В районах Крайнего Севера компании обязаны оплатить своим сотрудникам транспортные расходы и перевозку багажа во время отпуска и по возвращении. В следующем году, в 2025 году, будут введены новые правила оплаты проезда к месту отдыха и обратно в районах Крайнего Севера. Информация, которую вы найдете в данной статье, будет уникальна и актуальна.

Кому оплачивают проезд в отпуск в районах Крайнего Севера в 2025 году

Эксперты Системы Главбух предоставили информацию о необходимости компаниям, расположенным в районах Крайнего Севера или сравнимых с ними местностях, оплачивать проезд и провоз багажа сотрудников к месту использования отпуска и обратно как минимум раз в два года. Вопрос о том, следует ли оплачивать проезд в отпуск дистанционному работнику на Крайнем Севере, если компания не находится в «северном» регионе, был поднят.

Федеральные организации, государственные структуры и внебюджетные фонды РФ, находящиеся в районах Крайнего Севера и аналогичных территориях, обязаны оплачивать проезд до места отдыха и обратно не только своим работникам, но и их семейным членам. Этот обязательство распространяется на супругов и несовершеннолетних детей, которые фактически проживают с работником. В случае с детьми-опекунами действуют отдельные правила.

Компании, занятые коммерческой деятельностью, несут ответственность за оплату проезда неработающим членам семей своих сотрудников, если такое возмещение предусмотрено внутренними документами, такими как коллективные или трудовые договоры, Положение об отпусках и тому подобное (согласно части 8 статьи 325 Трудового кодекса Российской Федерации). Как правильно отразить в бухгалтерском учете компенсацию проезда в отпуск для работников, проживающих на севере, эксперты Главбух Системы рассказали.

Советы для финансового специалиста в программе «Главбух»Использование калькуляторов для подсчета длительности отпуска предоставляется абсолютно бесплатно.Каким образом можно получить информацию о том, как оформить ежегодный оплачиваемый отпуск?Изучить тщательно информацию затребованную сотрудником о предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска.Получите в свое распоряжение инновационный календарь отпусков – 2025 и составьте график отпусков совершенно бесплатно.

Правила возмещения стоимости проезда в отпуск сотрудникам

Вопрос о возмещении затрат на транспорт до места отдыха и обратно необходимо регулировать внутренними правилами компании, коллективным договором или трудовым соглашением. В случае наличия профсоюза следует учесть его мнение при определении порядка компенсации. При разработке порядка возмещения расходов на проезд можно использовать установленные для государственных учреждений правительственным постановлением от 12.06.2008 г. № 455.

Следуя приказу № 455, государственные учреждения могут применять механизм, согласно которому сотрудник имеет право на компенсацию расходов за первые два года работы одновременно с правом на оплачиваемый отпуск за первый год работы. Эксперты Системы Главбух делают обзор оформления и расчета отпуска на 2025 год.

Кроме того, согласно постановлению № 455, сотруднику предоставляется право на возмещение расходов, которые он понес в течение третьего и четвертого года работы у данного работодателя. Это право начинает действовать с третьего года работы. Аналогично, начиная с пятого года работы, сотрудник имеет право на компенсацию расходов за пятый и шестой годы работы и так далее.

Перечисленные правила касаются исключительно организаций, работающих на государственный бюджет (согласно пункту 8 статьи 325 Трудового кодекса). Однако, если частная компания применит иное положение, это не будет считаться нарушением. В данном случае компания имеет право устанавливать любые стандарты компенсации таких расходов, которые могут быть даже ниже, чем для сотрудников государственных организаций.

Однако, работодатель не может отказаться полностью от компенсации за проезд или неправомерно уменьшить ее. Он не имеет права устанавливать свои собственные правила и компенсировать только часть расходов, например, только для выезда из районов Крайнего Севера или приравненных к ним местностей. Вы можете ознакомиться со всем списком районов Крайнего Севера и приравненных к ним местностей на сайте Системы Главбух.

Получение совета от Системы Главбух

Для надлежащего утверждения ежегодного платного ежегодного отпуска сотрудника, требуется как минимум следующее: график, указание о предоставлении отпуска и оценочное письмо для отпускных. Также, возможно, могут понадобиться и другие документы. Примеры таких документов включают уведомление или сообщение об отпуске для сотрудника, его подачу, и, при определенных обстоятельствах, могут потребоваться медицинская справка от врача об состоянии здоровья будущего отпускника. Более подробную информацию по этому вопросу вы найдете в рекомендациях от Системы Главбух.

Документы для компенсации стоимости проезда до места отдыха и обратно

Чтобы получить возмещение, необходимо предоставить заявление от сотрудника на предоставление отпуска с оплатой транспортных расходов. Заявление должно быть подано не менее, чем за две недели до начала отпуска, в соответствии с пунктом 11 Правил, утвержденных постановлением № 455.

Советуем прочитать: Форма 9 – справка о членах семьи

Работодатель обязан уплатить аванс сотруднику не позднее, чем за три рабочих дня до его отъезда в отпуск. После возвращения сотрудника из поездки, ему необходимо предоставить оригиналы билетов, посадочных талонов, справки и других документов, после чего будет проведен окончательный расчет.

Сотрудники, работающие в федеральных государственных органах, государственных внебюджетных фондах или федеральных государственных учреждениях, должны соблюдать строгие правила, которые закреплены в кодексе. Аналогичные требования могут быть применены и к коммерческим компаниям, которые находятся в Крайнем Севере. Эксперты Системы Главбух раскрыли информацию о том, как и когда оплачивать транспортные расходы сотрудникам на время отпуска и обратно.

Пример заявления о возмещении расходов на транспорт до места отдыха в 2025 году.

Возмещать ли расходы, если билет в отпуск купил супруг сотрудницы

Согласно законодательству, имущество, приобретенное во время брака, является общей собственностью супругов (в соответствии с пунктом 1 статьи 34 Семейного кодекса и пунктом 1 статьи 256 Гражданского кодекса). Это также относится к банковским картам, которые являются совместными. Таким образом, средства, снятые с карты мужа сотрудницы, будут считаться ее личными расходами.

Подтверждение расходов сотрудницы на транспорт будут представлены квитанцией и чеками, из которых будет видно, что средства были сняты со счета ее супруга. Для подтверждения родства можно запросить у сотрудницы копию свидетельства о браке или страницу паспорта с отметкой о браке. Факт перелета будет подтвержден посадочным талоном с отметкой о прохождении таможенного контроля.

По мнению Минфина, достаточно представить маршрут-квитанцию со стоимостью перелета в качестве подтверждения расходов на приобретение электронного авиабилета. Этот документ используется для расчетов наличными или с использованием банковских карт без применения контрольно-кассовой техники (ККТ) в соответствии с приказом Минтранса от 08.11.2006 № 134. Не требуется предоставление других документов о расходах, как указано в письме Минфина от 18.11.2021 № 03-03-07/93276. Однако проблема заключается в том, что некоторые авиакомпании указывают в маршрут-квитанциях не только последние четыре цифры банковской карты, использованной для оплаты перелета, но и данные владельца карты. Таким образом, из этого документа будет видно, что расходы были понесены не сотрудником.

Получение совета от Системы Главбух

Служащим, занятым в районах экстремального Севера и аналогичных территориях, предусмотрена премия за стаж работы. Для расчета премии включаются все периоды работы на Севере, которые отражены в трудовой книжке или сведениях о трудовой деятельности служащего. Процедура определения размера премии описана в данном совете.

Надо ли удерживать НДФЛ и страховые взносы с компенсации проезда к месту отдыха и обратно сотрудникам районов Крайнего Севера и приравненных к нему территорий

Расходы сотрудников на проезд до места, где они будут проводить отпуск, а также обратно, не подлежат обложению компенсацией в России.

Налог на доходы физических лиц (пункт 1 статьи 217 Налогового кодекса);
средствами, вносимыми на обязательные взносы для пенсионного, социального и медицинского страхования, согласно пункту 7 части 1 статьи 422 Налогового кодекса.
Согласно пункту 8 параграфа 1 статьи 20.2 Закона от 24.07.1998 года № 125-ФЗ, необходимо вносить платежи на страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.

Применение этих правил не зависит от выбранной организацией системы налогообложения. Очень важно, чтобы возмещение таких расходов было определено внутренними документами компании.

Сумма, которая компенсирует расходы на проезд к месту, где будет проводиться отпуск, и обратно для членов семьи сотрудника, не облагается налогом на доходы физических лиц, согласно пункту 1 статьи 217 Налогового кодекса и статье 325 Трудового кодекса. Это также подтверждено письмами Минфина от 12.08.2014 № 03-04-06/40048 и от 08.08.2013 № 03-04-06/31979.

Следует обратить внимание! С начала 2025 года вступят в силу обновленные положения, касающиеся налога на доходы физических лиц.

Взносы на страхование расходов по оплате проезда к месту проведения отпуска и обратно для неактивных членов семьи сотрудника не учитываются при расчете.

Как отразить в бухучете компенсацию проезда к месту отпуска и обратно

При проведении бухгалтерского учета начисления компенсации за транспортные расходы в связи с отпуском и обратно, необходимо отразить это по кредиту счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда». При определении суммы компенсации исходите из подразделения, в котором работает сотрудник, а также из выполняемых им функций, и занесите соответствующую запись.

20 (23, 25, 26, 29, 44) было учтено в дебете, в то время как 70 было зачтено в кредите, чтобы покрыть расходы на проезд до места отдыха и обратно.

Для подтверждения расходов, сделанных сотрудником, необходимо предоставить проездные документы, такие как билеты, квитанции на багаж и прочие аналогичные документы.

Советуем прочитать: Можно ли поменять билеты купленные на Авиасейлс

Смотрите образцы документов, которые пригодятся для ежегодного отпуска

Для подготовки годичного отпуска требуются общие документы, а также документы, относящиеся к конкретному сотруднику. Общими документами являются график отпусков, приказ об утверждении отпуска и административный документ, регулирующий отпуска на предприятии, если такой имеется.

Компенсация проезда к месту отдыха и обратно для жителей Крайнего Севера

Узнайте, есть ли возможность получения компенсации за проезд к месту отдыха для всех работников, занятых на северных территориях, и узнайте частоту и размер таких выплат. Ознакомьтесь с образцами необходимых документов для получения компенсации и со списком допустимых причин для отказа в выплате.

В данной публикации:

Каким лицам полагается возмещение расходов на проезд к месту отдыха и обратно?
Различные виды и категории транспорта предлагают разные способы компенсации стоимости проезда до мест отдыха.
Как осуществляется и оформляется расчет за поездку к месту отдыха и обратно.
Может ли администрация отклонить запрос работника на возмещение ущерба?

Кому положена компенсация проезда к месту отдыха и обратно

Жизнь и работа в регионах с суровым климатом представляют собой сложности. Поэтому труд на Крайнем Севере и в районах с аналогичными климатическими условиями обеспечивает работникам определенные преимущества. Это включает использование повышающего коэффициента к зарплате, дополнительные оплачиваемые дни отдыха и компенсацию за транспортные расходы и не только (см. закон РФ от 19.02.1993 № 4520-1).

Обратите внимание! С начала января 2022 года вступил в силу новый список районов Крайнего Севера и аналогичных им местностей, который был утвержден постановлением Правительства от 16.11.2021 № 1946. Принятие этого списка стало необходимостью из-за изменений в административно-территориальном делении Российской Федерации, произошедших после утверждения предыдущего перечня.

Издержки на перевозку до места отдыха с Крайнего Севера будут оплачены работодателем. Каждый работник, который официально трудоустроен в регионе с особыми климатическими условиями, имеет право на такую компенсацию каждые два года, независимо от стажа работы и должности. Речь идет о возмещении расходов на проезд для одного или нескольких пассажиров, а также на перевозку их багажа в пределах территории Российской Федерации до места отдыха и обратно.

Необходимо иметь в виду, что полная оплата поездок в другие страны производится только в случае наличия соответствующего пункта в коллективном или трудовом соглашении. В случае отсутствия такого пункта предприятие должно оплатить лишь перемещение сотрудника до границы РФ и обратно — от границы до его места жительства.

Некоторые работодатели искажают смысл правила «один раз в два года» и предоставляют компенсацию только тем сотрудникам, которые проработали не менее двух лет в одной организации. Такой подход абсолютно неправильный и нарушает трудовые права работника: согласно закону, в двухлетний период учитывается время работы в определенной местности, а не только у конкретного работодателя. Следовательно, даже если сотрудник отработал год или полтора в одной организации, не воспользовавшись при этом правом на льготный проезд, и перешел в другую организацию в районах Крайнего Севера, он все равно имеет право на получение компенсации при оформлении отпуска у нового работодателя. Однако для этого ему потребуется представить подтверждающую справку с предыдущего места работы.

Документ, подтверждающий отсутствие использования бесплатного проезда в пункт отдыха и обратно.

Как происходит компенсация стоимости проезда к месту отдыха в разных видах и категориях транспорта

Правила предоставления льготы определены в статье 325 Трудового кодекса Российской Федерации. Несмотря на то, что возмещение транспортных расходов в отпуске происходит только раз в два года, нет необходимости отработать полные два года после трудоустройства, чтобы обратиться к работодателю за компенсацией. Как только сотрудник получит право на ежегодный оплачиваемый отпуск за первый год работы в организации, он сможет немедленно подать заявление на оплату проезда, используя средства, предоставленные работодателем.

Важно! Компенсация выплачивается на основании приказа руководства вместе с отпускными (не позже, чем за три дня до ухода сотрудника в отпуск). Задержка выплаты или необоснованный отказ считается грубым нарушением закона и грозит работодателю штрафом. Читайте в журнале «Кадровое дело»: Cамые популярные кадровые нарушения. Алгоритмы, как их избежать или снизить штрафы >>>

Вознаграждение будут выплачивать до начала отпуска, а не после его окончания. Оно должно компенсировать реальные затраты сотрудника на проезд, но не может быть выше стоимости проезда, в соответствии с пунктом 5 Правил, утвержденных постановлением Правительства от 12.06.2008 года № 455.

Путешествие на поезде стало реальностью благодаря выбранному мной железнодорожному транспорту. Я выбрал купейный вагон скорого фирменного поезда для максимального комфорта и удовольствия от путешествия.
на морском судне общественного транспорта класса V и судне с полным обслуживанием пассажиров, на речном судне всех маршрутов, на паромном судне категории I.
Перелет на воздушном судне в эконом-классе.
Автотранспорт — это средство передвижения, которое может использоваться всеми, кроме такси. Если его нет, то можно воспользоваться автобусами с удобными складными сиденьями.

Советуем прочитать: Образец претензии о возмещении стоимости предоставленных услуг и процентов за использование чужих денежных средств (подготовлено экспертами компании Гарант)

Если сотрудник использует свой личный автомобиль, мы готовы возместить расходы на топливо, которые он понес, исходя из установленных норм расхода топлива для данного автомобиля и кратчайшего маршрута следования (ссылка на п. 8 Правил, утвержденных постановлением Правительства от 12.06.2008 № 455). Нормы расхода топлива утверждены в Методических рекомендациях, которые утверждены распоряжением Министерства транспорта от 14.03.2008 № АМ-23-р. Мы выплатим компенсацию только при предоставлении документов, подтверждающих его пребывание во время отпуска: квитанций из гостиницы, дома отдыха, пансионата и т.д., или справок о регистрации по месту пребывания.

Если сотрудник не предоставил документы о проезде, то чтобы возместить расходы на проезд, необходимо иметь документы, подтверждающие его пребывание в месте, где он проводил отпуск, например квитанции из гостиницы, дома отдыха, пансионата и так далее, или справки о регистрации по месту пребывания. В таком случае будет возмещена минимальная стоимость проезда на основании справки транспортной организации о стоимости проезда по кратчайшему маршруту (пункт 7 Правил, утвержденных постановлением Правительства от 12.06.2008 № 455).

Если у вас есть возможность воспользоваться железнодорожным транспортом, вы можете воспользоваться тарифом плацкартного вагона пассажирского поезда.
Только авиаперевозки доступны по стоимости билетов на эконом-классе.
Только при использовании морского или речного транспорта, вы будете платить за проживание в каюте X группы на регулярных морских судах и судах с комплексным обслуживанием пассажиров, или в каюте III категории на речных судах всех линий сообщения.
Только передвижение на автомобиле — по оплате в общественном автобусе.

Работодатель также обязан оплатить проезд сотруднику и его багажу, который не должен превышать 30 кг. Если работник едет в отпуск с супругой и детьми, компания также должна компенсировать их расходы на проезд к месту отдыха. Однако, все эти правила действуют только в случае, если место отдыха находится за пределами северной климатической зоны. Работник должен предоставить документальное подтверждение этого факта.

Елена Кожемякина, управляющий партнер юридической компании BLS, делилась своим опытом по отправке работников в отпуска, чтобы предотвратить возможные претензии от Государственной инспекции труда.

Как рассчитывается и оформляется оплата проезда к месту отдыха и обратно

Основание для назначения возмещения ущерба является письменное заявление работника. В данном случае не предусмотрен стандартный бланк для заполнения. При составлении заявления в свободной форме необходимо указать следующую информацию:

места отправления и прибытия;
выбранный транспортный средство;
Сумма, необходимая для оплаты проезда.

Для того чтобы работодатель имел ясное представление о родственных отношениях заявителя, к нему, в случае сопровождения неработающими членами семьи, необходимо указывать паспортные данные и статус каждого из них, например, «дочь», «сын», «жена». Кроме того, к заявлению следует приложить копии свидетельств о браке и рождении ребенка (детей), а также справку о совместном проживании супругов и другие документы, подтверждающие данные сведения.

Проездные документы, такие как билеты, посадочные талоны и чеки на провоз багажа, будут использованы для подтверждения заявленной суммы расходов. Если сотрудник не имеет билеты заранее или собирается отправиться в отпуск на своем автомобиле, то в заявлении будет указана примерная сумма расходов, а чеки на топливо и другие документы будут предоставлены после возвращения из поездки. Иногда случается, что предварительная и окончательная суммы не совпадают, в таком случае бухгалтерия предприятия проводит пересчет.