Записка директору: образцы, советы и правила написания | Территориальный орган федеральной службы государственной статистики по Кировской области

Необходимость в написании записок возникает в следующих случаях:

Своевременное уведомление руководства о возникших проблемах.
Поиск решений для возникших вопросов.
Согласование предстоящих задач.
Запрос нужной информации.
Разработка инструкций.
Сообщение о событиях или фактах.
Разъяснение определенных вопросов.
Согласование действий с сотрудниками или руководителями.

Служебная записка не входит в состав ОКУД, поэтому в ней не должно быть приказов или распоряжений. Форма записки не регламентирована законодательством и может быть разработана организацией самостоятельно. Утвержденную форму следует закрепить внутренним актом. Например, образец служебной записки можно включить в инструкцию по делопроизводству.

Виды

Докладные записки классифицируются по содержанию:

Инициативные. Содержат предложение или инициативу и стимулируют принятие решений.
Отчетные. Используются для уведомления о завершении работы или выполнении распоряжений.
Информирующие. Содержат информацию о деталях и итогах работы.

Записки также делятся на внешние и внутренние. Внешние направляются в другие организации, внутренние используются внутри компании.

Правила написания

Докладная записка является юридически значимым документом, поэтому к ней предъявляются строгие требования:

Использование фирменного бланка компании.
Регистрация записки с присвоением регистрационного номера.
Подпись руководителя компании, если записка адресована внешнему получателю.
При наличии приложений, перечислить их в записке.

Содержание записки зависит от ее назначения и цели.

Различия между типами записок

Служебные и докладные записки имеют схожие черты, но есть и отличия:

Получателем служебной записки может быть любой сотрудник компании, а докладная записка адресуется только руководству.
Служебная записка используется внутри компании, а докладная может отправляться во внешние организации.
Служебная записка не обладает юридической силой, в отличие от докладной.
Служебная записка может быть написана на обычном листе, докладная для внешней отправки должна быть на фирменном бланке и зарегистрирована.

Объяснительные записки выделяются среди других тем, что их пишут при нарушениях трудовой дисциплины. Они содержат:

Описание нарушения.
Причины нарушения.

Объяснительные записки составляются в случаях:

Нарушение трудовой дисциплины.
Внештатная ситуация на производстве.
Материальный ущерб, причиненный сотрудником.

Пояснительная записка служит дополнением к основному документу, уточняя и дополняя его содержание.

Докладная записка на учителя 6502
Служебная записка на заключение договора 4158
Служебная записка об окончании испытательного срока 3319
Служебная записка на приобретение материалов 8950
Докладная записка на ученика за неуспеваемость 4941
Пояснительная записка для колледжа 4790
Записка для освобождения от уроков физкультуры 6569
Докладная записка на ученика 18721
Служебная записка на оплату государственной пошлины 973
Служебная записка на ремонт оборудования 4530
Служебная записка об ошибке в работе 1195
Служебная записка на выдачу доверенности 1742
Служебная записка на отзыв из отпуска 752
Служебная записка об отмене командировки 1472
Служебная записка на ремонт автомобиля 3183
Служебная записка на ремонт принтера 2112
Служебная записка о переработке рабочего времени 2040
Служебная записка на увеличение лимита топлива 2215
Служебная записка на ремонт помещения 4097
Служебная записка о лишении премии сотрудника 3404
Служебная записка о прогуле работника 4284
Служебная записка об изменении штатного расписания 3302
Служебная записка о некорректном поведении сотрудника 5987
Служебная записка на списание основных средств 2798
Служебная записка по результатам инвентаризации 3361
Служебная записка о нарушениях в работе 1731
Служебная записка о повышении в должности 4076
Служебная записка на приобретение принтера 3907
Служебная записка на возмещение расходов 8283
Служебная записка о нарушении трудовой дисциплины 4354
Служебная записка на повышение зарплаты 7139
Пояснительная записка на имя директора 3496
Пояснительная за ранний уход с работы 4705
Пояснительная об утере пропуска на работу 3350
Пояснительная о недостаче при инвентаризации 4624
Пояснительная по излишкам при инвентаризации 5034
Пояснительная на работе 1242
Пояснительная за опоздание на работу 3088
Аналитическая записка 62114
Служебная записка о приобретении оборудования 34700
Служебная записка о снятии дисциплинарного взыскания 10807
Служебная записка о необходимости нового сотрудника 25322
Служебная записка на приобретение спецодежды 18652
Служебная записка о закупке канцтоваров 16716
Служебная записка о замене компьютера на новый 29625
Служебная записка на компенсацию ГСМ 13740
Служебная записка о замене принтера 14825
Служебная записка о введении новой штатной единицы 21577
Пояснительная записка о невыполнении плана продаж 29964
Пояснительная записка о неправильно пробитом чеке 23710
Пояснительная записка о потере документов 23867
Поясн

Вопрос о том, как составить докладную записку, остается актуальным для многих сотрудников компаний. Хотя информирование руководителей считается одним из наиболее эффективных способов улучшения условий работы, многие не знают, как правильно её составлять. Рассмотрим некоторые аспекты создания докладных записок, а также приведем образцы и шаблоны для заполнения.

Правильное составление докладной записки

Для правильного составления документа можно использовать образцы и шаблоны.

Образец – это уже готовый пример докладной записки. Его использование помогает избежать ошибок, которые могут замедлить рассмотрение документа.
Шаблон – это незаполненный документ, который нужно заполнить самостоятельно.

Докладная записка должна быть информативной и содержательной. Необходимо четко изложить свои мысли, описать важные моменты, прикрепить доказательства при их наличии, и только затем отправить документ на рассмотрение.

Особенности написания докладной записки

Докладная записка директору может быть составлена по образцу, принятому в компании, следуя определенным требованиям к форме и содержанию. Однако допускается оформление докладной записки в свободной форме.

Основная цель написания записки – передача важной информации. В отличие от служебной записки или заявления, в ней нет просьб или требований. Это, как правило, описание выполненной работы, возникших проблем, недопониманий или трудностей в рабочем процессе из-за некомпетентности сотрудников и прочего.

Докладная записка обычно начинается с фразы «довожу до вашего сведения…», после чего описывается ситуация, выполненная работа, возникшая проблема и так далее. В верхней части документа должно быть указано, кому он адресован – это определяет, кому будет передан документ. Важно указать не только ФИО, но и должность адресата.

Таким образом, докладная записка отличается от других документов, которые также могут оформляться сотрудниками компании.

Виды докладных записок

Инициативные. Содержат предложение, подкрепленное фактами и логическими выводами.
Информационные. Сообщают руководителю о текущем состоянии работы, выполненных целях и задачах, промежуточных результатах.
Отчетные. Составляются после завершения работы или выполнения распоряжений, данных сотруднику.

Примеры докладных записок

Этот документ подтверждает дисциплинарный проступок сотрудника. Чтобы наложить дисциплинарное взыскание, руководство должно быть уведомлено о нарушении. В такой записке содержатся сведения о проступке и просьба о принятии мер.

В докладной записке укажите Ф.И.О. и должность отсутствующего сотрудника, дату и время его отсутствия, а также ссылку на пункт и реквизиты документа, который был нарушен (обычно это трудовой договор).

Образец докладной записки о прогуле

Более подробную информацию о составлении такой записки можно найти в системе Консультант Плюс по ссылке.

Нужно ли оформлять документ на имя директора?

Этот документ следует составлять, если работник (независимо от занимаемой должности) считает нужным донести важную информацию до руководителя фирмы и понимает, что без его личного вмешательства проблему не решить.

Внимание! Служебную записку часто путают с докладной.

Эти две формы служебных документов действительно схожи по своей сути – они имеют информационный характер и предполагают определенные действия от адресата.

Они могут касаться конкретного специалиста или деятельности определенного отдела. Однако докладная записка отличается иерархическим характером: она всегда пишется “снизу вверх”, то есть от нижестоящего сотрудника к вышестоящему руководителю.

Служебная записка может быть адресована как коллеге того же ранга, так и сотруднику ниже по должности. Более того, она может направляться представителям партнерских организаций. Фактически, докладная записка является подвидом служебной, как и объяснительная записка.

Подробнее об отличиях служебной записки от докладной можно узнать из комментария специалиста.

Обязан ли руководитель составлять документ?

Да, если он хочет довести до сведения сотрудника или руководителя подразделения информацию и ожидает конкретных действий в ответ.

Общие рекомендации по написанию

Следует писать кратко и по существу, помня, что у каждого работника ограничено служебное время.

Важно! Не допускаются ошибки в тексте. Также нужно избегать сложных и громоздких фраз, которые могут исказить смысл вашего послания.

Принцип написания всегда один: что случилось – чего вы хотите – почему адресат должен это сделать. Записка на фирменном бланке с логотипом компании добавит веса вашему обращению.

Полезно указать последствия для бизнеса от существующей ситуации и как вмешательство адресата поможет исправить её. Например, кто-то нарушает внутренний распорядок, что приводит к разобщенности в коллективе и снижению продаж.

Лучше придерживаться делового, нейтрального стиля. Не допускается использование обсценных выражений, сленга, эмоционально окрашенных отзывов, особенно ругательных или оскорбительных.

Если вы ожидаете от адресата выполнения нескольких действий, их следует указать в нумерованном списке, каждое действие с новой строки, разделяя точкой с запятой.

Пошаговая инструкция: как правильно составить?

Как написать служебную записку директору по образцу? В правом верхнем углу оформляется “шапка” документа – указывается кому и в какое подразделение передается документ, обязательно указать должность и паспортные данные. Ниже, по центру – название документа и его назначение (например, на ремонт, списание, повышение или премирование сотрудника), а также регистрационный номер.

Ниже следует текст – основная часть, сначала информативная, затем – что вы хотите (например, прошу издать приказ о проверке по инциденту), или прошу заменить оборудование в отделе (указав сначала, почему это нужно сделать и в каком состоянии находится текущая техника).

Приведем пример, как может выглядеть такой документ.

Генеральному директору ООО “Лотос-В”

от старшего менеджера по продажам Ивановой И.И.

(на ремонт и замену оборудования)

Сообщаю, что в отделе продаж ООО “Лотос-М” компьютерная техника непригодна для работы и нуждается в замене и ремонте. В данный момент из 8 компьютеров (из расчета по одному на двоих сотрудников) полностью не работают 5, еще 2 признаны системным администратором подлежащими ремонту. Из-за этого взаимодействие с клиентами замедляется. Сотрудники вынуждены использовать личные ноутбуки и планшеты. Принтер также признан не подлежащим ремонту, так как очень старый.

Закупить 5 новых компьютеров;
дать распоряжение о ремонте двух компьютеров;
заменить принтер в отделе.

старший менеджер по продажам, Иванова Ирина Ивановна (подпись).

Таким образом, становится очевидным, что если сотрудник чего-то требует от другого сотрудника, особенно от начальства, это нужно оформлять в письменной форме и по установленному в данной компании образцу, согласно деловой этике.

Только это гарантирует, что ваше обращение не останется без внимания и на него будет дан исчерпывающий ответ. Лишь так ваше обращение будет оценено как деловое, а не как личная просьба, которую руководство (высшее или генеральное) может проигнорировать.

Шаблоны для идеальных докладных и служебных записок

В этой статье мы расскажем, чем отличаются докладная, служебная и объяснительная записки, когда и как их следует составлять. Приведем шаблоны для идеальных докладных и служебных записок.

Если записка составлена не по шаблону, руководителю трудно будет понять суть сообщения и принять решение. Выбирайте документ в зависимости от обстоятельств и цели написания, и правильно формулируйте текст. В этом помогут наши шаблоны.

Докладная записка >>> Скачать бесплатно

Служебная записка >>> Скачать бесплатно

Объяснительная записка >>> Скачать бесплатно

Эксперты Системы Главбух собрали для вас образцы служебных записок от сотрудников. Они пригодятся, чтобы подтвердить командировочные, представительские и другие расходы.

Докладная записка: сообщаем о ситуации и предлагаем варианты решений

Для чего составляется. Докладная записка позволяет донести информацию до руководителя в письменном виде, когда факт требует письменной фиксации. Обычно докладной запиской сообщают о различных происшествиях и нарушениях, например:

О прогуле сотрудника,
Невыполнении сотрудником требований ЛНА,
Нарушении инструкций о порядке работы с оборудованием и т.д.

Кто составляет. Докладную записку составляет сотрудник, на чьем участке ответственности произошло нарушение, например:

Руководитель подразделения может написать о прогуле сотрудника,
Мастер участка или начальник цеха может сообщить о нарушении техники безопасности,
Ответственный за пожарную безопасность может сообщить о нарушении противопожарных правил и т.д.

Ответственный сотрудник может писать записку по собственной инициативе или в силу требований ЛНА предприятия. Следует учитывать, что если ответственный не докладывает о нарушении, он должен быть готовым разделить ответственность с нарушителем.

Как составить. Записка включает два обязательных и один необязательный раздел:

Причины и обстоятельства нарушения – обязательная часть,
Анализ условий и последствий – необязательная часть,
Варианты разрешения ситуации – обязательная часть.

Для данного документа отсутствует стандартизированный шаблон, его составляют произвольным текстом. Главное привести первую и третью части, по возможности и необходимости – вторую. Необходимо соблюдать последовательность изложения, в противном случае руководителю будет сложно разобраться в ситуации.

Учтите, что докладные записки может читать не только руководитель предприятия. По итогам рассмотрения руководитель может принять решение о дисциплинарном взыскании. Если сотрудник не согласится и обратится к трудовым инспекторам или в суд, записку будут читать инспекторы и судьи.

Какие документы подготовить, если выдаете наличку сотрудникам под отчет, смотрите в уроке Аттестации-2023 «Решите, когда можете выдать наличку, чтобы не попасть на штраф».