Запись заседания: как правильно составить

Запись заседания участников — распространённый документ в деятельности многих компаний. Это эффективный инструмент для фиксации и контроля договорённостей сторон, поставленных целей, задач, сроков и других важных аспектов. Однако, если внутренние записи заседаний фиксируют поручения и сроки для сотрудников, то записи, подписанные между организациями, несут юридические риски. Об этом рассказал Артем Володяев, директор Департамента претензионно-исковой работы «ОТЭКО».

Записи заседаний могут включать юридические риски, которые часто упускаются из виду при их составлении и подписании. Стремление подробно зафиксировать обсуждения и договорённости может привести к негативным последствиям в случае споров между сторонами.

Какие правовые последствия чаще всего связаны с подписанием записей заседаний?

Во-первых, запись заседания может рассматриваться как сделка (договор), то есть соглашение сторон, устанавливающее, изменяющее или прекращающее гражданские права и обязанности.

Во-вторых, запись заседания может служить письменным доказательством, подтверждающим факты в суде и влияющим на исход дела.

В-третьих, на преддоговорном этапе запись заседания можно использовать для интерпретации условий договора.

Запись заседания как сделка

При составлении и подписании записи важно оценить возможность её интерпретации как сделки, совершенной в письменной форме. Вероятность этого повышается, если соглашение охватывает существенные условия договора, которые могли иметь стороны переговоров. Требования к договору и письменной форме сделки вытекают из п. 1 ст. 431 и п. 1 ст. 160 ГК РФ. Важно помнить, что договор в письменной форме может быть заключён путём составления одного документа, подписанного сторонами (п. 2 ст. 434 ГК РФ).

Если следовать букве закона, сделка считается заключённой, если запись заседания подписали уполномоченные стороны. В такой документ могут быть включены следующие условия:

• детальное описание предмета и сроков поставки (договор поставки);
• описание строительных работ, порядок определения цены и сроки их выполнения (договор подряда);
• описание предмета услуг (договор возмездного оказания услуг).

Не обязательно предусматривать все существенные условия в одном документе, тогда его нельзя считать сделкой. Однако, если за месяц стороны подписали несколько записей заседаний, содержащих все существенные условия, эти соглашения с большой вероятностью могут трактоваться как единая сделка.

Считать ли запись заседания сделкой — вопрос спорный, и судебные позиции по этому вопросу различаются.

Запись заседания как доказательство в суде

Запись заседания может содержать информацию об обстоятельствах, значимых для дела в суде. Поэтому записи заседаний часто признаются судами как письменные доказательства (п. 1 ст. 75 АПК РФ).

Таким образом, суды могут признать, что подписание записей заседаний:

• подтверждает, что стороны согласовали дополнительные объемы работ (постановления АС Уральского округа от 22 февраля 2018 года по делу № А50-16870/2016, АС Западно-Сибирского округа от 10 мая 2016 года по делу № А45-12564/2015, АС Уральского округа от 2 декабря 2015 года по делу № А76-25506/2013, АС Дальневосточного округа от 23 июня 2015 года по делу № А73-14622/2013, АС Восточно-Сибирского округа от 26 июня 2017 года по делу № А10-4323/2014, 8-го ААС от 18 мая 2011 года по делу № А81-2457/2009);
• продлевает сроки выполнения обязательств по договору (постановления АС Уральского округа от 6 июля 2016 года по делу № А50-10829/2015 и от 1 июля 2016 года по делу № А60-42466/2015).

Другие, напротив, утверждают, что протокол совещания:

• не подтверждает поручение заказчика на выполнение дополнительных работ (постановления АС Северо-Кавказского округа от 28 ноября 2016 года по делу № А32-29659/2014, АС Московского округа от 14 августа 2013 года по делу № А40-24805/2012, 8-го ААС от 28 августа 2015 года по делу № А70-768/2015);
• не уменьшает объем работ по договору (постановление 8-го ААС от 25 февраля 2016 года по делу № А70-7507/2015);
• не продлевает сроки исполнения обязательств по договору (постановления АС Московского округа от 4 июля 2017 года по делу № А41-67464/2016 и от 19 декабря 2014 года по делу № А40-54701/2014, 9-го ААС от 5 августа 2015 года по делу № А40-16482/2015).

В другой судебной практике суды признавали, что в протоколах совещаний содержится информация:

• о выявленных недостатках проектной документации (постановление АС Северо-Кавказского округа по делу № А53-19153/2021);
• о ненадлежащем предоставлении заказчиком данных, необходимых для оказания услуг (постановление АС Северо-Кавказского округа от 21 июня 2017 года по делу № А20-1599/2016);
• о недостатках проектной документации, предоставленной заказчиком (постановление 8-го ААС от 7 ноября 2017 года по делу № А75-4495/2017);
• о фактически выполненном объеме работ (постановления АС Московского округа от 25 мая 2017 года по делу № А40-144318/2016 и от 20 января 2016 года по делу № А40-9912/2015);
• о неготовности стройплощадок к монтажу оборудования (постановление АС Московского округа от 7 февраля 2018 года по делу № А40-8280/2017);
• о нарушении сроков передачи строительной площадки (постановление АС Московского округа от 25 июля 2016 года по делу № А40-75419/2015);
• о невозможности выполнения работ из-за присутствия на стройплощадке материалов другой фирмы (постановление АС Московского округа от 14 апреля 2017 года по делу № А40-47277/2016);
• о признании задолженности (постановление АС Уральского округа от 10 ноября 2014 года по делу № А60-45784/2013);
• о передаче исполнительной документации (постановление АС Северо-Западного округа от 29 января 2018 года по делу № А56-15742/2015).

Любое из перечисленных обстоятельств может быть ключевым при рассмотрении дел в суде, особенно по делам о взыскании с подрядчика неустойки, и привести к снижению размера ответственности в связи с обоюдной виной в просрочке (ст. 404 ГК) или даже к освобождению от ответственности (ст. 405 ГК).

Протокол совещания на преддоговорной стадии

Протоколы совещаний также используются для фиксации предварительных договоренностей сторон на стадии переговоров, предшествующей заключению договора. Они могут создавать для сторон определенные права и обязанности, если соответствуют понятию «предварительный договор».

Согласно п. 2 ст. 421 ГК, субъекты предпринимательской деятельности могут заключать соглашения о намерениях (меморандум о сотрудничестве, протокол о намерениях, дорожная карта и тому подобное). Соглашение о намерениях представляет собой документ, в котором стороны выражают готовность к сотрудничеству в определенной области или к заключению конкретного договора в установленный срок. Независимо от того, как стороны назовут соглашение, будь то «протокол совещания» или иное, важно, чтобы в нем были четко зафиксированы ключевые условия предстоящей сделки.

Также письменное соглашение о намерениях может служить доказательством того, что соответствующие стороны действительно обсуждали сделку, что может оказать влияние на толкование договора при возникновении споров относительно его исполнения. Так, при толковании договора суд может обратиться к соглашению о намерениях, чтобы установить реальную общую волю сторон (п. 2 ст. 431 ГК). Соглашение составляется в свободной форме и обычно содержит информацию о том, какую сделку планируют заключить стороны и какие шаги нужно предпринять для этого. Из вышеизложенного следует, что протокол совещания может выполнять функцию соглашения о намерениях.

Практическая рекомендация

Для управления рисками следует избегать в протоколах совещаний формулировок, которые возлагают на подписантов обязательства, не предусмотренные договором (в частности, описание видов услуг, дополнительных работ, сроков их выполнения, отличающихся от сроков по договору). В случае необходимости урегулирования вопроса о дополнительных обязательствах в протоколе совещания можно сделать ссылку на намерения сторон либо согласованные способы устранения сомнений, например, указав на необходимость заключения в будущем дополнительного соглашения по конкретным вопросам.

• Право.ru

Порядок проведения совещания

Совещание – это мероприятие, которое требует тщательной предварительной подготовки. Обычно за подготовку отвечает назначенный директором ответственный сотрудник. Он собирает необходимые документы, составляет список актуальных вопросов и проблем, которые необходимо решить, уведомляет всех потенциальных участников о предстоящем совещании и проводит другие подготовительные мероприятия.

Следует отметить, что сотрудники, получившие информацию о предстоящем совещании и приглашение к участию в нем, могут отказаться от участия только при наличии уважительных и веских причин, так как совещание является частью их должностных обязанностей.

Совещание обычно имеет своего председателя, который следит за его ходом, оглашает повестку дня и проводит голосование. Это может быть руководитель компании или другой сотрудник. Важно, чтобы информация о председателе была внесена в протокол.

С начала заседания все происходящие события тщательно фиксируются. Это может осуществляться различными способами: ведение протокола не исключает использования средств фото- и видеозаписи.

Протокол после окончания совещания обязательно подписывается секретарем и председателем собрания, а при необходимости и другими участниками, которые таким образом подтверждают правильность внесенных в него сведений.

Кто должен оформлять протокол

Оформление протокола обычно входит в обязанности секретаря предприятия или другого работника, назначенного для этой задачи непосредственно на совещании. Человек, ответственный за ведение протокола, должен четко понимать, как и для чего это делается, и обладать хотя бы минимальными навыками написания таких документов.

Для чего нужен протокол

Протоколы создаются для фиксации хода обсуждений ключевых для бизнеса вопросов, принятых решений, сроков их выполнения и ответственных за это лиц.

К примеру, на ежегодном общем собрании участники компании решают, как распределить прибыль за предыдущий год. Чтобы избежать разногласий после собрания, секретарь записывает в протоколе ход обсуждений и принятое итоговое решение.

Основные моменты

1. Протокол — это документ, фиксирующий обсуждаемые вопросы и принятые решения на собраниях, конференциях и совещаниях.
2. Протоколы могут быть краткими или полными.
3. Хотя закон не устанавливает требований к оформлению протокола, существуют рекомендации в государственном стандарте.
4. Для фиксации решения по одному вопросу из повестки можно создать выписку из протокола.

Телеграм-канал: 59 808 читателей

Бизнес-секреты: новости, анонсы событий, советы предпринимателей

АО «Тинькофф Банк», лицензия №2673

Заголовочная часть протокола

Для обеспечения юридической силы протокола необходимо корректно оформить полное наименование организации или предприятия, которое признается зарегистрированным в Едином государственном реестре юридических лиц в соответствии с его учредительными документами и уставом, с обязательным указанием организационно-правовой формы:

Для обеспечения юридической силы протокола необходимо корректно оформить полное наименование организации или предприятия, которое признается зарегистрированным в Едином государственном реестре юридических лиц в соответствии с его учредительными документами и уставом, с обязательным указанием организационно-правовой формы: