Как уже упоминалось выше, при обмене информацией всегда предполагается получение ответа от партнера. Этот ответ не обязательно должен быть отправлен тем же способом, что и запрос. В письме желательно указать предпочтительный способ коммуникации. Все сроки также играют важную роль.
Стоит отметить, что получение письма само по себе не создает для второй стороны никаких обязательств. Контрагент не всегда обязан предоставлять запрашиваемую информацию.
При направлении деловых писем другим организациям всегда требуется подпись руководителя предприятия-отправителя. Таким образом, получатель может быть уверен, что запрос не поступает от мошенников и серьезно относится к намерениям контрагента. Однако, директор не всегда может написать официальное письмо самостоятельно. Обычно эту задачу поручают сотруднику компании. Ответственность за ведение деловой переписки и регистрацию писем лежит на документоведе, который и составляет текст запроса.
Начальник получает готовый вариант документа для подписи, проверяет его содержание и исправляет ошибки своих подчиненных. При соответствии ожиданиям руководства, письмо подписывается начальником и направляется адресату выбранным способом.
Процесс написания документа
Способ оформления текста зависит от способа его отправки. Текст можно написать вручную с помощью синей или черной шариковой ручки, а также в виде машинописного документа на компьютере. В любом случае, автограф директора должен быть рукописным. Это означает, что даже если решено написать письмо на компьютере, его придется распечатать, подписать и сканировать.
Обычно для написания текста используется официальный бланк организации, на котором указаны все реквизиты. Это необходимо, чтобы контрагент мог проверить фактическое существование компании и запрашиваемую информацию. Также обязательно указать контактные данные для обратной связи, такие как телефон, почтовый адрес или электронная почта.
Объясняем, как правильно составить письмо-запрос
Перед началом необходимо обратить внимание на данные. Если хотите написать письмо на обычном листе бумаги формата А4, придется вписывать эти данные вручную. Укажите ИНН, ОГРН, юридический адрес, название организации с указанием ее организационно-правовой формы, а также способы обратной связи.
В шапке письма укажите, кто отправитель и получатель. В дательном падеже сохраните информацию о получателе: ФИО руководителя, его должность в компании, название фирмы. Затем, уже в родительном падеже, укажите те же данные, но об отправителе.
В дальнейшем в тексте появляется основной блок, где оставлен запрос на получение информации. Отмечаем, что причиной обращения стало получение рекламной рассылки от внешней компании, и указываем конкретный список данных, которые необходимо получить. Часто письмо-запрос является ответом на рекламную рассылку от сторонней компании. Необходимо также указать, каким способом ожидается получить ответ. Если этот момент пропустить, ответное письмо будет получено тем же способом.
После этого работа с письмом заканчивается. Остается только заверить его автографом руководителя и указать, с каким почтением обращаться к директору компании-контрагенту. Это важный момент, который может повлиять на успех всего мероприятия. Если другая сторона заинтересована в сотрудничестве, ответ будет получен в кратчайшие сроки.
Составляем письмо-запрос: образцы и принципы оформления
Деловое письмо, известное как письмо-запрос, представляет собой определенный вид переписки. Такие запросы отправляются партнерам, контрагентам, государственным органам… Иногда можно обойтись и без него (например, устно попросить коллегу-предпринимателя сообщить какие-то сведения), однако в общем случае не следует пренебрегать такими посланиями. Хотя бы для соблюдения установленного порядка.
- Информация (о характеристиках товара и его наличии, о способах доставки и сроках поставки, о причинах задержки отправления и т. д.).
- Документы или предметы (бумаги для заключения договора, образцы товара и т. д.).
Другими словами, если вам что-то неизвестно или непонятно, если вам нужны документы или прайс-листы, то отправляйте письмо-запрос.
Пример письма-запроса для получения разъяснения
Как подобрать налоговую систему для индивидуального предпринимателя? Рассматриваем все варианты
Перерывы в течение рабочего дня: какой отпуск полагается сотрудникам
Франшиза ювелирного магазина — выгодные предложения от четырех лидеров рынка
Франшиза «БетонБаза» – основательное предприятие
Как внести изменения в учредительные документы и зарегистрировать их© 2014 «Дежур». Журнал для будущих предпринимателей. Для использования материалов «Дежура» требуется предварительное согласие администрации.
Важно помнить о вежливости и этике при составлении письма. Необходимо избегать угроз и обещаний обращения в официальные инстанции в случае отсутствия ответа. Проявляйте корректность и вежливость в своей просьбе, даже если получатель не желает ее выполнять. В случае отсутствия ответа или получения официального отказа, возможно придется принимать более серьезные меры, например, написание предупреждительного письма.
- Франшиза кофейни Coffee Woods
-
- Условия повторной публикации
- Отправить материал
- Контактная информация администрации
- Правообладателям
- Карта сайта
- Как начать свой бизнес?
- Откуда получить финансирование?
- Онлайн-помощь от эксперта
- Вопросы по бухгалтерии
Шаблоны писем для клиентов: 10 готовых примеров
Согласно данным Британской Ассоциации прямого маркетинга, каждый вложенный фунт в email-маркетинг приносит 38 фунтов прибыли. Хотите достичь таких же результатов, но не знаете, как написать письмо для клиента? Тогда воспользуйтесь готовыми шаблонами писем для клиентов, которые мы собрали для вас в этой статье.
Как правильно написать письмо клиенту?
Вы всегда думаете о ваших клиентах, но они не всегда думают о вас. Чтобы привлечь их внимание и опередить конкурентов, необходимо постоянно напоминать о себе. Отправка электронных писем отлично справляется с этой задачей. Авторы блога Pipedrive делятся несколькими советами, которые помогут вам:
- Будьте терпеливыми. Постепенно ведите потенциального клиента к сделке, регулярно отправляя ему письма с ценной и интересной информацией.
- Согласуйте стратегию рассылки писем клиентам с отделом маркетинга, чтобы не быть слишком навязчивыми и не перегружать ящик клиента повторной информацией.
- Используйте CRM-систему. Она упростит техническую сторону общения с клиентами и ускорит работу с почтой.
Для отправки писем клиентам из CRM вам не нужно печатать текст. С помощью конструктора документов вы можете создать набор писем на все случаи жизни и отправлять их клиентам всего за два клика. S2 CRM автоматически вставит имя и другие данные клиента в письмо.
Примеры и шаблоны писем клиентам
Мы собрали деловые письма клиентам, которые вы можете использовать в качестве образца. Вам нужно только добавить детали.
Письма «холодным» клиентам
Пишете потенциальному клиенту впервые? Чтобы избежать попадания в спам, рекомендуется персонализация и предложение выгоды.
1. Ссылайтесь на общее знакомство.
Тема письма: Пишу от [имя знакомого]
Мы успешно сотрудничаем с [общий знакомый] в [сфера деятельности] уже [столько-то времени] и вместе достигли хороших результатов. Подробную информацию вы можете найти здесь: [ссылка на кейс/отзыв].
Будем очень рады, если и вы присоединитесь к нашей команде. Мы уже подготовили несколько вариантов, как сможем помочь вам в решении ваших задач:
2. В письме мы можем привести ссылки на книги, лекции и презентации, которыми вы поделились. Очень понравилась ваша презентация на [мероприятие], особенно интересен аспект, о котором вы рассказывали. Мы благодарны за ваш опыт и за то, что поделились проблемными моментами вашего бизнеса.
У нас в компании есть несколько решений, которые бы могли улучшить [проблему X], вы можете ознакомиться с ними по ссылке или в списке вариантов решений.
Пожалуйста, дайте нам знать, заинтересовало ли вас наше предложение.
3. Если вы получили контакты потенциального клиента на деловом мероприятии, отправьте письмо-предложение следующего содержания:
Тема письма: Материалы по итогам (мероприятия Х)
Я надеюсь, что вам тоже понравилось [событие], и хотелось бы поблагодарить вас за интерес к [название компании].
Прилагаю более подробную информацию о нашей организации. Буду рад ответить на все ваши вопросы по телефону.
Письма после встречи
6. Составьте такое письмо клиенту, если на встрече вы обещали отправить ему дополнительную информацию:
Тема письма: Информация по вашему запросу
Прежде всего, хотелось бы поблагодарить вас за встречу и выделенное время. Я обещал вам отправить дополнительные данные о [вопросе] — они находятся в прикрепленном файле.
7. После встречи с клиентом напомните ему о следующих шагах переговоров.
Тема письма: План действий на ближайшее время
Благодарю вас за выделенное время — сегодняшняя встреча была очень плодотворной.
[Дата]: Я отправлю вам [соглашение/полный комплект документов].
[Дата]: Вы можете предложить свои замечания и пожелания.
[Дата]: Мы внесем все окончательные изменения и подпишем соглашение. Если вам нужно что-то обсудить до этой даты, дайте мне знать.
В случае, если клиент не отвечает
8. Если клиент не отвечает на звонок, воспользуйтесь следующим образцом для написания письма:
Тема письма: Не удалось связаться с вами
Я хотел обсудить с вами [вопрос], но, возможно, вы были заняты. Пожалуйста, перезвоните мне по номеру [номер] или сообщите, когда вам будет удобно, чтобы я позвонил вам.
9. Если вы хотите вежливо напомнить о себе, поделитесь с клиентом информацией, которая может быть для него полезной.
Тема письма: Полезная информация для вашего бизнеса
Я нашел полезную информацию, которая может вам пригодиться.
[Введите ссылку на сайт или отдельную статью, приложите нужные файлы или медиа-файлы]
Это может быть полезным для вас [поясните, почему].
10. Если клиент не платит, напомните ему об этом:
[Укажите дату] я уже прислал вам счет по электронной почте. Пока оплата не поступила, прошу вас проверить, получил ли ваш финансовый отдел наш счет. Если необходимо, я отправлю его еще раз. В течение недели жду от вас оплату.
[Укажите дату] я уже прислал вам счет по электронной почте. Пока оплата не поступила, прошу вас проверить, получил ли ваш финансовый отдел наш счет. Если необходимо, я отправлю его еще раз. В течение недели жду от вас оплату.