помощи письма-подтверждения одна из сторон имеет возможность уведомить другую сторону об определенных вещах:

• выразив свое согласие на подписание конкретного соглашения;
• при изучении определенной проблематики;
• при принятии решения;
• Получив необходимые документы, товары, финансы и другое.

Многочисленные причины мотивируют коммерческие компании написать подобные письма в своей повседневной практике.

Зачем писать письмо

Имеется все основания задать данный вопрос, особенно принимая во внимание обилие разнообразных средств связи в нашей современности. В общем-то, почти любой вопрос можно решить простым телефонным звонком, через использование программы Skype или даже путем общения в социальных сетях. Так зачем же все-таки писать письма?

Письменное сообщение, составленное в письменной форме, приобретает убедительную силу.

В определенных ситуациях оно имеет возможность стать альтернативой соглашению о намерениях или, например, акту о получении товара и других аналогичных документах (при этом не являясь их полной заменой, а лишь дополняя их).

Кроме этого, письма также способствуют установлению деловых связей, создают доверительную атмосферу в отношениях между организациями, укрепляют лояльность и выделяют особое внимание к получателю.

Непосредственный составитель

В компаниях чаще всего ответственность за написание писем-подтверждений лежит на специалисте или руководителе отдела, который занимается решением соответствующего вопроса, а также на секретаре, HR-специалисте или юристе.

Не важно, кто будет заниматься созданием документа, главное, чтобы этот сотрудник понимал, как правильно составлять такие письма и соблюдал все стандарты и требования делового общения.

Основные особенности формирования письма

Если вам требуется сообщить контрагенту о подтверждении определенной информации с вашей стороны, мы рекомендуем внимательно ознакомиться с данными рекомендациями и ознакомиться с образцом документа, представленного ниже.

Сначала расскажем о том, что письмо для подтверждения не имеет стандартной формы, поэтому вы можете создать его в любой форме или, если в вашей компании используется собственный шаблон для этого документа, то можете использовать его в качестве образца.

Рекомендуется написать письмо вручную (однако в наше время это практикуется редко) или воспользоваться компьютером для печати. Для написания письма подойдет обычный лист бумаги любого удобного размера (лучше всего А4), а также можно использовать фирменный бланк компании (этот вариант придаст письму большую официальность).

При составлении письма следует учесть несколько значимых аспектов:

1. Необходимо вносить все суммы денег в бухгалтерский отчет, используя как цифры, так и слова.
2. Необходимо указывать даты в формате «день-месяц-год».
3. Необходимо указывать дату и номер при составлении документов.

Если вместе с письмом прилагаются какие-либо дополнительные материалы, такие как фотографии или видео, необходимо также указать их наличие в тексте письма отдельным абзацем.

Необходимо, чтобы отправитель (лицо, от имени которого составлено письмо) и руководитель компании обязательно подписали его. Если в организации используются штемпельные изделия для удостоверения бумаг (например, печати или штампы), можно также проставить их на письме.

Обычно регистрируется только одна копия оригинала письма-подтверждения, которая затем вносится в журнал исходящей документации.

Как составить письмо-подтверждение

В письмо необходимо включить некоторые обязательные информационные элементы:

• Для получения информации о отправителе следует ознакомиться с данными организации, включающими наименование, адрес, телефон и электронную почту.
• Для написания данного письма необходимо предоставить информацию о получателе, включая название компании, её адрес, должность и полное имя руководителя или другого сотрудника, к которому адресовано послание.
• Идентификационный код корреспонденции (отображающийся в журнале исходящей почты) и день, когда было подготовлено письмо.

Следующий шаг — размещение наименования документа и обращение к определенному должностному лицу (перед его именем и отчеством добавьте слово «Уважаемый»).

После этого следует главная часть, в которой представлена информация о том, какие именно факты вы намерены подтвердить.

• Если мы говорим о сотрудничестве, необходимо ясно указать в чем именно оно заключается;
• Для указания информации о договорах и проектах следует указать их название, номер, дату и другие идентификационные параметры.
• При получении товаров, грузов, посылок или денежных средств, рекомендуется указать не только дату получения, но и описать соответствующие сопроводительные документы.

Чем более детально будет описана эта часть корреспонденции, тем более полной и информативной она будет.

В случае необходимости в письме можно привести гиперссылки на соответствующие законы, подзаконные акты и постановления правительства, которые тесно связаны с обсуждаемым в письме вопросом.

В конце письма, в зависимости от намерений его написания, можно выразить свои желания, обратиться с просьбой, задать вопрос или предложить что-то необычное.

Как отправить письмо

Существует несколько вариантов отправки письма-подтверждения.

1. Передача сообщения по обычной почте с уведомлением о вручении является достаточно надежным и простым способом. Почему этот метод предпочтителен? Во-первых, он позволяет отправителю удостовериться, что его сообщение успешно доставлено получателю. Однако есть один недостаток: даже внутри одного города письмо может занимать несколько дней или даже неделю, чтобы дойти до адресата.
2. Если письмо оформлено в печатном формате, то его возможно отправить средствами электронной почты (с требованием о получении подтверждения о прочтении) или факсом.
3. Однако, наиболее эффективным считается применение обоих методов одновременно, таких как параллельная отправка копий письма через электронную и физическую почту.

Как написать письмо-подтверждение — примеры и образцы оформления

Как написать письмо-подтверждение — примеры и образцы оформления

Разнообразная деловая переписка входит в широкий спектр коммуникативных документов, которые необходимы для эффективного взаимодействия между организациями, государственными учреждениями и руководящими лицами. Кроме того, письма также могут выполнять важную информационную и мотивационную роль, поэтому особое внимание уделяется правильности и соответствию их составления.

Для передачи критической информации письма-подтверждения имеют значительную значимость. В данной статье мы предлагаем загрузить образцы подтверждения сотрудничества, получения товаров и участия в мероприятии. Гиперссылки на скачивание примеров находятся в конце данной статьи.

В каких случаях составляется письмо-подтверждение

Подтверждение письма, как и любая коммерческая переписка, имеет ограниченное применение. Уникальность его использования заключается в акценте на письменном подтверждении согласия от лица или предприятия относительно определенного вопроса.

Если появляются ситуации, которые требуют обмена информацией, одной из сторон может понадобиться написать письмо, чтобы уведомить другую сторону.

• когда человек выражает свое согласие на заключение договора, независимо от его типа
• при изучении определенного вопроса;
• во время принятия существенного решения, которое будет иметь влияние на будущее взаимодействие между сторонами
• Для организации потока документов, товаров, осуществления финансовых операций и других процессов по их передаче и получению.

Иногда электронное письмо является альтернативой письменному соглашению о намерениях (иногда даже оформленному в виде акта о получении товара или оказании услуг).

Категория письма, известная как подтверждение, является одной из самых распространенных на практике. Этот документ широко применяется и уместен для решения различных вопросов.

Основная часть электронных подтверждающих писем направляется коммерческими организациями, но и на предприятиях других видов собственности такая переписка является распространенной практикой. Например, государственные учреждения и должностные лица могут обмениваться подобными письмами.

Как правильно составить текст: советы и рекомендации

Создание деловых документов требует соблюдения определенных правил. Важно придерживаться следующих обязательных условий: использование вежливой формы обращения, точное и ясное изложение мыслей, использование официально-делового стиля и применение необходимых штампов (например, стандартного приветствия).

Рекомендуется сочинять письмо на листе бумаги стандартного размера А4 или на специальной бланке. Создают документ только в одном экземпляре, а также придумывают для него отдельный идентификационный код, который заносят в специальный журнал исходящих документов.

Универсальная форма включает в себя следующую структуру:

1. В верхней части документа указывается информация о получателе и отправителе, включая наименования организаций, почтовые адреса, юридические статусы, ФИО и должности лиц — в случае, если письмо адресовано конкретному лицу.
2. На верхушке расположено обозначение формы и уникальный номер регистрации. Затем идет открывающий абзац, который приветствует и напоминает о причине отправки.
3. Далее предоставляются сведения о документе подтверждения. В случае необходимости отправитель вправе использовать побудительные выражения. При необходимости можно сделать ссылку на соответствующий закон или профессиональный стандарт.
4. В заключительном разделе выражаются пожелания. Предписывается, чтобы руководитель отправляющей организации подтвердил письмо с личной подписью, расшифровкой и печатью, если устав организации не запрещает такую практику.

Согласно правилам составления подтверждающих писем, необходимо предоставить максимально возможное количество информации о запланированных событиях, создаваемых проектах и процессах обмена товарно-материальными ценностями. Чтобы избежать недоразумений, необходимо прописывать все суммы цифрами и словами, а даты следует указывать в формате «день-месяц-год».

Получить примерный образец

Давайте посмотрим на образец подтверждения запроса о присутствии на мероприятии.

Организация с оригинальным названием «Море» отправляет свои поклоны директору данной организации.

ООО «РыбаК» расположено на улице Широкая, дом 118 в городе Новороссийске.

Свяжитесь с Мариной Сергеевной Крюковой по номеру телефона (879)881922.

Расположение данного адреса находится в городе Мурманске, по улице Северная, насчитывающей 52-й дом.

Вот уникальная перефразировка текста:14 марта 2021 года был подписан №322 документ.

Письмо-подтверждение

Дорогой Михаил Сергеевич! Мы хотим поблагодарить Вас за приглашение принять участие в отраслевом форуме «Инновации в рыболовстве 21 века». С удовольствием подтверждаем, что компания «Море» с ограниченной ответственностью примет участие в данном форуме.

Электронное письмо, подтверждающее его актуальность, будет действительно до момента завершения форума «Инновации в рыболовстве XXI века».

Уважаемые коллеги и партнеры! Мною, Сетковым Кириллом Ивановичем, было основано и успешно руководится нашим предприятием — ООО «Море».

Выводы

Письмо подтверждения применяется с целью информирования или согласования по многочисленным аспектам.

Документация официально-делового характера должна быть оформлена в соответствии с установленными нормами проектировки и отображена на белой бумаге либо фирменном бланке.

Важными компонентами являются предисловие, главная часть, завершение, авторская подпись и влажный отпечаток.

Необходимо пройти регистрацию документа в качестве отправленной деловой корреспонденции. В тексте следует использовать ясные формулировки, а стилистику подчинять правилам деловой этики.