Даже при долгосрочном и выгодном сотрудничестве с поставщиком возможна потребность возвращения товаров. Обычно условия возврата продукции прописаны в договоре между продавцом и поставщиком, однако предпринимателю рекомендуется также учесть возможности возврата товара и изучить особенности оформления соответствующих документов самостоятельно.
Когда требуется вернуть товар поставщику
Необходимость возврата товаров возникает как при однократном, так и при долгосрочном сотрудничестве с крупными поставщиками продуктов у владельцев торговых сетей, кафе и ресторанов. Эта проблема особенно актуальна для ресторанного бизнеса, так как взаимодействие с поставщиками продуктов HoReCa обычно предполагает возможность оперативной замены товарных позиций в соответствии с условиями заключенного договора.
В соответствии с действующим законодательством, имеются несколько ситуаций, в которых покупатель может осуществить возврат товара поставщику:
- Явный недостаток или производство товаров после истечения срока годности;
- нарушение целостности упаковки либо нарушение требований по транспортировке груза;
- поставка неполного набора товаров;
- Изменение выбранных пунктов без согласования с клиентом.
В случае возникновения претензий качеству, ассортименту или комплектации товаров, покупатель имеет возможность вернуть продукт поставщику, осуществляя частичную реализацию. Такие условия обсуждаются при заключении соглашения и оформляются отдельным пунктом в договоре купли-продажи. Например, при заключении договора с поставщиком продуктов для фастфуда, включается условие о сезонном увеличении объема поставок на склад покупателя. Однако, в случае снижения естественного спроса со стороны покупателя, остаток товаров возвращается поставщику. Подобные условия прописываются в соответствующем пункте договора или в дополнительном соглашении.
Особенности возврата продуктов питания
Хотя в случае сотрудничества с поставщиками продуктов питания, вопросы возврата регулируются Гражданским кодексом РФ, покупатель всё равно имеет возможность вернуть товары даже в ситуациях, которые не оговорены в договоре сотрудничества.
- товары, у которых истек срок годности или нарушена упаковка
- Отклонение товара от предоставленной образцу или описанию поставщика.
- Присутствие в продукте опасных и запрещенных пищевых добавок и прочего.
В рамках установленных условий сотрудничества предусматривается возможность возврата товара и возврата средств, обмена на эквивалентный товар или обмена на товар с повышенной стоимостью. В ресторанной сфере предприниматели обычно урегулируют претензии к своим контрагентам относительно качества продуктов, которые зависят от действий третьих сторон. Например, взаимодействие с поставщиком морепродуктов часто предусматривает длительный период доставки, в течение которого срок годности продукции может прекратиться по вине логистической компании.
Варианты возврата продуктов
Необходимо вести претензию и представлять первичные бухгалтерские документы поставщику в случае возврата товара, независимо от причины этого возврата. Все виды взаимодействия с партнерами, которые связаны с критической ситуацией, делятся на три главные категории. Чтобы оформить возврат документально, нужно соблюдать установленную форму и составить письменное заявление или использовать электронный документооборот.
Поставщик несоответствует качеству или количеству товаров.
Если покупатель обнаруживает брак или несоответствие ассортимента, упаковки и т. д. при приемке продукции, последующие действия становятся более простыми. Если представитель компании обнаруживает несоответствие вовремя, он может просто не принимать товар согласно накладной от поставщика. В таком случае необходимо выбрать один из вариантов, предусмотренных договором купли-продажи — вернуть товар или обменять на аналогичные товары. Важно заранее обсудить с партнером ситуацию с частичным браком. Даже если отказаться от приемки товара при его доставке, необходимо оформить соответствующие документы. В этом случае следует предоставить документ об отказе от приемки товара из-за обнаруженного несоответствия (брака, нарушения упаковки и т. д.). Этот документ оформляется в виде накладной о возврате или унифицированной формы ТОРГ-12. Кроме того, следует приложить претензию к контрагенту. В течение пяти рабочих дней поставщик обязан внести изменения в счет-фактуру с учетом изменений в накладной ТОРГ-12 и отправить ее покупателю.
Функционал ajax формы
Процесс возвращения товара после его приобретения
При возникновении необходимости вернуть товар после оформления документов о приеме-передаче, связанных с пищевыми продуктами, могут возникать некоторые ситуации. Такие случаи обычно возникают при долгосрочном сотрудничестве с поставщиком и уверенности в том, что можно получить замену бракованного или неполного товара. Однако, даже в таких случаях, возврат возможен только в рамках установленных договором условий и сроков. Возьмем, к примеру, работу с поставщиком замороженных продуктов из другого региона: логистическая компания не соблюдала условия перевозки, что привело к получению покупателем продукции низкого качества. Но даже при лояльности со стороны поставщика, он не может немедленно провести возврат или замену товара. В таком случае, оформляют приемку по накладной ТОРГ-12 и составляют акт о несоответствии по накладной ТОРГ-2 в присутствии представителя контрагента или транспортной компании. Последним шагом в процессе документальной оформления возврата становится предъявление претензии.
При получении жалобы и первоначальных документов о несоответствии товара по накладной, поставщик повторно отправляет форму ТОРГ-12, чтобы принять обратно товар, который является бракованным. Этот процесс называется обратной реализацией. В таком случае накладная ТОРГ-12 оформляется так же, как и первоначальная накладная. При обратной реализации не требуется корректировка счета-фактуры, так как пояснения о возврате некачественного товара являются достаточными.
Согласно условиям соглашения, возможен возврат товара.
Если договор предполагает возврат непроданной продукции на склад партнера, процедура взаимодействия будет аналогична процессу обратной продажи, но без необходимости оформления накладной несоответствия ТОРГ-2 и претензий. Обычно договоры купли-продажи содержат условия, предусматривающие возможность возврата товара в случае сокращения спроса со стороны покупателя или других факторов, влияющих на объем продаж. В таком случае покупатель выступает в роли продавца и оформляет товарную накладную формата ТОРГ-12, а также счет-фактуру на возвращаемые товарные позиции. При этом поставщик будет принимать товар по аналогии с обычным процессом продажи и заполнять соответствующие первичные бухгалтерские документы.
Необходимые документы
Необходимо выполнить все необходимые формальности при возврате товара и учитывать требования, касающиеся накладных по формам ТОРГ-12 и ТОРГ-2, чтобы весь процесс имел юридическую силу. Важно определить все требования по качеству, объему и срокам поставки в договоре купли-продажи. Именно этот договор является гарантией от неподходящей поставки и позволяет отказаться от продукции ненадлежащего качества. Кроме того, при возникновении проблем с поставкой необходимо оформлять документы приема-передачи в присутствии представителя контрагента или третьих лиц, таких как водитель или экспедитор. Юридическое основание для возврата товара — своевременно поданная претензия и товарные накладные в соответствии с формой ТОРГ-12 и ТОРГ-2. Поставщик также обязан отправить исправленный счет-фактуру с учетом бракованных или недостающих позиций.
Когда товар нельзя вернуть поставщику
В некоторых случаях возврат товаров поставщику становится невозможным даже при соблюдении установленных сроков, предусмотренных договором. Особенно это относится к ситуациям, которые не были обсуждены на начальном этапе сотрудничества. Например, при размещении заказа покупатель не указывает конкретные требования к упаковке, объему или количеству товара. В таких случаях согласно договору купли-продажи, продукт не считается некачественным и не соответствующим условиям соглашения, и покупатель обязан принять товар согласно накладной и счету-фактуре.
Возможно, каждый отдельный случай возврата товара поставщику рассматривается индивидуально, однако все они могут быть объединены в три категории, для каждой из которых существует своя схема оформления необходимой документации. Хотя самый простой способ — отказаться от приема неподходящей продукции при ее поставке, в реальной практике чаще используется схема обратной реализации и корректировки счета-фактуры.