В условиях всеобщего внедрения электронного взаимодействия ФСС с медицинскими компаниями и страхователями, вопрос организации электронного больничного листа и его инструкция для работодателя становится особенно актуальным. Наш материал расскажет о том, как функционирует система электронного документооборота с больничными листами и каким образом можно получить доступ к этим электронным документам.

Встал ли вопрос о изменении обязанностей кадровика с внедрением виртуального больничного?
Принцип функционирования электронного медицинского документа
Существует ли возможность выбора метода взаимодействия с документами ограниченной способности к труду?
Разнообразные обязанности, возлагаемые на работодателя в отношении электронного больничного листа
Итоги

Изменились ли функции кадровика при введении виртуального больничного?

С момента внедрения электронных больничных листов в 2022-2023 годах, задачи кадровиков значительно упростились. Они больше не обязаны заполнять бумажные листки нетрудоспособности. Теперь этот документ создается медицинским учреждением. Работодатель теперь может узнать о том, что сотрудник находится на больничном, из Личного кабинета страхователя (согласно пункту «а» пункта 21 Правил, утвержденных постановлением Правительства России от 23.11.2021 № 2010). Если работник получает запрос от ФСС после закрытия больничного листка, он предоставляет недостающую информацию через свой личный кабинет для оформления выплаты (согласно пункту 22 Правил).

Познакомьтесь с дополнительной информацией о последних изменениях в процедуре оформления больничного листа начиная с 2022 года, которую представлено в специализированной публикации.

Указывается, что существует ограниченная группа работников, для которых все же возможно оформление бумажного больничного листа. Эти люди являются информацией, относящейся к государственной тайне, и граждане, на которых применяются меры государственной защиты (п. 2 Правил). Однако обычные частные работодатели очень редко нанимают таких работников.

Важно учесть, что сотруднику необходимо оформить электронный больничный без его согласия, согласно постановлению Правительства России от 23.08.2021 № 1381.

Консультанты из компании «КонсультантПлюс» предоставили детальные инструкции по использованию электронных больничных листов. Полное понимание этой информации можно получить, получив бесплатный пробный доступ к системе К+.

Как работает электронный больничный лист

Перед внедрением электронного взаимодействия между работодателем и медучреждением с ФСС была проведена обширная автоматизация системы здравоохранения. Это было необходимо для успешной организации электронного документооборота.

Для сотрудника медицинского учреждения, отвечающего за оформление электронного больничного листа, предусмотрены следующие шаги:

Информация о больном и установленном диагнозе записывается в специализированную программу, установленную на компьютере, а именно в модуль «Электронная медицинская карта».
При заполнении «Листа нетрудоспособности» медработник дополняет информацию, которая получена из электронной медкарты, чтобы получить все необходимые данные для составления больничного листа.
Система ЕГИСЗ используется для отправки больничных, которые подписываются электронной подписью.

Сотруднику (пациенту) предоставляется только одно действие в процессе оформления электронного больничного листа — отправка сообщения с номером больничного листа работодателю, если необходимо. Согласно закону, работник имеет право обратиться за пособием в течение 6 месяцев после восстановления трудоспособности (пункт 1 статьи 12 закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ). Однако, на практике обычно не требуется применение этого положения, поскольку информационное взаимодействие между работодателем, ФСС и медучреждением, в процессе оформления электронного больничного листа, осуществляется без участия работника.

В таком случае, нет необходимости запрашивать у сотрудника предоставление номера электронного больничного листа.

В ряде ситуаций возможно отказать гражданину в выдаче больничного листка. Подробную информацию вы можете получить в эксклюзивном материале от экспертов компании «КонсультантПлюс» через бесплатный пробный доступ.

Возможен ли выбор системы работы с листками нетрудоспособности?

С начала 2022 года работодатели лишены права выбора схемы работы со справками о нетрудоспособности: обязательно используется электронный формат во всех ситуациях.

Советуем прочитать: Рецепты вафель в домашних условиях

Важно отметить, что внедрение инновационной электронной системы больничных не освобождает работодателя от обязанности сохранять больничные листки. Они являются документами для налогового учета. Поэтому, если у предприятия есть старые бумажные больничные листки, их нужно хранить в течение шести лет (согласно пункту 6 подпункта 3.4 статьи 23 Налогового кодекса Российской Федерации).

В электронных медицинских документах ошибки почти полностью исключены (или очень редки и могут быть легко исправлены), а возможность появления фальшивых листков нетрудоспособности в принципе исключена. Кроме того, исключена возможность потери или повреждения электронного листка нетрудоспособности.

С начала 2021 года все регионы вступили в экспериментальную программу Фонда социального страхования. Это означает, что работодатель теперь обязан оплачивать только первые три дня больничного. Остальные дни оплата производится напрямую сотруднику Фондом социального страхования. Для этого необходимо предоставить пакет документов для выплаты пособия.

Узнайте, как выполнить это правильно, ознакомившись с информацией в «КонсультантПлюс». Для этого вы можете получить пробный доступ к системе и перейти к готовому решению. Это предоставляется бесплатно.

Функции работодателя по работе с электронным больничным

С 2022 года отсутствуют федеральные законы, которые регулируют процесс заполнения электронных больничных листов кадровыми службами.

При взаимодействии с электронными медицинскими справками работодатель обязан учитывать следующие факторы:

Ознакомиться с информацией о электронном листке нетрудоспособности можно посредством личного кабинета на веб-сайте cabinets.fss.ru. Доступ к нему можно получить, используя логин и пароль от учетной записи на Портале госуслуг.
Выполнив авторизацию в своем аккаунте, вам потребуется совершить выбор нужного сертификата электронной подписи из перечня, предложенного системой.
На первой вкладке «Электронные листки нетрудоспособности» содержится информация о сотруднике, его полном имени, номере СНИЛС, номере листка нетрудоспособности, дате его выдачи и периоде, в течение которого он не способен работать, а также о текущем статусе электронного больничного (может быть «Пособие выплачено» или «Заполнен страхователем»).
Если вы получили уведомление от фонда, вам необходимо предоставить дополнительную информацию через свой личный кабинет.
Вы можете следить за состоянием своего медицинского свидетельства об нетрудоспособности, используя специальные электронные ресурсы, такие как обмен информацией, реестры и базы данных (каждый ресурс размещен на отдельной вкладке главной страницы).

Министерство труда России осветило определенные моменты использования электронных медицинских свидетельств. Приглашаем вас перейти по указанной ссылке для получения более подробной информации.

Сегодня основная обязанность работодателя, когда процесс работы с больничными листками стал намного проще, заключается в правильном расчете и своевременной выплате пособия (часть которого оплачивается работодателем). Команда экспертов из «КонсультантПлюс» разработала материал, который поможет вам эффективно решить эти задачи. Получите бесплатный пробный доступ к этому материалу и узнайте больше.

Необходимо ли трудиться через индивидуальную учетную запись на веб-ресурсе Фонда социального страхования, можно узнать на данной странице.

Статья «Действия работодателя при несчастном случае на производстве» рассматривает вопрос функций, возлагаемых на работодателя в случае, когда сотрудник получил травму на рабочем месте.

Итоги

Начиная с 2022 года, введение электронного больничного листа становится обязательным. Теперь медучреждения, работодатели и ФСС больше не будут заполнять свою часть листка нетрудоспособности в рамках электронного документооборота. Однако каждая компания обязана зарегистрироваться на Портале госуслуг и использовать полученные логин и пароль для входа в личный кабинет на сайте cabinets.fss.ru. Именно в этом электронном сервисе происходит обработка больничных листов в соответствии с установленными правилами. Работодатель направляет в ФСС недостающую информацию через личный кабинет. Введение электронного больничного листа позволяет создать прозрачную систему обязательного социального страхования и полностью исключить возможность представления поддельных листков нетрудоспособности со стороны застрахованных лиц.

Советуем прочитать: Круглосуточный уход и забота

Электронный больничный лист в 2025 году: инструкция для работодателя

В данной публикации был раскрыт процесс получения и заполнения закрытого больничного листа. Специалисты привели примеры и пояснили, когда и в какие сроки должны быть произведены выплаты по больничному. Здесь вы сможете узнать, сколько дней должен оплатить работодатель, а сколько должна выплатить Социальный фонд России.

Оставайтесь в курсе последних актуализаций в сфере законодательства.

Каким образом возможно получить электронный документ, содержащий информацию о больничном листе, доступный только определенным лицам.

ЕИИС «Соцстрах» хранит электронный больничный лист. Работодатель будет уведомлен об окончании больничного для его сотрудника. Кроме того, информацию о электронном больничном листе можно получить через сервис «Социальный электронный документооборот» (СЭДО) в соответствии с частью 8 статьи 13 Закона о страховании от временной нетрудоспособности, предоставленной ФСС РФ.

Внимание

Возможно осуществить оплату лишь медицинского листа, имеющего статус «03».

Как можно правильно заполнить электронный медицинский документ?

Чтобы передать информацию в СФР, необходимо получить подтверждение от должностных лиц вашей организации с помощью усиленных квалифицированных электронных подписей. Работодатель не осуществляет подпись электронного больничного листа усиленной квалифицированной электронной подписью, так как не отвечает за его составление. Для заверения документа требуются усиленные квалифицированные электронные подписи медицинского работника и медицинской организации (при необходимости — председателя врачебной комиссии).

Правила, касающиеся получения страховщиком информации и документов, необходимых для выплаты пособий в случае нетрудоспособности, описаны в пункте 22. Также имеется статья 13 Закона о страховании на случай нетрудоспособности, где регламентируются требования к получению необходимых данных и документов. Пункт 16 Правил получения информации и документов страховщиком также относится к назначению и выплате пособий. Кроме того, существует пункт 67 Порядка формирования электронных документов, которые подтверждают нетрудоспособность.

Как осуществить платеж за электронную медицинскую справку?

Социальный фонд России сообщает о выплатах с предыдущего места работы, которые учитываются при оплате больничного.Статья 14.1, часть 4, может быть сформулирована следующим образом.Сотрудник не предоставил информацию о предыдущем месте работы, согласно Закону № 255-ФЗ. Используя полученные данные от СФР, необходимо определить среднюю заработную плату для оплаты первых трех дней больничного в общем порядке.

Советуем прочитать: Бабаевский район

Внимание

Начиная с 2025 года, справка 182н больше не требуется.

Рассчет и оплата электронного больничного производятся в универсальном порядке. К примеру, электронный больничный выдается в случае заболевания или несчастного случая. Вы оплачиваете первые три дня временной нетрудоспособности работника, а остальной период, начиная с четвертого дня, оплачивается СФР.

Для того чтобы получить пособие от фонда, необходимо предоставить необходимые документы в территориальный орган СФР не позднее чем через три рабочих дня после их получения от работника. Однако, если нетрудоспособность работника продолжалась не более трех дней, то нет необходимости подавать документы в территориальный орган СФР, так как пособие за первые три дня болезни выплачивается работодателем, а не фондом. Это основано на пункте 1 части 2 статьи 3, части 15 статьи 13 Закона о страховании на случай нетрудоспособности, пункте 7 Правил получения страховщиком необходимых сведений и документов для назначения и выплаты пособий, а также на Письме ГУ ‒ МРО ФСС РФ от 26.08.2021 № 10-16/03-629л.

Если вы используете АУСН, то фонд будет отправлять вам необходимую информацию в электронном виде для назначения, подтверждения или уточнения пособия. Вам необходимо подтвердить или уточнить эту информацию в электронном виде и отправить ее в фонд не позднее трех рабочих дней с момента получения (согласно части 29 статьи 13 Закона № 255-ФЗ).

Отсутствует необходимость подавать заявление о получении электронного больничного пособия, так как это не предусмотрено действующим законодательством. Однако рекомендуется обратиться в территориальный орган Социального фонда Российской Федерации для получения пояснений по данному вопросу.

Не знаете, как разобраться в запутанной юридической обстановке? Мы предлагаем вам подробную инструкцию по правовым действиям.

Установленные временные рамки для внесения платежей за электронный больничный лист

Работодатель имеет обязанность оплатить первые три дня заболевания согласно порядку, установленному для выплаты заработной платы в соответствии с частью 1 статьи 14.1 Закона № 255-ФЗ. Рекомендуется установить конкретные сроки начисления и выплаты пособия в местном нормативном акте. Оставшиеся дни оплачиваются территориальным органом СФР в течение 10 рабочих дней после получения им необходимых документов для назначения и выплаты пособия согласно части 1 статьи 15 Закона № 255-ФЗ.

Подробнее

Подключайте бота «Что делать Если»

Я регулярно получаю интересные материалы и видеотрансляции от специалистов, на которых я подписан, а также следую за обновлениями в тематиках, которые я отметил для контроля. К тому же, у меня есть дополнительный бонус — стикерпаки для бухгалтера и юриста.

ПолезноОтправить

Этот человек разбирается в том, как применить МСФО и вести финансовый учет для торговой компании. Он является специалистом в банковской сфере и пишет экспертные статьи для журнала «КонсультантПлюс». Он также работает в качестве ведущего экономиста-консультанта в компании «Что делать Консалт».