Начиная с 1 января 2022 года, возникла обязательность оформлять больничные листы в электронном формате. Изменения коснулись не только вида этого документа, но и правил взаимодействия между работодателем и ФСС. С 2023 года, в соответствии с Законом № 126-ФЗ и Постановлением Правительства РФ от 16 декабря 2017 года № 1567, больничные листы обрабатываются в системе «ЕИИС «Соцстрах» с использованием СЭДО.

Теперь, при установлении пособия, организация играет роль посредника, передавая СФР необходимую информацию для выплаты больничного. Выплаты проводятся в «активном порядке», используя как «заполненные» данные ФСС, так и предоставляемые работодателем (пункты 19, 22 и 23 Правил, утвержденные ПП РФ от 23 ноября 2021 г. № 2010). Фонд непосредственно выплачивает пособия по нетрудоспособности практически во всех случаях (кроме пунктов 1 части 1 статьи 5 и статьи 9 Закона № 255-ФЗ).

Тем не менее, для работодателя крайне важно не только предоставить запрашиваемую информацию в установленный срок, но и следить за ее достоверностью и полнотой, чтобы избежать наложения штрафов (в соответствии со статьей 15.2 Федерального закона № 255-ФЗ и частью 4 статьи 15.33 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях). Кроме того, работодатель все еще обязан оплатить первые три дня временной нетрудоспособности (за исключением случаев, перечисленных в пунктах 2-5 части 1 статьи 5 и статье 9 Федерального закона № 255-ФЗ). Расчет пособия следует производить с учетом индексации МРОТ на 2023 год, а также максимальной базы доходов работника.

Вопросы о взаимодействии работодателя и СФР при назначении пособий по электронному больничному и возможные штрафы для компании можно подробнее узнать, прочитав статью на нашем веб-ресурсе.

Как убедиться, что больничный в электронном виде – подлинный

Сведения о начале больничного листа работодатель получает от СФР (через СЭДО). Также сотрудник может проинформировать о номере больничного самостоятельно, но он больше не обязан это делать. Аутентификацию электронного больничного листа можно осуществить самостоятельно. Для этого требуется ввести номер электронного больничного листа, а также СНИЛС работника в электронной системе.

Также сотрудник сможет удостовериться в том, был ли ему оформлен электронный больничный лист. У каждого работника имеется личный кабинет на портале фонда, где они могут пройти процедуру регистрации на портале Госуслуг. После этого они получат доступ к своему личному кабинету в ФСС. Информацию о электронном больничном листе, включая его обработку, можно отследить на сайте с использованием логина и пароля от портала Госуслуг. Это позволит избавить кадровика от необходимости отвечать на вопросы о том, где можно посмотреть и отследить данный документ.

Вы приобретете основные навыки в составлении и согласовании кадровых документов при дистанционной работе после прохождения нашего обновленного обучающего курса.

Замкнутый круг проверок, или все проверяют всех

С начала 2022 года Социальный фонд России (СФР) вводит новую систему выплат пособий работникам. Теперь пособия будут выплачиваться напрямую, полностью или начиная с четвертого дня болезни. Кроме того, чтобы облегчить процесс, Фонд переходит на «проактивный порядок» выплаты, который позволяет избавить работодателя и сотрудников от необходимости подавать документы. Для этой цели введена специальная система электронного документооборота между ведомствами. Теперь СФР имеет возможность запрашивать информацию о зарплате работника за определенный период у ФНС России (согласно пункту 12 и 44 Правил). В частности, при закрытии электронного больничного листа, СФР будет отправлять работодателю «предварительно заполненные данные».

Советуем прочитать: Документы, удостоверяющие личность и их коды

Наниматель, если необходимо, вносит поправки и дополняет «автозаполненную информацию». Например, предоставляет точные данные для расчета пособия. Это нужно сделать в течение трех рабочих дней после закрытия электронного больничного и получения запроса (согласно пунктам 22 и 23 Правил).

Возможность проверки данных СФР снова предоставлена в рамках межведомственного взаимодействия. В течение трех рабочих дней после получения запроса, ведомства обязаны предоставить ФСС требуемую информацию (согласно пунктам 44 и 46 Правил).

Если в случае, когда работодатель предоставил неполные или недостоверные данные в фонд, он будет иметь возможность исправить ошибку. В таком случае, работодатель должен в течение трех рабочих дней подтвердить получение уведомления от СФР и в течение пяти рабочих дней представить недостающую информацию или исправить неправильные данные (в соответствии с пунктом 10 Правил).

Особенности при расчете и выплате пособия

Процедура определения размера пособий осталась без изменений, однако фактические выплаты увеличились. С начала 2025 года минимальный размер оплаты труда (МРОТ) составляет 19 242 рубля. Он влияет на установление минимальной среднесуточной заработной платы.

На следующий год, то есть в 2025 году, граница доходов, учитываемых при определении размера пособия, будет увеличена. Теперь она составит 2 225 000 рублей, в то время как в 2023 году она была равна 1 917 000 рублей, а в 2022 году – 1 878 000 рублей.

Рекомендация состоит в том, чтобы в случае, если в вашем регионе установлено минимальное размер оплаты труда (МРОТ) с повышенным коэффициентом, учитывать это при расчете минимальной пособия. При этом не допускается увеличение максимальной суммы ежедневной пособия с учетом регионального коэффициента (согласно статье 133 Трудового кодекса Российской Федерации и статье 14 Закона № 255-ФЗ).

Основные критерии, которые применяются для определения размера пособия по временной нетрудоспособности, остаются без изменений: причина и продолжительность нетрудоспособности, максимальный срок, методика расчета среднего дневного заработка (с учетом минимальных и максимальных ограничений), трудовой стаж и доход работника в расчетном периоде (согласно статьям 6, 14 Закона № 255-ФЗ, пунктам 22 и 23 Правил, Приказу Минздрава России от 23 ноября 2021 года № 1089н).

Образец 1

Заработок во время временной нетрудоспособности можно вычислить, умножив средний дневной заработок на количество дней, которые человек не работал, и на процент пособия, установленный к среднему заработку (согласно статье 7, частям 4 и 5, а также статье 14 Закона № 255-ФЗ).

Схема 2 была отретуширована, чтобы стать уникальной и более оригинальной.

Согласно положениям, изложенным в статье 14 Закона № 255-ФЗ, средний дневной заработок определяется путем деления суммы заработка, полученного за два предшествующих года до года заболевания, на 730.

Советуем прочитать: Доплата к пенсии за нетрудоспособных членов семьи

Подробную информацию о том, какие выплаты предоставляет СФР, а какие возлагаются на работодателя, вы сможете найти на нашем веб-ресурсе.

Кто и как оплачивает электронные больничные

Как и ранее, работодатель оплачивает первые три дня болезни своего сотрудника. В течение 10 дней после закрытия больничного листа начисляется пособие, которое выплачивается в следующий день выплаты зарплаты. Страховой фонд выплачивает свою часть пособия в течение 10 дней после получения всех необходимых данных о работнике. Однако Фонд может отказать в выплате, приняв соответствующее решение, которое должно быть направлено в течение одного рабочего дня после его принятия (в соответствии со статьей 15 Закона № 255-ФЗ).

Пособие предоставляется на банковский счет, отправляется почтой или передается через другую указанную работником организацию в соответствии с информацией, указанной в «Сведениях о застрахованном лице». Оплата больничного производится без установления комиссий за перевод согласно статье 13 части 25 и 26 Закона № 255-ФЗ, с использованием формы Приложения № 2, утвержденного Приказом ФСС от 4 февраля 2021 года № 26, либо формы Приложения № 1, утвержденного Приказом ФСС России от 8 апреля 2022 года № 119, в зависимости от даты предоставления информации — до 31 мая 2022 года или после этой даты.

Необходимо иметь в виду, что все расходы по отпуску по беременности и родам, карантину, уходу за больным членом семьи, несчастному случаю на производстве или профзаболеванию, протезированию по медицинским показаниям в стационаре и долечиванию в санатории после стационара, оплачиваются СФР в соответствии с Законом № 126-ФЗ, Федеральным законом от 21 июля 2007 г. № 183-ФЗ, Приказом Минздравсоцразвития РФ от 27 января 2006 г. № 44, Федеральным законом от 26 мая 2021 г. № 151-ФЗ и постановлением Правительства РФ от 30 декабря 2020 г. № 2375. Эти меры распространяются на всех работников СФР и включают оплату всех дней отпуска. Кроме того, к этим случаям относится и уход за ребенком-дошкольником до 7 лет во время карантина.

Изучаете ли вы новые изменения в трудовом законодательстве? Сталкиваетесь ли вы с трудностями при внедрении этих изменений на практике? Пугаетесь ли вы мысли о том, что вам нужно перейти на электронный документооборот? Сервис «Кадровый обзор» придет вам на помощь. Каждую неделю мы разъясняем, как применять изменения закона на практике и предоставляем уникальные образцы и алгоритмы. Кроме того, у нас есть бесплатные вебинары и Кадровый форум.

Появился способ быстро узнать номер электронного больничного

Теперь возможно быстро получить информацию о номере сотрудника, который имеет электронный больничный листок. Недавно на портале Госуслуг появилась инновационная услуга с названием «Запрос сведений по электронному больничному листку», которая содержит полные данные о документах, связанных с нетрудоспособностью.

Фонд социального страхования должен будет выгружать информацию о начале, продлении и прекращении использования электронных листков нетрудоспособности на Едином портале государственных и муниципальных услуг, так сообщило Министерство цифрового развития, связи и массовых коммуникаций.

Советуем прочитать: У вас нет водительских прав? Не беда! Мы знаем, как приобрести автомобиль. Это полезно знать каждому

Секрет из журнала «Главбух»

В одном документе, составленном чиновниками, содержатся все инструкции по оформлению больничных листов (приказ Министерства здравоохранения от 01.09.2020 года № 925н). Новые правила вступят в силу с 14 декабря. Старый порядок, утвержденный приказом Министерства здравоохранения и социального развития от 29.06.2011 года № 624н, будет отменен. Вот основные изменения, которые следует отметить.

Теперь работодатель не должен беспокоиться, если сотрудник забыл запомнить свой электронный больничный номер или записал его неправильно. Сотрудник всегда имеет возможность зайти на портал Госуслуг, включая мобильное приложение, и проверить все необходимые данные.

: «Мы стремимся создать эффективную систему управления государством, основанную на передовых цифровых технологиях. Наша цель — обеспечить гражданам быстрый и удобный доступ к государственным услугам, а также повысить прозрачность и эффективность государственного аппарата. Внедрение цифровых инноваций позволит нам улучшить качество жизни людей и сделать государство более современным и конкурентоспособным на международной арене. Мы активно работаем над созданием и внедрением новых технологических решений, чтобы обеспечить государство современными инструментами управления и быть на шаг впереди в развитии цифровой экономики.»

Любой гражданин имеет возможность воспользоваться Госуслугами для получения информации о своих электронных листках нетрудоспособности и, при необходимости, предоставить их своему работодателю. Нужно забыть о необходимости запоминать или записывать номер больничного листка после его оформления в медицинском учреждении, поскольку информация из него будет всегда доступна и не будет потеряна.

Возможно, работники вправе предоставлять врачебные справки как в бумажном, так и в электронном формате. Вам стоит обратить внимание на рекомендации о переходе на электронные врачебные справки, узнать о способе начала работы с ними, о том, какие документы оформляются в медицинской организации и у работодателя, а также об определении и оплате больничного.

В личном аккаунте можно найти сведения о начале, продолжении, завершении и прочих модификациях в электронных документах, связанных с временной нетрудоспособностью. Здесь отображается информация о номере больничного листа, медицинском учреждении и враче, выдавшем этот документ, а также о периоде временной нетрудоспособности.

Ольга Сергеева является отвечающей на данный вопрос.

Для того чтобы преобразить больничный листок в электронный формат, все участники – медицинская организация, работодатель и сотрудник, должны присоединиться к специальной системе информационного взаимодействия. Сотрудник обязан выразить письменное согласие на оформление электронного больничного листка. Инструкции по началу оформления и подключению электронных больничных листков можно найти в рекомендациях Системы Главбух, включенных в состав программы Актион Бухгалтерия.