Письма информационного характера, оформленные в деловом стиле, являются официальным обращением, которое передает получателю важные данные. В сфере маркетинга такие письма также используются для привлечения новых клиентов и удержания уже имеющихся. Главная цель информационных писем – это продажа товаров или услуг, однако это происходит косвенным путем. В них может быть содержаны призывы к определенным действиям, таким как подписка, регистрация или покупка, однако это не является обязательным.

Такие письма содержат значимую и полезную информацию. Например, они могут содержать предварительное объявление о предстоящих семинарах, изменения в ценовой политике и графике работы, обновление ассортимента товаров, наличие открытых вакансий и другую важную информацию. Информационные письма также широко применяются во внутренней корпоративной среде для передачи необходимой информации конкретному сотруднику. Письменные обращения напоминают сотрудникам о важных встречах, информируют коллег об изменениях в сделках, подтверждают принятые решения руководством и многое другое.

будет перефразировано, чтобы стать полностью уникальной, используя русский язык.

Какие задачи у информационных писем

1. Привлечение внимания новых клиентов и удержание интереса тех, кто уже сотрудничает.
2. Повышение посещаемости целевой аудиторией веб-сайта;
3. Поддержка непрерывного обмена информацией с партнерами и подчиненными;
4. Подтверждение высокой квалификации
5. Информационное уведомление и приглашение на значимые изменения и события;
6. Уведомление об осуществлении платежа, регистрации, доставке и прочих операциях.

Существуют различные формы информационных корреспонденций.

Поскольку такие электронные сообщения выполняют множество различных функций, они классифицируются на несколько типов в соответствии со своим содержанием.

Существуют различные виды информационных писем:

• уведомление;
• напоминание;
• подтверждение;
• заявление;
• реклама.

Уведомительное письмо предупреждает получателя о существенных изменениях или новом вводе. Например, в уведомлении будет указано, что посылка уже находится в пункте выдачи и ожидает его.

Напоминательное сообщение создается с целью напомнить адресату о надобности выполнения определенных действий. Это может быть оплата заказа, оформленного в онлайн-магазине, ответ на полученное уведомление или посещение запланированного события.

Письмо-подтверждение — это неотъемлемая часть закрепления предыдущих договоренностей. Если вам требуется подтверждение заказа клиента или оформление сотрудничества между компаниями, именно такое письмо является необходимым инструментом.

В письме, известном как заявление, содержатся объяснения, в которых говорится о невозможности участвовать в каком-либо деле или о внесении изменений в условия договора. Например, ситуация может быть такова, что сотрудник не сможет присутствовать на важной встрече, и поэтому он отправляет письмо своему начальнику, чтобы проинформировать его об этом.

Рекламное сообщение — это нечто схожее с маркетинговой рассылкой, но оно предлагает больше информации. В нем описывается широкий выбор товаров, цены, условия сотрудничества и т.д.

Как составить корректное электронное письмо с информацией?

Не существует жестких правил по созданию информационных писем. Главное — ясно и понятно передать получателю нужную информацию, соблюдая официальный стиль общения. Форматирование письма может быть разным, но необходимо помнить об основных принципах деловой переписки.

1. В тексте не должно быть никаких ошибок.
2. Выбором шрифта следует ограничиться известными классическими вариантами, такими как Times New Roman или Arial.
3. Не следует использовать излишнее количество «пустых слов».
4. Необходимо организовать текст письма таким образом, чтобы он был удобно читаемым. Для этого его следует разбить на абзацы, которые должны быть равномерно отделены друг от друга.
5. Необходимо обязательное выполнение требования о выравнивании текста письма по ширине страницы.
6. Если электронное сообщение включает в себя значительный объем информации и занимает несколько страниц, то требуется пронумеровать их.
7. Рекомендуется избегать использования неофициальных выражений и фраз, которые содержат эмоциональную окраску. Не следует выражать собственное субъективное мнение или просить адресата высказать свою точку зрения.

Примеры успешных электронных писем с информацией

Иногда мы ловим себя на мысли, что даже самые элементарные задачи, такие как составление и отправка информационных писем клиентам, могут привести к замешательству. В таких ситуациях всегда ценен опыт и советы наших коллег.

Участие крупного интернет-магазина одежды для мужчин и женщин в крупной программе, направленной на утилизацию и повторную переработку пластика, было отмечено в письмах компании. В этих письмах она поделилась причинами, которые побудили ее совершить такой поступок, а также преимуществами, которые сопутствуют этой инициативе и ее полезностью для мира и общества. В заключение писем рассказывается, как каждый клиент магазина может принять участие в этом грандиозном вызове.

Крупный изготовитель электроники и техники для дома, помимо регулярных информационных рассылок о своих последних продуктах и скидках, периодически делится решениями повседневных проблем, связанных с организацией домашнего быта, и дает полезные советы для удобства ведения домашней жизни.

Заключение

Регулярное отправление информационных писем способствует укреплению связи между продавцом и покупателем, а также между руководителем и его подчиненными.

Необходимо уделить особое внимание привлекательности и интересности писем. Всегда старайтесь избегать слишком официального стиля, чтобы они не казались «сухими». Кроме того, не забывайте об использовании видео, картинок, настоящих фотографий и других элементов, которые могут добавить оригинальности и привлекательности вашим письмам.

Для того чтобы удостовериться в правильном составлении письма, необходимо получить ответ на главный вопрос — какое действие письмо должно вызвать у его получателя? Покупку, отправку ответа, получение новой информации и прочее. Каждое информационное письмо должно иметь определенную цель.

Вместо заключения

Желаете занять высокие позиции в рейтинге Яндекса и долго удерживаться на вершине? Продвигайте свои веб-сайты и интернет-магазины исключительно с использованием безопасных и этичных методов SEO! Не знаете, как это сделать? Я готов научить вас! Для тех, кто стремится разобраться во всех тонкостях SEO, предлагаю посетить мои индивидуальные курсы обучения SEO, которые проводятся в режиме онлайн через Skype.

Если вам не хватает времени на обучение и самостоятельное продвижение интернет-магазина, то у меня есть предложение, которое может вам помочь. Я готов взяться за SEO-продвижение вашего сайта и за несколько месяцев добиться его попадания в ТОП10 Яндекса.

Для подтверждения моей компетентности мне хотелось бы предложить вам ознакомиться с некоторыми моими последними кейсами по SEO. Только после этого вы сможете заказать у меня услуги по SEO продвижению. Вот пример успешного продвижения сайта, связанного со строительством, в городе Санкт-Петербурге.

Что такое информационное письмо и как его использовать в маркетинге

Что такое информационное письмо и как его использовать в маркетинге

Письмо, содержащее информацию, является неотъемлемым инструментом делового общения, применяемым компаниями всех масштабов. Оно создается с целью обеспечения взаимодействия с клиентами, партнерами и другими участниками коммерческой деятельности. В данной статье будут изложены различные типы информационных писем, а также рекомендации по их составлению и оформлению.

CalltouchПривлекайте, преобразовывайте и исследуйте свою клиентскую базуОмниканальная маркетинговая платформа

Что такое информационное письмо

Информационное письмо представляет собой вид деловой документации, который применяется для информирования партнеров, контрагентов и сотрудников о новостях, достижениях и изменениях в деятельности компании. Часто такое сообщение имеет типичный характер: оно формируется по стандартному образцу, дополняется цитатами из официальных документов, подтвержденными фотографиями, таблицами и файлами в формате PDF.

Какие задачи решает информационное письмо

• проинформировать партнеров о внутренних изменениях, случившихся в организации.
• Прошу вспомнить исполнителя, поставщика или заказчика о своих обязательствах, которые указаны в договоре.
• Информировать заказчика об оригинальных предложениях или разнообразии ассортимента товаров.

Для начала сотрудничества с рекламными площадками можно воспользоваться информационными письмами. В них следует рассказать о продукте или услуге, преимуществах нашей компании и выгодах, которые могут получить партнеры, работая с нами. Если мы платим площадкам или агентствам за лиды, представленные в виде звонков в нашу компанию, важно обеспечить себя от «мусорных» звонков. Для этого можно использовать Антифрод от Calltouch. Эта технология позволяет отсеивать неэффективные каналы привлечения лидов, контролировать работу подрядчиков и выявлять сомнительные звонки, которые могут быть фродом или спамом. Благодаря использованию Антифрод от Calltouch мы сможем сэкономить наш бюджет и обезопасить себя от мошенничества.

АнтифродИзбегайте назойливой почты и нежелательных телефонных звонков с предложениями рекламыИзбегайте назойливой почты и нежелательных телефонных звонков с предложениями рекламы

Кто составляет информационное письмо

Информационные письма разрабатываются руководителями разных структурных подразделений компании. Главное требование заключается в том, чтобы руководитель не только сообщал о содержании письма, но и принимал ответственность за его решение. Например, руководитель отдела продаж информирует о расширении ассортимента, а руководитель маркетингового отдела сообщает о запуске новой рекламной кампании. После согласования текста письма с вышестоящим руководством, руководитель его подписывает и организует рассылку.

Разновидности информационных писем

Существуют различные типы информационных писем, которые отличаются целями, назначением и способом представления информации.

Письмо-уведомление

Основной целью обращения через почту является информирование клиентов, партнеров и коллег о важных событиях, которые возникнут в организации в ближайшем будущем. Например, это может быть изменение банковских данных или юридического адреса, изменения в графике работы или повышение квалификации наших специалистов.

Письмо-напоминание

Возможность напомнить партнеру о важных деталях сотрудничества с компанией предоставляет письмо-напоминание. Пример такого информационного письма может быть предупреждение о скором наступлении конечного срока проекта или о необходимости незамедлительного осуществления полной оплаты в соответствии с заключенным договором.

Письмо-подтверждение

Это письмо служит информационным поводом, который подтверждает намерения компании в ответ на запрос, полученный ранее. Например, такое письмо может быть использовано после проведения переговоров о поставке товара для подтверждения серьезности намерений одной из сторон.

Письмо-заявление

Когда требуется рассказать адресату о возможных обстоятельствах, связанных с определенным событием, в котором он имеет прямое или косвенное участие, отправляются соответствующие письма. Например, это может быть информационное сообщение, оформленное в виде заявления, о расторжении договора.

здравствуйте! Мы рады представить вам наше новое рекламное предложение. В нашем письме мы хотели бы рассказать вам о наших уникальных продуктах и услугах, которые могут значительно улучшить вашу жизнь. Мы гордимся тем, что у нас есть широкий ассортимент товаров высокого качества, которые отвечают потребностям наших клиентов. Мы уверены, что вы найдете у нас то, что ищете. Наша команда профессионалов всегда готова помочь вам с любыми вопросами или запросами. Мы ценим ваше время и доверие, поэтому гарантируем вам высокий уровень обслуживания и оперативную доставку. И не забывайте, что у нас есть специальные предложения и скидки для наших постоянных клиентов. Не упустите возможность улучшить свою жизнь с нашей помощью! Надеемся на сотрудничество и ждем вашего ответа. С уважением, команда нашей компании.

Этот тип информационных электронных писем широко используется маркетологами. Они имеют структуру, схожую с коммерческим предложением, и содержат информацию о продаваемых товарах или услугах, условиях сотрудничества и контактные данные компании. При этом в таких письмах отсутствует призыв к целевому действию.

Информационные письма в email-маркетинге

Email-маркетинг использует информационные письма, которые являются рассылками содержательной информации. Эти письма способствуют следующему:

• заинтересовать и удержать внимание покупателя;
• подтвердить свой экспертный статус;
• повнушать о товаре либо организации;
• Увеличить поток пользователей на веб-ресурс.

Для того чтобы увеличить посещаемость сайта, необходимо не только привлечь пользователя, но также создать условия для его долгосрочного сотрудничества и убедить его выполнить необходимое действие. Для достижения этой цели рекомендуется разработать привлекательный дизайн, тщательно продумать структуру сайта и использовать удобные виджеты Calltouch для сбора заявок и оперативного общения с клиентами.

ВиджетыCalltouch предлагает разнообразные виджеты, которые могут значительно улучшить работу вашего сайта. Эти инструменты помогут вам увеличить конверсию и повысить уровень обслуживания клиентов. Одним из виджетов Calltouch является «Обратный звонок», который позволяет посетителям вашего сайта оставить свои контактные данные и заказать обратный звонок от вас или вашего сотрудника. Это значительно упрощает коммуникацию с вашими потенциальными клиентами и помогает вам не упустить ни одной возможности для продажи. Кроме того, у Calltouch есть и другие виджеты, такие как «Онлайн-консультант», «Заказать звонок» и многое другое, которые могут быть настроены под потребности вашего бизнеса. Разнообразие инструментов Calltouch позволяет вам эффективно управлять своим сайтом и давать клиентам качественное обслуживание.Повысьте эффективность вашего сайта на 30% путем увеличения конверсии.

Организация имеет возможность взаимодействовать с клиентами только посредством стратегии электронного маркетинга, а также посылать информационные сообщения вместе с рекламными рассылками.

Маркетинг

Советуем ознакомиться с дополнительной информацией:

Что представляет собой продакт-плейсмент и как эффективно его использовать?

Что представляет собой продакт-плейсмент и как эффективно его использовать?

Как написать информационное письмо

Для создания информационного письма можно воспользоваться универсальным шаблоном, внесши в него небольшие изменения, адаптированные к вашим конкретным целям и задачам.

В письме следует обязательно присутствовать следующей информации:

• Для того чтобы предоставить информацию о нашей компании, в левом верхнем углу документа необходимо указать следующие данные: название организации, ее юридический адрес и контактные данные.
• Информация о получателе: полное имя, занимаемая должность, местонахождение организации (верхний правый угол).
• Проявите внимание к теме письма и поместите ее в центре в качестве уведомления, напоминания или заявления.
• Здравствуйте. Я хочу обратиться к вас с учетом нужного уровня уважения и вежливости. Позвольте мне обратиться к вам как «Уважаемый(ая) имя, отчество…» или «Добрый день…»
• Начало. В данной секции письма выразите основную идею сообщения сжато.
• Главное содержание обеспечивает разъяснение предисловия. Систематически и сжато изложите сведения и информацию, отвечая на вопросы: «Кому?», «С какой целью?» и «Почему?».
• В заключение данного общения, хотелось бы подвести итоги. Руководящая должность, которую занимаю я — И.И., позволяет мне с уверенностью заявить о следующих результатов. Было выполнено полное взаимодействие и достигнута взаимопонимание между всеми участниками обсуждения. Вся предоставленная информация была учтена, обработана и принята во внимание. Я готов продолжать обсуждение и отвечать на все вопросы, связанные с данным вопросом. Ответственно подписываюсь и указываю следующие контактные данные для дальнейшей обратной связи: {подпись, должность, контактная информация}.

Как оформить и отправить информационное письмо

Форматирование письма не имеет строгих требований, поэтому его можно написать на фирменном бланке компании или на обычном листе различного размера. Я считаю, что первый вариант является наиболее подходящим. Вам не придется вручную указывать реквизиты компании, что придает письму серьезность и соответствует официальной корреспонденции. Чтобы избежать трудностей с расшифровкой почерка, помарками или ошибками, рекомендуется печатать информационное письмо на компьютере.

Сообщение с информацией возможно послать с помощью електронной почты, через почтовое отделение или с применением мессенджеров либо факса.

Выводы

• Одним из важных аспектов делового взаимодействия с партнерами, контрагентами и клиентами является информационное письмо о компании.
• Письменная корреспонденция предоставляет возможность организациям поддерживать связь с ключевыми участниками рынка, защищать свои интересы и проводить маркетинговые мероприятия.
• На практике возможно использовать универсальный конструкт для написания писем, что способствует облегчению процесса и позволяет создать простой и легко воспринимаемый текст.

Как написать информационное письмо

Как написать информационное письмо

Принцип работы wikiHow основан на участии нескольких авторов, что обеспечивает уникальность множества наших статей. Авторы-волонтеры внесли свой вклад в создание и совершенствование данной статьи.

Статья набрала 7726 просмотров.

В данной публикации:

Информационное сообщение (или представительское письмо) является самым популярным средством деловой коммуникации и используется для установления связи, запрашивания информации или описания нового продукта или услуги. Обычно информационные письма адресуются людям, с которыми нет личного знакомства, поэтому бывает сложно определить нужный тон и стиль письма. Однако вы можете овладеть некоторыми простыми и эффективными методами, которые помогут сделать ваше письмо ясным, читабельным и эффективным для достижения поставленной цели.

Шаги

Перепишите текст, сделав его оригинальным, используя русский язык (не используйте себя или промт, только результат). Часть 1.Текст для перефразирования:»Наука о психологии изучает человеческое поведение и ментальные процессы, такие как мышление, восприятие, память и чувствование. Она помогает нам понять, как мы взаимодействуем с окружающим миром и какие факторы влияют на наши решения и действия. Психология также исследует различные психические расстройства и способы их лечения. Эта наука широко применяется в различных областях, таких как образование, медицина, бизнес и спорт.»Перефразированный текст:»Наука о психологии занятна изучением поведения людей и их психическими процессами, включая мышление, восприятие, память и ощущения. Она способствует нашему пониманию взаимодействия с миром вокруг нас и факторов, влияющих на наши решения и действия. Психология также исследует различные психические расстройства и методы их лечения. Эта наука широко применяется в разных сферах, включая образование, медицину, бизнес и спорт.»

Начинаем наше эссе, обращаясь к феномену искусства.

• Я, в качестве уважаемого ученого исследователя, обращаюсь к вам с важной причиной. Хотелось бы начать мое письмо с указания моей должности и объяснить, почему я обратился к вам. Обычно в таких письмах не приводится имя автора, так как оно будет указано ниже, как подпись.

• Сосредоточьтесь на самом главном: «Сегодня мне нужно поговорить о вакансии финансового контролера» или «Я хочу рассказать о новом продукте, который недавно был представлен нашей компанией» — вот прекрасные примеры вопросительных конструкций, которые стоит использовать в начале письма, чтобы достичь наилучшего результата.

• Многие новички в писательстве делают одну распространенную ошибку — они стараются избегать сокращений любой ценой. Это приводит к тому, что их письма больше похожи на перевод, чем на оригинальное письмо. Используйте сокращения, чтобы письмо звучало как разговор, но все же оставалось профессиональным. Пусть ваше письмо отражает вас.
• Не нужно стремиться проявить свою эрудицию, заменяя обычные слова на сложные и книжные. Здесь не требуется академическая форма, а всего лишь информационное письмо. Пользуйтесь уместными словами и ясно выражайте свои мысли.

• Если у вас имеются связи с кем-либо из сотрудников данной организации или если вам было рекомендовано подать заявление на работу, или если вы знакомы с человеком, который ранее получал грант от нашего учреждения за свою активность, лучше упомянуть об этом в начале вашего письма. Такой подход может помочь вашему адресату вспомнить о вас («Ах, да! Иван говорил об этом!»), или предоставить вам возможность запомниться и выделиться среди остальных.

РекламаЧасть 2: К прекрасным летним дням привыкли все жители этого небольшого городка. Солнце мягко окутывает улочки, пестрящие разноцветными цветами, а воздух наполнен ароматами цветов и зелени. Деревья шумят своими листьями, создавая прохладу и уют, а птицы щебечут веселыми песнями. Жители радуются возможности провести время на свежем воздухе, наслаждаясь красотой и спокойствием природы. Парки и скверы становятся местом для прогулок и отдыха, где можно ощутить единение с природой и насладиться моментом. В такие дни хочется забыть обо всем и просто наслаждаться миром вокруг, обрести гармонию и покой. Лето в городке — это время, когда каждое мгновение становится ценным и запоминающимся, и в сердцах жителей остается ощущение счастья и благополучия.Вторая часть из трёх:

Составляем главный раздел письма.

• Опишите конкретный опыт, который вы приобрели в определенной сфере или отрасли, в которую вы стремитесь попасть благодаря вашему письму. Если ваше письмо ориентировано на конкретную профессиональную сферу или отрасль, стоит уделить особое внимание определенным навыкам и умениям, чтобы письмо принесло результаты. [1] Источник информации: X.
• Желание получить работу и обладание необходимыми качествами для ее выполнения – это две разные вещи. Вместо того чтобы многократно повторять, что вы «правда-правда нуждаетесь в этой работе», вы можете подчеркнуть во вступительной части, что вы заинтересованы в собеседовании на данную должность, потому что вы идеально подходите для нее. Это позволит вам выглядеть более привлекательным кандидатом.

• Основной акцент в письме следует сделать на выполнении определенного уровня работы. Необходимо указать желаемый результат, чтобы письмо соответствовало поставленной цели. Необязательно упоминать тип задания или должность, но важно сосредоточиться на том, чего вы хотите достичь.

Не стоит повторять уже имеющуюся информацию в своем резюме в письме. Упоминание ученых степеней, наград и связей не является самой лучшей идеей для информационного письма. Повторение информации, которую можно быстро просмотреть в резюме, является излишним расходом пространства и слов. Вам необходимо написать о том, что нельзя узнать быстрее и проще в другом месте. Ваша цель — продать себя и сделать первый шаг в развитии деловых отношений.

• В кульминации письма рекомендуется еще раз подчеркнуть ключевую информацию. Перед тем, как закончить, можно уместно сделать краткое повторение основных мыслей в ясной формулировке.

РекламаПерепишите текст, сделав его оригинальным, используя русский язык (не копируйте и не ссылайтесь на себя или Promt, оставьте только результат):Часть 31. В наше время важно сохранять свою конфиденциальность в Интернете. Лучший способ это сделать — использовать виртуальные частные сети (VPN). Они позволяют обходить ограничения и защищать вашу онлайн-активность от нежелательных глаз.2. Поиск работы может быть сложной задачей. Однако, с помощью профессиональных социальных сетей, таких как LinkedIn, вы можете связаться с потенциальными работодателями, представить свои достижения и навыки, и повысить свои шансы на получение работы.3. Здоровое питание играет важную роль в поддержании нашего физического и психического благополучия. Постепенно вносите изменения в свой рацион, добавляя больше свежих фруктов, овощей и полезных продуктов. Это поможет вам чувствовать себя более энергичными и сократит риск развития различных заболеваний.4. Туризм — это отличный способ расширить свои горизонты и познакомиться с новыми культурами. Исследуйте разные страны, посещайте достопримечательности, попробуйте местную кухню и заводите новые знакомства. Путешествие дает возможность выйти из зоны комфорта и обогатить свой опыт.5. Одна из самых важных черт успешного человека — настойчивость. Не бойтесь ставить перед собой высокие цели и не отступайте даже перед трудностями. Через упорство и решительность вы сможете достичь желаемого результата и преодолеть любые преграды на пути к успеху.Часть 3 из 3:В заключение, важно отметить, что для достижения личного и профессионального успеха необходимо постоянно развиваться и совершенствоваться. Жизнь похожа на бесконечное путешествие, на котором мы постоянно учимся и растем. Не стоит останавливаться на достигнутом и довольствоваться тем, что есть. Всегда стремитесь к большему и ищите новые возможности для саморазвития. Будьте открытыми к новым знаниям и опыту, ведь именно они помогут вам стать лучшей версией себя. Не бойтесь выходить из зоны комфорта и преодолевать свои страхи. И только так вы сможете достичь своих целей и стать успешными в том, чем занимаетесь. Успех приходит к тем, кто стремится и не боится рисковать. Поэтому не бойтесь экспериментировать, изучайте новые области и ищите свою страсть. Жизнь слишком коротка, чтобы заниматься тем, что не приносит вам радости и удовлетворения. Поверьте в себя, и только тогда сможете достичь заветных высот.

Прошу вас проанализировать и улучшить данное электронное письмо.

• Ревизия включает в себя не только исправление ошибок и опечаток в тексте. Осмотрите ваше письмо с новой точки зрения и убедитесь, что все существительные и глаголы согласуются, чтобы ваша мысль была выражена правильно, а ваше письмо достигло поставленной вами цели.
• Как только вы удовлетворены качеством и результативностью вашего письма, вы можете приступить к редактированию и поиску «непреднамеренных проблем» — таких вещей, которые вы могли оставить без внимания в последний момент, включая исправление опечаток, орфографических ошибок и оформление вашего письма.

Важно, чтобы письмо было простым и компактным. Чтобы быть информативным, письма не должны быть больше одной страницы или содержать более 300-400 слов. Независимо от причин, скорее всего, вы обращаетесь к человеку, который в данный момент заткнут работой и не будет хотеть тратить время на тщательное изучение вашего длинного и раздутого письма-представления. Это обидно, если все ваши усилия окажутся впустую, поэтому очень важно не превышать объем. В своем письме сосредоточьтесь только на самой существенной информации.Источник информации: [2]

• В любом комплекте заявления, приветствуется приложение резюме после информационного письма, если это соответствует ситуации.
• Обязательно добавьте свежую и актуальную контактную информацию в текст. Не пропустите этап последней редакции письма и обязательно включите в него все важные контактные данные. Эти данные обычно размещаются в верхнем правом углу «шапки». Удостоверьтесь, что вы указали свой адрес электронной почты, номер телефона и другую основную контактную информацию.

Рассмотрите возможность добавить послескриптум к письму. Некоторые специалисты в области бизнес-коммуникации рекомендуют включать самую важную и срочную информацию в послескриптум (П.С.) к письму. Причина этого состоит в том, что многие люди обрабатывают информацию в виде писем. Вместо того, чтобы размещать важные данные в заключении, послескриптум может оказаться более эффективным. Несмотря на то, что некоторым он может показаться необычным, послескриптум обычно становится полезным способом выделить важную информацию и сделать ваше письмо выдающимся по сравнению с другими.

Информационное письмо

Информационное письмо

Письма, содержащие информацию, играют важную роль в работе каждой организации. Для овладения навыками работы с такими письмами необходимо понимать их цель и различные виды. В данной статье будут рассмотрены основные принципы написания информационного письма.

Содержание:

• Виды информационных электронных писем
• Для чего необходимы электронные письма с информацией?
• Как составить письменное уведомление

Что такое информационное письмо и какие виды таких писем бывают

Информационное сообщение — это корреспонденция, в которой получателю предоставляются официальные сведения. Такие письма обычно имеют стандартный формат. Они отправляются органам власти и управления разных уровней, подведомственным организациям или организациям определенного типа. В информационных сообщениях могут быть приведены дословные цитаты из законодательных и других нормативных актов, рекомендации и предложения. В них может содержаться информация, которая объясняет особенности применения определенных нормативных документов или правил поведения в конкретных условиях. Иногда информационные сообщения называют методическими.

Перед изучением того, как написать информационное сообщение, давайте познакомимся с его различными видами. В общем, информационные письма можно классифицировать на несколько категорий, каждая из которых предлагает своего рода информацию.

Разновидности информационных электронных сообщений

Скачайте бесплатную образцовую форму письма-сообщения.Скачайте бесплатно образец письма-призыва к действиюСкачайте даром образец петиции-запроса.Прикрепленный образец письма-извещения доступен для скачивания безвозмездно.Получите шаблон письма-предложения совершенно бесплатноПредоставляется возможность загрузить образец письма-подтверждения бесплатно.Получите возможность бесплатно скачать пример рекламного письма.

У каждого информационного письма есть возможность сопровождаться сопроводительным письмом, которое призвано уточнить или дополнить информацию, изложенную в основном письме. В дальнейшем мы более подробно рассмотрим каждый вид информационного письма и опишем их цель.

В чем сходство между информационными письмами? Заметки, полученные от журнала «Руководство для секретарей и офис-менеджеров».

Какова цель создания информационных писем?

На основании наименований различных видов информационных писем можно определить цель и содержание каждого из них. Например, письма-заявления служат для сообщения о намерениях компании, которая их отправляет. Письма-напоминания являются образцом информационного письма, содержащего информацию о необходимости выполнения определенных обязательств. Например, если адресат должен совершить оплату, письмо-напоминание может содержать сведения о сроках, сумме и реквизитах этой оплаты. Письмо-подтверждение свидетельствует о факте получения чего-либо — товара, оплаты, документов и так далее.

Пример письма-напоминания с информацией на русском языке.

Наиболее популярным видом информационных писем является письмо-уведомление. Оно включает в себя информацию о важных изменениях, таких как изменение банковских данных, график работы организации, адреса и даже смена руководителя. Кроме того, в эту категорию писем входят уведомления о изменении стоимости услуг (тарифных планов) и предстоящих совещаниях.

Уважаемый получатель, мы хотели бы сообщить вам о важном обновлении в наших банковских реквизитах.В связи с оптимизацией нашей финансовой деятельности, мы приняли решение изменить наши реквизиты.Теперь, для проведения платежей и переводов, пожалуйста, обращайтесь к следующей информации: [указать новые реквизиты].Мы просим вас актуализировать эту информацию в своих базах данных и учесть изменения при совершении финансовых операций с нами.Если у вас возникли вопросы или вам требуется дополнительная информация, не стесняйтесь обращаться к нам. Мы всегда готовы помочь вам.Благодарим вас за ваше понимание и сотрудничество. Мы надеемся на дальнейшее успешное взаимодействие с вами.С наилучшими пожеланиями, [имя компании].

Информационные письма, направленные на рекламу и предоставление информации, выделяются наличием предложений, услуг или акций. Они имеют отличное оформление от других информационных писем. Важно отметить, что к этой категории также относится письмо от организации, содержащее информацию и адресованное всем сотрудникам компании. В данном случае автором выступает непосредственный руководитель.

Загружайте и воспользуйтесь примерами всех разновидностей информационных писем для реализации ваших деловых задач.

Как составить и что написать в информационном письме: примеры

При составлении информационных писем следует придерживаться общих правил подготовки деловой корреспонденции. Также стоит учитывать некоторые особенности в их оформлении, так как такие письма обычно отправляются сразу на несколько адресов и часто имеют приложения большого объема.

Для того чтобы оформить информационное письмо, можно воспользоваться бланком специально предназначенным для этой цели, либо написать его на обычном листе бумаги. В последнем случае, важно поместить контактную информацию автора письма в левом верхнем углу (это может быть название компании, адрес, адрес электронной почты и номер телефона), а также указать дату и номер исходящего документа. Если письмо является ответом на предыдущее, то необходимо указать также номер и дату входящего документа, на которое данное письмо является ответом.

Образец шаблона информационного письма

Необходимо указать данные получателя после информации об отправителе. Это включает название организации и адрес. Если письмо адресовано конкретному сотруднику, необходимо указать его фамилию, инициалы и должность. Если письмо направлено широкому кругу юридических и физических лиц, не указывайте получателя. В случае отправки письма группе организаций определенного типа, получателя следует указывать обобщенно.

Обозначьте тему письма с информацией. К примеру: «О проведении собрания акционеров» или «О новой серии продукции». Текст может начинаться со слов «Сообщаем…», «Доводим до вашего сведения…», «Ставим вас в известность…» — в зависимости от характера письма. В основной части укажите информацию, которую вы хотите передать. Избегайте излишней длинноты, пишите ясно и кратко. Имейте в виду, что типичное информационное письмо, например, о назначении нового генерального директора, должно занимать всего 4-5 строк. Это также относится к рекламным текстам — даже коммерческое предложение не должно занимать более одной страницы. Если вы прилагаете дополнительные документы или материалы к информационному письму, не забудьте об этом упомянуть в конце письма.

Образец информационного письма: вариант

Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера» представляет полный и всесторонний обзор деловых писем.

Основные категории электронных сообщений: инструмент, сокращающий сложности работы с письменными материалами.

Не только важно хорошо написать и оформить деловое письмо, но и правильно выбрать его тип и разновидность. Зачем это нужно? Разные ситуации требуют разных видов деловых писем: если нужно гарантировать оплату — гарантийное письмо, для сообщения информации — письмо-сообщение, для отправки документов — сопроводительное письмо и так далее. Каждое из этих писем имеет свои особенности и структуру текста. Мы создали уникальную таблицу-шпаргалку, которая поможет вам грамотно и быстро составить любое деловое письмо в различных ситуациях. В ней мы собрали основные типы деловых писем.

Существует некоторое сходство между информационными письмами.

В разделе Кадровая Система представлены примеры наиболее востребованных писем с ценными рекомендациями от профессионалов в области организации делопроизводства.