В данной статье описано, как оформить и заполнить закрытый больничный лист. Эксперты на конкретных примерах объяснили, как и в какие сроки следует оплачивать больничный. Вы узнаете, сколько дней оплачивает работодатель и сколько — Социальный фонд России (СФР).
В данной статье описано, как оформить и заполнить закрытый больничный лист. Эксперты на конкретных примерах объяснили, как и в какие сроки следует оплачивать больничный. Вы узнаете, сколько дней оплачивает работодатель и сколько — СФР.
Получение закрытого электронного больничного листа
Электронный больничный хранится в Единой информационной системе социального страхования (ЕИИС «Соцстрах»). Работодатель будет уведомлен о закрытии больничного листа работника. Информацию о больничном можно получить также через сервис «Социальный электронный документооборот» (СЭДО) (ч. 8 ст. 13 Закона о страховании на случай нетрудоспособности, информация ФСС РФ).
Оплатить можно только закрытый больничный со статусом «03».
Заполнение электронного больничного листа
Для передачи данных в СФР необходимо использовать усиленные квалифицированные электронные подписи должностных лиц вашей организации. Работодатель не подписывает электронный больничный усиленной квалифицированной электронной подписью, так как он его не формирует. Документ должен быть заверен усиленными квалифицированными электронными подписями медицинского работника и медицинской организации (если требуется ‒ председателя врачебной комиссии).
Нормативные акты: п. 22 Правил получения страховщиком сведений и документов, необходимых для назначения и выплаты пособий, ч. 6 ст. 13 Закона о страховании на случай нетрудоспособности, п. 16 Правил получения страховщиком сведений и документов, необходимых для назначения и выплаты пособий, п. 67 Порядка формирования листков нетрудоспособности в электронной форме.
Оплата электронного больничного
При оплате больничного учитываются выплаты с предыдущего места работы. Информацию о них предоставляет СФР (ч. 4 ст. 14.1 Закона № 255-ФЗ). Справку с предыдущего места работы работник не предоставляет. На основе данных от СФР определите средний заработок для оплаты первых трех дней больничного в общем порядке.
С 2023 года отменена справка 182н.
Расчёт и оплата электронного больничного проводятся в общем порядке. Например, если больничный оформлен в связи с болезнью или бытовой травмой. Первые три дня временной нетрудоспособности оплачивает работодатель, а начиная с четвертого дня — СФР.
Для выплаты пособия фондом необходимо не позднее трех рабочих дней с момента получения необходимых документов от работника передать их в территориальный орган СФР. Если нетрудоспособность длится не более трех дней, документы в СФР не отправляются, так как пособие за первые три дня выплачивает работодатель (п. 1 ч. 2 ст. 3, ч. 15 ст. 13 Закона о страховании на случай нетрудоспособности, п. 7 Правил получения страховщиком сведений и документов, необходимых для назначения и выплаты пособий, письмо ГУ ‒ МРО ФСС РФ от 26.08.2021 № 10-16/03-629л).
Если вы используете АУСН, фонд в электронной форме направит вам сведения, необходимые для назначения пособия. Не позднее трех рабочих дней с момента получения сведений подтвердите или уточните их и отправьте в фонд (ч. 29 ст. 13 Закона № 255-ФЗ).
Заявление о выплате пособия по электронному больничному от работника не требуется, так как это не предусмотрено нормативно-правовыми актами. Однако рекомендуется проконсультироваться с территориальным органом СФР для получения разъяснений.
Сроки оплаты электронного больничного
Работодатель оплачивает первые три дня болезни в соответствии с порядком, установленным для выплаты заработной платы (ч. 1 ст. 14.1 Закона № 255-ФЗ). Конкретные сроки начисления и выплаты пособия рекомендуется установить в локальном нормативном акте. Территориальный орган СФР оплачивает остальные дни в течение 10 рабочих дней с момента получения необходимых документов (ч. 1 ст. 15 Закона № 255-ФЗ).
Что означает электронный больничный для работодателя
Больничный лист является основанием для назначения и выплаты пособия по временной нетрудоспособности или по беременности и родам (ч. 5 ст. 13 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ). Листок нетрудоспособности может быть выдан как на бумаге, так и в электронном виде.
Что делать работодателю с электронным больничным в 2021 году?
Работодателям, использующим электронные больничные, не нужно обеспечивать сохранность листков нетрудоспособности. Вся информация с момента открытия электронного листка хранится в системе ФСС, и работодатель может многократно запрашивать ее. При проверке ФСС не потребуется представлять электронные листки нетрудоспособности.
Чтобы начать работу с электронными больничными, необходимо заключить соглашение с ФСС. Только в этом случае и при согласии работника можно принимать электронные больничные (п. 2 Правил, утв. постановлением Правительства РФ от 16.12.2017 № 1567).
Как выглядит электронный листок нетрудоспособности
Как выглядит электронный больничный в 2021 году? Где можно увидеть фото?
По форме электронные и бумажные листки нетрудоспособности практически одинаковы. Форма листка утверждена приказом Минздравсоцразвития от 26.04.2011 № 347н. А порядок формирования электронных листков нетрудоспособности определен приказом Минздрава России от 01.09.2020 № 925н. Просто электронный больничный оформляется в виде файла, а не на бумаге.
Когда в 2021 году выдают электронный больничный, а когда бумажный
С прошлого года врачи начали выдавать пациентам электронные больничные листы. Подделать их невозможно — предприниматели больше не понесут убытки из-за фальшивых больничных листов. Кроме того, электронные больничные легче заполнить и невозможно потерять. Это освободит работодателей от бумажной волокиты и судебных споров с государственными органами. Пока что электронные больничные выдаются не везде — бумажные листы все еще действуют. Однако, если медицинские учреждения, где проходят лечение ваши сотрудники, работают с электронной системой, подключиться к ней можно уже сейчас.
Больничный лист в электронном виде выдается по желанию человека. Для этого необходимо написать согласие на получение листка нетрудоспособности в электронном виде. Никакой обязательности нет.
Электронный больничный заверяют усиленной квалифицированной электронной подписью и размещают в информационной системе ФСС – Единой интегрированной информационной системе «Соцстрах». Бумажный аналог не оформляется.
Подробнее об этом читайте на официальном сайте ФСС.
Чтобы получить больничный листок нетрудоспособности в электронном виде, медицинская организация и работодатель должны быть участниками системы информационного взаимодействия «Соцстрах».
Работник может узнать, подключен ли работодатель к этой системе, в бухгалтерии или отделе кадров.
Для подключения к системе «Соцстрах» работодатели могут использовать собственное доработанное программное обеспечение или личный кабинет страхователя.
Что делать работодателю, если работник сообщил о наличии электронного больничного
Если больничный лист оформлен в электронном виде, работодатель получает от работника только номер электронного листка нетрудоспособности. По этому номеру, СНИЛС работника и регистрационному номеру страхователя работодатель запрашивает в системе «Соцстрах» информацию о выданном листке нетрудоспособности.
Узнать конкретный диагноз из листка нетрудоспособности работодатель не может, там указан только код. Также невозможно просмотреть больничные листки, которые сотрудник получал у других работодателей.
С 2021 года пилотный проект ФСС «Прямые выплаты» охватывает все регионы России (Федеральный закон от 30.11.2016 № 401-ФЗ). Это значит, что работодатели продолжают оплачивать только:
- первые 3 дня больничного;
- дополнительные выходные для ухода за ребенком-инвалидом;
- пособие на погребение.
Остальные пособия ФСС выплачивает сам.
В 2021 году по электронному больничному листу пособие по временной нетрудоспособности или по беременности и родам назначается в течение 10 календарных дней с момента обращения работника с номером ЭЛН. Выплата пособия должна быть произведена в ближайший установленный день выплаты заработной платы после назначения пособия.
Если работник принес квитанцию электронного больничного, а работодатель не перешел на электронное взаимодействие с ФСС, сотрудника попросят заменить электронный листок нетрудоспособности на бумажный.
Ранее в ФСС передавали реестр сведений для начисления пособий путем зачета, в котором указывалось, в какой форме был получен больничный листок от работника — бумажной или электронной.
В 2020 году сотрудники ФСС активно обзванивали организации с требованием в срочном порядке перейти на электронные больничные листы. Однако работодатели имеют право отказаться от использования электронных больничных. Это правило применяется ко всем компаниям.
Если работодатель не желает переходить на электронные больничные, можно не подключаться к Единой интегрированной информационной системе ФСС “Соцстрах“. В таком случае сотрудники будут продолжать получать больничные на бумаге. Даже если медучреждение оформит электронный больничный лист, сотруднику придется вернуться за бумажной версией. Для работодателя это не несет никаких последствий (письмо ФСС от 11.08.2017 № 02-09-11/22-05-13462).
Технические аспекты работы с электронными больничными в 2021 году
Внедрение ЭЛН позволяет немедленно корректно формировать реестр согласно требованиям ФСС. В личном кабинете можно сразу же составить заявление на выплату сотруднику и отдать ему на подпись. Программа автоматически подтягивает реквизиты медицинского учреждения и банка, что исключает ошибки для получателя пособия.
Кроме того, в личном кабинете можно за один раз отправить сразу несколько ЭЛН и реестров (что актуально для крупных компаний с большим числом сотрудников). Реестр и ЭЛН также может отправить компания, обслуживающая ваш бизнес, или удаленный бухгалтер.
Сертификат ЭЦП автоматически проверяется на подлинность, а реестр проверяется на наличие ошибок. Если были допущены ошибки, их можно увидеть в протоколе и немедленно исправить.
Если вы уже отправили реестр в ФСС по ЭЛН и обнаружили ошибку (например, в определении стажа), это легко исправить: нужно сформировать новый реестр с уточненными данными и снова направить его в личном кабинете в Фонд.
Преимущества для работодателей с 2021 года
Работа с больничными по принципу прямых выплат позволяет работодателю не нуждаться в резервировании денежных средств на выплату пособия. Это улучшает финансовую стабильность страхователей.
При электронной обработке больничных листов требуется значительно меньше времени на их заполнение. Также вероятность ошибок при заполнении практически исключена (за исключением расчетной части).
При подготовке отчетности в ФСС нет необходимости рассчитывать суммы, которые должны быть зачтены к сумме страховых взносов и выплаченных пособий. Это значительно облегчает работу бухгалтера.
Плюсы для работников с 2021 года
Что касается работников, то с 2021 года повсеместное применение ЭЛН исключает нарушения при назначении пособий. Работник больше не зависит от работодателя в этом вопросе.
Выплаты стали более прозрачными, что повысило социальную защищенность всех граждан РФ.
Информацию о сроках и размере предстоящей выплаты по больничному листу сотрудник может легко проверить в личном кабинете ФСС, получив доступ через портал Госуслуг. Если интернета нет, это всегда можно сделать напрямую через сотрудников ФСС.
Внедрение электронных больничных листов позволяет получить пособие несколькими способами:
- почтовым переводом;
- на банковский счет;
- на платежную карту.
Таким образом, в этой части нет привязки к зарплатному проекту.
Если сотрудник знает только номер карты, пособие можно получить, указав в заявлении только этот реквизит (в идеале – БИК банка или корреспондентский счет).
Электронные больничные: работники больше не смогут обмануть работодателя
- Автор: Ирина Ситникова
- Иллюстратор: Ivan Might
- Что произошло
- Невозможность подделки
- Простота заполнения
- Отсутствие необходимости хранения и невозможность потери
- Принцип работы
- Как принять электронный больничный лист
- Заключение
Отсутствие необходимости хранения и невозможность потери
Если работник потеряет бумажный больничный до сдачи в бухгалтерию, ему придется вернуться к врачу за дубликатом, который должен быть заверен председателем врачебной комиссии. Медучреждение может потребовать справку от работодателя о неполучении компенсации. С электронным больничным такой ситуации не возникнет.
Если бухгалтерия потеряет больничный до получения возмещения от ФСС, предприниматель должен создать комиссию из работников для выяснения причины потери и подтверждения ее документами. При уважительной причине, такой как стихийное бедствие, можно получить дубликат. В противном случае придется выплатить пособие за свой счет. С электронным больничным таких проблем не будет, так как врач отправляет его напрямую в ФСС.
В случае, если инспектор ФСС обнаружит отсутствие бумажных больничных листков после возмещения работодателю, он может исключить эту сумму из затрат на обязательное социальное страхование. Работодателю остается либо смириться, либо судиться с ФСС, что является затратным и длительным процессом. С электронными больничными таких проблем не возникает, так как листок хранится в личном кабинете на сайте ФСС.
Пока бумажные больничные листки не отменены: врачи выдают электронные больничные с согласия пациента и только если работодатель подключен к новой системе. По данным ФСС, с момента запуска системы к ней подключились 4,6 тысяч поликлиник и больниц из 11,8 тысяч, что составляет 39% медучреждений России. Если в их число входят медучреждения, где лечатся ваши работники, вы уже можете работать по новой системе и забыть про проблемы бумажных больничных листков.
Как это работает
Когда врач заполняет листок и ставит электронную подпись, документ отправляется в ФСС. Пациенту врач выдает номер электронного больничного листка, который он затем предоставляет в бухгалтерию.
Бухгалтер, используя номер, находит в базе больничный листок работника, видит дату выдачи, название медучреждения и периоды болезни. Как и с обычным больничным листком, бухгалтер начисляет и выдает пособие или отправляет информацию в ФСС (если регион участвует в пилотном проекте «Прямые выплаты»).
Как принять электронный больничный листок
Единого реестра медучреждений, выдающих электронные больничные, нет. Найдите информацию о больницах, где лечатся ваши работники, на сайте региональной администрации, местных медицинских ресурсах или в новостях. Посетите сайт больницы или уточните по телефону.
Если медучреждение может выдавать вашим работникам электронные больничные, остается подключиться к системе ФСС:
2. Войдите в личный кабинет страхователя на сайте ФСС, используя ту же учетную запись (номер телефона или электронный адрес, указанный на портале госуслуг). Работодатель платит страховые взносы за своих работников, поэтому он — страхователь.