Ведение протокола совещания: пошаговая инструкция и лучшие практики | Территориальный орган федеральной службы государственной статистики по Кировской области

Совещание — это способ взаимодействия между сотрудниками в организации. Оно необходимо для совместного решения задач и распределения ответственности за их выполнение.

Вот три ключевых правила для подготовки и проведения совещания, которые помогут сэкономить время и сделать встречу продуктивной:

Подготовка структуры совещания и участников

Сначала нужно выбрать метод проведения совещания, исходя из повестки. Также стоит учитывать темперамент участников, которые будут обсуждать вопросы.

доклад;
мозговой штурм;
обмен мнениями;
обсуждение.

Если совещание проходит в формате мозгового штурма, его участники высказывают свои мысли на заданную тему в произвольном порядке. Критику идей исключают — в этом суть метода.

Руководитель выслушивает, выбирает подходящие предложения и принимает окончательное решение.

Обмен мнениями отличается от обсуждения тем, что в первом случае каждый приглашенный должен высказаться по повестке. Обсуждение — наименее структурированный метод и подходит для повторного обсуждения вопросов.

Итак, метод выбран. Что дальше?

Необходимо составить повестку на бумаге — указать вопросы для рассмотрения и лимит времени на каждый. Это поможет придерживаться плана во время встречи. Эту повестку можно заранее разослать сотрудникам вместе с уведомлением о совещании.

Чем лучше подготовятся участники, тем быстрее будет найдено решение. Поэтому важно заранее определить, какую подготовительную работу нужно провести каждому сотруднику. В совещании должны участвовать только самые необходимые сотрудники. Некоторых можно пригласить только на обсуждение вопросов из их компетенции.

Главное — уведомление должно четко объяснять тему и цель совещания. Иначе участники не смогут подготовиться должным образом.

Контроль повестки и регламента

Сначала участникам нужно познакомиться друг с другом, особенно если они из разных отделов. В крупных компаниях некоторые сотрудники могут не знать друг друга, что создает лишнее напряжение.

Затем руководитель должен кратко изложить повестку и важные факты — лучше уложиться в 5-10 минут, чтобы никто не заскучал.

Дальнейшие действия зависят от выбранного метода. Мозговой штурм — самый свободный из них. Все остальные требуют соблюдения регламента. Длительное совещание утомляет и снижает продуктивность. Если совещание длится более часа, то необходимы перерывы на 10-15 минут каждые 40 минут.

Важно придерживаться повестки, составленной при подготовке. Отклонение от темы ведет к неэффективности. Если появляется новая тема, ее нужно зафиксировать для будущего обсуждения и вернуться к основной повестке.

Фиксация решений и рассылка протокола

Все принятые на совещании решения нужно задокументировать — составить протокол с датами исполнения и ответственными за каждую задачу. Черновик протокола следует согласовать на месте, а затем разослать окончательный вариант. Протокол должны получить даже те, у кого нет поручений, чтобы все чувствовали ответственность и вовлеченность в дела компании.

Вот и все, теперь руководителю остается только следить за выполнением поручений и оценивать эффективность проведенного совещания.

Анализируйте результаты прошедших совещаний, чтобы выявить и устранить недостатки в подготовке и организации. Четкая структура совещания позволяет экономить время и ставить ясные задачи исполнителям по итогам мероприятия.

Как составить протокол совещаний по ГОСТу

На педсоветах и оперативных совещаниях во втором учебном полугодии фиксируйте результаты в протоколах по новому ГОСТу. В статье представлены образцы протоколов с рекомендациями по оформлению.

Советуем прочитать: Владимирский централ и другие самые известные тюрьмы России

Протокол придает юридическую силу решениям, принятым на педсовете или совещании. Поэтому важно правильно оформлять этот документ. В статье рассмотрены формы протоколов для различных собраний, как оформлять реквизиты документа, как его регистрировать, а также приведены образцы протоколов и журнала их регистрации.

Какой протокол выбрать

Существует два типа протоколов: краткий и полный. В кратком протоколе по каждому вопросу перечисляются выступающие и принятые решения. В полном протоколе документируется весь ход обсуждения. Какой вид протокола использовать, решает председатель совета или совещания.

Поручите секретарю вести краткий протокол, если заседание носит оперативный характер. Используйте полный протокол, если нужно подробно документировать заседание, например, при обсуждении конфликтной ситуации.

Какой структуры придерживаться

Протокол состоит из двух частей – вводной и основной.

Вводная часть

Во вводной части нужно указать председателя и секретаря. Здесь также необходимо перечислить присутствующих работников, приглашенных лиц и указать повестку дня. Чтобы указать председателя, напишите фамилию и инициалы работника, ведущего заседание. Секретарь – это работник, составляющий протокол. Укажите его фамилию и инициалы.

Чтобы отметить присутствующих, напишите фамилии и инициалы работников, участвующих в заседании. Если их больше 15 человек, отметьте общее количество участников и составьте отдельный список. Оформите его как приложение к протоколу. Например: «Присутствовали: 42 человека (список прилагается)».

Если есть приглашенные лица, укажите их должности, фамилии и инициалы. Это люди, не работающие в образовательной организации, но участвующие в обсуждении повестки дня. Приглашенными могут быть также работники, не входящие в состав коллегиального органа, проводящего заседание.

Повестка дня – это перечень вопросов для обсуждения, должности, фамилии и инициалы докладчиков по каждому вопросу, при необходимости – время на обсуждение.

Новый секретарь школы утверждает, что повестку дня в протоколе можно не указывать. Директор сомневается. Прав ли секретарь? Узнать ответ >>Да, это действительно не всегда обязательно. Повестку дня можно не указывать, если она понятна из темы совещания или если проводится оперативное совещание. В остальных случаях повестку дня включайте в протокол.

Основная часть

Если кто-то из присутствующих не согласен с принятым решением, оформите после раздела «РЕШИЛИ» раздел «ОСОБОЕ МНЕНИЕ».

Основную часть протокола изложите в виде разделов. Предусмотрите столько разделов, сколько вопросов в повестке дня. Номер раздела должен соответствовать номеру вопроса в повестке дня. Оформляйте каждый раздел по схеме: Слушали – Выступили – Постановили (или Решили).

«СЛУШАЛИ». Укажите фамилию и инициалы докладчика. Дайте краткое содержание выступления. Можно приложить к протоколу презентацию или текст выступления. В этом случае после

«ВЫСТУПЛЕНИЯ». После доклада запишите фамилии и инициалы выступивших, а также кратко изложите их мнения.

«ПОСТАНОВИЛИ» или «РЕШИЛИ». Перечислите решения и поручения по каждому пункту повестки дня. Записывайте их в повелительном наклонении – «провести, организовать, представить…», указывайте ответственных лиц, сроки выполнения и содержание. Нумеруйте решения по каждому вопросу повестки дня, начиная с № 1. Важные и принципиальные вопросы решаются по результатам голосования. Информацию о голосовании включайте в протокол.

Советуем прочитать: Значение слова «резолютивный»

В школе не удалось собрать кворум педсовета. Решение приняли заочным голосованием. Нужен ли протокол? Узнать ответ >>Да, такое решение должно быть оформлено протоколом. Помимо стандартной информации, необходимо указать:
– количество членов педсовета, которым разослали вопросы повестки дня;
– количество членов педсовета, которые участвовали в заочном голосовании;
– информацию о наличии кворума;
– количество голосов «за», «против» и «воздержался» по каждому вопросу;
– решение педсовета по каждому вопросу голосования;
– сведения о лицах, подсчитывавших голоса;
– сведения о лицах, подписавших протокол.

Как вести и регистрировать протоколы

Поручите ведение протоколов секретарю заседания. Он должен составлять их на основании стенограммы или диктофонной записи, своих рукописных заметок, текстов докладов, выступлений, справок и проектов решений. Секретарем может быть секретарь руководителя или один из участников совещания, заседания, собрания.

Протокол подписывают председатель и секретарь. Копии предоставляют участникам совещания, их можно разослать по электронной почте. Согласовывать протокол и знакомить с ним под подпись участников не требуется.

Регистрируйте протокол в учетной форме. Указывайте порядковый номер протокола, дату заседания, Ф. И. О. и должность председателя, дополнительную информацию в графе «Примечание». Смотрите образец журнала регистрации протоколов в конце статьи.

Номер протокола присваивается по порядковому номеру заседания. Нумерацию ведите в пределах учебного года.

Дата протокола – это дата заседания. Если в образовательной организации не используется СЭД, дополните журнал регистрации графой «Выполнение поручений по прот

Кого назначить председателем заседания? Узнать ответ >>Председатель – ключевая фигура любого совещания, собрания или встречи. Обычно эту роль выполняет директор или заведующий, их заместители либо руководитель структурного подразделения. Председатель инициирует проведение совещания, определяет повестку дня и состав участников, оценивает их действия и ставит задачи.

Как составить саммари по встрече?

Собрания являются важной частью работы любой команды или организации. Они объединяют людей, способствуют обмену идеями и поиску решений проблем. Однако, если вам поручено ведение протоколов встреч, может быть сложно понять, с чего начать. Если вы никогда ранее не составляли заметки со встреч, это может показаться сложной задачей. Но как только вы разберетесь в их структуре и содержании, а также поймете их значимость, вы увидите, что писать их проще, чем кажется!

Советуем прочитать: Электронный больничный: как проверить, дополнить и оплатить

Что такое саммари по встрече?

Саммари встречи – это письменный отчёт о принятых решениях, выполненных действиях и результатах встречи. Обычно это краткие заметки или тезисы, позволяющие быстро понять, что обсуждалось. Такие заметки может составить любой участник встречи, но лучше, чтобы кто-то другой это делал, чтобы вы могли активно участвовать в обсуждении.

Какова цель заметок?

Заметки выполняют несколько функций. Основная – фиксирование принятых решений, но они также могут использоваться для:

Записи хода встречи;
Предоставления отчета о встрече для дальнейшего использования;
Помощи в последующих действиях и информировании тех, кто не присутствовал на встрече.

Заметки фиксируют решения, действия и обсуждения, состоявшиеся на встрече. Они предоставляют чёткое представление о согласованных решениях и ответственностях за выполнение пунктов плана действий.

Стандартный формат заметок

Всегда указывайте дату и название встречи. Используйте единый формат ведения записей, чтобы легко отслеживать даты. Например: “21.05 Проверка статусов по запуску блога”.

В заметках должны быть указаны задачи или действия, назначенные после обсуждения каждой темы; они должны быть записаны в виде маркеров с указанием сроков выполнения, если это необходимо. Убедитесь, что ответственный за выполнение задачи осведомлен о своей обязанности до завершения встречи! Если остались нерешенные вопросы с предыдущих встреч или идеи, требующие дальнейшего обсуждения, отметьте их, чтобы они не затерялись.

Как фиксировать задачи?

Чтобы писать задачи более эффективно, используйте глаголы действия для описания исполнителя. Для ясности сообщения задача должна быть сформулирована по схеме «Человек» + «Действие» + «Условие». Например, «Николаю отправить электронное письмо после звонка».

Следование этим шагам упростит и ускорит ведение заметок на встрече.

Запишите дату и кратко обозначьте тему встречи;
Укажите, кто был на встрече и их роли (например: менеджер, секретарь, исполнительный директор);
Перечислите обсуждаемые вопросы;
Запишите все назначенные действия.

Вывод

Протоколирование встреч имеет первостепенное значение для гибридных и распределенных коллективов. Тем не менее, фиксирование ясной коммуникации требует значительных временных и трудовых затрат! Это также отвлекает внимание одного из участников собрания. В mymeet.ai мы разработали искусственный интеллект, который автоматически создает заметки за вас, фиксирует задачи, составляет резюме и предоставляет расшифровку. Попробуйте mymeet.ai бесплатно уже сегодня.

Незаменимый помощник для онлайн-встреч