Все больше компаний, занимающихся поставкой товаров и услуг, используют УПД — универсальный передаточный документ, который объединяет несколько первичных документов и значительно сокращает время, затрачиваемое на их оформление.

Что заменяет УПД

Характеристики цифрового универсального передаточного документа сочетают в себе три функции:

счёт-фактура, иными словами СЧФ;
Документ о передаче товаров, передаче прав собственности (об оказании услуг) — Дополнительное соглашение
исходные документы, без задержки, являются СЧФДОП.

Предположим, что вы отправляете накладную и счет-фактуру одновременно. В этом случае можно составить передаточный документ с функцией СЧФДОП, объединив их в один. Если необходимо отправить их отдельно, то сначала будет отправлен УПД с пометкой ДОП, а затем — счет-фактура.

Таким образом, применение УПД представляет собой более гибкий и удобный выбор. Нет необходимости поддерживать работу с различными типами документов, достаточно заполнить один, но многоцелевой.

Как оформить УПД

Формат для передачи документа не имеет общей формы. Обычно используется бланк из Приложения № 1 к письму ФНС России от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@, который настраивается в соответствии с индивидуальными требованиями и функциями для конкретной ситуации.

Однако необходимо учесть несколько обязательных элементов, которые указаны в пункте 5 статьи 169 Налогового кодекса РФ и статье 9 Федерального закона от 5 декабря 2011 года № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

название, идентификационный код, дата;
статус;
информация, касающаяся участников соглашения;
Информация о проводимой транзакции, требующей подтверждения сопроводительными документами и детализацией по каждому элементу.
информация о лице, которое несет ответственность за осуществление данной сделки;
Подпись, сопровождаемая декодировкой, которую предоставил авторизованный работник.

позволяет определить текущее положение или положение чего-либо в определенный момент времени.

УПД демонстрирует значение своей функции, которую вы самостоятельно определяете.

Если установлен статус «1», то требуется заполнение всех показателей как для счета-фактуры, так и для первичного документа. Если статус «2», то достаточно заполнить только те показатели, которые необходимы для первичного документа. В случае создания УПД-2 для прослеживаемых товаров, необходимо обязательно полное заполнение всех полей.

Дата и номер в реквизитах

Продавец определяет номер документа на основании записей в учетном журнале. Дата указывается в соответствии с моментом оформления УПД.

Информация о продавце и покупателе

Необходимо обязательно указать адрес и ИНН/КПП. Если грузоотправитель и грузополучатель совпадают с продавцом и покупателем соответственно, их можно указать как «он же». Если это не так, необходимо указать форму организации, наименование, ИНН и регион регистрации компании грузоотправителя и грузополучателя.

Таблица

Во время заполнения таблицы необязательно указывать номер товара/услуги, артикул, сумму налога, предъявляемую покупателю, стоимость товара с налогом, дополнительные сведения об отгрузке и передаче, информацию о наличии или отсутствии претензий. Все остальные поля обязательно заполняются.

Электронная подпись (ЭП) является способом подтверждения авторства и целостности электронного документа.

Для осуществления электронной подписи на УПД необходимо, чтобы у уполномоченного лица имелись соответствующие полномочия и электронная подпись.

Переход на УПД за 4 шага

Для того чтобы использовать всеобъемлющую документацию, требуется:

Создать список действий, где будет использоваться универсальный передаточный документ.
Разработать распоряжение о модернизированном облике документации.
Передать полномочия на формирование и утверждение УПД специалистам, которые несут ответственность за этот процесс.
Оповестить коллег о внесенных изменениях.

Компании, которые уже используют цифровой УПД

Directum RX предлагает решение, которое помогает работать с электронными передаточными документами. Например, в сети магазинов «Подружка» внедрен единый архив для удобного хранения УПД и деклараций на товары. Российский филиал компании «Л’ОРЕАЛЬ» активно использует функционал этой системы для автоматического создания задач на обработку первичных учетных документов. В Торговом доме «БАШХИМ» была проведена успешная интеграция с использованием «Галактики ERP», Directum и сервиса обмена. Теперь весь процесс от формирования до хранения УПД осуществляется в электронном формате и имеет привычный для пользователей интерфейс.

С начала 2020 года можно заметить значительное снижение использования бумажных документов ритейлерами. Это связано с изменениями в поведении потребителей, которые все больше предпочитают онлайн-покупки и доставку товаров. Для эффективной адаптации к новым условиям, компании все чаще начинают переводить транспортные накладные и УПД в электронный формат. Это позволяет сэкономить время и деньги на согласовании документации.

Подписание УПД: лучшие практики и полезные советы для успешной процедуры

Уроки предпринимательства

Время, затрачиваемое на перефразировку текста с использованием русского языка, составляет 8 минут.

Опубликовано 19 мая 2023 года

Универсальный передаточный документ, благодаря своим функциям и особенностям, значительно упрощает и ускоряет процесс документооборота.

При передаче товара от поставщика к покупателю обычно оформляют накладную и счёт-фактуру вместе в комплекте документов. Однако, существует возможность выписать только один документ — универсальный передаточный документ (УПД). В этом случае документооборот становится более простым и удобным. В этой статье мы расскажем о преимуществах и основных моментах, которые предпринимателям следует знать о нём.

Что такое универсальный передаточный документ

Универсальным передаточным документом, известным также как УПД, классифицируются первичные документы бухгалтерии. Он сопровождает перемещение товаров от продавца к покупателю.

С 2013 года документ, который был рекомендован письмом ФНС России от 21.10.2013 N ММВ-20-3/96, начал применяться. До этого момента компании использовали только накладную или накладную в сочетании со счёт-фактурой для отгрузки и приёмки товара. Теперь предприятия имеют возможность выбрать: продолжить использовать «старый» набор документов или перейти на УПД. Оба варианта являются законными.

Унифицированный платежный документ (УПД) выполняет две важные функции: он служит для систематического регистрации материальных ценностей и подтверждения совершенной сделки, а также осуществляет учёт НДС. Однако, главная особенность УПД заключается в том, что он объединяет в себе функции двух документов, что упрощает процесс бухгалтерского учёта. Благодаря этому, УПД обеспечивает возможность сэкономить время и силы при ведении бухгалтерии.

записать отправку товара и издержки продавца,
зафиксировать принятие товара и заработок у клиента
Зачислить налоговую ставку налога на добавленную стоимость для налогового агента.

Для каких сделок подходит УПД

Возможно использование Универсального передаточного документа не ограничивается только товарами. Производство услуг, исполнение работ, передача имущественных прав на собственные активы компании, а также проведение посреднических операций, таких как передача груза по договору комиссии или агентскому договору, могут быть осуществлены с помощью УПД.

Данный инструмент является универсальным решением для предпринимательства. Он позволяет сэкономить время, затрачиваемое на подготовку документов. Благодаря использованию одного универсального документа для различных операций с контрагентами, упрощается ведение бухгалтерии и сдача отчетности в налоговую инспекцию.

Возможно применять УПД для замены товарной накладной и акта выполненных работ независимо от наличия или отсутствия счета-фактуры в паре с ними.

Одновременно с УПД устанавливается плата за товары и услуги. Например, при необходимости указать сам товар, расходы на его доставку и отгрузку в одном документе. В таком случае универсальный документ объединит товарную накладную и акт выполненных работ.

Выставление УПД не осуществляется.

Согласно законодательству, перемещение алкоголя и продукции, содержащей спирт, разрешено только при наличии товарно-транспортной накладной 1-Т.
Когда продавец принимает оплату заранее.

Выписка УПД возможна лишь для предоставленных услуг на момент составления данного документа.

УПД в налоговых режимах

Универсальный платежный документ является применимым для всех видов налогового режима.

Для учета налоговых расходов или доходов, а также НДС, вместо накладной и счет-фактуры для товаров и акта и счет-фактуры для работ и услуг, применяется общая система налогообложения (ОСН).

В случае использования специальных режимов, информация о расходах или доходах учета налогов может быть заменена накладной или актом, поскольку выставление счета-фактуры в данном случае не требуется.

Внесение изменений в учетно-политическую документацию и согласование этих изменений с партнерами позволяет применять УПД во всех формах организационно-правовых структур, включая индивидуальных предпринимателей. Важно грамотно выбрать шаблон документа и закрепить его в учетно-политической политике, чтобы обеспечить эффективное взаимодействие с контрагентами.

Советуем прочитать: Численность подразделений российской армии: от Ивана Грозного до наших дней

Электронный и бумажный УПД

Унифицированный платежный документ, представленный как в печатном, так и в цифровом виде, сокращает объем необходимых документов на различных предприятиях.

В случае передачи документа в рамках исполняющей системы электронного документооборота (ЭДО), есть возможность легко вносить изменения в соответствии с запросами конкретной организации или сделки. При этом нет необходимости печатать унифицированный передаточный документ (УПД).

Для обмена информацией между поставщиком и покупателем используется особый документ — универсальный передаточный документ (УПД). Поставщик готовит этот документ в одном экземпляре, заполняет свою часть и пересылает его покупателю. Чтобы удостоверить подлинность и непрерывность этого документа, поставщик прикрепляет к нему усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП). Покупатель, в свою очередь, заполняет оставшуюся часть универсального передаточного документа и также ставит свою УКЭП.

Если товар, продающийся компанией, имеет прослеживаемость и был ввезён из стран Евразийского экономического союза (ЕАЭС), то согласно закону 371-ФЗ об изменениях в Налоговый кодекс РФ, Универсальный передаточный документ (УПД) должен быть оформлен исключительно в электронном формате.

В остальных ситуациях бизнесмены сами решают, какой формат им предпочтительнее: электронный или бумажный. Если выбран бумажный формат, необходимо его распечатать в двух экземплярах. Составить его можно самостоятельно или воспользоваться готовым образцом.

Для достижения гибкости взаимодействия с различными партнёрами целесообразно включить оба варианта формирования универсального передаточного документа (УПД) в учётной политике. Таким образом, для одних контрагентов документ можно будет напечатать, а для других — отправить в системе. Такой подход позволит адаптироваться к требованиям разных партнёров.

Как заполнить УПД

Универсальный передаточный документ был разработан на основе счета-фактуры и содержит 19 разделов, которые необходимо заполнить. На этом документе указаны обязательные реквизиты:

дата,
информация о торговце и клиенте,
название продукта (услуги или задачи)
количество единиц товара (услуги или работы), стоимость за единицу и общая сумма покупки
ставки на стол при заключении сделки, имена и автографы лиц, несущих ответственность
Положение УПД.

Предоставляю пример оформления Универсального Передаточного Документа (УПД).

Существуют разделы, которые могут быть пропущены без заполнения.

соответствующий первой букве русского алфавита, а также и многим другим славянским языкам.
Налоговые льготы предоставляются на продукцию, определенную в таблице по соответствующему коду. Для товаров необходимо выбирать код согласно классификатору ОКВЭД, а для услуг — код по ОКУН.
когда груз доставлен компанией-перевозчиком, необходимо заполнить сведения о транспортной накладной и описать данные о транспортировке и грузе.
доставке или передвижении товаров, сопровождающиеся соответствующими документами, предоставляемыми поставщиками или перевозчиками для учета и контроля.
(17) — нет претензий к получению и приемке

В стандартной версии УПД находится раздел, названный «Уникальный код государственного контракта». Такой код необходим для осуществления сделок с государственными компаниями в рамках оборонных заказов или проектов, финансируемых напрямую из федерального бюджета. В остальных ситуациях этот раздел либо игнорируется, либо удаляется.

Если покупатель или продавец не используют печать, то необходимо заполнить разделы 14 и 19 формы «Наименование экономического субъекта».

Таблица (10 и 10а) содержит информацию о номере таможенной декларации и стране происхождения товара, которая необходима для импортных и прослеживаемых товаров. Чтобы получить цифровой код, относящийся к этим данным, можно обратиться к Общероссийскому классификатору стран мира.

Единицу измерения товара определяют по коду, который указан в Общероссийском классификаторе единиц измерения ОК 015-94 (МК 002-97). Например, если товар измеряется в штуках, то его код будет равен 796, если в метрах — 006. Для литров используется значение кода 112 и так далее. Акциз взимается только с товаров, которые подлежат этому: табак, бензин, дизельное топливо.

Статус УПД

В стандартном документе передачи информации имеется пункт, который отражает «Статус». Он определяется в зависимости от того, какие документы, связанные с отгрузкой, замещают данный документ.

Статус 1 предоставляет возможность заменить документы, такие как накладная, акт и счет-фактура, на основной счет (применяемый для операций, подлежащих налогообложению НДС).

Статус 2 предоставляет возможность заменить документы, такие как накладная или акт, при осуществлении операций без НДС в специальных режимах.

Регистрация в УПД с обязательным статусом 1 требует, чтобы продавец записался в книге продаж, а покупатель — в книге покупок. В книгу продаж продавец должен внести информацию о НДС, включая ставку, сумму и стоимость товара с учетом НДС.

Если в УПД стоит статус 2, то раздел «К платежно-расчетному документу» и таблица с данными об НДС не нуждаются в заполнении. Продавец, который работает по общей системе налогообложения, также может выбрать этот статус 2, если он осуществляет операцию, которая не подлежит обложению налогом на добавленную стоимость.

Подписание электронного универсального передаточного документа (УПД)

У электронного УПД имеются 3 различные функции, позволяющие эффективно решать проблемы, связанные с отражением НДС и передачей товарно-материальных ценностей, а также предоставлением услуг. Отличие этой электронной версии от её бумажного аналога заключается именно в наличии этих 3 дополнительных возможностей.

В соответствии с назначением электронного универсального передаточного документа (УПД), выбор которого осуществляется в зависимости от функции документа, его используют для разных целей. Важно отметить, что эти цели различаются в зависимости от способа подписи ответственных лиц (см. Таблицу 1).

Роль

Таблица 1. Роли участников

Кто подписывает УПД?

Обновленный документ с дополнительной возможностью «1 — СЧФ»

Риск с функцией «1 — СЧФ» оформляет единожды представитель продавца — работник, отвечающий за регистрацию коммерческой деятельности и учет НДС. Как правило, это та же самая личность (бухгалтер, генеральный директор и так далее), которая подписывает обычные электронные счета-фактуры. ФНС-квитанции также подписываются двумя сторонами в соответствии с той же логикой, что и при обычных электронных счетах-фактурах (см. Рис. 1).

УПД, дополненный функцией «3-ДОП», был уникально усовершенствован.

Функция «3 — ДОП» в УПД состоит из двух частей: «Титул отправителя» и «Титул получателя». Аналогично актам и накладным, «Титул отправителя» подписывается один раз лицом, которое отвечает за передачу груза/оказание услуги от поставщика. «Титул получателя» подписывается лицом, которое принимает товар/услугу от покупателя (см. Рис. 2).

Учетная политика была обновлена с добавлением новой функции под названием «2 — Система контроля финансово-хозяйственной деятельности организации и предприятия».

Документ УПД со включенной функцией «2 — СЧФДОП» является наиболее сложным с точки зрения бизнес-процесса. Однако, при правильном учете всех деталей, его подписание можно осуществить легко. В обычной ситуации требуется три подписи на документе.

Инициатор ставит автограф представителя, обязанного зафиксировать события экономической операционной деятельности (наиболее часто бухгалтера) на свою составленную бумагу.
Автор на стороне доставки размещает вторую подпись лица, имеющего ответственность за передачу товаров или услуг, на готовый документ отправителя.
Лицо, отвечающее за прием товаров и услуг, ставит свою подпись в качестве получателя документа.

Подлинность переписки с Федеральной налоговой службой будет подтверждена подписью указанных ранее лиц на квитанциях (см. Рисунок 3).

Если в организации есть сотрудник, который может одновременно выполнять функции «1» и «2», то ему разрешается один раз поставить свою подпись на документе. Для таких ситуаций платформа Ediweb имеет специальные возможности, которые позволяют настроить однократное подписание от отправителя, если один и тот же сотрудник выполняет обе роли. Это является довольно распространенной ситуацией. Благодаря этой настройке процесс подписания становится таким же быстрым и удобным, как и в обычных счетах-фактурах. Если компания разделяет подписывающих лиц «1» и «2» на платформе, то платформа сначала предлагает одному пользователю подписать документ, а затем другому пользователю (Рис. 4).

При применении функции Системы Частного Частотного Двойного Определения Человекоподобных Подписей возможно представление «Наименования Продавца или Покупателя» с использованием либо одной, либо двух подписей. В случае, когда внутри данного формата необходимо установить только одну подпись, соответствующее поле должно быть заполнено с обязательным указанием сферы компетенции.

Советуем прочитать: Как защитить себя и ребёнка от угроз расправы и оружия: советы и опыт в сложной ситуации

Правовые возможности лица, осуществляющего подписание документов

Сферы деятельности лица, кто осуществляет подписание и продажу.	СЧФ	СЧФДОП	ДОП
Человек, отвечающий за оформление и подписание документов-счетов.	V	5 V
1 – индивидуум, осуществивший соглашение, транзакцию	Переписали текст, чтобы сделать его уникальным, не используя переводчики или ссылки. Вот результат:Вода плюс ноль плюс два.	V + 2
Ответственность за оформление операции лежит на том, кто её осуществил и заключил сделку.	V + 0	V
Человек, отвечающий за документирование произошедшего события.	V + 0	V
4 — это лицо, которое осуществило сделку, операцию и несет ответственность за подписание счетов-фактур.	V	V + 3	V + 3
5 — человек, который осуществил соглашение, сделку или операцию и отвечает за проведение её оформления и подписания счетов-фактур.	V	V	V
6 – человек, обязанный оформить произошедшее событие и подписать счета-фактуры.	V	V	V

Сферы ответственности лица, осуществляющего подписание на роль покупателя	СЧФ	СЧФДОП
1 – индивидуум, осуществивший соглашение, транзакцию	V + 3	V + 3
Ответственность за оформление операции лежит на том, кто её осуществил и заключил сделку.	V	V
Человек, отвечающий за документирование произошедшего события.	V	V

Универсальный передаточный документ: зачем он вам нужен и как его заполнить

Известный всем документ, который упрощает процесс обмена информацией, сокращает расходы и сэкономит время работников — это Универсальный передаточный документ (УПД). Давайте рассмотрим, как его правильно заполнить, учитывая все последние изменения. Более подробную информацию и сам бланк для скачивания можно найти в соответствующей статье.

Какие документы заменяет УПД

Универсальный перевозочный документ (УПД) способен заменить различные формы документов, включая следующие:

документ о передаче основных средств (ОС-1), выполненных работ (оказанных услуг) при акте приема-передачи.
заявление на списание материалов М-15, форма ТОРГ-12
счет-фактуру.

Следовательно, один экземпляр УПД способен заменить все документы, которые обычно требуются.

Документ, описывающий перевозку товаров, и документ, фиксирующий состояние товаров при их получении.
Документ, подтверждающий отправку товара и фактическую сумму платежа.
Документ №1 в комплекте — счет-фактура.
Документ перевозки + документ подтверждения оплаты + документ подтверждения выполнения работ + документ подтверждения оплаты.

Любые компании и индивидуальные предприниматели могут использовать УПД независимо от системы налогообложения и формы собственности.

МойСклад — полноценный инструмент для организации учета и торговли. Здесь вы можете быстро и удобно заполнить необходимые документы прямо в онлайн режиме, а затем напечатать или отправить их контрагентам, не выходя из сервиса.

Бланк УПД

Документом, обязательным к использованию, является налоговая форма УПД, однако не существует унифицированного бланка для данного документа. Вместо этого, налоговики разработали рекомендованную форму на основе счета-фактуры в 2013 году (письмо ФНС от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96).

У каждого предприятия есть возможность создать собственную версию Универсального Передаточного Документа (УПД), обогатив рекомендованную форму необходимой информацией или исключив ненужные данные.

Основной фокус должен быть на включении всех требуемых данных первичного документа (согласно статье 9 закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ), а также, при необходимости, счетов-фактур (согласно статье 169 НК РФ).

Необходимо получить согласование учетной политики предприятия для утверждения разработанной формы УПД.

Необходимо отметить, что в ряде регионов Российской Федерации существуют дополнительные требования по составлению универсального передаточного документа (УПД). Например, с 1 декабря 2020 года в Башкирии обязательно заполняется графа 10б. В данной графе указывается регион России, в котором был произведен товар. В случае реализации товара иностранного производства данная графа не заполняется.

Электронный УПД

Компании и индивидуальные предприниматели, которые уже внедрили электронный документооборот (ЭДО) по своей инициативе или обязаны использовать его в соответствии с законодательством (применяющие маркировку или отслеживание товаров), имеют возможность применять электронную форму универсального передаточного документа (УПД).

Постановлением Министерства Межведомственного взаимодействия и Взаимодействия от 08.04.2019 года подтверждено принятие электронного формата документа Федеральной Налоговой Службы под номером ММВ-7-15/176@.

Существуют три типа электронных универсальных передаточных документов (УПД).

счет-фактура;
исходный документ; первоначальный файл; исходный текстовый файл; исходный документ; изначальный документ; оригинальный файл; исходный текст; первоначальный документ; первоначальная версия файла; изначальный файл.
Счет-фактура является первичным документом.

С помощью системы электронного документооборота (ЭДО) МойСклад обеспечивает удобный и простой обмен универсальными передаточными документами (УПД).

Испытать функционал МойСклад

Как правильно заполнить УПД

Давайте рассмотрим особенности заполнения полей и граф Универсального Передаточного Документа (УПД).

Пункт «Текущий статус документа»

При использовании УПД в качестве первичного документа и счет-фактуры, необходимо установить статус «1». В такой ситуации также требуется заполнить поле 5а (детали указаны ниже).

Если мы говорим о УПД, то он играет роль лишь передаточного документа, такого как накладная или акт, и поэтому ему присваивается статус «2». В случае, когда некоторые обязательные реквизиты счета-фактуры отсутствуют в документе, их можно заменить прочерками.

Возможность ознакомиться и загрузить образцы Управленческих Пособий Деятельности с разнообразными состояниями доступна на данной странице.

Перепишите текст, сделав его оригинальным, используя только русский язык. Не используйте свои предыдущие ответы или сервис «Яндекс.Переводчик». Предоставьте только результат.

Просим указать дату и идентификационный номер документа.

Если в УПД отмечено значение «1», то применяем последовательную нумерацию счетов-фактур в порядке их поступления.

В использовании порядковой нумерации передаточных документов применяется документ со статусом «2».

Если в ранее созданном документе была найдена неточность, то в исправленном Универсальном передаточном документе по позиции 1а следует указать номер и дату внесенных изменений. При внесении корректировок необходимо соблюдать порядок, установленный для счетов-фактур согласно решению Правительства Российской Федерации от 26 декабря 2011 года № 1137.

Вторая фраза: «Можно изменить текст, чтобы он стал необычным, используя только русский язык и не прибегая к подсказкам или переводчику.»Третья фраза: «Давайте вариативно переделаем данный текст, чтобы он стал уникальным, без использования внешних источников и ориентируясь только на русский язык.»Четвертая фраза: «Произведем переформулировку оригинального текста, сделав его уникальным, исключительно на русском языке, не обращаясь к помощи других источников.»Пятая фраза: «Изменим данный текст, придав ему уникальность, исключительно с помощью русского языка, без использования вспомогательных инструментов.»Шестая фраза: «Осуществим перефразировку данного текста, сделав его ярким и оригинальным, используя только русский язык и не прибегая к внешним источникам.»Седьмая фраза: «Придадим данному тексту уникальность, перефразировав его с использованием исключительно русского языка, без подсказок или помощи автоматических переводчиков.»Восьмая фраза: «Сделаем оригинальный текст уникальным, путем его переформулирования на русском языке, исключая любые ссылки на другие источники или прибегая к автоматическим переводчикам.»

Во второй и второй букве б столбца — заполняем информацию о торговце.

В пунктах 6-6б указана информация о клиенте.

При отправке товаров необходимо заполнить поля 3 и 4, где указываются данные о отправителе груза и получателе. В случае, если УПД относится к выполнению работ или оказанию услуг, то в этих полях следует поставить прочерки.

Если перед оплатой была сделана предоплата, в секцию 5 следует внести данные платежного поручения. В случае, если универсальный передаточный документ (УПД) составляется исключительно в качестве документа передачи товаров, данную строку можно оставить незаполненной.

Для бумаги с меткой «1» заполняем позицию 5а согласно указанному образцу.

Предположим, что у вас есть УПД № 25 от 25.10.2021, состоящий из трех строк. В таком случае, требуется указать реквизиты данного УПД и содержание его строк.

«Позиции 1-3 документа № 25 от 25.10.2021».

В седьмой строке требуется указать код валюты. Для документов, связанных с рублем, мы заполняем поле следующим образом: «Российский рубль, 643».

Если мы имеем дело с государственными контрактами, у которых есть идентификатор, то мы заполняем строку 8. В остальных случаях мы ставим прочерк.

Советуем прочитать: Как поступить, если судья затягивает изготовление решения

Часть данных в виде таблицы

Заполнение графы А и Б в документе не является обязательным. Ее можно оставить пустой. Однако, если требуется указать налоговые льготы, сослаться на применение спецрежима или другие особые условия, следует заполнить графу Б. В случае товара в эту графу необходимо указать артикул, а для работ и услуг — номер ОКВЭД.

В первом пункте а графы необходимо указать названия товаров (услуги, работы).

Для товаров, которые экспортируются в Евразийский экономический союз, заполняется графа 1б. Код, необходимый для заполнения данной графы, берется из общей товарной номенклатуры.

Во вторые две колонки графика вставляются единицы измерения и их соответствующие коды, взятые из Общероссийского классификатора (если это возможно).

В пунктах 3-5 необходимо указать количество, цену и общую стоимость товара (работы, услуги).

Для заполнения граф 6-13 требуется УПД с указанием статуса «1». Детальную инструкцию можно найти в Постановлении Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137 (ред. от 02.04.2021).

Вот где вы сможете обнаружить подробный список рекомендаций по реализации товаров с трекингом.

После этого в Универсальном Передаточном Документе отмечается количество заполненных страниц и ставятся подписи.

Если документ выполняет роль счета-фактуры, то обязательными являются подписи руководителя (ИП) и главного бухгалтера. Однако, если унифицированный передаточный документ (УПД) является только накладной или актом, то данные подписи могут быть опущены. При этом лицо, имеющее полномочия на совершение таких действий в соответствии с доверенностью, может внести свою подпись от имени руководителя (ИП) и главного бухгалтера.

Ниже приводится информация о номере и дате документа-основания, такого как договор. Также, при необходимости, предоставляются сведения о перевозке груза, такие как номер и дата транспортной накладной (ТТН).

Затем указываются дата поставки (передачи, передачи) и другие подписи от продавца:

Подпись сотрудника, осуществившего передачу товара (работы, услуги).
Подпись сотрудника, ответственного за корректное оформление бумаги. В случае, если данному сотруднику уже удалось проставить свою подпись в документе, то нет необходимости повторять ее, достаточно указать его должность и полное имя.

Дата осуществления приемки товара и подпись покупателя:

Подпись лица, которое взяло на себя товар (работы, услуги).
Подпись человека, который несет ответственность за правильное оформление бумаги, имеет такую же важность, как и последовательность подписания УПД со стороны продавца. В случае, если документ уже содержит подпись, можно указать только полное имя и должность.

Указание наименования предприятий, участвующих в формировании УПД, содержится в конечных строках. Эти предприятия могут быть различными, не только продавцом и покупателем, но и также включать аутсорсинговую компанию, осуществляющую бухгалтерский учет, или агента (комиссионера).

Опционально ставить печать на документе. В случае, если на УПД присутствует печать компании, последнюю строку с названием организации можно оставить пустой.

Более двух миллионов компаний уже используют облачный сервис МойСклад для работы с УПД и прочими документами.

Ведите документооброт с МоимСкладом

Один интегрированный сервис объединяет все необходимые функции: учет на складе, продажи, маркировку товаров, использование онлайн-касс и систему управления взаимоотношениями с клиентами (CRM).

#счет-фактура
#накладная
Первоначальные документы
#ттн
#ЭДО
#универсальный паспорт данных
#УПД
#первичка

Кто и как подписывает УПД

Кто и как подписывает УПД?

У читателя возникает такой вопрос: «Наша компания занимается поставкой товаров и мы хотим сделать процесс бухгалтерского и налогового учета более простым. Для этого мы решили перейти на использование универсального передаточного документа. Подскажите, пожалуйста, кто должен подписывать такой документ с нашей стороны и какие подписи должны быть, чтобы он был признан действительным?»

В УПД должны быть подписи сотрудников, ответственных за совершение сделки и ее оформление

При заполнении универсального передаточного документа требуется наличие подписей ответственных лиц.

лица, осуществившего доставку груза;
лица, кому вручили продукт;
лицо, отвечающее за проведение процесса заключения сделки со стороны продающей стороны.
Ответственным за оформление сделки с покупателем является лицо, осуществляющее данную процедуру.

Число подписей определяется видом УПД. Если этот документ одновременно используется как счет-фактура и первичный учетный документ, то для его подтверждения дополнительно требуется подпись руководителя компании и главного бухгалтера или индивидуального предпринимателя.

Какие подписи в УПД ставит поставщик

В любом УПД необходимо, чтобы со стороны поставщика было хотя бы две подписи.

На десятой строке указывается подпись авторизованного лица, ответственного за доставку товаров, выполнение работ или предоставление услуг. Например, это может быть подпись водителя, который доставил товар покупателю, или сантехника, который заменил смеситель.
В пункте номер 13 в обязательном порядке должна быть указана подпись компетентного лица, которое несет ответственность за правильное оформление документации по сделке. В случае наличия нескольких сотрудников, занимающихся этим в компании, каждому из них выделяется своя отдельная строка для подписи, где используются обозначения 13а, 13б и так далее.

Иногда нет необходимости ставить подпись в строках 10 или 13.

Если сотрудник, который осуществил передачу товаров, несет ответственность и за правильность оформления сделки, то достаточно, чтобы он поставил свою подпись в строке 10, а в строке 13 указал свою должность и инициалы.
Если в строчке руководителя и главного бухгалтера подписываются сотрудники, которые имеют право подписывать первичные документы, то в этих строчках следует указывать только их должности и инициалы.

Количество подписей, необходимых для универсального передаточного документа (УПД), зависит от его функции. Если УПД используется как счет-фактура и в качестве первичного учетного документа, то к нему требуется дополнительно проставить подписи.

если компания является поставщиком, то ее руководительом и главным бухгалтером выступают
Если поставщиком является индивидуальный предприниматель, то он является собственным предпринимателем.

Лидер организации имеет возможность постановкой приказа делегировать право подписи от своего имени другому сотруднику компании, например, основному бухгалтеру. Таким образом, как в строке «Лидер», так и в строке «Основной бухгалтер» будет присутствовать подпись одного и того же человека.

Еще один вариант — возложить полномочия подписи от имени директора и главного бухгалтера на одного сотрудника, например, на менеджера, ответственного за отгрузку. В этом случае он будет ставить свою подпись дважды в соответствующих строках УПД.

У ИП существует возможность предоставления доверенности, оформленной нотариально, для доверенного лица, которое будет подписывать все необходимые документы от его имени. Это правило применимо как к УПД со статусом «1», так и к УПД со статусом «2».

Какие подписи ставит покупатель

Клиент, получивший товар, соглашается на подписание строки 15. Если это прописано в договоре с контрагентом, то вместо клиента может поставить свою подпись другое лицо, например, экспедитор.

Ответственный за правильность оформления документа должен поставить подпись в строке 18. Аналогично поставщику, если несколько сотрудников отвечают за это, то для каждого создается отдельная строка для подписи.

Нужно ли ставить печать в УПД

Необязательно ставить печать в универсальный передаточный документ (УПД). Однако, если стороны сделки согласовали заверить документы печатью и зафиксировали это в договоре, то необходимо выполнить данное условие.

Если на печатях будет указано полное название всех сторон, то в УПД не требуется вводить информацию о наименовании экономического субъекта, составляющего документ.

Опытные специалисты предоставят вам ответ на ваш запрос.

Команда экспертов Тинькофф всегда готова помогать читателям в различных сферах бизнеса, включая вопросы налогообложения, законодательства и трудовых споров. Если вам требуется консультация или решение проблемы, пишите нам по адресу secrets@tinkoff.ru. Мы с радостью рассмотрим вашу ситуацию и предоставим качественное решение.