Запрос на предоставление документов и информации представляет собой деловую переписку, официальное обращение к юридическому лицу:
- физического лица или его представителя;
- юридического лица или его представителя.
Оформление и образец рекомендуются ГОСТ Р 7.0.97-2016.
Кто и как составляет запрос
Унифицированного шаблона или образца запроса в таможню о предоставлении информации не существует, так как каждая ситуация уникальна. Содержание запроса зависит от:
- цели получения информации;
- регламента, если адресатом является госорган;
- составителя и его видения ситуации.
- в интересах организации запрос может составить любой уполномоченный сотрудник по поручению или в соответствии с должностными полномочиями;
- гражданин лично или его уполномоченное доверенное лицо.
Рекомендуемая структура запроса включает следующие блоки:
Запрос необходим, если письмо направляется партнёрам, другой стороне договора, контрагентам. Обращение не составляется при обращении на сайтах ведомств и государственных структур.
Наиболее подробно требования и пункты, которые содержит запрос, описаны в ГОСТ Р 7.0.97-2016 (дата актуализации 01.06.2019).
Примеры
Переписка с государственными органами подчиняется общим требованиям.
Для коммерческого документооборота полезен образец письма-запроса документов у контрагента в случае их утраты и необходимости получения дубликатов:
ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ «ФИРМА»
Волгоградский просп., д. 18, Москва, 110213, Тел. (321) 321-11-22; тел./факс (495) 321-01-02 ОКПО 02112332; ОГРН 1022000230321; ИНН/КПП 1103021120/338022002
Генеральному директору ООО «Холод»
ООО «Фирма» закупало у вас кондиционеры модели LG P09EP в количестве 150 шт. в период с марта по июнь 2020 г. Расчеты произведены полностью.
В связи с непредвиденными обстоятельствами (пожар в офисе) нами утрачены:
- Оригинал договора поставки №123 от 23.02.2020.
- Акты приёма-передачи №123-1, №123-2, №123-3.
Просим оказать содействие и подготовить нам дубликаты утраченных документов в течение 7 рабочих дней. Просим передать их нашему сотруднику лично.
Заместитель директора ООО «Фирма» Р. Р. Разумов
Как оформить и кому направить
В соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016, оптимальный алгоритм написания официального запроса на предоставление документов следующий:
- информация о предприятии: почтовый и электронный адреса, банковские реквизиты, номера контактных телефонов;
- информация о гражданине: прописка, адрес проживания, номер телефона, электронный адрес.
- оформляйте запрос на бланке организации;
- используйте деловой стиль и язык;
- в обосновании ссылайтесь на нормы закона, правовые акты, договоры, организационно-правовые документы;
- указывайте цель запроса или обоснуйте его (при необходимости);
- используйте существующие образцы деловой переписки.
Пример письма о предоставлении информации
Запросы о предоставлении информации по сотрудникам — один из наиболее распространённых видов корреспонденции в делопроизводстве. Однако с ужесточением правил обработки персональных данных работодатели теперь должны составлять такие письма по новым правилам. Рассмотрим, что необходимо учитывать при запросе информации.
- Когда нужно написать письмо о предоставлении информации
- Какую информацию адресат вправе предоставить по письменному запросу
- Как составить письмо-запрос на предоставление информации
- Примеры писем о предоставлении информации для различных ситуаций
- Как подготовить ответ на запрос, если он поступил в компанию
Читайте в журнале «Трудовые споры»: Персональные данные. Как работать с информацией, полученной от сотрудников о третьих лицах
Как составить письмо-запрос, чтобы не нарушить закон о персональных данных
Перед тем как направить письмо о предоставлении информации по сотруднику его бывшему работодателю, получите письменное согласие работника.
Согласие на получение персональных данных у третьих лиц
Но существуют ситуации, когда получение согласия субъекта персональных данных затруднительно. Например, когда сотрудники компании участвуют в корпоративной реферальной программе найма и предоставляют работодателю информацию о своих знакомых, которые могут стать сотрудниками вашей организации. Или когда требуется получить данные родственников для проверки конфликта интересов, а также рекомендации с предыдущих мест работы, содержащие данные бывших руководителей.
По закону, помимо основания для обработки, например, согласия, в ряде случаев требуется уведомить субъекта о получении его данных и предоставить ему информацию об их обработке. Поскольку прямого взаимодействия с такими лицами у компании обычно нет, соблюдение этого требования затруднительно. В таких ситуациях работодателю остается полагаться на работника, предоставившего данные, переложив на него обязанность уведомить или получить согласие третьего лица.
Для этого нужно получить письменные заверения лица, предоставляющего данные, — соискателя или сотрудника компании. Такое заверение можно включить, например, в текст согласия на обработку персональных данных, которое заполняет сам сотрудник. При этом учитывайте, что согласие не является договором, который закрепляет права и обязанности сторон. Даже если заверение включено в текст согласия, это не освобождает компанию от обязанности доказать выполнение требований части 3 ст. 18 Закона № 152-ФЗ.
Судебная практика показывает, что заверения работника достаточно, когда речь идет об уведомлении рекомендателей. Законом № 152-ФЗ получение согласия на обработку персональных данных в таких случаях в письменной форме не предусмотрено.
Скачайте и используйте в работе: