Запросившему информацию отвечается в виде специального документа, который содержит либо отказ в предоставлении нужных данных, либо непосредственное указание на требуемое автором письма.

В каких случаях обязательно отвечать на запрос

Для получения информации о деятельности частной компании и бюджетной организации, большинство государственных структур требуют уточнить основание своего запроса.

система юстиции и исполнительной власти в контексте дела или его проведения;
Исходя из определенного уголовного дела или поступившего заявления, прокуратура и правоохранительные органы сотрудничают.
во время контроля налоговых отчетов, налоговая инспекция осуществляет проверку налоговых уплат
Юристы предоставляют различные виды юридических услуг в рамках отдельных случаев.
С целью гарантировать защиту государства, Министерство обороны проводит мероприятия по обеспечению способности обороны.

Также необходимо сообщить информацию контрагентам, если это требуется по условиям заключенного соглашения. Например, об условиях поставки товаров, наличии товара на складе и т.д. Такие уведомления также отправляют лица, связанные с предложением по договору. Например, уточнение цены товара в интернет-магазине, запрос о наличии свободных рабочих мест, график работы торговой точки.

Мотивация играет важную роль. В документе следует указать основание направления (например, «в связи с рассмотрением дела №… от …», или «в соответствии с договором оферты №… от…»). Если мотивации нет или она неопределенна, то следует отклонить. Также отказывают в предоставлении информации, если отсутствуют необходимые подписи и печати на запросе, если имеются ошибки в реквизитах и в других аналогичных ситуациях.

В какие сроки надо подготовить ответ

У частных компаний нет жестких правил относительно сроков ответа. Рекомендуется учитывать следующие особенности в работе:

Когда государственная организация отправляет запрос, она обычно указывает, что ответ должен быть предоставлен в определенный срок. Важно не игнорировать эту просьбу.
Если наш контрагент выдвинул требование и в договоре, заключенном между нами, указано, что ответ должен быть предоставлен в определенный срок, то мы должны придерживаться данного периода.
В остальных случаях рекомендуется предоставить ответ в течение 7 дней или в установленный разумный период времени.

ВАЖНО!

Исключительно получателем определяется «разумность» срока, однако его следует связать с поиском необходимой информации. Например, если письмо касается данных, которые доступны в быстром доступе, рекомендуется немедленно отреагировать. В том случае, когда необходимо загрузить архивные данные за последние три года, очевидно, что срок значительно увеличивается.

Для избежания нарушения закона и избежания уплаты штрафа, необходимо ознакомиться с информацией и правилами, представленными в системе КонсультантПлюс. Квалифицированные специалисты разработали понятные инструкции и образцы для различных ситуаций. Доступ к системе предоставляется бесплатно на протяжении двух дней.

Как составить ответ

При подготовке ответа необходимо придерживаться общепринятых принципов делового письма. Хотя нет жестко установленной формы, принятой законодательно, в документе указываются следующие сведения:

информация о приемнике электронного письма (наименование и местонахождение организации, которая отвечает на документ).
Текст ответа постоянно эволюционирует и подстраивается под требования запроса, что обеспечивает его уникальность и оригинальность.
Дата и подпись руководителя или должностного лица являются обязательными элементами документа. Кроме того, часто используется печать компании для подтверждения его достоверности. Для повышения удобства и эффективности коммуникации, рекомендуется также включить контактные данные составителя ответа. Это позволит получателю обратиться за дополнительной информацией, если это необходимо.

В случае отказа форма не изменяется, однако содержание меняется на противоположное. В ней указывается причина, по которой невозможно предоставить данные.

Таков обычный по образцу бланк этого неописуемого документа:

Видовыставка «Города мира» проводится с 1 по 10 мая 2022 года.

Об информировании

В ответ на Ваше прошение о предоставлении сведений по данным отчета от ______ г. № _

Директором на данный момент является Иванов Иван Иванович.

Я рад помочь вам и перефразировать текст, делая его уникальным на русском языке.

К сожалению, я не могу предоставить вам запрашиваемую информацию.

Это пример того, как следует давать правильные ответы на неправильно сформулированные запросы.

Отказ

Как отправить

Если в письме, которое было получено, требуется предоставить какие-либо важные документы, например, оригиналы отчетов и другие, то отправка осуществляется с помощью курьерской службы. Во всех остальных случаях достаточно отправить письмо обычной почтой в бумажном формате или просто выслать его электронным путем.

Письмо о предоставлении информации

Письмо-запрос — это формальный документ, который используется в офисной работе для получения требуемой информации у того лица или организации, которые обладают такой информацией.

Когда нужна информация

Органы исполнительной власти, судебные и правоохранительные органы, учебные заведения и так далее. Таким образом, письма-запросы являются одним из способов гражданского обращения, который позволяет получить необходимую информацию и решить возникшие вопросы или проблемы.

Порядок и величина начисления пенсий, размеры пенсионных выплат и условия их назначения являются вопросами, о которых информирует Пенсионный фонд РФ.
архив государственного учреждения, содержащий информацию о выдаче копий документов или других сведений;
документация, относящаяся к трудовому опыту, которая хранится в архивах различных предприятий и организаций.
судьба уголовных дел в руках органов прокуратуры и следствия
Уведомляется о том, что налоговая служба занимается решением проблем, связанных с налогообложением, а также предоставляет консультации по интерпретации налогового законодательства.

В сфере предпринимательства, письма-запросы являются полезным инструментом для получения информации о стоимости, ассортименте, услугах, условиях доставки или оплаты и т.д.

Суммируя вышеизложенное, можно выделить две основные категории писем-запросов: запросы на получение информации и запросы на получение документов.

Советуем прочитать: Поезда и вагоны

Так как документы являются формой информации, в общем содержание запросов не отличается.

Как написать запрос

Не существует никаких определенных требований к стилю или форматированию писем, особенно если они приходят от физического лица. Однако, когда дело касается юридических лиц, существует неофициальное правило направления запросов на официальном бланке компании.

При написании письма необходимо учесть, что источник информации должен полностью понять суть запроса. Важно, чтобы письмо содержало информацию о том, кто отправитель, кому адресовано и чего конкретно требуется. Для этого рекомендуется придерживаться структуры, аналогичной структуре заявления в целом.

название получателя сообщения;
Имя и фамилию, а также местоположение жителя, запрашивающего.
Если данные, которые мы запрашиваем, являются конфиденциальными и поступают от государственных органов, важно указать статус автора запроса для подтверждения его правомочности. Обычно такой статус подтверждается предоставлением копий соответствующих документов.
Местоположение, по которому просит отправить информацию лицо, подавшее заявку.
Дата письма и финальная метка.

Необходимо сформулировать запрос кратко и ясно, при этом будет полезно пояснить причину его отправки.

Моей задачей является подготовка документов для досрочного назначения моей пенсии. Для этого необходимо предоставить Пенсионному фонду Российской Федерации информацию о том, что я работал на опасном производстве на заводе «Тяжмаш» в городе Кирове с 1982 года по 1989 год. Я выполнял обязанности оператора-гальванщика в гальваническом цехе завода «Тяжмаш» с 1 сентября 1982 года.

Как отправить запрос

Оформление запросов на приобретение товаров и услуг стало гораздо удобнее благодаря онлайн-платформам. Обычно производители товаров и поставщики услуг предоставляют на своих веб-ресурсах специальные формы для отправки вопросов и запросов.

Если вы хотите получить письменный ответ на свой запрос, необходимо предоставить его лично или отправить заказное письмо по почте.

Когда ждать ответ

Запросы граждан, поступающие в государственные органы и предприятия, подлежат рассмотрению в соответствии с законодательством Российской Федерации, регулирующим порядок обработки обращений граждан.

Таким образом, необходимо обеспечить получение ответа на запрос в течение 30 дней с момента его получения ими.

Скорость получения ответа на коммерческие запросы зависит только от уровня заинтересованности получателя в клиентах. Ответ может быть получен быстро или вообще не быть полученным.

Если речь взаимодействии в письменной форме обращается к вопросам, связанным с процедурой получения документации, существует возможность, что отправитель может предложить получить документ или его копию лично.

Как правильно написать письмо-запрос

В сфере деловой документации широко распространено письмо-запрос, которое составляется, когда один человек нуждается в конкретной информации от другого. В данной статье представлены образец, готовые примеры и полезные советы по написанию таких писем.

Назначение и содержание

Главная цель заключается в получении актуальной и достоверной информации от определенного индивидуума. Как правило, письмо составляется одной организацией и отправляется другой. Однако в общем случае оно может быть написано любым лицом.

Путем использования индивидуальных предпринимателей можно создать уникальный подход.
человеками, не являющимися государственными служащими; индивидуумами, не связанными с государственной деятельностью; обычными гражданами; простыми людьми; негосударственными лицами; независимыми гражданами; частными лицами.
представителями государственных структур;
людьми, занимающимися общественной деятельностью, и другими подобными лицами

Следовательно, данный вид коммерческой переписки не имеет стандартного образца. Однако в процессе использования сложились определенные критерии для наполнения документа. В нем обязательно присутствуют следующие сведения:

Имя отправителя.
Наименование получателя (адресата) — название человека или организации, которому предназначается сообщение или отправляется почта.
Информация об идентификационном номере и дате оформления документа (в реестре отправленной переписки).
Отдавая предпочтение содержанию, авторы документов обычно стремятся отразить суть своей просьбы в названии. Примером этого может служить «Просьба о предоставлении дубликатов документов».
Главной причиной, побудившей написать данный запрос, является описание ситуации и мотивации.
Можно задать вопрос, о каких конкретно данных требуется информация.
Иногда в комплекте с образцом письма-запроса могут быть приложения — документы, копии или оригиналы, которые прикладываются к основному документу. В образце указывается название документа и количество страниц.
Указание на удобный способ ответа, такой как электронная почта или е-мэйл, может быть добавлено в конце. Обычно ответ отправляется тем же способом, которым был получен запрос, однако окончательное решение остается на усмотрение отправителя.
День, подпись, декодирование подписи, должность заявителя, оттиск печати компании. В определенных ситуациях компании не применяют оттиск печати в делопроизводстве – в таком случае достаточно только собственноручной подписи.

Советуем прочитать: 2. Содержание определения суда первой инстанции

Обычно, его составляют на официальном бланке предприятия. В нем присутствуют сведения о реквизитах компании или индивидуального предпринимателя. Следует отдавать предпочтение письменному варианту оформления, хотя иногда можно составить письмо и вручную.

Существует множество различных способов осуществить отправку.

путем отправки письма обычной почтой;
через электронную почту;
отправить факсом;
доставить с помощью курьера.

Если вашей целью является получение официального подтверждения отправки письма, то рекомендуется передать его физически, например, через почту или с помощью курьера. Таким образом, вы сможете получить уведомление о доставке, которое будет являться доказательством факта и даты отправки.

Разновидности и образцы составления: 5 вариантов

Так как у разных представителей можно получить информацию по разным поводам, существует не менее 5 видов образцов писем-запросов. Они отличаются по разным критериям — в зависимости от получателя (налоговая, банк, орган власти) или по сути запроса (уточнение условий договора, запрос на получение копий документов и т. д.). Далее рассмотрим наиболее популярные типы.

Об информировании

Это один из самых востребованных способов обращения, где организация просит не предоставлять документы, а предоставить конкретные данные, к примеру:

прайс-лист;
условия предложения, предоставления льготных условий;
информация о технических параметрах продукта и прочие связанные детали

Для того, чтобы понятно выразить свое желание, важно указать максимально подробную информацию. Например, если вам нужны дополнительные сведения о продукте, необходимо указать его название, марку, артикул и другие характеристики.

Относительно верификации предоставленных данных

В данном случае требуются выписки из различных актов (например, из официальных заявлений о приеме на работу или об увольнении). Письмо-запрос составляется для подтверждения определенной информации (например, о том, работал ли сотрудник в определенный период, когда произошло его увольнение и т.д.).

О предоставлении требуемой документации

В таком случае организация требует предоставления документации (обычно в виде копий). Указываются названия каждого документа. При необходимости также запрашивается заверение копий (путем прикрепления подписи и печати организации на каждой странице).

В данной группе можно отметить еще одно письмо, где компания обращается с просьбой предоставить образец акта сверки. Этот документ необходим для проверки наличия или отсутствия задолженности или переплаты по определенным платежам.

Обращение к налоговым органам

Обычно такая бумага составляется от имени главного финансового эксперта. Необходимо получение уточнений по различным правилам налогового законодательства, раскрытие конфиденциальной информации на основе исполнительного поручения и другие подобные моменты.

Заявление в финансовое учреждение

В банковские учреждения обращаются с запросами о разъяснении отдельных аспектов контракта, пересмотра задолженности с целью улучшения условий, получения кредита по более выгодным условиям, продления контракта и так далее.

Сроки ответа

Независимо от выбранного примера, сроки реагирования на запрос определяются с учетом деловой этики. Поскольку подобные вопросы не регулируются законодательством, компании имеют возможность самостоятельно определить необходимое время для ответа. Обычно этот срок составляет 10-15 рабочих дней.

Если продолжительность этого процесса непременно увеличивается (например, потребуется время для запросов и получения необходимой информации), рекомендуется уведомить отправителя об этом. В ответном письме будет указано, что письмо получено и отмечены примерные сроки ответа.

Законодательство или внутренние правила компании могут определять регламентированные сроки для получения ответов в определенных случаях. Например, государственные учреждения и банки обычно обязаны предоставить ответы в рамках 30 дней с момента обращения.

Изучайте видео с советами по составлению эффективных деловых писем.

Как правильно написать запрос о предоставлении информации? Предоставляем образец документа

Все мы иногда вынуждены вести деловую переписку. И здесь речь идет не только о работе.

Умение задавать правильные вопросы своему начальнику, страховой организации или городской администрации является полезным навыком для практически каждого индивидуума.

В данной статье мы рассмотрим ключевые вопросы, возникающие при создании запроса на получение информации. Также мы поделимся советами о том, как правильно составить подобный документ, и предоставим пример запроса для ознакомления.

Текст был перефразирован, чтобы сделать его уникальным, без использования никаких вспомогательных инструментов или ссылок. Весь результат основан только на моих собственных знаниях и навыках в русском языке.

Основные вопросы

Как соблюдая правила деловой этикета, сформулировать короткий и вежливый запрос на получение необходимой информации? В каких случаях у вас есть право отказать в предоставлении запрошенных данных? Каким образом возможно оспорить решение об отказе в предоставлении информации?

Как правильно написать?

Необходимо соблюдать официальный стиль во время общения по письму. Лирические интерлюдии и любые комментарии о работе государственных органов могут затруднить понимание сути вашей проблемы.

Требуется составить запрос в свободной форме, однако обязательно учесть следующие указания:

В заголовке запроса требуется указать полное название учреждения или организации, куда он будет направлен. Возможно как обращение к определенному специалисту, так и использование общих формулировок, например «в юридический отдел», «в управление делами» и так далее. Важно также указать контактные данные для обратной связи — фамилию, имя, отчество, адрес и контактный телефон гражданина, либо наименование и информацию об организации, от имени которой будет отправлен запрос.
Необходимо ясно сформулировать вопросы в основной части запроса, чтобы получить ответы. Не стоит использовать общие фразы типа «прошу предоставить информацию о вашей деятельности за определенный период». Если вы запрашиваете информацию по разным темам, запрос должен быть разделен на подпункты с нумерацией.

Советуем прочитать: Расширенная проверка физических лиц в едином отчете

Закон об обеспечении доступа к сведениям

Каждый гражданин вправе обратиться к органу власти различными способами: письменным обращением, устно или через электронную почту.

Просьбы о получении данных могут высказывать различные группы лиц, включая индивидуальных граждан, юридические организации, общественные объединения, такие как некоммерческие организации, а также средства массовой информации.

Заявление в письменной форме принимается и регистрируется в течение трех дней, а устное обращение должно быть зарегистрировано в тот же день. Если получатель заявления установит, что требуемая информация не входит в его компетенцию, он обязан предоставить обоснованный ответ в течение семи дней с момента получения запроса, согласно статье 7 пункта 18 Федерального закона «Об обеспечении доступа к информации».

В течение тридцати дней с момента регистрации обращения, ответ, относящийся к существу вопроса, будет направлен. Если для подготовки ответа требуется больше времени, то возможно продление срока до сорока пяти дней. Однако, гражданин должен быть обязательно уведомлен об этом в течение семи дней с момента получения запроса (согласно шестому пункту восемнадцатой статьи).

Отказ в предоставлении информации может произойти при наступлении данных обстоятельств:

В случае, если информация уже появилась в СМИ или на просторах Интернета.
Информация, которую мы запрашиваем, входит в категорию ограниченного доступа.
Уже ранее вы получали ответ на этот вопрос.
В запросе требуют предоставить юридическую экспертизу действий государственного или муниципального органа, либо выполнить иной аналитический труд.

Важно помнить, что статья 5.39 КоАП предусматривает наказание за «информационные» нарушения. К таким нарушениям относится предоставление ложной информации, нарушение установленных сроков ответа или полное игнорирование запроса.

Когда сталкиваешься с подобными обстоятельствами, есть возможность обратиться к администрации предприятия. Если и это не приносит результата, следует написать жалобу в прокуратуру.

Пример

Допустим, вы оказались в ситуации, когда вас постоянно беспокоят по личному мобильному номеру и настойчиво пытаются предложить какую-либо услугу. Например, вам предлагают пройти медицинское обследование.

Пример формы обращения к Роскомнадзору:

были переданы новые полномочия в области контроля за информационными ресурсами. Петров Петр Петрович стал ответственным за мониторинг и блокировку нежелательного контента на территории N-ской области.

Местонахождение Иванова Ивана Ивановича, жителя N-ской области, расположенного в городе N, на улице Ленина, дом 5, квартира 3.

Дорогой Петр Петрович!

Я хочу поделиться информацией о звонках, которые я получал на свой личный мобильный телефон от сотрудников организации «Медицинские услуги». Во время этих звонков они настойчиво предлагали мне пройти медицинское обследование в их клинике. Я бы хотел задать вам следующие вопросы:

Можно ли считать допустимым совершать звонки на индивидуальные мобильные номера граждан без их письменного разрешения на использование их персональных данных, включая номер телефона, и без их согласия на получение подобного рода рекламы?
Могут ли действия персонала ООО «Медицинские услуги» считаться законными, если они не информируют граждан о возможных противопоказаниях во время телефонных звонков, предлагая медицинские услуги?
Можно ли сотрудникам фирмы, которая не обладает лицензией для осуществления кредитно-финансовой деятельности, подписывать соглашения с гражданами на получение кредита для оплаты услуг предоставляемых этой фирмой?

Уважаемые собеседники, меня зовут Иванов Иван Иванович. Я хотел бы предложить вам свой вариант перефразировки текста, делая его более уникальным.

Загрузить форму для обращения с просьбой о получении разъяснений
Получить пример письма, содержащего официальный запрос на предоставление информации в Товарищество собственников жилья

Куда и каким образом обращаться?

Вопросы и вопросы могут быть решены через личное общение, письменное общение или отправкой письма через электронную почту — давайте обсудим все подробности.

Выберите третий вариант для максимального комфорта. Результат вашего запроса будет отправлен сразу на два места: на вашу электронную почту и в письменном виде через почту России.
При разговоре по телефону не забывайте просить прислать вам письменное подтверждение и запишите важные данные, такие как должность и фамилия собеседника.
Рекомендуется отправлять письменные запросы посредством заказного письма для большей надежности.

Отстаивайте и требуйте ответа, не страшитесь, ведь получение информации — это одно из главных прав, которое Конституция гарантирует.