120 часов при подсчёте дней: Секреты эффективной организации времени
Проблемы с личной эффективностью и нехватка времени — актуальные вопросы для многих людей, которые живут в быстром ритме современной жизни.
Часто кажется, что сутки не хватает нескольких часов, чтобы все успеть.
Специально для таких людей была разработана система управления временем – разумное планирование времени и ресурсов. Однако есть одна проблема: чтобы разобраться в этой системе, требуется время.
В данной статье я представлю краткий обзор самых эффективных правил, соблюдение которых позволит освободить ресурсы и успевать больше.
Все услуги и компании, связанные с переездом, представлены на одной карте.
Принцип организации важных дел
Для начала необходимо определить приоритеты и начать с самого важного. При этом важно понимать, что «важное» и «сложное» не всегда совпадают.
Поможет в организации задач так называемая матрица Эйзенхауэра, предлагающая разделить задачи на четыре категории:
- срочные и важные;
- важные, но несрочные;
- срочные, но неважные;
- неважные и несрочные.
Первую категорию следует решить незамедлительно и самостоятельно, вторую можно выполнить в удобном для себя режиме, третью — делегировать, а четвертую — отложить на потом.
Для более удобного распределения задач можно использовать программу Time Planner, которая является своего рода календарем с возможностью выделения наиболее важных дел.
Принцип записанных заметок
Человеческая память ограничена, поэтому не стоит перегружать свой ум огромными объемами информации, чтобы работал он быстрее.
Записывайте все дела, которые вам нужно сделать, а затем отмечайте выполненное. Так вы сможете систематизировать задачи и последовательно следовать своему плану.
Когда пройдет некоторое время — день или неделя — проведите анализ выполнения задач: поняв, на что вы тратите больше всего времени, сможете спланировать следующий период более эффективно для себя.
Для достижения наибольшей эффективности в управлении временем, можно воспользоваться специальными приложениями и сервисами. В частности, внутри «Яндекс.Диска» есть сервис «Заметки», который позволяет оперативно фиксировать ежедневные небольшие дела: записывать мысли и идеи, составлять план задач на день, создавать список покупок, сохранять понравившиеся картинки или ссылки из интернета.
Правило о группировке задач
Постарайтесь группировать дела по темам — это поможет вам сэкономить время на подготовке к выполнению задачи. Например, отвечать на каждое письмо по-отдельности неэффективно, лучше отвести определенное время на просмотр почты и отправку нескольких писем сразу.
Главное — не отвлекаться от однородных задач. Мозг быстро теряет концентрацию, и ему необходимо время, чтобы снова настроиться на работу.
Для распределения дел по темам можно использовать программу Wunderlist. Она позволяет разбить задачи на разные блоки: работа, отдых, путешествия и другие.
Для эффективного выполнения задач можно выделять несколько минут на разбор переписок между разными блоками. Таким образом, вы будете сосредоточены на задачах и сможете выполнять их с большей эффективностью.
Правило четкой установки
Чтобы избежать бесполезных дел и ненужных усилий, ставьте четкие цели даже в мелочах. Не садитесь за компьютер просто потому, что вам нечем заняться – вы потратите несколько часов на бесполезные действия, которые можно было бы использовать для более конструктивных занятий или отдыха.
При включении компьютера устанавливайте себе определенную задачу и отводите время на ее выполнение. После завершения переходите к другому делу.
Чтобы не тратить время на бесполезный серфинг в мобильных устройствах, можно воспользоваться функцией Screen Time от Apple. Она позволяет ограничить время использования некоторых приложений.
Например, вы можете установить ограничение на использование социальных сетей в течение 15-20 минут в день. Включенная функция не позволит вам провести в них больше времени.
Правило логического завершения
Перфекционизм, как ни странно, иногда мешает эффективному планированию времени.
Вы можете бесконечно работать над любым проектом, презентацией или статьей, пытаясь найти лучший дизайн или яркий заголовок.
Тем не менее, любое дело должно иметь логическое завершение и временные рамки. Невозможно изучить всю информацию – важно извлечь максимум из доступного материала и уметь вовремя остановиться.
Правило планирования ожидания
Значительная часть нашего времени мы проводим, ожидая различных событий — поезд, самолет, пробка, очередь за кофе. Если заранее не спланировать, как мы будем заняты во время ожидания, то это время будет упущено.
Однако, его можно провести с пользой: проработать необходимые материалы, отправить рассылку писем, совершить звонки, записать идеи, составить план на день или просто почитать хорошую книгу — вариантов есть множество. И вы можете заранее распланировать их: простой календарь на вашем смартфоне может напомнить вам о различных делах по прибытии на место.
Допустим, вы запланировали поход к врачу на предстоящей неделе — выберите пару дел, которые вы можете сделать во время ожидания в очереди, и при записи используйте функцию «напомнить по месту». Таким образом, когда вы придете в клинику, вы получите уведомление.
12 советов по тайм-менеджменту для эффективного управления временем
Одной из сложностей, с которыми сталкиваются предприниматели в повседневной жизни, является ограниченность времени. Многие из нас всегда ощущают, что им не хватает часов в сутках, чтобы успеть выполнить все задачи.
Однако у всех нас одинаковое количество времени. Просто каждый распоряжается им по-своему.
Чаще всего времени не хватает на то, чтобы сделать работу качественно, но всегда найдутся свободные минуты, чтобы переделать и исправить ее.
Согласно Закону Мексимена, если вы не планируете достаточно времени, ситуация заставит вас выделить его для доработки, переделки и исправления ситуации.
В общем, фраза «нет времени» в управленческом языке переводится как «это дело я считаю недостаточно приоритетным, чтобы включить в свой календарь как обязательное для выполнения».
Ориентируясь на эту фразу, мы понимаем, что только приоритеты дают нам необходимое время.
Поэтому устраните все то, что НЕ ведёт к желаемым целям. Пусть мелкие срочные задачи решает кто-то другой или пусть они решаются сами, а мы займёмся тем, что приносит реальные результаты.
Хорошо, что эффективное использование времени — это навык, которому можно и нужно научиться.
Как развить навык управления временем?
Прежде всего, необходимо принять к сведению факт, что временем невозможно управлять. В сутках всегда 24 часа и стоит примириться с этим. Смена временных поясов не считается))
Однако вы обязательно сможете достичь гораздо большего результата за те же 24 часа, и для этого вам нужно будет проявить дисциплину.
Дисциплина — это система правил, норм и требований, которая регулирует наше поведение.
Обычно предприниматели не очень любят дисциплину и связывают ее с рутиной.
Похоже, нет ничего интересного в повторяющихся ежедневных действиях, которые ограничивают нас рамками и не дают нашей творческой натуре раскрыться.
Я заставил себя несколько дней записывать все свои действия и время, затраченное на их выполнение. Да, начать было непросто, но пару дней можно потерпеть.
Записи могут быть сделаны в простом блокноте, например:
- планерка — 14 минут
- звонок клиенту — 20 минут
- ответ на вопрос сотрудника — 5 минут и так далее.
Это осознание позволило мне понять, насколько много времени мы теряем каждый день. Из этого возникает азарт и желание изменить ситуацию.
Записи перестают быть скучными, они становятся интересными, теперь мы понимаем их необходимость. Теперь можно заменить блокнот на Excel, рассчитывать эффективность за неделю и месяц, стремиться улучшать себя каждый день.
Теперь это превратилось в спорт, который постепенно даст нам желаемые дополнительные часы в сутках, просто избавившись от всего лишнего.
Тайм-менеджмент — это процесс планирования, организации и контроля своего времени для достижения максимальных результатов с большей эффективностью.
Я уверен, что эффективное управление временем способно обеспечить успех в бизнесе и повышение производительности.
В данной статье я поделюсь с вами основными советами и методами, которые я сам использую и которые регулярно помогают предпринимателям улучшать управление временем.
Один из важных инструментов в этом процессе — планер. Заполняйте его каждый день. В планере должны быть отражены все ваши задачи на день, сроки их выполнения и важные детали. Я сам лично пишу несколько блокнотов в год. Кроме того, для записи мыслей или таких моментов, которые могут понадобиться в будущем, я использую специальные приложения на телефоне, чтобы ничего важного не потерять.
Представьте себе бегуна, который знает, что на финише никого не будет ждать и никаких наград также не будет. Он потерял смысл в беге и поэтому решил остаться дома. В данном случае финиш и цель являются взаимозаменяемыми понятиями.
Прежде чем приступать к работе, установите конкретные цели на каждый день, неделю и месяц. Разбейте свою общую цель на более мелкие подзадачи.
Определите для себя, какие задачи наиболее значимы для вашего бизнеса, и приступайте к их решению в первую очередь.
Не тратьте время на второстепенные задачи, которые могут быть отложены на более поздний срок.
Разделите большие задачи на более мелкие и выполнимые блоки. Это поможет вам не отвлекаться на детали и более эффективно использовать свое время.
Я предпочитаю делать самые сложные задачи с утра, так увеличивается вероятность успеть выполнить все запланированное.
Планирование задач помогает сохранять фокус и не тратить время на незначительные дела.
Важно также оставить свободное время на неожиданные события или задачи, которые могут возникнуть в течение дня.
Используйте для этого электронный календарь, чтобы сразу регистрировать встречи, мероприятия и события, которые могут произойти даже через полгода.
Использование современных технологий может улучшить ваш тайм-менеджмент.
Для управления временем существует большое количество инструментов и программ. Если вы работаете в команде, то вы можете использовать проектные таск-менеджеры (например, YouGile, Trello, Asana, Jira) и системы для обмена документами (Google Drive, Dropbox, Яндекс диск). Большинство этих инструментов также предлагают возможность настроить напоминания и уведомления, чтобы ничего не забыть.
Установка сроков для задач помогает сосредоточиться на работе и определить их приоритетность.
Самое трудное – это соблюдать установленные сроки, но об этом мы расскажем подробнее ниже, когда поговорим о дисциплине.
Предприниматели, распределяя задачи, часто рассчитывают на их выполнение и сталкиваются с серьезными проблемами, если что-то не успевает вовремя.
Для достижения выполнения задач необходимо их записывать с указанием срока выполнения. Чтобы не пропустить сроки, можно привлекать помощника для отслеживания и регулярного напоминания исполнителям. Это очень эффективный способ достижения целей, особенно если у вас много повседневных задач.
Делегирование — отличный способ улучшить своё управление временем.
Делегируйте задачи, которыми могут заниматься другие люди, чтобы освободить время для решения более важных вопросов. Ранее был приведен пример, как можно делегировать контроль над задачами.
9. Не отвлекайтесь на лишние задачи
Не тратите время на задачи, которые могут отвлечь вас от основного направления работы.
Если возникают срочные вопросы, либо проигнорируйте их, либо найдите время для их решения и продолжайте работать над важными задачами.
К слову, при работе над важными задачами целесообразно временно отключить свой мобильный телефон, уведомления в электронной почте и в социальных сетях, чтобы сосредоточиться.
Я обычно это делаю и могу быть недоступен в течение некоторого времени.
Если вы работаете в команде, предупредите всех о своих временных интервалах и настройте свой календарь, чтобы не пропустить важные события.
Помните важное! Если вы были отвлечены от дела всего на одну минуту, вам потребуется от 5 до 10 минут, чтобы просто вернуться к тому месту, на котором вы остановились. Вот так работает наш мозг, ему нужно время на переключения, но мы редко обращаем на это внимание и в результате теряем много времени.
10. Отдыхайте и занимайтесь спортом
Включайте отдых в график работы.
Отдых, перерывы и физические упражнения помогают восстановить энергию, улучшить внимание и повысить производительность.
Попробуйте организовать свой график работы с промежуточными перерывами для растяжки, прогулок или медитации, чтобы вновь приступить к работе с новыми силами.
Иногда длительные периоды интеллектуальной активности вызывали у меня острую головную боль, но я справился с этой проблемой, научившись быстрому сну.
Я даже успевал полностью восстановиться во время обеденного перерыва с помощью глубокого сна всего за 10 минут, просто опираясь на локоть, сидя за столом. После этого я продолжал быть продуктивным в работе.
Кстати, в этом нет ничего особенного, ведь каждый может спать)))
Сейчас, правда, медитация заменила этот метод для меня.
11. Повышайте свою эффективность
Развивайте навыки концентрации. Для этого существуют полезные приложения для телефона, а одним из самых известных является метод «Помодоро» (заметки, таймер на 25-30 минут).
Методика «Помодоро» помогает увеличить эффективность и сосредоточиться на одной задаче в течение небольшого временного периода. Интересная игрушка для формирования навыков.
Для того чтобы все вышеуказанное действовало, требуется приложить усилия и сделать это привычкой.
Когда вы заметите, что в течение одного дня вы сделали больше, чем другие за неделю, тогда вы получите все то, о чем задумывались, когда речь зашла о тайм-менеджменте.
Тайм-менеджмент — это навык, который можно разрабатывать и улучшать на протяжении всей жизни. Следуя рекомендациям выше, вы достигнете значительных результатов, улучшите свою продуктивность и эффективность в работе. В итоге, это того стоит!