Необходимость хранения документов организации, относящихся к предыдущим периодам, является обязательной. Основным регулирующим документом по созданию и функционированию архивов является Федеральный закон №125 от 22/10/04 года. Его положения распространяются не только на архивы отдельных организаций, но и на внутренние архивы организации. Кроме того, архивный работник обязан ознакомиться с нормативной базой по каждому типу документов для архивирования и сроками их хранения. Обычно такая информация указывается на титульном листе дела. Например, согласно ФЗ, документы о персонале должны храниться в течение 50 лет, а те, которые были созданы до 2003 года, еще дольше — до 75 лет. Управленческие документы архивируются и хранятся в соответствии с «Перечнем», утвержденным Министерством культуры РФ (приказ №558 от 25.08.10 года). Среди них есть документы, которые следует хранить постоянно. Итак, можно ли включить в состав расходов при расчете налога на прибыль расходы на архивацию документов взаимозависимой организации на основании трехстороннего соглашения с архивной организацией и этой взаимозависимой организацией? Вопрос решается с учетом особенностей работы с налоговыми и бухгалтерскими документами, закрепленными в ФЗ №402 и Налоговым кодексом РФ.

Архив организации

• Архив должен получить документы из отделов на основании описей (или альтернативного документа).
• Если документы уже прикреплены к делу сотрудниками отдела, то необходимо убедиться, что оно составлено в соответствии с методическими правилами.
• По закону, организации должны своевременно передавать документы на хранение в соответствующие структурные подразделения.
• В случае, если прерывается выполнение процесса архивации документов, сотрудники данной организации обязаны немедленно уведомить руководство о нарушении.

Для оптимизации хранения документов, сегодня многие компании все чаще отдают предпочтение электронной версии своего архива. Однако важно понимать, что некоторые документы обладают юридической силой только в печатном виде, поэтому электронная архивация должна рассматриваться как удобное дополнение к традиционной бумажной документации.

Документы подвергают поэтапной архивации.

1. Для подготовки необходимо провести анализ имеющихся документов с целью выявления их особенностей. Например, можно визуально определить, нуждаются ли все документы в дополнительных сшивах, какой объем работы ожидает нас и другие важные моменты.
2. В процессе организации документов осуществляется разделение их на две группы: те, которые могут быть законно уничтожены, так как не имеют никакой ценности, и те, с которыми необходимо продолжить работу.
3. Документы разделяются и упорядочиваются в зависимости от их типа (бухгалтерские, управленческие, кадровые). Несоединенные документы соединяются и закрепляются в отдельные дела. Обычно на соединительных местах проставляется печать компании и подпись ответственного лица, занимающегося закреплением.
4. Производится составление перечня содержимого каждого дела, перечисление документов, которые находятся в папке.
5. Производится составление классифицированных досье в соответствии с категориями, предпосылкой для последующего их передачи на сохранение.

Рекомендуется создание списка документов, содержащего следующие сведения:

• Идентификационный код, присвоенный делу с целью его распознавания, обычно включает в себя код подразделения, от которого оно было получено.
• заголовок;
• объем хранилища;
• Срок существования и указание на законодательные обязательства, установленные для него.
• Примечания, такие как планы различных видов, например реконструкция или рекламная кампания, теперь должны быть представлены только в электронном формате, и об этом сделана соответствующая пометка.

Согласно положению о хранении документов в архиве компании, возможно, что задачи, включая систематизацию и составление списка папок, могут быть поручены сотрудникам отделов, а сотрудники архива лишь принимают дела по передаточным документам, проверяют их правильность, сравнивают состав документов со списком на папке. Затем дело может быть возвращено для доработки или принято для связывания. Если требуется копирование или сканирование отдельных элементов дела, это также является обязанностью сотрудника архива. Процесс передачи документов завершается подписью на акте о передаче для хранения.

Архивирование без архива

В маленьких фирмах и организациях участковый архив часто недоступен из-за ограниченности ресурсов, отсутствия отдельного помещения и нехватки сотрудников. Ответственность за все действия по архивации лежит на одном человеке, обычно это секретарь.

Работник, занимающий такую должность, может не иметь знакомства со всеми разнообразными нормативными документами, отличающимися от специалистов по архивному делу в указанной области. Это относится и к сотрудникам организации, которые впервые сталкиваются с работой в архивном структурном подразделении.

Сначала необходимо ознакомиться с:

• По сей день документ №263 от 05/09/85 года, который был выпущен Главархивом СССР, остается действующим и обязательным.
• 06/02/02 года коллегия Росархива приняла правила работы архивов организаций, который является рекомендательным документом.

В этих руководствах предоставлена информация о том, как осуществлять архивирование и сохранение документов компании.

При начале архивирования, секретарь, ответственный за ежедневную обработку и текущий документооборот, должен провести разделение документов на две группы.

• Документы, срок хранения которых истек, уже окончательно обработаны офисными службами.
• настоящие письменные материалы, применяемые в процессе труда.

Сотрудники различных отделов компании, таких как бухгалтерия, экономическая служба и другие, имеют возможность оказать помощь. Каждый из них может правильно организовать определенную папку или дело, расположить материалы в правильном порядке, составить список и дать название делу, соответствующее его содержанию. На основании этой работы секретарь может составить список дел физического лица.

Нужно ли привлекать специалистов со стороны

Заказ услуг архивации у сторонних фирм, взимающих оплату за свои услуги, целесообразно в различных ситуациях:

• Существует значительный объем документации, который требуется архивировать. К сожалению, невозможно обработать эту задачу силами работников компании без вмешательства в производственные и управленческие процессы.
• При наладке электронного архива, помимо значительного объема работы, возникают сложности с затратой времени на изучение нового программного обеспечения сотрудниками.
• Для передачи документов на сторону, например, в госархив, необходимо обеспечить высокий уровень профессиональной подготовки сотрудников.

Соблюдение правил архивного дела является важным требованием, нарушение которого считается административным правонарушением. Согласно статье 13.25 Кодекса об административных правонарушениях, нарушители могут быть оштрафованы в размере от 2,5 до 5 тысяч рублей для физических лиц и от 200 до 300 тысяч рублей для юридических лиц.

Итоги

1. Специалисты, ответственные за архивирование документов в организации, могут быть сотрудниками архива. В случае, если организация является небольшой, задачей архивирования занимаются секретарь и представители различных подразделений компании.
2. При передаче дел во внешний архив, в случае, если имеется значительное количество архивируемых документов, рекомендуется обратиться к специализированной компании.
3. Нарушение федерального архивного законодательства может повлечь за собой наказание в виде штрафа в размере до 300 тысяч рублей для организации.

Новые правила хранения архивных документов

Новые правила хранения архивных документов

1 октября 2023 года по решению Росархива от 31.07.2023 № 77 (далее — Постановление) были утверждены свежие инструкции относительно сохранения архивных материалов. В результате Постановления изменились процедуры работы с управленческой документацией, подлежащей архивному хранению. В данной статье мы рассмотрим эффективные способы оформления, хранения и использования архивных документов с учётом данных новых правил.

Для кого предусмотрены правила хранения архивных документов

Практически все существующие организации должны придерживаться правил хранения архивных документов. В список пользователей архивных документов входят следующие типы организаций:

• государственные учреждения
• муниципальные власти
• организации; общества с ограниченной ответственностью; корпорации; компании; предприятия; фирмы; унитарные предприятия; акционерные общества; товарищества на вере; холдинги; ассоциации; некоммерческие организации; государственные предприятия; частные компании; кооперативы; фонды; управляющие компании; страховые компании; банки; инвестиционные фонды; пенсионные фонды.
• Люди, занимающиеся предпринимательством и физические лица, которые имеют законные основания для получения и использования архивных документов.

Каждому человеку, работающему с архивами, необходимо соблюдать соответствующие правила и законы, независимо от его статуса.

Минкультура ранее устанавливала правила, утвержденные приказом от 31.03.2015 № 526, однако теперь полномочия по регулированию этой сферы переданы Росархиву. В связи с этим были разработаны новые правила хранения архивных документов, которые были утверждены Приказом № 77.

Архив может составлять часть структуры организации и сохранять только те письменные материалы, которые формируются прямо в процессе ее операций. Также архив может существовать как отдельная организация, специализирующаяся исключительно на хранении архивных документов. Любая компания имеет возможность передать свои архивы на хранение этой организации, заключив с ней договор на предоставление услуг.

Какие документы нужно передавать в архив

В процессе работы предприятия формируются различные документы, которые принято классифицировать в соответствии с их сроком хранения. Общее число групп документов составляет 3.

• документация сроком хранения до 10 лет (оформленные первичные документы, внутренние указания по хозяйственной деятельности, документы о поездках, финансовые записи, согласования о выполненных задачах и т.д.)
• записи и бумаги, которые необходимо хранить в течение десяти лет или более (технические документы, личные архивы и прочее)
• Записи, которые должны храниться в течение длительного времени (годовые отчеты, представляемые контролирующим органам, документы, регулирующие деятельность, паспорта сделок, составы дел и т. д.).

Документы первой категории могут быть сохранены как в отделах компании, так и в архиве. В данном случае выбор осуществляется руководителем организации или уполномоченным сотрудником. При приближении срока хранения таких документов они направляются на экспертизу ценности, а затем уничтожаются в соответствии с разделами III и IV распоряжения № 77 Росархива.

Документы, сохраняемые более 10 лет, а также документы, которые хранятся до ликвидации организации, должны быть оформлены и включены в перечень дел в соответствии с разделом VI указанного Приказа. Эти документы обязательно должны храниться в архиве.

Как хранить архивные документы по новым правилам

Давайте рассмотрим основные инструкции по сохранению архивных документов в будущем, в 2023 году.

• Изменения, относящиеся к передаче документов в архив, были внесены новым Приказом. В соответствии с ним, документ должен быть передан в архив не ранее, чем через один год после окончания его использования в делопроизводстве и исключения из документооборота, но не позже, чем через три года.

• Для обеспечения сохранности архивной документации, организация, принявшая на себя эту ответственность, должна предоставить специальное помещение. Помещение, которое будет служить хранилищем, должно быть оснащено системами пожарной безопасности и хорошей вентиляцией, а также поддерживать постоянные значения температуры и влажности. Для освещения архивов можно использовать не только лампы накаливания в закрытых абажурах, но также светодиоды и люминесцентные лампы с ограниченным ультрафиолетовым спектром.

Нормативные правила работы архива должны быть определены внутренними актами организации, а за безопасность и правильное использование документов должен нести ответственность специально назначенный сотрудник под руководством руководителя.

• Предъявления к оформлению архивных бумажных документов таковы: информация, направляемая в архив, подлежит оформлению в виде отдельных дел, которые группируются по соответствующему тематическому, функциональному или временному (срок хранения) признаку. Бумажные дела не должны содержать более 250 страниц и превышать 4 сантиметра в ширину обложки. Документы должны быть прошиты с помощью четырех отверстий (для малогабаритных дел достаточно трех) и иметь твердую обложку.
• Требования к организации электронных хранилищ. Новый Приказ уточнил процедуру работы с электронными хранилищами. В частности, сохранение электронных архивов можно осуществлять как на физическом носителе, так и в системе электронного хранения документов (СЭХД). Второй вариант также включает в себя возможность использования услуг по хранению электронных документов, предоставляемых специализированными компаниями. При использовании физического носителя каждые 5 лет необходимо проводить обязательную проверку сохранности электронных документов. Также аудиовизуальные файлы следует хранить в архивах.

Работа с электронными хранилищами намного удобнее, чем с обычными бумажными архивами. Применение системы хранения и электронного документооборота (СХЭД) позволяет не только сэкономить рабочее пространство, но и сэкономить время сотрудников. Систематизация архивов и поиск нужных документов занимают всего несколько минут, а вероятность повреждения или потери файлов сводится к минимуму.

Знахари из компании «Калуга Астрал» хотят предложить бизнесам готовые решения, которые помогут им работать с электронными документами. Эти решения называются Астрал.ЭДО и 1С-ЭДО. С их помощью, вы сможете сохранять ваши электронные документы безопасно и полностью перейти на цифровой формат делопроизводства.

Сервисы ГК «Астрал» для бизнеса

Интерфейс клиентского сервиса создан для удовлетворения самых разнообразных потребностей бизнеса в рамках его экосистемы.

Оставьте заявку и мы с вами свяжемся

Публичная реклама организации под названием ООО «АСТРАЛ-СОФТ», с указанием ИНН 4027145240 и идентификатором erid LjN8KVAHV.

• Сделайте текст ниже уникальным, используя Русский язык:»Электронные документы являются основой современного офисного рабочего процесса. Они позволяют быстро и удобно обмениваться информацией, сокращать бумажные затраты и повышать эффективность работы. Благодаря электронным документам, компании могут легко хранить и организовывать свои файлы, а также осуществлять поиск и получение информации в течение считанных секунд. Кроме того, электронные документы обеспечивают возможность удаленного доступа к информации, что позволяет работать где угодно и в любое время. В настоящее время все больше организаций переходят на использование электронных документов, осознавая их многочисленные преимущества и важность в современном мире.»
• Документы, которые составляются впервые и являются исходными источниками информации.
• Управление электронными документами
• Сохранительный период бухгалтерских записей
• Постановление, изданное администрацией Росархива.
• Бумага – неотъемлемая часть нашей жизни. Без нее мы не смогли бы представить себе современный мир. Бумажные документы играют важную роль в различных сферах нашей деятельности, будь то образование, бизнес или личные дела. Они служат носителем информации, которую мы можем передавать и сохранять. Бумажные документы имеют свои преимущества и недостатки по сравнению с электронными, но они остаются неотъемлемой частью нашего общества.
• #астрал

Архив организации: правила хранения и архивации документов

Архив организации: правила хранения и архивации документов

В данной публикации вы узнаете о способах организации индивидуального архива внутри вашего предприятия, а также о том, какие организации обязаны этим заниматься. Вы разберетесь с вопросом подходящих помещений для архивов, определите, каким сотрудникам следует поручить работу в архиве, а также выясните, кто из персонала отвечает за передачу дел на архивное хранение.

В данной публикации:

• Архив организации: что подразумевается под данным понятием
• Организационный архив выполняет ряд важных функций.
• Какие учреждения были призваны создавать хранилища информации?
• Постепенное руководство по созданию организационного архива с нуля
• вводятся в действие для обеспечения более эффективной системы сохранения и организации бумажных и электронных материалов, с целью обеспечить более удобный доступ к информации и лучшую защиту данных от утраты или повреждений.
• Какова причина несоблюдения организацией требований по хранению архивных документов?

Архив организации: определение — что это

Организационный архив — это компонент организации, который выполняет функции сохранения, заполнения, учета и использования документации архивного характера (согласно пункту 9 части 1 статьи 3 Федерального закона от 22.10.2004 года № 125-ФЗ).

Работа архива компании опирается на регулирование, предусмотренное Федеральным законом от 22.10.2204 № 152-ФЗ «Об архивном деле», а также на Правила, утвержденные приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526 и внутрикорпоративные документы.

Специалисты из издания «Кадровое дело» предоставили инструкцию о том, как осуществить проверку архивных документов организации и упорядочить их в соответствии с периодом хранения. Для этой процедуры потребуются два важных документа: номенклатура дел и акт изъятия документов.

Скачайте образец акта о конфискации документов, предоставленный экспертом.

Функции архива организации

Архив организации осуществляет свои задачи и выполняет функции, которые устанавливаются руководителем в соответствии с Положением об архиве (пункт 1.5 Правил, утвержденных приказом Министерства культуры России от 31.03.2015 № 526). Прежде чем определить функции архива организации, необходимо определить, какие задачи он будет решать.

Обычно, архивные задачи включают в себя:

• сборка набора документов для архива;
• Гарантирование беспрепятственного хранения и систематического учета документов, принятых в хранилище.
• организация процесса работы с документами, сохраненными в архиве для практического использования.
• Осуществление проверки соответствия правильному структурированию и оформлению документов в процессе делопроизводства, отбор и подготовка их к последующему переданию в архив для хранения.

Архив выполняет следующие функции в соответствии с представленными задачами:

• После завершения работы с документами, они принимаются и сохраняются в соответствии с правилами.
• Занимается организацией задач, связанных с подготовкой списков документов, завершивших свое использование в делопроизводстве, а также описанием личного состава.
• Ведет учет дел по категориям, которые находятся в различных подразделениях (у исполнителей) для временного хранения документов.
• гарантирует полную безопасность хранимых документов
• Администрация производит учет выдачи архивных материалов и документов, а также следит за их своевременным возвратом в хранилище и т. д.

Специалисты отдела Кадры разработали шаблон Правил организации архива, соответствующий требованиям действующего законодательства на 2022 год в области архивной деятельности.

Какие организации обязаны создавать архивы

Обязанность по формированию собственных архивов возлагается на государственные органы и органы местного самоуправления, включая муниципальные районы и округа, городские округа и внутригородские районы. Такое требование содержится в части 1 статьи 13 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ.

Остальные компании, включая коммерческие и государственные, имеют право формировать архивы для хранения документов, включая те, которые не являются государственной или муниципальной собственностью (часть 2 статьи 13 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ).

Если организация примет решение не формировать свой собственный архив, то ей придется передавать свои документы в городской или муниципальный архив в соответствии с частью 4 статьи 18 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ. При этом следует иметь в виду, что документы, завершившие свое делопроизводство, могут быть хранены только в течение трех лет до передачи их в архив, в соответствии с пунктом 4.1 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526.

Изучите содержание журнала «Кадровое руководство», чтобы узнать, какие аспекты в архиве необходимо проверить из-за введения новых штрафов за нарушение персональных данных.

Как создать архив организации с нуля: пошаговая инструкция

При создании личной коллекции, необходимо соблюдать Положения, установленные указом Министерства культуры России от 31 марта 2015 года № 526.

Этап первый. Отведите отдельное здание или помещение для создания архива. Помимо хранилища, необходимо предусмотреть помещение, где сотрудники архива будут осуществлять выдачу документов, а также рабочие комнаты, где сотрудники будут заниматься обработкой документов.

Необходимо обеспечить отдельное размещение хранилища архива от лабораторных, производственных и бытовых помещений, и исключить возможность общей вентиляции между ними. В хранилище следует использовать негорючие материалы для стен и огнестойкие перекрытия, способные выдержать нагрузку не менее двух часов. Также запрещается прокладывать в хранилище водопроводные трубы в соответствии с пунктом 2.17 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526.

Необходимо обеспечить естественную либо искусственную вентиляцию в хранилище, чтобы достигалась постоянная циркуляция воздуха, а также поддерживалась стабильная температура и влажность. Кроме того, требуется установить систему очистки воздуха от пыли в соответствии с пунктом 2.19 Правил, утвержденными приказом Минкультуры России от 31.03.2015 года № 526.

Второй шаг. Пригласите кадры, которые будут ответственными за работу в архиве. На эту роль идеально подойдет профессия архивиста.

Получите образец трудового договора с архивариусом, разработанный профессионалом в этой области.Пример должностной инструкции архивариуса, созданный профессионалом, доступен для скачивания.

Выполните третий шаг, чтобы уникально определить сотрудников, ответственных за передачу завершенных дел в архив в соответствии с пунктом 6.3 стандарта ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007, утвержденного приказом Ростехрегулирования от 12.03.2007 года под номером 28-ст.

Получите информацию в Системе Кадры о том, как правильно подготовить кадровые документы для передачи в архив вашей организации.

Новые правила хранения и архивации документов

установлены и как они должны быть регулярно проверяются?

Документы, которые требуют долгосрочного сохранения, должны быть переданы в архив организации. Дела, которые хранятся менее 10 лет, остаются в структурных подразделениях и не требуют передачи в архив. Документы, срок хранения которых истек, необходимо уничтожить и не хранить их ни в кабинетах, ни в архиве. Для получения информации о выявлении и уничтожении устаревших документов обратитесь к Системе Кадры.

Для проведения оценки стоимости документов в организации требуется сформировать экспертную комиссию, которая будет заниматься этим вопросом. Для организации работы комиссии необходимо издать приказ в соответствии с пунктами 4.7 и 4.8 Правил, которые были утверждены приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526.

Постановление о формировании экспертной группы Получите образец от профессионала

Внимание! Перед тем, как поместить дела в архив, необходимо полностью выполнить процедуру оформления в соответствии с пунктом 4.11 Правил, утвержденными приказом Министерства культуры России от 31.03.2015 года, под номером 526. Для получения подробной информации об этом, пожалуйста, обратитесь к статье в журнале «Кадровое дело», в которой объясняется, как правильно собрать личное дело, чтобы избежать споров с Главным управлением информационных технологий и Роскомнадзором.

Какая ответственность за нарушение организации архивного хранения документов

За несоблюдение правил хранения архивных документов, компания может быть оштрафована на сумму до 10 000 рублей в соответствии со статьей 13.20 Кодекса об административных правонарушениях. Важно помнить, что за нарушение архивного законодательства работодателей, штрафует Роскомнадзор в соответствии со статьей 28.3 Кодекса об административных правонарушениях. Если в ходе проверки будет установлено, что из-за нарушения архивных правил посторонние лица имели доступ к документам, которые были похищены, повреждены или уничтожены, компанию может оштрафовать еще на 100 000 рублей в соответствии со статьей 13.11 Кодекса об административных правонарушениях, часть 6.

Необходимо воспользоваться возможностью загрузить образцы документов, предоставленные экспертами из Системы Кадры, которые являются неотъемлемой частью работы в сфере управления персоналом.