Создание эффективной стратегии снабжения

Если компания решает заниматься производством самостоятельно, необходимо учитывать расходы на рабочее время, эксплуатацию и обслуживание оборудования, а также затраты на запасы. Часто эти ресурсы можно использовать более эффективно.

Если производство передается поставщику, затраты будут связаны с управлением сотрудничеством, контролем качества и устранением возможных дефектов продукции.

Надежность поставщика

Для стабильной работы предприятия необходимо, чтобы поставщик своевременно поставлял необходимый объем продукции. Задержки могут привести к простою оборудования и потере рабочего времени, что негативно скажется на компании. Клиенты не будут ждать, пока вы решите проблемы с поставками, и могут обратиться к конкурентам.

Чтобы избежать таких ситуаций, можно применять несколько стратегий:

• Приобрести компанию-поставщика.
• Создать страховой запас на складе, что потребует дополнительных затрат на хранение и может привести к убыткам при истечении срока годности, но будет оправдано в случае частых задержек поставок.
• Сотрудничать с поставщиком, расположенным близко к производственным мощностям компании, чтобы сократить время на транспортировку.

Производственные мощности

Если текущие производственные мощности компании не позволяют достичь поставленных целей, лучше передать часть или весь производственный процесс на аутсорсинг.

Конкурентоспособность

Если компания хочет сохранить секреты производственного процесса или уникальные рецептуры, лучше избегать привлечения сторонних фирм, чтобы не потерять конкурентное преимущество.

Оптимизация Закупок: Как Эффективно Использовать Кей ОИК

Сроки закупок — это показатель, сигнализирующий о состоянии системы снабжения. Стоит обратить внимание в двух случаях: если закупки проходят очень быстро — за 1-2 недели, или затягиваются на 9-12 месяцев. Такие короткие или длинные периоды закупок указывают на необходимость оптимизации системы.

• какие показатели анализировать для улучшения сроков
• ситуации, которые приводят к увеличению затрат
• как оптимизировать сроки закупок

Какие показатели анализировать для улучшения сроков

На сроки проведения закупок влияют следующие 4 фактора:

1. скорость отклика отдела закупок на запросы инициаторов;
2. временные рамки проведения сорсинговых проектов;
3. быстрота сбора информации, аналитики и статистики по закупкам;
4. условия работы с поставщиками — сроки поставок, оказания услуг, реакции на проблемы и их устранение.

Давайте подробно рассмотрим возможные сценарии при изменении этих факторов.

Ситуации, которые приводят к увеличению затрат

«Горящие» сроки по CAPEX проектам

Например, компании срочно требуется закупить мебель для нового офиса или оперативно приобрести компьютеры, а отдел закупок занят другими проектами и не может немедленно начать. В этом случае инициаторы сами проводят закупки, что ведет к завышению затрат.

Длинные сроки по OPEX проектам

Этого не избежать, если у отдела закупок или инициаторов не установлены дедлайны по оптимизации затрат и не привязаны к срокам KPI.

К примеру, руководство поручает снизить затраты на услуги связи. Это можно сделать за 3-4 месяца. Однако отдел закупок или ИТ-менеджеры ведут проект «в своем темпе» и выполняют задачу за 12 месяцев. Все это время компания не получает экономии и некоммерческие выгоды, продолжая работать по старым тарифам и условиям.

Избыток бюрократических процедур

Излишняя бюрократия затягивает сроки. Например, компания закупает серверное оборудование, проводит конкурс и выбирает поставщика. Пока согласовываются итоги конкурса, курс валют растет, и бюджета на закупку не хватает. Приходится менять спецификацию и проводить конкурс заново.

Или, например, компания проводит конкурс по консалтингу и выбирает поставщика. Однако, пока закупщик согласовывает итоги конкурса, поставщик заключает контракт с другим клиентом и не может выполнить все условия вовремя. Приходится искать нового исполнителя на рынке.

Проведение закупок на бумаге

Если закупки проводятся в бумажной форме, все коммерческие предложения, формы, бланки и отчеты оформляются на бумаге с подписями и печатями. Это ведет к увеличению сроков закупок.

Например, в одной крупной строительной компании закупщики требуют от поставщиков коммерческие предложения в бумажном виде с подписью и печатью. Затем эти предложения сканируют и сохраняют в специальной папке — двойная работа и увеличение сроков. Проще и быстрее запросить КП в электронном виде, желательно в системе eSourcing, где уже внесены все поставщики и есть шаблоны запросов и писем.

Большая загруженность закупщиков

Например, в отделе закупок крупной агропромышленной компании работают только два сотрудника. Они выполняют широкий спектр задач: поиск поставщиков, заключение договоров, претензионная работа, реализация отходов, что неизбежно приводит к затягиванию сроков из-за высокой нагрузки. Непрямые закупки идут без их участия, потому что у закупщиков не хватает ресурсов.

Недоработки в автоматизации закупок

Рост сроков вызывают громоздкие ИТ-системы, недостаточная автоматизация и дублирование процессов. Например, чтобы попасть в пул поставщиков компаний, которые публикуют закупки на площадке Сбербанк АСТ, нужно пройти две аккредитации: самой площадки Сбербанк АСТ и интересующей компании. Набор документов по обеим процедурам практически идентичен, поэтому логично упростить процесс и сделать одну общую аккредитацию.

Иногда специалисты по закупкам пользуются только Excel и Word, сохраняя данные локально на рабочем месте. В таком случае, при смене сотрудника, новому специалисту приходится заново искать контакты поставщиков, изучать историю предыдущих тендеров и восстанавливать документы — это требует времени. При этом неизбежны частичные или полные потери информации о закупках.

Как сократить сроки закупок

Определите сроки выполнения для каждого типа проекта или запроса

Разработайте и утвердите SLA для сроков между отделом закупок и другими подразделениями. Например, обработка новой заявки должна занимать не более 2 дней, а преобразование заявки в заказ и отправка поставщику — в течение 3 дней.

Пропишите в контрактах с поставщиками сроки поставок и/или оказания услуг, а также ответственность за их несоблюдение. Например, «поставка ИТ-оборудования в течение 1 недели после размещения заказа» или «восстановление работоспособности офисного оборудования в течение 2 часов». Это поможет избежать проблем с инициаторами и поставщиками, а в случае срыва сроков по вине поставщика — потребовать компенсацию убытков.

Создайте план сорсинга

Такой план позволит руководству (CFO, Supply chain/закупки) отслеживать, в какие сроки реализуются экономии от сорсинга. Если инициатор и/или закупщик задерживают сроки проекта, они будут отчитываться перед руководством. Вот пример плана сорсинга. Учтите, что план сорсинга должен быть синхронизирован с процессом бюджетирования.

Проводите бюджетирование на основе результатов сорсинга

Для того чтобы в бюджете на следующий год появились новые цены и условия, инициаторы и закупщики должны успеть провести сорсинг до формирования бюджета.

Если они не успевают — привлекайте внешние ресурсы. Главное, чтобы суммы затрат, заложенные в бюджет, основывались на оптимальных коммерческих условиях.

Например, чтобы в сентябре заложить бюджет на услуги связи, нужно провести сорсинг с мая по август и подписать контракт по новым тарифам. Если тарифы в контракте будут на 20% ниже текущих, то и в бюджет на следующий год нужно заложить на 20% меньше средств.

Если провести сорсинг после бюджетирования, есть вероятность, что сэкономленные 20% будут потрачены на что-то не столь полезное и нужное для компании.

Разработайте документ со сроками сорсинга и поставок

Создайте внутренний документ с указанием сроков сорсинга и поставок по разным категориям. Это поможет внутренним клиентам понять, сколько времени занимает реализация потребностей, а отделу закупок — правильно планировать свою деятельность.

Закладывайте достаточные сроки в CAPEX проектах

Установите сроки, позволяющие отделу закупок провести полноценный сорсинг. Договоритесь с руководителями проектов о разумном планировании. Исключите ситуации, когда проектный менеджер в панике требует «срочно согласовать контракт с ЭТИМ поставщиком, иначе проект будет сорван».

Вовлекайте закупщиков в проектные команды, чтобы они заранее выясняли потребности инициаторов в закупках. Можно создать матрицу по типам CAPEX проектов, чтобы у всех менеджеров был перед глазами график, включающий время для сорсинга и заключения контрактов.

Как сэкономить на закупках

Сегодня отечественные предприятия серьезно задумываются о снижении затрат и строгом контроле за основными расходами. В процессе сокращения фонда оплаты труда и отказа от инвестиционных проектов, часто остаются незамеченными такие статьи расходов, как закупки. Однако, в условиях строгих санкций и снижения спроса, анализ организации закупок может выявить резервы, которые помогут компании выжить в быстро меняющейся и агрессивной деловой среде.

В этой статье мы рассмотрим, как создать современную и эффективную систему управления закупками, а также предложим направления для оптимизации закупочной деятельности компании.

Оптимизация закупочного процесса в компании

Для оптимизации закупочного процесса компании работают по нескольким направлениям:

• регламентация закупочных бизнес-процессов;

• рациональное управление запасами;

Рассмотрим каждое направление подробнее.

Регламентация закупочных бизнес-процессов

Для экономии на закупках действия по управлению закупочным процессом должны быть систематизированы, закреплены закупочными бизнес-технологиями и подчинены четкому внутреннему регламенту.

Цели регламентации закупочного процесса:

• унификация закупочной деятельности;

• обоснованный и экономически целесообразный выбор поставщиков;

• снижение затрат и операционных рисков путем исключения субъективного подхода к закупкам.

Внутренний регламент закупочного процесса компании может включать:

• Положение о закупках с подробными алгоритмами различных закупочных процедур, которые понятны сотрудникам компании и поставщикам-контрагентам;

• Положение о службе (отделе) закупок;

• Положение о проверке контрагентов;

• Положение о порядке выбора поставщиков.

Тщательно соблюдая разработанные методы и применяя новейшие автоматизированные технологии, компания способна обеспечить стабильные результаты в поддержании минимального уровня закупочных цен при необходимом качестве и условиях поставки.

8 шагов для построения эффективной системы управления закупками

Процесс создания современной и эффективной системы управления закупками в компании включает восемь шагов:

Рассмотрим эти аспекты более подробно.

Шаг 1. Классифицируем закупаемые товары по степени их влияния на затраты.

На основе собранной информации следует выделить виды товаров, услуг и работ, доля расходов на которые превышает 5% от общего бюджета. Для этих значимых закупок необходимо провести анализ рынка, запросить коммерческие предложения и пригласить поставщиков и подрядчиков на переговоры.

Шаг 2. Для наиболее значимых закупок регламентируем, что и каким способом приобретать, какие технологии применять — конкурсные или у единственного поставщика.

Конкурсные методы помогают разрушить ценовые стереотипы, которые возникают при отсутствии конкуренции, когда товары приобретаются у одного поставщика или сложилась привычка к текущему уровню цен.

К конкурсным методам относятся запросы котировок, запрос предложений, электронные аукционы, открытые конкурсы и т. д.

На практике специалисты по снабжению используют специализированные информационные ресурсы для поиска актуальных прайс-листов своих постоянных поставщиков и их конкурентов. Это позволяет получить объективную и независимую оценку обоснованности закупочных цен.

Прозрачность и доступность информации способствует экономии за счет устранения личных предпочтений сотрудников снабжения при выборе поставщиков.

Шаг 4. Разрабатываем тактику поддержания высокого уровня конкуренции среди потенциальных поставщиков.

Важно обеспечить равные условия для всех участников конкуренции и возможность предложить более выгодные условия. Для этого можно использовать сайт компании, разместив на нем страницу для получения электронных коммерческих предложений от потенциальных партнеров.

Также можно воспользоваться возможностями специализированных интернет-ресурсов.

Открытая и публичная борьба за право поставки позволит поддерживать высокий уровень конкуренции и усилит давление на закупочные цены. Практика государственных закупок показывает, что можно добиться снижения цен на 30–40%.

[1] Федеральный закон от 05.04.2013 № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» (в ред. от 16.04.2022).

[2] Федеральный закон от 18.07.2011 № 223-ФЗ «О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц» (в ред. от 16.04.2022).

Т. Н. Зозуля,
налоговый консультант

Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале «Справочник экономиста» № 5, 2022.

Управление закупками: оптимизация бизнес-процессов

Закупки составляют до 70% всех расходов предприятия, поэтому оптимизация управления закупками имеет критически важное значение.

Проведя такую оптимизацию, компания может значительно улучшить свое финансовое положение, что эквивалентно увеличению дохода. Закупки включают в себя следующие этапы:

• Определение потребности компании в различных ресурсах. Потребности могут меняться со временем.
• Определение списка необходимых ресурсов и требований к каждому из них: качество, характеристики.
• Составление списка потенциальных поставщиков для каждого вида ресурсов.
• Сбор предложений от потенциальных поставщиков через переговоры, конкурсы, тендеры.
• Выбор поставщика на основе привлекательности предложений и репутации.
• Формирование заказов и заключение договоров.

Закупки неизменно связаны с взаимодействием компании с контрагентами, поэтому улучшение этой сферы способствует повышению эффективности сотрудничества и укреплению деловой репутации, одновременно сокращая время на выполнение закупочных процессов.

Основные проблемы в закупках

• Затягивание процесса. Это вызвано многократной передачей документов между специалистами и длительными процедурами согласования.
• Чрезмерное количество документов, требующих подписания в рамках процесса.
• Сложности в отслеживании текущего этапа бизнес-процесса.

1. Выбор и регистрация поставщика

Планирование является ключевым этапом, поскольку на этом этапе принимаются решения о том, у кого и по какой цене совершать закупки. Система управления закупками включает всех поставщиков, с которыми сотрудничает компания, в единый реестр, где фиксируются цены и прочие значимые данные. Главное преимущество заключается в том, что в реестре указаны типичные «маршруты» переговоров о закупках с каждой конкретной компанией, то есть вся цепочка ответственных лиц на каждом этапе, с их контактной информацией.

Знание этой информации позволяет быстро пройти по всей цепочке и сократить время от первого обращения до получения результата.

Решение задачи «Определение победителя конкурса» в системе Comindware Управление закупками

2. Проведение закупок в строгом соответствии с графиком

Comindware автоматически напомнит вам о необходимости совершения следующей закупки, предоставив достаточно времени для согласования и подписания документов, а также для доставки закупленных товаров на склад.

Благодаря интеграции с другими программами, система предупредит вас не только о регулярных закупках по истечении срока, но и о необходимости закупок в случае, если ресурсы подходят к исчерпанию.

Это предотвращает возможные задержки и сбои в поставках, которые могут оказать негативное влияние на производственные процессы и бизнес в целом.

Система управления закупками Comindware предоставляет возможность визуализации отчетов на всех этапах работы.

3. Заключение соглашений и подписание контрактов

Руководитель всегда может отслеживать текущее состояние процесса и определить, где возникли проблемы с участием конкретных сотрудников.

Средства автоматизации закупок обеспечивают все необходимые функции для эффективного управления документооборотом на современном уровне, включая системы защиты документов, такие как электронная подпись. Все документы, будь то уже подписанные или находящиеся на стадии оформления, сохраняются в базе данных и могут быть доступны для просмотра в любой момент. Это обеспечивает возможность полного контроля за процессом закупок от начала до конца.

Внедрение процесса согласования договоров с помощью Comindware Управление закупками

Оптимизируйте процесс закупок в вашей компании с использованием решения, основанного на платформе бизнес-приложений Comindware. Всего пара часов — и вы уже улучшите эффективность работы.

Решение от Comindware для управления закупками

Попробуйте воспользоваться Comindware Business Application Platform для создания собственного решения или приобретения готовой системы управления закупками, разработанной на основе десятилетнего опыта цифровизации отделов снабжения в крупных российских компаниях.

• Программа легко адаптируется под особенности вашего бизнеса.
• Вы и ваша команда можете самостоятельно вносить изменения в программу без необходимости обращаться к разработчикам или нанимать IT-специалистов.
• Простая интеграция с другими программными решениями.
• Бизнес-процесс является основной единицей работы программы, что позволяет покрывать все этапы от заявки до заключения договора и отгрузки товаров.
• Возможность работы с документами как на уровне процессов, так и на уровне данных.
• Отсутствие лишних функций, что экономит ваши расходы.

Оцените преимущества Comindware Business Application Platform, запросив бесплатную демонстрацию возможностей продукта.

Елена Гайдукова, маркетолог-аналитик. С 2014 года работает в области BPM и автоматизации процессов. На данный момент занимает позицию бренд-менеджера решений на базе Comindware Business Application Platform.