Внедрение онлайн-касс привело к необходимости введения новых требований и частичной отмены действующих. Концепция кассовой реформы основана на обеспечении «прозрачности расчетов», что включает отказ от использования бумажных отчетов в пользу электронного документооборота. Теперь нет необходимости подтверждать каждый полученный рубль на бумаге — данные по каждой операции передаются в налоговую службу через интернет. Поговорим о том, как нововведения повлияли на процесс составления отчетов по онлайн-кассам, а также о различных типах отчетов и их назначении.

Мы готовы предложить свое помощь в устранении всех возникших проблем с вашим техническим оборудованием!Просто оставьте свою заявку и уже через 5 минут получите квалифицированную консультацию.

Какие отчеты формирует онлайн-касса

О содержании отчётов, которые генерирует электронный кассовый аппарат, имеется информация в Федеральном законе № 54. Согласно пункту 4 статьи 4.1, в фискальном накопителе сохраняются неизменными реквизиты следующих типов отчётов.

о процессе регистрации;
О внесении изменений в настройки процедуры регистрации
о старте рабочего дня;
оокончании рабочего дня;
о завершении работы финансового хранилища
Относительно современного положения в расчетах, состояние финансовых показателей, отчет о выплачиваемых суммах.

Отчеты по онлайн-кассе: о регистрации и об изменении ее параметров

Согласно 54-ФЗ, для проведения расчетов с покупателями предприниматель должен зарегистрировать кассовый аппарат в налоговой. Это можно сделать через официальный сайт ФНС или посетив территориальный орган. После рассмотрения заявки предоставляется регистрационный номер, который необходимо внести в память ФН вместе с другими реквизитами, такими как наименование организации или ИП, данные о ККТ и другие. Это процесс фискализации. В результате формируется соответствующий отчет по онлайн-кассе, в котором отражены:

информация о предприятии
идентификационный код, номер регистрации данного аппарата
Местоположение установки (для онлайн-магазина это веб-сайт);
Названия провайдера налоговых данных и прочие данные организации.

Данные, аналогичные тем, которые присутствуют в отчете о модификации параметров регистрации контрольно-кассового аппарата, также включают в себя код, указывающий причину перерегистрации. Если в процессе регистрации в налоговой инспекции были допущены ошибки в данных или имеются изменения (например, изменены настройки кассового аппарата или система налогообложения), пользователь составляет отчет о модификации параметров регистрации.

Согласно ФФД, реквизиты отчетов могут незначительно различаться в зависимости от применяемого формата. В Приказе ФНС России от 14.09.2020 N ЕД-7-20/662@ представлены перечни реквизитов для каждого типа фискальных документов.

Отчет об открытии смены на онлайн-кассе

Отчет о начале смены на онлайн-кассе составляется кассиром до первого расчета и может быть создан не только утром, но и в середине дня, после обеда и даже ближе к вечеру. Этот отчет является первым документом, который инициирует смену кассира. Реквизиты, которые включает в себя данный отчет, утверждены Приказом ФНС России от 14.09.2020 № ЕД-7-20/662@ (далее — Приказ). Информация, содержащаяся в этом отчете, отображается в таблицах №№ 18, 56, 94, в зависимости от используемого ФФД.

Важно заметить! Если предыдущая работа еще не закрыта, то невозможно получить распечатку отчета.

Рекомендуем!Сумма в размере 22 600 рублей.

Нужен ли Z-отчет на онлайн-кассе

В прошлые времена, когда кассовые аппараты с ЭКЛЗ были в использовании, Z-отчет был необходимым для завершения смены и обнуления счетчиков. Кассир переносил данные из Z-отчета в ф. КМ-6 (справку-отчет) и ф. КМ-4 (журнал кассира-операциониста). Однако, в случае использования онлайн-кассы, вопрос о необходимости Z-отчета возникает.

С внедрением новой модели ККТ были внесены изменения в правила. Z-отчет больше не создается на онлайн-кассах. В современном толковании такого понятия уже не существует. Вместо этого кассир составляет отчет о закрытии смены, который, в отличие от предыдущего, не обнуляет данные, а суммирует результаты по смене.

Во письме с номером 03-01-15/3482 од 25.01.2017, Минфин поясняет, что первичные формы документов, котрые были использованы для контроля торговых операций, больше не действительны и не обязательны для исполнения. Документы, которые ранее представлялись в формах КМ-6 и КМ-4, также уже не требуются. Однако, на законодательном уровне, нет запрета на использование обычной отчетности — в свободной форме и по выбору предпринимателя.

Предоставление технической поддержки оборудования. Мы готовы справиться с любыми трудностями!Просто оставьте свою заявку и уже через 5 минут получите квалифицированную консультацию.

Отчет о закрытии смены на онлайн-кассе

Прикладной документ, который подтверждает закрытие смены кассиром на онлайн-кассе, представляет отчет. По окончании расчетов, кассир составляет этот отчет, в котором содержатся данные и реквизиты других фискальных документов. Затем, все эти информационные материалы передаются в налоговую систему через оператора фискальных данных. Информация, включенная в отчет о закрытии смены, отражена в таблицах №№ 30, 68 и 123 Приказа. Основное назначение данного документа состоит в подтверждении закрытия смены и сохранении соответствующей информации для налоговых целей.

Докладность ведения бухгалтерии компании перед органом контроля.
сохранение информации о денежных операциях в фискальной памяти
Внесение информации в систему финансового учета.

Продолжительность периода работы (интервала между регистрацией открытия и закрытия) — ограничена 24 часами, но не связана исключительно с одним календарным днем. Иными словами, можно открыть смену в понедельник вечером и закрыть ее после обеда во вторник. Если прошло более 24 часов с момента открытия смены, ФН временно заблокирована. ККТ выдаст ошибку. Для продолжения работы необходимо закрыть и повторно открыть смену.

Советуем прочитать: Как оформить соцработника для ухода за пенсионером

Отчет о текущем состоянии расчетов и Х-отчет на онлайн-кассе

В любой момент, когда это необходимо, кассир имеет возможность получить отчет о текущем состоянии расчетов с помощью онлайн-кассы. Этот отчет отличается от Х-отчета и позволяет определить, какие фискальные документы не были переданы в ОФД и в каком количестве, а также время прекращения информационного обмена. Это особенно важно, если оператор ККТ не отправлял фискальные данные в течение 30 дней. В этом случае касса блокируется, и для продолжения работы необходимо подключение к интернету для выгрузки документов.

Во время работы, можно снять отчет о текущем состоянии расчетов несколько раз. Этот отчет не обнуляет накопленные данные и служит только для информационных целей. Для получения отчета необходимо использовать реквизиты, указанные в таблицах №№ 19, 57, 95 соответствующего Приказа, в зависимости от используемого формата фискальных данных.

Х-отчет может быть получен неограниченное количество раз. Он демонстрирует операции, осуществленные в течение рабочего дня, а также их общую сумму. Он применяется также для контроля за доходами. Х-отчет не входит в список обязательных документов, которые подлежат предоставлению налоговой службе, но он позволяет своевременно выявить и исправить нарушения, тем самым избежать возможных штрафов. Он представляет информацию о:

количество наличных средств, хранящихся в кассе в указанном временном промежутке;
сводные данные о продажах
сумма оплаты, производимая в различных формах — наличными и безналичным путем
объем реализации товаров в течение одной рабочей смены;
количество выполненных возвратных операций и общая сумма возвратов
Общая сумма выписанных квитанций.

Х-отчет возможно получить только за текущую смену, а также составить, учитывая ограниченные критерии.

при оплате счетов и наличными — количество сумм,
группировка информации по выручке от кассира
В разрезе отделов имеются информационные материалы о реализации товаров в каждом из подразделений.
с целью мониторинга остатков продуктов;
по объему продаж — операции в разные промежутки времени.

Анализ временных данных о продажах позволяет выявить наиболее активные периоды у покупателей.

Отчеты по онлайн-кассам: виды, кому нужны и как сформировать

Все предприниматели, работающие с онлайн-кассами, обязаны иметь кассовые отчеты. Эти документы играют важную роль во всех этапах бизнеса — при регистрации кассового аппарата, открытии и закрытии смены кассира-операциониста, а также при закрытии фискального накопителя. В данной статье мы рассмотрим особенности различных типов отчетной документации.

Оглавление

Виды кассовых отчетов

В соответствии с Федеральным законом №54 все торговые точки, включая интернет-магазины, обязаны создавать отчеты с использованием онлайн-кассы, независимо от юридической формы организации и налогового режима. Важно соблюдать правила, касающиеся работы с кассовыми аппаратами, иначе организация может быть обязана уплатить штраф. Например, если остаток наличных в кассе превышает установленный лимит или не соответствует суммам, указанным в документах.

Документ, удостоверяющий регистрацию кассового аппарата

Для того чтобы привести все магазины к уникальности, необходимо осуществить регистрацию оборудования, подав заявление в налоговую инспекцию. После этого, налоговая инспекция предоставляет регистрационный номер, который нужно внести в фискальный накопитель. В конечном итоге, составляется отчет, который должен быть передан налоговой службе.

В документации обязательно должны присутствовать информационные материалы:

О Кассовом Аппарате, представленном на регистрацию (перерегистрацию) в орган налогового контроля.
Использование кассового оборудования и его применение в бизнесе.
Речь идет о специальных устройствах, предназначенных для автоматического выполнения математических расчетов.
Рассмотрим тему оператора фискальных данных и его важность для обработки фискальных документов.
Информация, содержащаяся в докладе об анкетировании или повторной регистрации.

Оформить регистрацию кассового оборудования возможно через интернет. Также имеется возможность обратиться в ИФНС, в таком случае к заявлению необходимо приложить паспорта кассовых аппаратов. Процесс регистрации обычно занимает около 10 дней. Если вы в раздумьях о выборе онлайн-кассы, вы можете обратиться к нам. Мы предложим вам подходящее оборудование, чтобы вы могли принимать оплату как через интернет, так и в офлайне в местах продаж. Оформить заказ онлайн-кассы возможно на нашем веб-сайте.

Изменения в регистрационных параметрах ККТ были отражены в отчете.

Если в документах, содержащих информацию о зарегистрированной кассовой технике, найдена ошибка, то после исправления потребуется составить новый отчет. Также потребуется корректировка в некоторых других ситуациях, например, при замене фискального накопителя или при смене ОФД. Документацию также необходимо предоставить в налоговый орган. Сроки для перерегистрации остаются неизменными — 10 рабочих дней.

Бухгалтерская документация о включении в работу электронного кассового аппарата

Необходимо начинать процедуру открытия смены перед фактическим использованием ККТ. Отчет о смене можно сформировать вручную, нажав на соответствующую кнопку или с использованием сенсорного экрана. Кроме того, эту операцию можно выполнить автоматически.

Что включает в себя доклад о начале смены:

Проименование, идентификационный номер финансового билета (или индекс формы документальной оформленности).
Информация об устройстве и кассире, позволяющая их однозначно идентифицировать.
Номер ККТ для регистрации.
Уникальный идентификатор фискального накопителя — заводской номер ФН.
Место проведения финансовых транзакций.
Идентификационный знак бухгалтерского документа.

Начинайте принимать оплату от своих клиентов уже сейчас! Не забудьте обратить внимание на то, что использование онлайн-кассы ограничено максимальной длительностью смены в 24 часа.

Документ об окончании рабочего дня на электронной кассе (ранее известный как z-отчет)

При завершении рабочей смены следует составить этот документ. Его можно подготовить в любой момент, однако необходимо сделать это до начала последующей смены.

После окончания рабочего дня информация о продажах сохраняется в памяти фискального накопителя. Все документы обязательно передаются в налоговую систему через оператора фискальных данных.

Советуем прочитать: Куда обращаться с жалобой на полицию

Документ, содержащий информацию о состоянии кассы на определенный промежуток времени (х-отчет).

Данный документ способствует наблюдению за кассиром и отображает все произведенные операции и их суммы за текущую смену. Его возможно составлять в произвольное время и в любом объеме.

Отчеты о продажах через онлайн-кассы могут также быть известны как «нулевые» или «утренние». Ранее, их необходимо было формировать каждое утро, но сейчас это необязательно, так как все данные о продажах сохраняются в электронном виде в электронном контрольно-кассовом аппарате (ЭККА).

Существуют различные формы промежуточных документов, включающих отчёты о выручке за текущую смену, отчёты о выручке по отделам и отчёты о количестве товаров, проданных через кассу.

Завершающий отчет о фискальном регистраторе

В различных ситуациях возникает потребность в его использовании — когда срок действия ФН истек, объем памяти устройства исчерпан. Также требуется отчет, если ККТ снимается с учета или меняется владелец кассовой техники.

Для составления отчета, кассир, обслуживающий онлайн-кассу, должен удостовериться в закрытии последней смены. Информация об этом должна быть направлена в налоговую службу. После этого требуется подключить ККТ к компьютеру при помощи USB-кабеля и сформировать документ о закрытии фискального накопителя.

Начиная с данного момента, касса прекратит генерацию свежих документов – чтобы продолжить операционную деятельность, требуется приобретение нового устройства. У нас имеется в наличии фискальный накопитель, способный обеспечить безопасное шифрование и защиту фискальных данных.

Электронный чек от онлайн-кассы

Документ, который подтверждает факт приобретения товара или услуги, называется кассовым чеком. Чтобы удостовериться в его получении, необходимо выдать его покупателю. Однако, помимо традиционных бумажных чеков, существуют электронные варианты, которые потребители могут получить по электронной почте или в виде СМС. Кроме того, магазин может предоставить доступ к чеку посредством специальной ссылки.

В отдельных ситуациях на платежном документе возможно присутствие QR-кода. Относительно цифровых квитанций, они обладают такой же правовой значимостью, как и обычные бумажные.

Контрольный чек онлайн-регистратора

Чеки проверки применяются для исправления ошибок, таких как случайное проведение безналичного платежа оператором как наличного. Их необходимость возникает также в ситуациях, когда продажа не была оформлена чеком. Причины могут быть различными, например, поломка оборудования или отключение электропитания.

Чтобы отменить документ и создать корректирующий чек, кассиру необходимо указать соответствующий параметр: «Самостоятельная операция» или «0» (если оператор сам обнаружил ошибку), либо «По предписанию» или «1» (если необходимо исправить документ по указанию налоговой службы). Также важно указать дату проведения корректируемого расчета и фискальный признак из неправильного чека.

Если у магазина не будет исправлены неправильно оформленные документы, это может привести к наложению штрафных санкций со стороны налоговой службы.

Нужно ли хранить отчеты онлайн-кассы

Подача фискальных документов в ФНС осуществляется через онлайн-сервис. Внутри электронного устройства (ФН) они хранятся в течение 30 дней или даже дольше. Весь процесс автоматизирован, поэтому нет необходимости печатать и хранить отчеты от онлайн-кассы.

Для того чтобы ускорить формальные процессы, магазин или индивидуальный предприниматель могут передать эту задачу на руки специалистам. Например, мы предоставляем готовое решение — онлайн-кассу, которая является полностью готовой к использованию. Вам не потребуется заключать договор с ОФД, самостоятельно регистрировать кассу в ФНС или настраивать оборудование.

Электронная кассовая книга онлайн

Все организации и бизнесмены обязаны придерживаться правил использования кассы. В чем же суть этих правил? Давайте разберемся.

Каково отличие между фискальным регистратором и кассовым аппаратом?

Многие предприниматели ошибочно считают, что отсутствие кассового аппарата означает, что им не обязательно вести учет кассы. Однако, это неправильное представление.

Для того чтобы осуществлять продажу товаров за наличные или посредством оплаты банковскими картами, необходимо использовать кассовый аппарат. Он должен быть оборудован фискальной памятью и должен быть зарегистрирован в налоговой инспекции. Каждый покупатель получает кассовый чек при оплате. В конце каждого дня делается отчет по продажам и заполняется журнал операций кассира. Однако, если предприниматель принимает платежи только по безналичному расчету, то использование кассового аппарата не требуется.

У каждого, кто время от времени имеет наличные деньги, есть возможность воспользоваться кассой, в отличие от ККМ. Например, компания снимает деньги со своего счета и выдает их в качестве зарплаты. Или подотчетному лицу предоставляются наличные средства для незначительных закупок для предприятия. Эти операции относятся к кассовым. То есть ведение кассы состоит в учете движения наличных денег с оформлением приходных и расходных кассовых ордеров, кассовой книги и авансовых отчетов.

Как можно заметить, несмотря на то, что слова «кассы» и «кассовый аппарат» звучат похоже, они совершенно различаются по своему назначению. Ответственность за ведение кассы не имеет никакого отношения к наличию или отсутствию кассового аппарата.

Как правильно вести кассовые операции

Соблюдение кассовой дисциплины предполагает, что бизнесмен обязан поддерживать тщательный контроль над операциями, которые происходят в кассовом аппарате. Ведение кассовых операций непременно требуется в рамках любой налоговой системы.

Система учета кассовых операций заключается в том, что каждая транзакция с денежными средствами регистрируется и документируется.

Советуем прочитать: Тюменская область

При оформлении наличных средств составляется кассовый ордер, в котором указывается информация о поступлении денег, включая имя отправителя, сумму и основание. Например, это может быть получение денег по банковскому чеку или внесение собственных средств индивидуальным предпринимателем. После составления кассового ордера информация о полученных деньгах записывается в кассовую книгу.

Денежные расходы регистрируются с помощью расходного кассового ордера, где указывается информация о получателе и сумме денег, выданных из кассы. Также в этом документе получатель оставляет свою подпись о получении денег.

Организации ООО и ИП также требуется составление авансовых отчетов, когда их сотрудники использовали наличные средства. Сотрудник, который использовал наличные средства, становится ответственным лицом. Для подтверждения расходов, связанных с потребностями организации, сотрудник должен предоставить документы, подтверждающие эти расходы. Данные документы прикрепляются к авансовому отчету.

Авансовый отчет содержит информацию о полученных подотчетником средствах, их использовании, остатке или возникшем перерасходе, который работодатель должен возместить. Также в отчете перечисляются документы, подтверждающие расходы сотрудника, включая товарные и кассовые чеки, квитанции и другие.

Следует помнить, что в каждой ситуации авансовый отчет составляется, если сотрудник оплачивает расходы. В данном случае генеральный директор также является сотрудником компании. Поэтому, даже если в ООО нет других работников, директор все равно должен составлять авансовый отчет о своих расходах на нужды фирмы. Предприниматель, работающий в одиночку, не является сотрудником самого себя, поэтому он не составляет авансовых отчетов. Ему достаточно просто выписать расходный ордер.

Система «Моё дело» автоматически ведет кассовую отчетность на основе операций, отраженных в разделах «Деньги» и «Касса». Функционал программы также позволяет сформировать авансовый отчет в разделе «Документы». Сгенерированные документы полностью соответствуют требованиям законодательства и доступны в печатном формате.

Документ, регистрирующий оплату товаров или услуг в магазине или офисе.

Операции по приходу и расходу денежных средств записываются в специальный журнал кассовых ордеров. В этом журнале указываются все необходимые данные о каждом ордере, включая его номер, сумму и данные о получателе или плательщике. Все денежные операции регистрируются в одном единственном журнале кассовых ордеров.

Необходимо присвоить уникальные номера листам кассовой книги, обязательно прошить их, а после этого подтвердить общее количество листов, поставив свою подпись и печать.

Кассовая книга формируется в двух экземплярах. Первые экземпляры комбинируются путем скрепления и являются основными кассовыми записями. Ко вторым экземплярам листов прикрепляются кассовые документы, включая приходные и расходные ордера. Нет необходимости соединять их вместе. Эти вторые экземпляры с кассовыми документами называются отчетом кассира.

Необходимо учесть, что невозможно заменить кассовую книгу КУДИР. У этих документов различные функции. Поэтому необходимо вести отдельно КУДИР и кассовую книгу.

C начала июня 2014 года были введены изменения, касающиеся индивидуальных предпринимателей, не имеющих сотрудников. Теперь они освобождены от обязанности вести кассовую документацию, включая приходные и расходные ордера, а также кассовую книгу. Однако, стоит отметить, что данное исключение не распространяется на случаи, когда индивидуальный предприниматель осуществляет расчеты наличными с организациями или другими индивидуальными предпринимателями – в таких ситуациях, ведение ордеров и книги по-прежнему остается обязательным.

Формирование кассовой книги в сервисе «Моё дело» происходит автоматически на основе записей в разделе «Деньги». Вам достаточно всего лишь нажать кнопку, и кассовая книга будет подготовлена и готова к печати.

ограничение на сумму наличных денег, которую можно хранить в кассе

С 2014 года управление кассовыми остатками стало необязательным, и организации могут самостоятельно устанавливать максимальную сумму наличных, которая может храниться в кассе. Однако, если сумма превышает установленный лимит, она должна быть сдана в банк.

Если вы принимаете решение о введении ограничения, вам необходимо составить расчет в свободной форме, который обосновывает его необходимость. Значение установленного ограничения подтверждается приказом. Нет необходимости согласовывать ограничение или уведомлять об этом какие-либо органы. При необходимости установленное ограничение может быть пересмотрено и изменено в любое время.

Так как устанавливание предела наличности в кассе является добровольным, необходимости в установлении этого предела может и не быть. В данном случае вы можете хранить в кассе столько денежных средств, сколько вам потребуется, и нет необходимости сдавать деньги в банк.

Как быть, если не вести учет продаж в кассе?

С 2012 года налоговые инспекции получили ответственность за проверку правильности работы с кассовыми операциями, что раньше было заботой банков.

Нарушение кассовой дисциплины, как например, отсутствие необходимых кассовых документов и кассовой книги, может привести к возложению административного штрафа налоговыми органами. За такое нарушение фирма может быть обязана заплатить штраф в размере от 40 000 до 50 000 рублей. Индивидуальные предприниматели и руководители ООО также могут быть оштрафованы в размере от 4 000 до 5 000 рублей.