В соответствии с договором поставки, заключенным 01.01.2005 года под номером 5/08, наше предприятие обязуется регулярно поставлять вам железобетонные изделия различного ассортимента в течение 2005 года. Однако, партия изделий на 840 читателей, предназначенная для поставки в феврале текущего года, до сих пор не была оформлена для отгрузки в ваш адрес.

Желаем вам напомнить, что предельный срок отправки продукции составляет 28 февраля 2005 года.

Мы настоятельно просим вас организовать поставку железобетонных изделий в кратчайшие сроки, иначе мы будем вынуждены применить штрафные санкции согласно условиям договора. За каждый день задержки мы взыщем штраф в размере 0,01% от общей стоимости договора.

Виктор Сергеевич Кондратенко, глава компании

Основа написания делового письма заключается в умелом использовании устойчивых словосочетаний и стандартных формулировок. Это можно сравнить с искусством, даже когда речь идет о стандартных выражениях и оборотах, а не об оригинальных посланиях. Собирая отдельные элементы, как фрагменты мозаики, можно создать небольшой шедевр или бессмысленное цветное пятно. Если кому-то покажется, что составление текстов деловых писем так же просто, как собирать цветы, следует отметить, что сам М.М. Сперанский был умелым и очень ценил умение других составлять деловые письма.

Композиция текста

Обычно деловое письмо имеет три основные составляющие. Вначале идет вводная часть, затем следует основной текст, а в конце — заключение.

В начале обычно описываются конкретные, подтвержденные события и факты (ссылка, причина, история вопроса).

Во второй части речи описываются желанные и предполагаемые события. Здесь выражаются различные идеи, мнения и пожелания.

В заключительной главе подводятся окончательные выводы и тема полностью разрешается.

Все высказывания в письме имеют либо характер просьбы, либо информативного сообщения. Желательно ясно отделять их друг от друга, так как реакция на каждое из них должна быть совершенно отличной: просьбы требуют либо выполнения, либо отказа, а сообщения просто принимаются к сведению и учитываются в дальнейшем.

Деловые письма готовятся с соблюдением правил официально-делового стиля, который характеризуется особым строением словосочетаний, предложений и текстов в целом.

Важными характеристиками деловой речи являются следующие стилистические особенности:

Текст можно перефразировать, сохраняя его смысл и нейтральный тон изложения, следующим образом:Предлагается осуществить переформулировку данного текста, чтобы придать ему уникальность, соблюдая нейтральный стиль написания.

— высокий уровень точности и ясности при передаче информации;

Основными характеристиками хорошего текста являются его лаконичность и краткость.

Характеристика официального стиля зависит от назначения документа. Понимание текста становится ясным благодаря использованию специализированных терминов. В официальных документах применяется терминология, относящаяся к конкретной отрасли или организации, отражающая содержание тематической области, которой посвящен документ, а также специальные слова и фразы, сложившиеся в области административного управления.

Изложение текста от первого лица единственного числа (прошу, предлагаю, направляю и так далее) может применяться при двух условиях:

официальное письмо подготавливается на специально разработанном бланке, соответствующем должности отправителя.

Данное письмо представляет собой конфиденциальный документ или содержит персональное обращение к его получателю.

В письмах вежливо принято начинать с обращения к адресату. Самыми распространенными формами обращения являются следующие:

Дорогой Сергей Петрович! Уважаемый г-н Титов! Уважаемый г-н Титов! Уважаемая г-жа Петровская! Уважаемые господа!

Когда имена получателей письма неизвестны, принято начинать обращение с фразы «Уважаемые господа!».

Когда адресуемся к руководителям государственных органов, депутатам, президентам (председателям) обществ, компаний, фирм, а также представителям духовных вероисповеданий, принято обращаться по должности, без использования фамилии.

В официальных бумагах необходимо избегать устаревших слов и выражений, которые ушли из обихода. Рекомендуется использовать следующие формулировки:

мы не «при сем направляем», а просто «направляем»;

не «в этом году», а «в текущем году»

Мы передаем информацию, а не только делаем вид, что передаем информацию.

Предупреждение: образцы по теме

Часто представляется в виде письма, содержащего информацию о несоблюдении сроков выполнения определенных обязательств. Основные особенности предупреждений заключаются в следующем: • Отсылка к предыдущим документам или договорам; • Краткость требований/желаний; • Указание на последствия невыполнения установленных требований/желаний. Первая часть документа содержит причины и обстоятельства, которые привели к написанию предупреждения. Вторая (обычно завершающая) часть включает информацию о требованиях/желаниях автора, а также о последствиях от невыполнения поставленных задач.

Пример предупреждения о введении сокращенного режима работы
Пример предупреждения об аннулировании объединения ролей
Было официально сообщено о том, что нарушение законодательства не является приемлемым.
Заказчику сообщается о качественных недостатках или бесполезности предоставленных материалов.
Образец заполнения предоставленного уведомления о внесении значительных изменений в условия труда после прохождения аттестации рабочих мест.
Пример заполнения уведомления о внесении существенных изменений в трудовые условия при назначении сотрудника на должность инженера по охране труда.
Пример заполнения предупреждения о внесении важных изменений в условия работы — на установление совмещения (с подписью работника о принятом решении).
Образец заполнения информационного письма о внесении изменений в условия труда работника в результате проведения аттестации рабочих мест и установлении сокращенной продолжительности рабочего времени.
Сообщается о возможном не продлении срока действия трудового договора и его прекращении в связи с истечением установленного срока
Оповещение сотрудника о внесении существенных изменений в условия работы (Пример заполнения)
Заполнение образца о предупреждении работника о внесении существенных изменений в условия труда и записи работника о принятом им решении.
Рабочий должен быть проинформирован о важном изменении своих трудовых условий, а именно об изменении наименования его должности. Ниже представлен пример заполнения соответствующего уведомления.
Образец заполнения уведомления о внесении изменений в важные условия работы, а именно изменение размера заработной платы.
Образец уведомления работника о внесении изменений в важные трудовые условия — введение совмещения должностей.
Пример уведомления сотруднику о внесении существенных изменений в условия труда: расширение диапазона обслуживания.
Уведомление сотруднику о внесении существенных изменений в трудовые условия — расширение объема трудовых обязанностей (Пример составления)
Отмечается о предстоящих изменениях в значительных аспектах работы.
Образец заполнения документа, содержащего уведомление сотруднику о планируемом изменении важного условия трудового договора, связанного с введением коллективной материальной ответственности.
Администратор издает уведомление сотруднику о прекращении трудовых отношений по истечении договорного срока (Пример оформления)
Штатный работник получает уведомление от своего работодателя о расторжении трудового договора по истечении его срока действия (пример заполнения уведомления).
Оповещение о внесении значительных изменений в трудовые условия: назначение сочетания должностей для руководителя организации (Пример заполнения)
Хочу сообщить руководителю организации о своем желании продолжать работать в компании (Пример заполнения уведомления).

Советуем прочитать: Перечень болезней, освобождающих от службы в армии

Уведомление о предупреждении сотрудников Шаблон электронной почты

Как специалист отдела персонала, важно обеспечивать ясное и эффективное взаимодействие с коллегами, чтобы поддерживать хорошую и продуктивную рабочую атмосферу. Официальное написание уведомлений или предупреждений сотрудникам является важным способом документирования производительности или поведенческих проблем и предоставления возможности сотрудникам для улучшения. Мы рассмотрим роль HR в процессе предоставления предупреждений сотрудникам, а также предоставим шаблоны и примеры для составления уведомления о предупреждении. Мы также обсудим необходимые шаги при выдаче предупреждений и стратегии для улучшения работы коллег.

Советуем прочитать: Ипотечная недвижимость: что нужно знать о праве собственности

Во время создания письма о предупреждении сотрудника необходимо обратить внимание на следующие ключевые аспекты:

Для удобства и быстроты поиска важно формулировать тему письма четко и кратко. Такой подход поможет сотруднику легко определить цель письма и быстро найти его в своем почтовом ящике.
Пожалуйста, укажите конкретную проблему с четкостью и конккретностью, касающуюся работы или поведения, которую необходимо решить.
Для того чтобы помочь сотрудникам лучше понять проблему и ее влияние на их работу, необходимо привести конкретные примеры. В этих примерах следует детально описать проблему, чтобы сотрудники могли ясно представить себе ситуацию и осознать, как она влияет на их рабочий процесс.
Разясните итоги: представьте последствия непрекращающейся низкокачественной деятельности или поведения, охватывая любые меры дисциплинарного характера, которые возможно будут применены.
Предложить помощь: обеспечить коллегу необходимыми ресурсами и поддержкой, с целью помочь им повысить свою эффективность и вести себя более продуктивно.
Разработайте распорядок: сформируйте график с целью улучшения и последующего контроля, включая в него все необходимые этапы и оценки результативности, которые будут проводиться.
Необходимо поддерживать профессиональный стиль общения, где кроме ясности и прямоты следует уделять внимание уважительному тону в письменной форме.
Чтобы иметь возможность воспользоваться информацией в будущем, рекомендуется сохранить копию данного письма в рабочем файле сотрудника.
При написании письма обратите внимание на возможные юридические последствия, связанные с законами о трудоустройстве или корпоративной политикой.

Уведомление о предупреждении сотрудников Пример шаблона электронной почты 1

Сообщение об информировании сотрудников о возможных последствиях

Я обращаюсь с важным сообщением о серьезной проблеме, о которой я узнал в связи с вашей деятельностью на рабочем месте. В частности, возникают определенные сложности, такие как задержки или неудовлетворительное выполнение своих обязанностей.

Такое поведение является неприемлемым и нарушает установленные компанией правила или ожидания в рабочей среде. В связи с этим, мы вынуждены отправить вам официальное предупреждение.

Не забывайте, что повторные проявления [определенной проблемы] могут стать основанием для применения дисциплинарных мер, даже до увольнения.

Я хотел бы подчеркнуть, что моя цель — помочь вам достичь успеха в вашей роли. Для этого я готов обсудить любые трудности или проблемы, с которыми вы можете столкнуться, и предоставить вам всю необходимую поддержку и ресурсы, которые помогут вам улучшить свою работу.

Пожалуйста, учитывайте, что мы будем тщательно отслеживать ваш прогресс и ожидать значительных улучшений в течение предстоящего периода (например, 30 дней). Если у вас возникли вопросы или вам потребуется дополнительная помощь, пожалуйста, не стесняйтесь обратиться ко мне.

От всей души, [Имя получателя]

Уведомление о предупреждении сотрудников Пример шаблона электронной почты 2

Тема: Оповещение о предупреждении сотрудников — Проблемы в поведении.

Мое намерение заключается в том, чтобы обсудить вопросы, связанные с вашим последним проявлением на работе. Особенно, всплывают следующие конкретные проблемы поведения, такие как применение неуважительной лексики или неадекватное поведение.

Указанное поведение не соответствует нормам поведения в нашей организации, таким как уважение и профессионализм. Оно также нарушает политику компании или ожидания в рабочей среде. В связи с этим, вы получаете официальное предупреждение.

Важно помнить, что повторные проявления [определенных неправильных действий] могут привести к наказаниям различного уровня, вплоть до увольнения.

Мое желание заключается в том, чтобы создать атмосферу на рабочем месте, которая была бы позитивной и пронизанной взаимным уважением для всех сотрудников. С этой целью я всегда готов выслушать вас и обсудить любые проблемы или сложности, с которыми вы сталкиваетесь, и предоставить вам необходимую поддержку и ресурсы, которые помогут вам усовершенствовать вашу работу.

Я предвосхищаю наблюдать существенное прогрессирование вашего поведения в течение предстоящего [установленного периода, например, 30 дней]. В случае возникновения каких-либо вопросов или потребности в дополнительной поддержке, пожалуйста, не стесняйтесь обратиться ко мне.

От всей души, [Имя получателя]

Уведомление о предупреждении сотрудников Пример шаблона электронной почты 3

Возникающие трудности с эффективностью — сигнал к действию

Я желаю передать вам информацию о том, что качество вашей работы на рабочем месте не исправилось, несмотря на предыдущие предупреждения и наши усилия в поддержке и предоставлении ресурсов. Вследствие этого сообщение становится вашим окончательным предупреждением.

Очень важно разобраться в проблемах, связанных с низкой эффективностью, таких как постоянное несоблюдение сроков или непрофессионализм в отношении политики компании. Эти проблемы не только неприемлемы, но и сказываются отрицательно на качестве работы и общей ситуации в команде.

Помните, что вопросы, касающиеся эффективности, которые будут возникать впоследствии, приведут к немедленным дисциплинарным мерам, вплоть до прекращения трудовой деятельности.

Я настоятельно рекомендую, что вам следует серьезно отнестись к данному окончательному предупреждению и приложить согласованные усилия для повышения вашей эффективности. Я готов обсудить любые вопросы или проблемы, с которыми вы столкнулись, и предоставить вам все необходимые дополнительные поддержку и ресурсы.

Я очень надеюсь, что ваша эффективность в работе значительно повысится в течение указанного периода (например, 30 дней). Если у вас возникнут вопросы или вам потребуется дополнительная помощь, пожалуйста, не стесняйтесь обращаться ко мне.

Советуем прочитать: Склонение существительного «председатель»

От всей души, [Имя получателя]

Шаблон электронного письма с уведомлением о предупреждении сотрудников

Для отправки официального уведомления о нарушении правил вашей компании сотрудникам, вы можете использовать следующий образец электронного письма. Этот шаблон можно настроить как для первого, так и для последнего предупреждения.

В нашем внимании находится следующая тема:

Что подразумевается под понятием информационного уведомления, рассчитанного на работников?
Изложение предупреждения сотруднику в письменном виде
Макет предупреждающего письма для сотрудника

Что такое предупредительное письмо для сотрудников?

Предупреждающая записка — это документ, который выдается работодателем сотруднику, с целью официального уведомления его о нарушении корпоративных норм и ознакомления с возможными дисциплинарными мерами. Работник подписывает указанную предупреждающую записку в знак того, что он ознакомлен с ее содержанием, а копия данного документа хранится в его личном архиве.

Как написать предупредительное письмо для сотрудника

Для сотрудников существует официальная процедура наказания, известная как предупреждение. Она применяется в случаях, когда сотрудник совершил какое-либо нарушение.

Отсутствие желания исполнять свои рабочие обязанности
Столкнулись с затруднениями в привлечении посетителей.
Реализация неправомерных действий, противоречащих принципам деятельности организации.
Остальные формы незначительных нарушений закона или отдельные незначительные нарушения закона

Для более серьезных проступков, таких как сексуальное домогательство или финансовые махинации, необходимо ввести более регламентированные санкции, включая возможность приостановки или увольнения с работы.

Похожие: Пример корреспонденции о прекращении трудового договора

В зависимости от политики санкций, принятой в вашей организации, возможно, будет целесообразным обратиться сначала к руководителю или представителю отдела кадров с просьбой о духовном предупреждении и дать рекомендации по исправлению поведения сотрудника. В случае, если их действия не отвечают стандартам вашей компании, можно направить письменное уведомление, чтобы подчеркнуть серьезность их нарушения и объяснить, какие последствия будут, если такое поведение будет продолжаться.

Основная задача заключается в помощи персоналу понять, как их поступки влияют на деятельность компании и их собственную работу, а также какие последствия могут возникнуть и как они могут обеспечить самодисциплину, чтобы избежать более серьезных дисциплинарных мер, включая увольнение. С помощью предупреждающих уведомлений, которые вы отправляете сотрудникам, вы получаете возможность отслеживать действия, предпринимаемые до принятия решения об увольнении сотрудника, который игнорирует правила и предупреждения компании.

Уважаемый [Имя сотрудника],Я обращаюсь к вам с важным сообщением относительно вашей производительности на работе. В последнее время было замечено несколько случаев, которые противоречат политике нашей компании и требующие вашего внимания.Проблемы возникли в следующих случаях: [приведите конкретные примеры ошибок или нарушений]. Это создает неприемлемую ситуацию, нарушающую эффективность и доверие в нашем коллективе.Я хотел бы пригласить вас на встречу в моем офисе, чтобы обсудить эти проблемы и найти альтернативные решения. Возможно, у вас есть личные проблемы, влияющие на вашу производительность, и мы готовы предоставить вам несколько выходных дней для разрешения этих проблем.Однако, я также хочу подчеркнуть, что это не первый случай, и повторение таких ошибок может привести к серьезным последствиям для вашей карьеры в нашей компании. Призываю вас воспользоваться этим последним шансом и серьезно взяться за исправление своего поведения.С наилучшими пожеланиями,[Ваше имя]

Шаблон письма-предупреждения сотрудника по электронной почте

Название письма: Оповещение о [посещаемости] / Уведомление о предупреждении / Информация о последнем предупреждении

Приветствуем, уважаемый коллега [ Имя сотрудника ],

Как мы уже обсуждали ранее, ваша неустойчивая посещаемость работы оказывает отрицательное влияние как на вашу личную производительность, так и на эффективность работы вашей команды. Мы придаем большое значение соблюдению политики нашей компании относительно времени отдыха, и ожидаем, что все сотрудники будут соблюдать ее.

Тем не менее, вы совершали нарушения [этой политики], игнорируя предупреждения. Конкретнее, [в последний месяц вы отсутствовали на работе в дни X, Y, Z без уведомления HR-отдела или вашего начальника]. Мы осознаем, что время от времени могут возникать непредвиденные проблемы, и мы [готовы быть гибкими (например, предоставить возможность работать из дома или взять больничный лист для заботы о больном члене семьи)]. Однако, мы все же ожидаем от наших сотрудников профессионализма и стремления действовать в интересах нашей компании.

Вы получаете свое [первое] предупреждение. Мы ожидаем, что вы исправите свой образ жизни и [своевременно и по официальной процедуре запрашивать возможность отработки (например, отправлять письмо вашему руководителю или через нашу систему HRIS.)] В противном случае мы будем вынуждены принять дальнейшие меры дисциплинарного воздействия, вплоть до увольнения.

Если у вас возникли трудности или вам не хватает мотивации на работе, я готов выслушать и обсудить все проблемы, с которыми вы сталкиваетесь. Не стесняйтесь обратиться ко мне лично, если нужна моя помощь. Я всегда готов быть полезным.