В соответствии с законом

Пожалуйста, укажите текст, который нужно перефразировать.

Как создать график работников с учетом штатного расписания

Разъясняем суть штатного графика и его преимущества не только при проведении проверок.

Зачем нужна «штатка»

Расписание штатного состава является документом, который содержит информацию о структуре организации, количестве сотрудников, их должностях, квалификации, заработных платах и дополнительных выплатах. Данный документ обязателен для всех юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, имеющих постоянных сотрудников.

При проверке деятельности компании может быть запрошено стандартное график работы, это могут сделать налоговая или трудовая инспекции, а также Пенсионный фонд или Фонд социального страхования. Например, это может быть необходимо для сопоставления фактических заработков сотрудников с указанными в документации.

профилактики и контроля соблюдения рабочего времени, определения ответственностей и обязанностей сотрудников, планирования и организации рабочего процесса, обеспечения эффективной работы коллектива, а также для информирования сотрудников о графике работы и изменениях в нем.

• Для наглядного представления организационной структуры предприятия, определения численности сотрудников в каждом подразделении и расчета заработных плат, необходимо обеспечить соответствие названий должностей в штатном расписании и трудовых договорах.
• Оценка эффективности деятельности компании, ее структурных подразделений и персонала.
• Напоминания о свободных местах вакансий. В графике работы указываются не занятые позиции.
• Доказательство в судебных разбирательствах в отношении урезания должностей. Посредством приложения утвержденного графика работы, можно убедительно показать, что руководитель не имел возможности предложить сотруднику иное рабочее место.

Каких сотрудников не стоит включать в план работников:

• Частный предприниматель, привлекающий наемных работников, отличается от руководителя организации или акционерного общества с юридической точки зрения, поскольку не считается сам работником.
• Связи с подрядчиками, трудоустроенными по государственным предприятиям хозяйственного назначения, урегулированы правилами Гражданского кодекса, в то время как график работы сотрудников определяется нормами Трудового кодекса.

За неисполнение предусмотренного рабочего графика предприятие может понести наказание. В случае индивидуального предпринимателя размер штрафа может составить до 5000 рублей, в то время как для юридических лиц он может достигать 50 тысяч рублей.

Что указать в штатном расписании

Регламент организации рабочего времени оформляется в соответствии с бланком № Т-3. В нем следует включить следующие компоненты:

• На официальном сайте ведомства есть специальный раздел, где можно узнать название организации и ее код по ОКПО — общероссийскому классификатору предприятий и организаций. Код присваивается автоматически компаниям и предпринимателям Росстатом.

• Информация об идентификационном номере документа и дате его создания.
• Момент, с которого начинает свою силу документ.
• Утверждающий документ, содержащий номер и дату приказа, относящийся к утверждению штатного расписания.
• Численность персонала в каждой отдельной роли.

Самая значимая и обширная секция документа представляет собой 10 граф с информацией о компании.

Все, что вы хотели знать о штатном расписании

Все, что вы хотели знать о штатном расписании

Штатовые графики служат важным документом для любой организации, в котором содержится подробная информация о внутренней структуре компании. В них отображается не только количество сотрудников, но и их должности, уровень квалификации, размеры заработной платы, дополнительные надбавки, а также общий фонд, выделенный на оплату труда.

Объясним, почему важно иметь организованное графиковое планирование и какие последствия могут возникнуть при его отсутствии.

Зачем нужно штатное расписание

Главное, что представляет собой штатное расписание, это список рабочих позиций, которые могут быть предоставлены работодателем. В расписании перечисляются все возможные должности, существующие в организации. Однако, в данном документе отсутствуют какие-либо личные сведения о конкретных сотрудниках.

Вот почему компании прибегают к использованию штатного расписания:

• Для наглядного представления структуры предприятия, включающей количество подразделений, численность персонала, величину заработной платы и прочие детали, необходимо обеспечить соответствие наименований должностей, указанных в штатном расписании и трудовых договорах.
• Для оценки эффективности деятельности персонала, отделов и всей компании.
• Для определения числа свободных вакансий.
• Для того чтобы подтвердить законность сокращения персонала, можно использовать график работы и показать, что во время увольнения не было возможности предложить сотруднику другую должность.

Устранение необходимости предъявлять график работы налоговой, инспекции труда, прокуратуре и военному комиссариату, требует штатного расписания.

Каких сотрудников можно исключить из стандартного графика работы?

У подрядчиков, которые имеют статус ГПХ, установлены особые правила. Необходимо отметить, что взаимоотношения с подрядчиками регулируются нормами Гражданского кодекса, в то время как штатное расписание подчиняется нормам Трудового кодекса.

Индивидуальные предприниматели, которые принимают на работу трудовые силы, не подпадают под определение сотрудников организации в соответствии с действующим законодательством.

Какие предприятия не нуждаются в установленном графике работы персонала?

Трудиться возможно и без строго установленного графика работы:

• В статье 309.2 Трудового кодекса Российской Федерации говорится о малых предприятиях.
• Таким образом, согласно статье 309.2 Трудового кодекса Российской Федерации, некоммерческие организации, соответствующие критериям, указанным в статье 309.1 Трудового кодекса РФ, подпадают под данное определение.

Как правильно оформить штатное расписание

При составлении графика рабочего времени можно использовать индивидуальный подход. В таком случае необходимо определить следующую информацию в документе:

• название компании и ее идентификационный код по общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО)
• Идентификационный номер документа и дата его создания;
• дата, с которой вступает в силу этот документ;
• документ, содержащий номер и дату, утверждающий расписание
• список организационных подразделений;
• список занимаемых должностей
• число официальных подразделений;
• Данные о размерах заработной платы, дополнительных выплатах и общем месячном фонде оплаты труда.
• корпоративные метрики, важные для бизнеса

Если не хочется пользоваться собственным графиком, можно воспользоваться стандартной формой под номером Т-3.

Ниже приведены основные принципы, которые помогут корректно составить график работы сотрудников:

Есть еще несколько моментов, которые следует учесть.

• В соответствии с положениями статьи 3 части 1 Федерального закона от 01.06.2005 года № 53-ФЗ, в расписании должностей необходимо использовать исключительно русский язык при указании названий должностей. Например, недопустимо использование терминов «SMM-менеджер» или «Web-дизайнер».
• В итоговом графике работы требуется точное соответствие наименования должностей указанным в трудовом контракте.
• В графике работы необходимо указать количество сотрудников-инвалидов, которые имеют право на работу, а также указать, персональные ли места работы для них предоставлены или созданы.
• Рабочий график обязан соответствовать установленным нормам минимального размера оплаты труда.
• В случае, если сотрудники выполняют одинаковые обязанности, их заработная плата должна быть одинаковой. В противном случае, работодателя можно обвинить в дискриминации по оплате труда.

Необходимо учесть, что невозможно принимать в компанию сотрудника на должность, которой нет в утвержденных кадровых планах.

Получите все актуальные бизнес-новости прямо в нашем канале в Телеграме.Получайте все свежие новости о мерах поддержки и воспользуйтесь эксклюзивными решениями для ведения вашего бизнеса, подписавшись на нашу рассылку!

Как утвердить штатное расписание

Для этого требуется составить внутренний документ и утвердить график. При составлении документа можно использовать любую подходящую форму. В документе необходимо указать информацию о документе, дате его принятия, общее количество сотрудников и размер оплаты труда в течение месяца.

В случае нужды состав графика работы может быть изменен.

Как внести двойную должность в штатное расписание

Если две должности имеют сходное содержание, степень сложности и одинаковые требования к профессионализму, то возможно объединение их в одну двойную должность.

Если сотрудник занимается различными профессиями на разных должностях, то в штатном расписании указывается основная профессия (должность), учитывая самое значимое влияние его основной работы.

Предположим, у работника основное занятие — инженер-технолог, и лишь иногда он выполняет обязанности механика. В этом случае в официальном графике работы предпочтительно указать его должность как «инженер-технолог». При этом дополнительное выполнение им обязанностей механика может быть оформлено как совмещение (при сохранении его основной должности) или как работа по внутреннему совместительству (с заключением отдельного трудового договора).

Нужно ли показывать штатное расписание сотрудникам

Нет необходимости предоставлять сотрудникам штатное расписание, поскольку оно не имеет прямого отношения к их рабочей деятельности. Таково утверждение в направленном письме от 15.05.2014 года с номером ПГ/4653-6-1.

При необходимости сотруднику открыт доступ к штатному графику работы. В таком случае ему требуется оформить письменное заявление. В ответ на данную просьбу работодатель обязан предоставить сотруднику копию штатного графика, касающуюся только его должности.

Что будет, если не вести штатное расписание

Если организация не имеет утвержденного рабочего графика, она может быть подвергнута финансовым санкциям со стороны налоговых органов.

• Для расчета налогооблагаемой прибыли компании, она может исключить расходы на заработную плату из учета.
• В соответствии со статьей 120 Налогового кодекса РФ, возможно наложение штрафа в размере 10 000 рублей за серьезное нарушение правил ведения бухгалтерии доходов и расходов.

Если в организации не будет занимаемой должности, либо возникнут расхождения в численности сотрудников, принятых по разным должностям, профессиям, специальностям, и количеству штатных единиц, указанным в штатном расписании, то компания может быть подвержена административной ответственности в соответствии с частью 1 статьи 5.27 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях.

Нарушение правил может повлечь за собой наказание в виде обязанности выплаты определенной суммы в качестве штрафа.

• Корпорациям и организациям устанавливается штрафный санкционный интервал, варьирующийся от 30 000 до 50 000 рублей.
• Чиновникам может быть наложено предупреждение или налагается штраф в размере от 1000 до 5000 рублей.
• Для бизнесменов наложена финансовая санкция в размере от тысячи до пяти тысяч рублей.

Главное за 30 секунд

1. Расписание персонала — это документ, который отражает информацию о структуре компании, о количестве и различных должностях сотрудников, а также содержит данные о их заработной плате и фонде оплаты труда.
2. Анализ структуры и эффективности организации, планирование численности персонала, обеспечение соблюдения прав при уменьшении штата сотрудников и предоставление необходимой информации при проверках — все это требует наличия штатного расписания.
3. Для составления штатного расписания можно использовать различные формы: собственные разработки или унифицированную форму № Т-3. Необходимо указать информацию о структуре организации, должностях, количестве штатных сотрудников и размерах их окладов.
4. Внутренний приказ служит основанием для утверждения штатного расписания, при необходимости в него допускаются изменения.
5. Если организация не осуществляет установленное законодательством график работы для своих сотрудников, то ей будет грозить наложение штрафных санкций со стороны налоговой инспекции и возможность привлечения к административной ответственности.

Как составить штатное расписание бухгалтерии

Как составить штатное расписание бухгалтерии

Большинство организаций обязаны иметь утвержденное штатное расписание. Исключением являются только малые предприятия. В нашей статье мы расскажем о необходимости данного документа и приведем пример составления штатного расписания для отдела бухгалтерии.

Что такое штатное расписание

В данном документе представлена внутренняя документация работодателя, которая отображает информацию о структуре предприятия, составе персонала по различным профессиям и должностям, а также количество сотрудников в каждой из них. Кроме того, указаны размеры заработной платы или тарифных ставок, установленные для каждой штатной единицы, а также возможные надбавки к ним.

При приеме нового сотрудника компания определяет условия трудового договора на основе Трудового кодекса Российской Федерации, где штатное расписание упоминается при описании трудовой функции работника в статьях 15 и 57.

Чтобы завершить весь учет, главному бухгалтеру необходимы сотрудники. Для их найма ему необходимо составить расписание бухгалтерии с указанием должностей и заработной платы. Если главный бухгалтер не будет лично участвовать, отдел может быть сформирован по принципу «остатка».

Какие риски, если штатного расписания нет

Очень важно предоставить этот документ налоговой инспекции и СФР, чтобы убедиться в правильности начисления НДФЛ и страховых взносов. Если в нашей компании отсутствует утвержденное штатное расписание, возможно, начисление заработной платы будет считаться неэкономически обоснованным. В таком случае налоговая служба может взыскать дополнительные налоги, страховые взносы и наложить штрафы.

При наличии жалобы от работника, трудовая инспекция обязана проверить соответствие штатного расписания. В случае отсутствия соответствующего документа, работодатель может быть привлечен к ответственности за нарушение трудового законодательства на основании статьи 5.27 Кодекса об административных правонарушениях Российской Федерации.

При получении лицензий и разрешений необходимо иметь штатное расписание. Это объясняется тем, что одним из обязательных требований для получения лицензии является наличие в штате квалифицированных сотрудников.

Отсутствие установленного графика является необходимым аргументом для сокращения численности или персонала. Суд признает такое сокращение недействительным и восстановит сотрудника на прежней должности. В этом случае работодатель обязан выплатить работнику задержанную заработную плату с учетом процентов и, возможно, возместить моральный вред.

По какой форме составить штатное расписание

Самым удобным вариантом является применение стандартной формы Т-3. Она может быть необязательной для коммерческих компаний, однако она знакома контрольным органам и включает все необходимые детали официального графика работы.

Мы подробно объясним, как правильно заполнить ее.

Поле

в графу «название товара»?

Узнайте ОКПО компании или индивидуального предпринимателя (ИП), если Вам неизвестен этот код, выполните поиск по ИНН в сервисе Росстата.

Необходимо, чтобы название соответствовало данным в уставных документах. В случае, если у вас есть два варианта названия — полное и сокращенное, то первым следует указывать полное название, а в скобках — сокращенное.

Номер и дата оформления

Информация организации в системе, которую вы используете для обработки документов.

документа о утверждении

документа содержащего номер и дату официального приказа

некоторого количества работников

Число, равное количеству в строке «СУММА» в столбце 4

Дата, на которую будет действовать стандартное расписание, может соответствовать дате издания приказа о его утверждении или быть позже. Как правило, стандартное расписание вступает в силу с первого числа следующего налогового периода, так как это упрощает расчет заработной платы, налогов и взносов.

Пункт 1 «Название»

Сперва следует «Руководство», а затем — структурные подразделения. Требуется указывать полное наименование каждого структурного подразделения без использования сокращений.

Представляем вам код, который был одобрен классификатором для использования в делопроизводстве. Пожалуйста, располагайте подразделения в порядке возрастания кода. В случае, если вы не используете классификатор, укажите структурные подразделения в алфавитном порядке.

Третья графа относительно «Место работы (специализация, профессия), разряд, уровень (группа) квалификации».

Вам необходимо использовать названия должностей и профессий, которые указаны в профстандартах или ЕТКС. Если работнику полагаются какие-либо компенсации и льготы в соответствии со статьей 57 Трудового кодекса Российской Федерации. Не рекомендуется объединять названия совмещения через дефис в одну должность, например, «бухгалтер-кадровик».

Обратите внимание. У работников присутствуют различные должности и категории, а у служащих — титулы и статусы. Не забудьте указать вашу квалификацию. Например, можно сказать «являюсь бухгалтером I категории».

Согласно установленному графику, вам необходимо будет указать должность в вашем трудовом договоре и в трудовой книжке. При назначении пенсии Служба Федерального Резервного Центра будет ориентироваться на это название. Любые вымыслы работодателя могут привести к тому, что гражданин не получит заслуженных выплат.

Пункт 4 «Численность сотрудников в штате»

Расценка для каждой позиции или занятия. В случае совмещения указывайте величину в виде долей — 0,5 или 0,25.

Пункт 5 «Оплата труда по фиксированной ставке»

Если премия будет учтена при начислении заработной платы на протяжении месяца, то в случае наложения дисциплинарного взыскания сотрудник не будет лишен этих выплат.

6, 7 и 8 графы в документе «Надбавки».

Индивидуальное вознаграждение, предусмотренное для каждого отдельного сотрудника. Например, за долгий стаж работы, за выполнение задач повышенной сложности, за работу во вредных условиях. Возможно использование любой формы измерения — проценты, коэффициенты или суммы в рублях.

Ежемесячное денежное вознаграждение, выдаваемое сотруднику в соответствии с его трудовой деятельностью.

Особенностью пункта 10 «Примечание» является то, что он позволяет добавить дополнительную информацию, которая может быть полезной или интересной для читателя.

Как пример, можно привести данные, указанные в официальных документах о принятии сотрудника на работу.

Возможностей для индивидуализации формы Т-3 в соответствии с требованиями организации несколько. Одной из таких возможностей может быть добавление дополнительных граф «Ф.И.О. работника», «Табельный номер» и «Квота для инвалидов».

Мы рады предложить нашим уважаемым читателям уникальный подарок — готовое штатное расписание бухгалтерии в соответствии с формой Т-3. Наше предложение — идеальное решение для успешного внедрения в работу.

Штатное расписание бухгалтерии

Шаблон, предназначенный для эффективного внедрения в работу бухгалтерии, позволит оптимизировать процессы финансового учета и отчетности.

Получите шаблон бесплатно!

Заполните форму, расположенную ниже, и мы отправим вам аудиозапись.

Как утвердить штатное расписание

Выдайте указ руководства. Оформите его в произвольной форме. Необходимо включить в него указание о дате начала его действия.

Не рекомендуется составлять график работы сотрудников с использованием предшествующего периода. Например, если к вам приходит проверка и вам необходимо немедленно исправить недостатки. Документы, оформленные сотрудниками с датой в прошлом, считаются недействительными.

Согласно письму от Роструд от 15 мая 2014 года № ПГ/4653-6-1, нет необходимости ознакамливать работников с утвержденным штатным расписанием, если это не предусмотрено внутренними правилами. Также не требуется предоставлять расписание каждому новому сотруднику при приеме на работу, поскольку это не является местным нормативным актом, связанным с трудовой деятельностью.

Если сотрудник предоставит письменное заявление о выдаче собственного графика работы, необходимо предоставить ему выписку, в которой отражена только его часть. Полное предоставление всего документа не требуется, так как он может содержать личные данные других сотрудников. То же самое относится и к выпискам из графиков работы для начальников структурных подразделений — предоставлять только часть, относящуюся к их подразделению.

Как вносить изменения в штатное расписание

Необходимо проводить пересмотр документа в соответствии с его актуальностью. В законодательстве не прописано конкретное время для этого.

Если вам потребуется внести изменения в расписание работы сотрудников, в связи с добавлением новой должности или, наоборот, сокращением штата, а также при изменении названия должности или условий труда, пожалуйста, оформите это приказом по одной из двух следующих процедур:

• одобрите свежую версию графика работы персонала;
• Прошу внести изменения в имеющийся документ.

При изменении установленного графика работы следует учитывать права работника. Нельзя просто так взять и уменьшить его заработную плату, добавив новую ставку в графике работы. Одностороннее снижение заработной платы должно быть обосновано изменением условий труда. В случае предстоящего сокращения или изменения зарплаты, необходимо письменно предупредить сотрудника не менее чем за два месяца.

В соответствии с требованиями пункта 40 перечня, утвержденного Росархивом приказом № 236 от 20 декабря 2019 года, штатное расписание должно постоянно храниться. Это означает, что документ, утративший силу, должен быть передан в архив для архивного хранения.

ФСБУ 25/2018: как применять самый сложный стандарт

Академия «Регламент» предлагает уникальный онлайн-курс, который включает в себя лекции Алексея Иванова, выполнение домашних заданий, интерактивные разборы и выдачу сертификата.

Официальная организация с названием «Академия «Регламент», зарегистрированная под ИНН 7801725668, предлагает свои услуги в сфере рекламы. Уникальный идентификатор erid: LjN8K7V3E.

• #аренда
• #кадры
• Финансовое учетное дело предприятия
• #бухгалтер
• #работодатель
• #главный финансовый учетный
• График работы
• #взаимоотношения на рабочем месте
• Законодательство, регулирующее права трудящихся, является важной составляющей в системе социальных гарантий. Оно защищает интересы работников и предоставляет им возможность наслаждаться своими правами и свободами, обеспечивая их равенство перед законом. Каждый трудящийся имеет право на справедливую оплату труда, безопасные и здоровые условия работы, отпуск, отгулы и другие социальные льготы. Нарушение прав работников может привести к негативным последствиям для обеих сторон, поэтому важно строго соблюдать трудовое законодательство и уважать права трудящихся.
• Регламент академии – это набор правил и положений, которые регулируют деятельность образовательного учреждения. Этот документ определяет порядок проведения занятий, оценивания успеваемости студентов, а также организацию внутренней жизни учебного заведения. Академический регламент создает рамки, в которых происходит образовательный процесс, и способствует его эффективной организации. Он также регулирует права и обязанности студентов и преподавателей, а также предоставляет информацию о структуре учебной программы и возможностях развития студентов. Введение и соблюдение регламента академии является важным условием для обеспечения качественного образования и успешной учебной деятельности.

Штатное расписание: как правильно составить и вести

Зачем нужно штатное расписание

График работы персонала имеет важное значение для регулирования рабочих отношений, облегчения взаимодействия в коллективе и успешной организации работы с подразделениями. Он содержит ключевую информацию о структуре компании, должностях, численности сотрудников, объеме работы и подразделениях.

Штатное расписание обязательно для всех предпринимателей, которые нанимают официальных сотрудников. Если работник компании желает занять должность, которую работодатель не может ему предоставить, штатное расписание становится ключевым аргументом.

В документе также указаны свободные рабочие места в разделах. Это позволяет специалистам по кадровому делопроизводству быть в курсе событий и своевременно инициировать поиск новых квалифицированных сотрудников.

Штатное расписание представляет собой структуру организации, которая является ключевым элементом для четкого и эффективного процесса принятия решений. В рамках каждого подразделения определены роли иерархической иерархии, включая руководителя и его подчиненных. Работники обязаны ознакомиться с штатным расписанием, чтобы быть в курсе субординированности и соблюдать ее в своей работе.

Кроме того, в организационной структуре отражены основные актеры, отвечающие за ведение деловых процессов. В ней указаны эксперты, на которых можно положиться для разрешения определенной проблемы.

Вы сможете освоить эффективное управление или улучшить свои навыки, выбрав один из множества курсов, представленных в каталоге обучающих программ по управлению.

Давайте рассмотрим ситуацию, которая демонстрирует, как использование графика работы сотрудников приносит пользу в управлении персоналом:

Если начальник отдела продаж заинтересован в получении информации о пользователях, посещавших сайт компании, их интересах и причинах ухода с сайта, то необходимо прежде всего проверить наличие отдела маркетинга в штатном расписании и наличие в нем специалиста по контекстной рекламе или оптимизации.

Вероятно, в настоящий момент в компании занимается только один маркетолог, и назначенный сотрудник не обладает достаточной компетентностью в области рекламы.

В подобной ситуации, возможно потребуется увеличение численности персонала и найм нового работника в отдел.

Что представляет собой штатное расписание? Это эффективный механизм контроля над персоналом. Оно дает возможность изучить положения в разных отделах и принять решение о том, какие из них стоит закрыть для оптимизации операций, а какие добавить для расширения бизнеса.

Веб-студия Megagroup имеет в своем составе Владимира Затолокина, который занимает должность генерального директора.

О календаре деятельности организации сведения можно получить у налоговой инспекции или пенсионного фонда.

Для того чтобы избежать штрафных санкций, организация обязана иметь информацию о доходах сотрудников и проводить проверку их заработка на бумаге. Поэтому актуальное штатное расписание является необходимым условием.

Для охраны интересов компании необходимо представление официального графика работ. В случае возникновения судебных разбирательств, связанных с принудительным сокращением персонала, штатное расписание доказывает наличие или отсутствие рабочих мест в отделах, указывает на уже занятые сотрудниками позиции и устанавливает процедуру назначения на конкретную должность в соответствующее подразделение.

Что нужно указывать в штатном расписании

Следующая информация обязательно должна быть указана в графике работы:

1. Наименование компании или организации: официальное наименование в соответствии с юридическими требованиями, зарегистрированное в налоговой инспекции и имеющее уникальный код ОКПО. Проверить его можно на официальном сайте Федеральной службы государственной статистики.
2. Организационная схема фирмы: названия отделов и подразделений, включенных в ее состав.
3. Количество работников во всех отделах и подразделениях.
4. Классификатор ОКПДТР предоставляет информацию о различных должностях и профессиях, связанных с умственным и физическим трудом, в контексте трудовых отношений с организацией.
5. Назначенные зарплаты и дополнительные бонусы в зависимости от должности.
6. Дополнительные денежные вознаграждения, если они предусмотрены уставом компании.
7. График работы может быть различным: можно работать как на полную или на частичную занятость, так и вахтовым методом или по сменному графику.
8. Если в компании используется нумерация сотрудников для идентификации специалистов, то каждый работник получает уникальный номер в штате.
9. Если предприниматель занимает должность наемного работника в собственном предприятии, он регистрирует себя в учетной книге персонала.

Как правильно составить

Шаблон графика персонала является стандартизированным и должен соответствовать унифицированному образцу Т-З, обозначению ОКУД 0301017.

ОКУД ー это национальная система кодирования управленческой документации в России, которая облегчает процесс работы с документами в организации и избавляет от устаревших и повторяющихся форм.

Есть возможность создать индивидуальное расписание, которое отличается от установленного штатного графика. Важно при этом сохранить все пункты, которые обязательны по общепринятой форме, особенно реквизиты документа, установленные образцом.

1. Необходимо разместить идентификационный код ОКПО в правом верхнем углу.
2. Вверху шапки разместить наименование организации в центре. Под ним выделить название документа «Штатное расписание» и указать период, на который оно действует.
3. Необходимо указать номер и дату составления документа слева от раздела «Штатное расписание» в соответствии с системой документооборота в организации.
4. Справа от общей учетной таблицы следует расположить пометку «утверждено», а под ней — документ, содержащий информацию о штатном расписании с указанием конкретной даты. Далее необходимо указать список сотрудников, занимающих штатные должности.

Набор графиков, определяющих график работы сотрудников, состоит из 10 горизонтально размещенных колонок.

• Пункт 1: название организационной единицы (отдел, филиал, представительство);
• Второй пункт: уникальный идентификационный код структурного подразделения (числовой индекс, выделяемый организацией для каждого подразделения, например, маркетинговому отделу может быть присвоен номер 02).
• Раздел 3: род занятий или профессиональная сфера деятельности (лучше ориентироваться на общенациональный классификатор). В случае, если название должности отсутствует в общепринятом справочнике, допустимо придумать уникальное наименование для специалиста.
• Графа номер 4: количество штатных сотрудников. Важно заметить, что если одну должность занимают несколько людей, тогда необходимо указать общее количество работников.
• Элемент 5: расценка с премией. Ее величина не должна быть ниже установленного минимального уровня оплаты труда.
• Разделы 6-8: вознаграждения в трех вариантах. Здесь возможно включение доплаты за тяжелую или интенсивную работу, за высокий профессиональный уровень, за выезды или командировки. Также важно помнить, что зарплата сотрудников на одной и той же должности должна быть примерно равной. Если сотрудник выполняет работу более качественно или обладает большим профессиональным уровнем, то наиболее подходящим способом поощрения будет предоставление доплат в рамках установленного графика вознаграждений.
• Восьмая категория: полная сумма оплаты по тарифной ставке, включая бонус из восьмой категории и все надбавки;
• Раздел 10: в поле «Примечания» возможно оставить свои комментарии или заметки. Его заполнение не является обязательным, но данная графа должна присутствовать в таблице учета.

Для завершения документа в нижней части страницы требуется указать руководителя отдела персонала и главного экономиста.

Пример штатного расписания

Возможно, вам будет полезно рассмотреть пример работы штатного расписания, который представлен ниже. Чтобы ознакомиться с образцом в удобной форме, вы можете скачать его, перейдя по ссылке, которую мы предоставляем.

Пример примерного расписания работы сотрудников в офисе

Утверждение и изменение штатного расписания

Штатная организация работы требует одобрения главным руководителем и функционирует по его указанию. Указание о штатном расписании направляется в отдел кадров или финансовый отдел, и тем самым начинается подготовка планового документа. Обычно, штатное расписание составляется на протяжении года.

Если требуется внести изменения в имеющийся график работы, то это возможно осуществить двумя методами:

1. Разработать и утвердить свежее графиковое расписание сотрудников и присвоить ему новый уникальный идентификационный код.
2. Внести коррективы в имеющийся документ по указанию руководителя компании.

Необходимо обязательно донести до всех сотрудников информацию о появлении нового графика работы в организации.

Наказание за отсутствие штатного расписания

Если компания не имеет соответствующего регламента, она может быть оштрафована на сумму до 50 тысяч рублей, а индивидуальный предприниматель — до 5 тысяч рублей в соответствии с пунктом 5.27 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях.

Однако данный штраф может быть оспорен, поскольку Трудовым кодексом не предусмотрено требование о обязательном составлении штатного графика. Однако, рекомендуется не рисковать и быть готовыми к проверкам со стороны налоговой инспекции.

Итоги и главные мысли

• Систематизированный график работников приносит пользу в контроле организации и эффективном управлении затратами.
• Благодаря четкому графику работы, подчинение становится понятным, а взаимодействие между отделами улучшается.
• Возможностей топ-менеджмента в эффективном контроле бизнес-процессов становится все больше.
• В стандартном графике работы определяется список должностей подразделения, которые можно закрывать в случае снижения нагрузки на отдел или открывать для расширения предприятия.
• Сотрудники осознают свою значимость для бизнеса и чувствуют ответственность за результативность своего подразделения.
• Организация проявляет прозрачность в своей финансовой политике, что способствует установлению доверительных отношений среди сотрудников и предотвращает возможные проблемы с налоговой инспекцией.
• Регламентированное расписание выполняет защитную функцию для предприятия в контексте диспутов перед судом, которые возникают из-за сокращения численности персонала.

Изображение, размещенное на обложке: Freepik

Чтобы быть в курсе актуальных событий и новостей, не забудьте подписаться на наш канал в Telegram!

Как составить штатное расписание

Как составить штатное расписание

Все работодатели обязаны поддерживать документацию о персонале, которая определяет их взаимоотношения с трудовыми работниками. Это включает не только трудовые контракты и трудовые книжки, но также и внутренние акты — локальные нормативные документы.

Штатное расписание является одним из этих актов, который называется должностным расписанием. В этом документе указываются все должности сотрудников, количество работников на каждой должности, а также информация об окладе и других данных. Необходимо ознакомиться с правильным оформлением штатного расписания, так как этот документ необходим каждому работодателю.

Можно ли отказаться от штатного расписания

В Трудовом кодексе Российской Федерации отсутствует явная норма, которая требовала бы от работодателя составить штатное расписание. Однако статья 57 указывает на обязательные условия трудового договора, в которых говорится, что трудовая функция (работа по должности) должна соответствовать штатному расписанию. Таким образом, невозможно указать в трудовом договоре, на какую должность принят работник, без этого документа.

Микроорганизациям, заключающим типовые трудовые соглашения со своими работниками, все равно необходимо иметь штатное расписание. Ведь такое соглашение позволяет отказаться только от некоторых внутренних правил, к примеру, положений о защите личных данных.

Каждый работодатель обязан следовать штатному расписанию, и отказаться от него не допускается.

Какая информация должна быть в штатном расписании

Расписание работников отображает внутреннюю организацию компании, поэтому здесь отражены все отделы и подразделения. Оно также содержит информацию о должностях (специальностях, профессиях), количестве сотрудников, их заработной плате и суммарном фонде оплаты труда.

Данный документ не содержит конфиденциальных сведений о персональной информации сотрудников, которые в настоящее время или ранее занимали определенные должности. Фактически, штатное расписание представляет собой простой список рабочих мест, которые работодатель может предоставить.

Как правильно составить график работы? Возможно руководствоваться датой заключения первого трудового договора с сотрудником, так как нет установленных норм на этот счет. Однако, также разрешено указать в договоре более раннюю дату. Главное, чтобы на момент заключения трудового договора соответствующая должность уже была включена в штатное расписание.

Также требуется выпустить внутренний директивный акт, который будет утверждать штатное расписание. В данном акте будут указаны данные о документе, общем числе сотрудников и общей сумме заработной платы в месяц.

По какой форме заполнять штатное расписание

C 2013 года организациям и предпринимателям больше не требуется использование унифицированных первичных документов, за исключением нескольких, например, кассовых. Поэтому каждый работодатель может создать свой собственный бланк штатки, при условии, что этот документ содержит все необходимые данные, указанные в статье 9 закона N 402-ФЗ от 06.12.2011.

Однако на деле многие компании и индивидуальные предприниматели применяют стандартный бланк Т-3, который был утвержден указом № 1 Госкомстата России от 05.01.2004. Необходимо зафиксировать свой выбор в учетной политике работодателя.

Возможно, мы смогли составить штатное расписание на 2024 год по форме Т-3 и хотели бы продемонстрировать его вам.

Как заполнить форму Т-3

Табличка Т-3 имеет десять столбцов и является стандартизированной формой. Её заполнение необходимо проводить согласно указаниям, установленным Госкомстатом.

Как произвести уникальное оформление штатного расписания на следующий год, учитывая изменения в правилах? Если речь идет о стандартной форме Т-3, то с момента опубликования решения Госкомстата не вносилось никаких нововведений в порядок заполнения.

Вверху документа необходимо указать следующую информацию:

• название предприятия или псевдоним частного предпринимателя
• Идентификатор организации по ОКПО.
• Информация о номере документа и дате его подготовки;
• срок действия, который обычно составляет до года;
• документ, содержащий информацию о штатном расписании, обладающий официальным статусом путем одобрения соответствующим приказом.
• количественный показатель всех работников организации.

В первых двух столбцах указываются названия структурных подразделений и их соответствующие коды. Никаких рекомендаций по классификации подразделений не предоставляется. Такие подразделения могут включать в себя отделы, администрации, секторы, филиалы и другие. Коды обычно отражают иерархическую структуру подразделений. Например, дирекция или администрация обычно имеют код 01.

В третьей графе следует указать наименование занимаемой должности, особенности специализации или профессии. В этом случае можно ориентироваться на такие руководящие документы:

• классификатор рабочих профессий, должностей служащих и тарифных разрядов, применяемый во всей России, согласно ОК 016-94.
• нормативный документ общероссийского классификатора видов работы (ОКЗ) ОК 010-2014 (МСКЗ-08);
• справочник с квалификацией должностей руководителей, специалистов и других сотрудников;
• справочники состоят из тарифно-квалификационных групп, в которых указаны профессии и работы, разделенные по отраслям
• стандарты, связанные с профессиональной деятельностью.

Затем для каждой позиции указывается количество сотрудников, которое может быть частичным (0,25; 0,5; 0,75). Если в компании существует система тарифных ставок (фиксированная зарплата), то она записывается в рублях за один месяц.

Обратите внимание: в соответствии с положениями статьи 22 Трудового кодекса Российской Федерации устанавливается принцип равной оплаты за равный труд. Это означает, что за одинаковую должность работникам должны быть выплачены одинаковые оклады.

Иногда в учетной системе нельзя указать фиксированную сумму заработной платы в штатном режиме. Например, оплата может зависеть от процента прибыли или выручки, коэффициента трудового участия или распределения. В таком случае, в колонке «Примечание» следует указать ссылку на местный акт об оплате труда. Если заработная плата определяется таким образом (то есть не в рублях в месяц), то колонка 9 остается пустой.

В таблице 6-8 отражены дополнительные вознаграждения, включая надбавки, премии и доплаты, которые будут выплачиваться в зависимости от положений, установленных нашим предприятием.

Внесение изменений в штатное расписание производится по мере необходимости. Например, в случае создания нового структурного подразделения или увеличения численности сотрудников. Изменения в расписание, вызванные сокращением персонала или изменениями в условиях трудовых договоров, должны вступать в силу не ранее, чем через два месяца после соответствующего распоряжения.

Главным бухгалтером и руководителем кадровой службы (или другим лицом, уполномоченным на это) будет подписано официальное расписание персонала на 2024 год.

Получить образец заполнения штатного расписания в формате для загрузки

Кто имеет доступ к штатному расписанию

Расписание, утвержденное компанией, имеет хранение на предприятии и может быть запросом проверяющих органов в любое время. Такими органами могут быть налоговая инспекция, внебюджетные фонды (например, Социальный фонд и ФМОС), а также трудовая инспекция и прокуратура.

Какие возможные наказания грозят за отсутствие штатной расстановки? Прежде всего, это налагается штраф в размере 200 рублей за непредставление соответствующего документа, согласно статье 126 Налогового кодекса Российской Федерации. Кроме того, работодателю могут быть предъявлены обвинения в нарушении трудового законодательства и других нормативных актов, содержащих нормы трудового права. За это индивидуальному предпринимателю могут быть наложены штрафы в размере до 5 000 рублей согласно статье 5.27 Кодекса об административных правонарушениях Российской Федерации, а организациям – от 30 000 до 50 000 рублей. В-третьих, без наличия штатного расписания трудно доказать законность увольнения по сокращению численности и отсутствие вакансий, которые должны быть предложены сокращаемому сотруднику работодателем.

В отношении работников необходимо ознакомить их с графиком работы, только если это прописано в коллективном соглашении или другом местном документе. Также следует обеспечить доступ к этому документу, если в трудовом договоре с работником не указан размер заработной платы, а имеется ссылка на график работы.

Рабочее время, утвержденное организацией, не является документом, который непосредственно связан с выполнением трудовых обязанностей, и поэтому работодатель не обязан предоставлять сотруднику информацию о нем при его приеме на работу.

Если у сотрудника возникает просьба о предоставлении выписки из штатного расписания, работодатель обязан удовлетворить эту просьбу. В документе будут указаны только название и размер оклада для конкретной должности, которую занимает сотрудник.

Расчёт зарплаты и кадровый учёт

Спасибо!

Ваше обращение было успешно передано. В ближайшее рабочее время мы свяжемся с вами.