Сборник судебных решений за 2022 год: Статья 167 «Гарантии при направлении работников в командировку» Трудового кодекса РФ. Истец требует исполнения обязанности по предоставлению отчета о расходах в командировке с приложением документов, но работодатель не выполнил свои обязанности. Нарушены положения Трудового кодекса и Положения об направлении работников в командировки. Расходы на командировку частично оплачивались истцу, но не полностью. Также не были возмещены расходы на проезд и суточные за время возвращения из командировки.»
Статьи, комментарии, ответы на вопросы
Вопрос: Возможно ли возмещение командировочных расходов работнику после его возвращения из командировки при представлении авансового отчета с соответствующими документами?
(Консультация эксперта, ФНС России, 2024) Таким образом, трудовым законодательством не установлено, в какой момент должны быть возмещены расходы по командировке, то есть до начала командировки или после ее завершения. На основании этого можно сделать вывод, что организация имеет право самостоятельно определить внутренним документом (например, положением о командировках), что расходы, понесенные работником во время командировки, будут возмещены организацией после ее окончания и составления авансового отчета с приложением всех необходимых документов.
Обычная ситуация: Расходы на командировку: документы и учет
(Издательство «Главная книга», 2024) Организация устанавливает нормы и правила возмещения командировочных расходов — суточных, оплаты проживания, проезда и провоза багажа — в своем ЛНА, например, в Положении о командировках. По НК РФ есть только нормы суточных, не подлежащих налогообложению и взносам (ст. 168 ТК РФ).
Нормативные документы
«Трудовой кодекс Российской Федерации» от 30.12.2001 N 197-ФЗ
(ред. от 25.12.2023)
(с изменениями и дополнениями, вступает в силу с 01.01.2024) Порядок и размеры возмещения расходов, связанных с рабочими командировками, для работников других работодателей определяются коллективным договором или местным нормативным актом, если иное не установлено в настоящем Кодексе, других федеральных законах и иных нормативных правовых актах Российской Федерации.
Правила направления сотрудников в командировку
Порядок оформления командировки включает в себя несколько аспектов:
- Для отправки в командировку допускаются только штатные сотрудники,
- Должность и заработная плата работника остаются неизменными,
- Компания обязана возмещать расходы на транспорт, проживание и другие затраты в соответствии с согласованием с руководителем,
- Работодатель должен оформить направление в командировку письменным приказом,
- Отправка в поездки запрещена для льготных групп сотрудников. Если такая необходимость возникает, необходимо предоставить отдельные документы для оформления командировки: согласие, доказательства отсутствия противопоказаний и другие требуемые документы. Льготные группы включают в себя беременных женщин, лиц моложе 18 лет, оформленных по ученическому договору, инвалидов, женщин, имеющих детей, родителей с детьми до 14 лет, если другой родитель находится на военной службе, призыве или имеет контрактную службу, а также другие категории.
Что представляет собой положение о командировках и является ли оно обязательным
Положение о командировках — это отдельный документ, который должно сформулировать и издать руководство компании. В этом документе определены правила правильного оформления командировок. Предоставление такого документа не является обязательным в соответствии с законодательством, и отсутствие его не будет привлекать к вам штрафы. Оформление служебных командировок не предусмотрено в каждой компании.
Если вы часто ездите в командировки, стоит подготовить соответствующий документ. Важно не забыть ознакомить с ним всех сотрудников и получить их подпись, чтобы все формальности по оформлению командировки были выполнены правильно. Этот документ полезен, так как в нем можно указать список необходимых документов для командировок, а также правила и отчетность по оформлению и возмещению расходов. Такое положение обосновывает затраты для ФНС.
Оформление заявки на аванс
Для получения средств на поездку, сотрудник должен написать заявление. Порядок выдачи денег регулируется Банком России, который определяет правила проведения кассовых операций, включая оформление служебных командировок. Выдача денег происходит на основании ордера. Для его создания требуется приказ и заявление от сотрудника. Размер компенсации, включая суточные, определяется компанией самостоятельно. Важно помнить, что суточные до 700 рублей в пределах России (и 2500 рублей в эквиваленте за границей) освобождаются от налогообложения. Если суточные превышают указанные суммы, компания должна уплатить НДФЛ.
Как произвести перерасчет командировочных расходов
Для подсчета расходов после поездки сотрудник должен предоставить отчетные документы.
При составлении правил о командировках необходимо указать не только правильное оформление командировки, но и компенсацию сотруднику. Например, расходы на билеты на поезд не должны превышать 2500 рублей, а на проживание в гостинице — 4000 рублей в сутки. Если сотрудник потратил больше, чем получил, после предоставления отчета выдается приказ, и бухгалтерия компенсирует излишние расходы. Однако, такие перерасходы часто вызывают конфликты. Поэтому очень важно указывать ограничения уже в договоре.
Бронирование жилья и билетов
Законодательство не регламентирует выбор места проживания и способов перемещения.
В практике каждой организации устанавливаются индивидуальные правила для оформления командировок, включая ограничения на поездки, выбор места проживания и т.д. В некоторых случаях за все это отвечает HR-специалист или секретарь, который бронирует билеты и оплачивает проживание в гостинице. Другие компании передают оформление командировок внешним подрядчикам. В этом случае сотруднику просто выплачивают дневные выплаты и аванс.
Однако бывает и так, что сотрудник сам выбирает и оплачивает «трансфер» и проживание. В этом случае он просто получает заранее необходимую сумму. В любом случае, все эти правила должны быть описаны во внутренних документах компании, чтобы избежать возможных конфликтов.
Отчет о расходах в командировке
Когда сотрудник вернется, он должен передать в бухгалтерию отчет о своих расходах. Для этого он должен сохранить все документы, которые понадобятся для составления отчета. Будут полезны посадочные талоны, билеты, чеки, квитанции о расходах на проживание, такси, заправку на АЗС, посещение кафе и ресторанов, оплата багажа и сопутствующие покупки. Если компания установила правила компенсации, то сотрудник получит все свои деньги. В противном случае он может потребовать больше и придется вести переговоры.
Не забывайте подписываться на наш Telegram-канал, чтобы быть в курсе последних новостей и событий!
Министерство труда о сроках выплаты среднего заработка при командировке
Сотрудникам, которых отправляют в командировку, гарантируется сохранение рабочего места (должности), среднего заработка и возмещение расходов, связанных с командировкой (согласно статье 167 Трудового кодекса РФ). Это факт, о котором все знают. Однако, вопрос о сроках выплаты среднего заработка закон не разъясняет. По этому поводу высказались представители Министерства труда и социальной защиты (Письмо от 27.06.2019 N 14-1/ООГ-4422).
- Условия оплаты труда, доплаты, надбавки и стимулирующие выплаты являются неотъемлемой частью трудового договора (согласно пункту 5 части 2 статьи 57 Трудового кодекса РФ).
- Заработная плата должна быть выплачена не позднее 15 дней после окончания периода, за который она начислена, и не реже, чем раз в полмесяца (согласно статье 136 Трудового кодекса РФ).
Согласно Минтруда, при выплате среднего заработка за время командировки необходимо руководствоваться такими же принципами. Сроки выплаты такого заработка должны быть закреплены в ЛНА (например, в положении о командировках). Они должны соответствовать срокам, указанным в статье 136 ТК РФ для выплаты заработной платы.
См. также:
- Что делать с НДФЛ, если оплата за командировку выплачивается в аванс?
- Командировки (законодательство)
- Настройки учета командировок (настройки)
- Учет и оформление командировок (кадры)
- Оплата времени командировки (расчет)
- Разъяснения Минфина по дате получения дохода в виде среднего заработка, сохраняемого на время командировки
- Расчет заработка за время командировки по среднедневному
- Оформление командировки в 1С 8.3 Бухгалтерия по шагам
- Перевод отчета о командировке: преимущества и ограничения
Помогла ли вам эта статья?
Получите дополнительный секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 8 дней бесплатно
Похожие публикации
(1 голосов, среднее: 5,00 из 5)
Статью можно обсудить в комментариях ниже.
Обратите внимание!
Эксперты не отвечают на вопросы по программам 1С и законодательству в комментариях.
Вопросы можно задать нашим специалистам в Личном кабинете
Как правильно оплатить командировку сотруднику
Для некоторых сотрудников работа неразрывно связана с отправкой в командировки. Выезд в другие города, регионы и страны является неотъемлемой частью эффективного рабочего процесса. Причины командировок могут быть различными — участие в деловых переговорах, обмен опытом, заключение сделок и т.д. Когда руководство компании принимает решение о командировке сотрудника, бухгалтерия предприятия сталкивается с рядом вопросов, включая правильное оформление, расчет и проведение служебных командировок. В этой статье мы рассмотрим подробности о порядке и расчете служебных командировок. Стоит ли возмещать сотруднику расходы на командировку во время отсутствия на рабочем месте? Кроме того, вы сможете быстро рассчитать размер командировочных с помощью нашего специального калькулятора.
Кого можно, а кого нельзя отправлять в командировку
Оплата командировочных
Обратите внимание! Необходимо помнить, что командировочные подлежат налогообложению по налогу на доходы физических лиц (НДФЛ)!
Исключения возможны, если суточная сумма не превышает 700 рублей в командировке по России или 2500 рублей за границей.
Выплата суточных в выходные и праздничные дни
В отличие от предоплаты, которая расходуется на билеты, документы и другие необходимости, суточные должны начисляться за каждый день пребывания человека в командировке. Сотрудник не может вернуться домой на выходные или праздничные дни, поэтому работодатель обязан полностью оплатить его проживание. При этом сумма суточных остается такой же, как и в остальные будние дни.
Даже если речь идет о сокращенном рабочем дне, выходном, который относится только к стране, где находится сотрудник в данный момент, или других особенностях, суточные все равно должны быть выплачены, что учитывается при составлении соответствующего приказа руководителя.
Последствия при нарушении сроков выплаты командировочных
В случае несвоевременной выплаты суточных в рамках командировок, либо если оплата произведена не полностью, работодателям грозят соответствующие последствия. В первую очередь, это финансовые санкции, которые выражаются в наложении штрафа в размере 10 минимальных зарплат (данные берутся на момент выявления нарушения). Если имеется несколько сотрудников, штраф будет взиматься за каждого из них. Кроме того, необходимо все-таки произвести выплату суточных.
Лиц, нарушивших установленные сроки выплаты суточных, ожидает также административная ответственность. Штраф может быть наложен как на руководителя предприятия, который обязан контролировать данную ситуацию, так и на главного бухгалтера, начальника финансового отдела и др.
ППР Командировки — это возможность осуществлять деловые поездки без дополнительных затрат и хлопот.
- Бронируйте билеты и отели без дополнительных платежей
- Оформление заявки осуществляется в несколько кликов
- Получайте кэшбек до 7%
Часто задаваемые вопросы
Когда следует выплачивать командировочные?
Выдача аванса на командировочные расходы работнику должна производиться до его отъезда в командировку. Окончательный расчет осуществляется в течение 3 рабочих дней после предоставления работником авансового отчета о затратенных суммах.
Что делать в случае невыплаты командировочных?
Если работодатель не выплачивает командировочные, работник имеет право обратиться в трудовую инспекцию или суд для защиты своих прав. Также можно направить письменную претензию работодателю с требованием погасить задолженность по командировочным расходам.
Как осуществляется оплата командировочных?
Оплата расходов, связанных с командировкой, осуществляется на основании приказа о направлении сотрудника в командировку и предоставленного ему аванса. По возвращении из командировки сотрудник представляет отчет о полученном авансе, на основе которого производится окончательный расчет.
В каких случаях необходимо выплатить средний заработок за командировку?
Средний заработок за время нахождения сотрудника в командировке выплачивается ему за все рабочие дни по графику, установленному в организации, включая время, проведенное в пути.