Мы предлагаем вам пример заполнения служебной записки и пустой бланк, который можно скачать и заполнить в соответствии с вашими потребностями:
Служебная записка о внесении изменений в штатное расписание (скачать пустой бланк бесплатно в формате Word)
Заполненный образец документа (см. пример ниже на странице ↓)
Хотите узнать больше? Прочитайте статью полностью.
Кто и когда составляет
Закон не указывает конкретного инициатора внесения изменений в штатное расписание. Обычно это специалисты отдела кадров, которые следят за кадровой потребностью и возможностью оптимизации. Но нередко начальники подразделений сообщают о необходимости введения новых должностей.
При увеличении объема работ и в иных случаях руководители подразделений видят, что текущий состав сотрудников не справляется с нагрузкой.
Инициатор составляет служебную записку и передает её руководителю компании. Руководитель рассматривает вопрос вместе с финансовой и кадровой службами и издает приказ при положительном решении.
Служебная записка может быть передана лично, через секретариат или электронно, если в компании действует электронный документооборот.
Правила составления и оформления
Организация может самостоятельно разработать форму служебной записки. Для первичных документов есть требования по содержанию необходимых реквизитов согласно 402-ФЗ. В первичных документах должны быть указаны:
- наименование, отражающее суть документа;
- дата составления;
- реквизиты организации;
- описание хозяйственной операции;
- единицы измерения;
- ФИО составителя;
- подпись.
После подписания служебная записка передается руководителю компании.
Поэтапное заполнение документа
| № | Описание части |
| 1. | Укажите должность и ФИО руководителя компании и заявителя в шапке документа, например: «Директору ООО «Лабиринт» Егорову В.Д. от начальника отдела продаж Ломова Е.Д.». |
| 2. | Посередине страницы укажите название документа: «Служебная записка». |
| 3. | В основной части опишите суть хозяйственной операции: «В связи с открытием нового подразделения, прошу одобрить внесение изменений в штатное расписание: добавить три новые должности: продавец (2 человека, оклад 27,000 рублей), заведующий магазином (1 человек, оклад 40,000 рублей)». |
| 4. | Укажите дату составления и подпись начальника отдела кадров. |
| 5. | Повторите дату составления. |
Для внесения изменений в штатное расписание инициатор использует служебную записку, которая не является обязательной, но используется во многих организациях или разрабатывается самостоятельно. В архиве организации она хранится 5 лет.
Специальной формы акта на списание автошин не существует, её разрабатывает сама компания. Печать на документе обязательна.
- 11696 просмотров
Инструкция по составлению записки
Новые требования к кадровикам и новые обязанности
В программе собраны все изменения в работе специалистов за 2023-2024 год: по отчетности, проведению медосмотров, воинскому учету, оформлению льгот для сотрудников с детьми-инвалидами.
Служебная записка в свободной форме должна составляться по общим правилам делового документооборота. Необходимо соблюдать деловой стиль, правила пунктуации и орфографии. Документ должен быть выполнен по всем канонам, так как он попадёт на стол директора.
Важный элемент – структура служебной записки. Она состоит из шапки, основного содержательного блока, даты составления и подписи заявителя.
Шапка – первый структурный элемент, которому нужно уделить внимание. В верхней части документа указываются ФИО и должность руководителя организации (директор, генеральный директор), полное название фирмы, а также ФИО и должность заявителя согласно текущему штатному расписанию.
Следующий блок – основная часть. В ней заявитель обращается к директору, выражает инициативу о внесении изменений в штатное расписание и обосновывает свою просьбу. Начальник не обязан удовлетворять запрос, но грамотно аргументированная позиция может помочь добиться нужного результата.
После завершения работы с документом исполнитель проставляет дату его создания, заверяя весь изложенный текст своей подписью. В таком виде служебная записка считается полностью составленной и готовой к передаче на рассмотрение.
Приказ о корректировке штатного расписания
Документ составляется в произвольной форме, поскольку унифицированного образца нет. В приказе необходимо указать:
- причину изменений;
- наименование нового структурного подразделения, если требуется;
- дату начала действия новой штатной единицы;
- название должности;
- количество штатных единиц;
- размер и форму оплаты труда.
Приказ о корректировке штатного расписания Скачать шаблон приказа
Документ подписывается руководителем организации или его уполномоченным лицом. Приказ регистрируется в журнале учета, который ведется на бумаге или в электронном виде. Хранить его необходимо постоянно.
Скачайте другие образцы приказов:
Важно! При указании размера оплаты по должности необходимо указывать конкретную сумму, а не диапазон.
Дата введения новой должности может не совпадать с датой подписания приказа. Например, приказ подписан 20 мая, а новая штатная единица вводится с 1 июня. Работодатель не обязан информировать сотрудников о внесении изменений в штатное расписание, однако уведомить службу занятости необходимо, так как с введением новой должности возникает вакансия.
Изменение штатного расписания: причины и порядок действий
Кадровые изменения являются обычным явлением в современных организациях, даже в самых стабильных. В течение года изменения штатного расписания могут происходить неоднократно, и каждое из них необходимо правильно оформить. Рассмотрим причины, основания и порядок работы с этим документом.
- в каких случаях вносятся изменения в штатное расписание;
- порядок действий для различных ситуаций.
Добавление штатных единиц
Иногда компания нанимает специалиста на должность, не предусмотренную штатным расписанием. Например, раньше на предприятии не было SMM-менеджера, но теперь он необходим в связи с изменениями в бизнесе. Это одно из самых простых изменений. Необходимо издать приказ об изменениях в штатном расписании, в котором указать название новой должности, количество ставок и оклад.
Важно: используйте названия должностей из ЕКС, ЕТКС, списков для льготных пенсий или профессиональных стандартов, если работа связана с компенсациями, льготами или для выполнения этих функций закон установил ограничения. Не рекомендуется использовать иностранные буквы и слова, так как в трудовую книжку все записи вносят на русском языке. Иностранные слова следует применять в русской транскрипции, например, эйчар-директор. Не сокращайте названия должностей и не используйте аббревиатуры, например, руководитель АХО. Это может привести к штрафам.
Изменение должности в штатном расписании – порядок действий
Причины могут быть различными: от стремления руководства идти в ногу со временем до необходимости привести названия в соответствие с утвержденными перечнями, чтобы сотрудник мог получать положенные ему трудовые льготы. Главное, чтобы при этом не менялась служебная функция. В противном случае нельзя ограничиваться лишь изменением названия должности в штатном расписании — потребуется оформлять полноценный перевод на новую должность.
Если функция остается неизменной, все равно предстоит много работы, так как придется изменять трудовой договор и личную карточку. Порядок действий следующий:
- уведомьте сотрудника о том, что его должность будет называться по-новому и получите письменное согласие (за 2 месяца до внесения изменений);
- издайте приказ об изменении должности в штатном расписании;
- оформите дополнительное соглашение к трудовому договору;
- сделайте соответствующую запись в трудовой книжке, если для работника все еще ведется бумажный вариант.
Когда следует обновить штатное расписание и как это сделать правильно
Аннулирование вакантных должностей
Еще один простой вариант. С работниками ничего согласовывать не нужно, так как место свободно. Просто издайте приказ об изменении штатного расписания в связи с сокращением должности. Если предстоит масштабное сокращение, лучше упраздните вакансии до начала этой процедуры — сэкономите время и силы.
- Штатное расписание на 2021 год: образец
- Норма рабочего времени на 2021 год
Изменение штатного расписания в связи с сокращением
Сокращение штата — сложная многоэтапная кадровая процедура, затрагивающая и штатное расписание. Сначала выведите из штатного расписания вакантные должности, затем выполните следующие шаги:
- направьте персональные уведомления каждому работнику, который попадает под сокращение (под роспись, минимум за 2 месяца);
- издайте приказ о выведении из штатного расписания сокращаемых должностей (также заранее, за 2 месяца);
- проводите сокращение в установленном законом порядке.
Изменение оклада в штатном расписании
Оплата труда — одно из значимых условий трудового договора, поэтому изменение оклада возможно только с письменного согласия работника, даже если зарплата увеличивается. Часто такие изменения необходимы из-за изменения минимальной оплаты труда — правительство регулярно меняет это значение, и работодателям надо следить, чтобы работники получали не меньше установленного законом минимума.
Не важно, происходит ли изменение штатного расписания в связи с увеличением МРОТ или оклады меняются по инициативе руководителя, порядок действий остается одинаковым:
- минимум за 2 месяца получите письменное согласие работника на новые условия оплаты;
- издайте приказ с перечислением вносимых изменений;
- оформите дополнительное соглашение к трудовому договору.
Работник может не согласиться с новым окладом. Тогда следует действовать, как предписывает статья 74 ТК РФ.
Возьмите демо-доступ и попробуйте учиться три дня бесплатно.
Изменение штатного расписания: пошаговая инструкция и образцы документов
Все изменения в штатном расписании должны быть надлежащим образом оформлены. В этой статье мы представим инструкцию по изменению штатного расписания. Разъясним, в каких случаях необходимы корректировки. Приведём образцы необходимых документов, которые можно скачать одним кликом.
- Процедуру изменения штатного расписания
- Когда необходимо вносить изменения в штатное расписание
Пройдите короткий курс в журнале «Кадровое дело» и сыграйте в игру: Что проверить в штатном расписании перед обновлением
Пошаговая инструкция по утверждению нового штатного расписания
- Шаг 1. Составьте проект штатного расписания. Воспользуйтесь унифицированным бланком № Т-3 или разработайте свою форму.
Пример заполнения штатного расписания
- Этап 2. Сверьте перечень должностей в проекте штатного расписания и передайте его на утверждение директору. В случае, если другие лица имеют право подписи документа по доверенности, укажите их фамилии и инициалы.
- Этап 3. Выпустите приказ об утверждении нового штатного расписания. Стандартного бланка приказа нет, поэтому составьте его в произвольной форме. Если перед утверждением у директора документ проходил согласование с другими сотрудниками — главным бухгалтером, начальником отдела кадров, финансовым директором компании и т.д. — их подписи также должны присутствовать на приказе.
Пример приказа об утверждении штатного расписания
- Шаг 4. Ознакомьте персонал с новым штатным расписанием, если это необходимо. Закон обязывает информировать сотрудников о локальных нормативных актах, связанных с их трудовой деятельностью. Штатное расписание не считается локальным нормативным актом, поскольку оно не содержит нормы трудового права и не разрабатывается работодателем, а только заполняется по унифицированной или собственной форме. Штатное расписание является организационно-распорядительным документом, поэтому работодатель не обязан знакомить с ним сотрудников. Однако такую обязанность можно установить самостоятельно в коллективном договоре или другом локальном акте. В таком случае возникнет обязанность информировать сотрудников об изменениях в штатном расписании. Если изменения касаются условий трудовых договоров сотрудников, необходимо заключить с ними дополнительные соглашения.
Читайте по теме в Системе Кадры: Как уведомить сотрудника об изменении штатного расписания
Как изменить штатное расписание в 1С 8 ЗУП 3.1: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Для изменения штатного расписания в программе 1С 8 ЗУП используйте команду «Изменить текущее штатное расписание», которая находится в разделе Кадры/ШР.
- Шаг 2. В документе укажите дату, с которой изменения вступят в силу.
- Шаг 3. Для корректировки существующих позиций нажмите «Изменить».
- Шаг 4. Для добавления новых позиций используйте кнопку «Добавить позицию».
- Шаг 5. Для удаления существующих позиций нажмите «Закрыть позицию».
- Шаг 6. Для сохранения изменений нажмите «Провести и закрыть».
Нужно ли ежегодно изменять штатное расписание
Закон не требует ежегодного изменения штатного расписания. Руководство может вносить изменения в документ по мере необходимости. Если структура компании не меняется, нет необходимости утверждать новое штатное расписание каждый год.
Трудовое законодательство предусматривает ряд процедур, приводящих к изменению штатного расписания. Например, оптимизация численности или штата (ст. 180 ТК РФ), организационные или технологические изменения (ст. 74 ТК РФ), а также изменения должностей, размера и состава выплат.
Чек-лист для приведения штатного расписания в порядок
Примечание. Если вы принимаете новых сотрудников во время изменения штатного расписания, принимайте их сразу на новые условия. Это позволит избежать внесения изменений в трудовые договоры.
Можно ли изменить штатное расписание задним числом
Штатное расписание сначала подписывается главным бухгалтером и ответственным за кадровый учёт сотрудником, а затем вводится в действие приказом руководителя организации. Согласно разделу 1 указаний, утвержденных постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1, закон не допускает подписания приказов задним числом. Приказы должны оформляться текущей датой, и приказ об утверждении штатного расписания не является исключением.
Смотрите в журнале «Кадровое дело»: Уборка штатки: советы по выполнению семи неотложных задач
Как изменить штатное расписание в середине года
Для изменения штатного расписания (форма Т-3 или самостоятельно разработанная) не требуется ждать начала календарного года. Если в организации происходят изменения в штатных единицах или системе оплаты труда, работодатель должен документально оформить их сразу. Подготавливайте кадровую документацию своевременно, независимо от времени года.