На нашу большую несчастность, не все контрагенты соблюдают свои обязательства и возвращают нам подписанные и заверенные документы. Но не отчаивайтесь, мы поделимся с вами несколькими советами о том, как поступить в такой неприятной ситуации.

Определите, кто будет отвечать за управление документами

Для организации эффективного возврата документов необходимо первоначально назначить ответственных сотрудников и определить точные сроки для их возвращения.

Необходимо прописать в установлениях, нормативных актах о структуре подразделений разделение функций по обработке информации.

Сформулируйте требования, связанные с организацией обмена документами, в соответствующем соглашении.

При совершении сделки необходимо занести в нее следующие условия.

Кто, в какие временные рамки и в какой манере осуществляет передачу и подписание документов?
Какие методы Вы планируете использовать для передачи документов партнерам?
кому принадлежит ответственность за обработку и управление документами;
Кто будет оплачивать доставку?

Если взаимодействуете с партнером, но приходится ждать от него документы, рекомендуется зафиксировать оговоренные условия в дополнительном соглашении к существующему контракту.

Отправьте неподписанные документы почтой

В случае, если полученные документы от потенциального партнера не возвращены и переговоры с ним не приносят желаемого результата, отправьте ему на почту неподписанные документы вместе с Описью вложения.

Прикрепите к документам сопроводительное письмо, в котором укажите точную дату и список документов, подтверждающих отгрузку товара (с указанием ссылок на складские документы на отпуск), а также документы, которые контрагент не подписал при передаче. Таким образом, у вас будет официальное подтверждение для контролирующих органов о том, что товар был действительно отпущен, и что эти документы были переданы контрагенту.

Если вы регулярно и своевременно платите налоги на основе фактических данных (для которых нет подтверждающих документов от покупателей), то у вас не возникает никаких налоговых рисков. Кроме того, наказание за неправильно оформленные первичные документы (отсутствие подписи покупателя) будет незаконным.

Составление правил — важная задача, которую нужно выполнить с уникальным подходом.

Для составления сопроводительной документации следует использовать произвольный формат, но при этом необходимо использовать бланк организации. Ниже приведены рекомендации по созданию такого письма:

Необходимо указать адреса отправителя и получателя, а также ответственные лица, которые являются руководством.
Определить сущность обращения. Корреспонденция в рабочих целях начинается с фразы «предоставляем», «прилагаем», «сообщаем Вам». Сослаться на первоначальный запрашиваемый документ, такой как договор поставки. Предоставить подробности о передаваемой бумажной документации.
Просим выслать необходимые документы по указанному адресу отправителя, уточнить детали по конкретным вопросам, предоставить ответ в оговоренные сроки и так далее.
Требуется подготовить перечень приложений, содержащий полные наименования документов, их номера и даты составления, а также указать количество экземпляров и листов. В заключении следует уточнить общее число экземпляров и листов, которые будут направлены получателю.
Получить подпись от высокопоставленного лица. В конце документа поместить информацию о контактах ответственного сотрудника в небольшом шрифте.

Документацию можно доставить разными способами: отправить по почте с описью вложений и уведомлением о вручении, воспользоваться услугами курьерской службы или передать через телекоммуникационные каналы связи. Если выбран способ отправки через телекоммуникационные каналы или по электронной почте, обязательно приложите электронную цифровую подпись к документам.

Обязательно оформляйте складские документы

При каждой отгрузке товара покупателям, обязательно составляйте складские документы, которые подтверждают факт передачи товара конкретному покупателю.

Важно, чтобы в этом документе была подпись представителя покупателя, уполномоченного получать товар (соответствующие полномочия должны быть подтверждены доверенностью). Наличие таких документов поможет вам избежать риска, связанного с возможным отказом покупателя подтвердить получение товара от вас.

Сканируйте копии документов

Запросите у своего партнера отсканированные версии документов. Они послужат доказательством того, что партнер согласен с информацией, содержащейся в первичных финансовых документах, или что он подписал договор без каких-либо расхождений.

Сначала рекомендуется установить контакт с партнером и выяснить причину задержки. Возможно, причина заключается в том, что документы еще не подписаны, поскольку товар находится в пути, либо директор партнерской компании находится в командировке и отсутствует другое уполномоченное лицо.

Попросите предоставить оригиналы документов

Просим Вас по письменному запросу предоставить оригиналы необходимых документов у руководителя компании-партнера, поскольку общение с обычными сотрудниками не всегда приводит к желаемым результатам. В содержании письма доведите до сведения о необходимости предоставить указанные документы в кратчайшие сроки.

Для ускорения получения документов, рекомендуется обратиться к директору компании, отправив письмо или сделав звонок.

В случае крайней необходимости, возможно выполнить оформление документов от имени Вашего партнера и предоставить их ему для подписи при личной встрече.

Введите штрафные санкции

Установите наказания за просрочку возврата документации, будь то на этапе заключения соглашения или в процессе его исполнения.

Как поступить в случае реорганизации нашего партнера?

Если у Вас возникла ситуация, когда Ваш деловой партнер прошел реорганизацию, а Вы, к сожалению, потеряли важные документы, то имеется возможность обратиться к правопреемнику или ликвидатору.

Получить заверенные копии документов после прекращения сотрудничества становится невозможным, так как по окончании сотрудничества печать должна быть уничтожена.

Оригинальные учетные документы и соглашения о бизнес-деятельности не отправляются в архив, поскольку они не являются документами, требующими постоянного хранения.

Есть замечания по орфографии? Просто выделите фрагмент и нажмите Ctrl+Enter.Не забудьте подписаться на наши страницы в социальных сетях

Мы публикуем обзор статьи немедленно после ее публикации, а также сообщаем отдельно о существенных изменениях в законодательстве.

Получайте печатные материалы по почте

Мы регулярно отправляем статьи раз в несколько недель. При оформлении подписки вы автоматически соглашаетесь с нашей политикой конфиденциальности.

Поделиться этой информацией с близкими друзьями

Образец ходатайства о возврате документов и имущества собственнику

По моему указанию № НОМЕР1, произнесенному в первый день апреля 2021 года, я представляю и защищаю интересы человека, именуемого ФИО2.

01.04.2021 года сотрудники Отдела полиции № 2 Управления МВД России по городу Самаре обнаружили и изъяли имущество, которое является собственностью лица, известного как ФИО2. Это произошло в рамках проверки, которая проводилась в соответствии с Кодексом Уголовного Судопроизводства, относящимся к делу с номером 01.04.2021. Изъятые предметы включали в себя: [тут описываются конкретные предметы].

Мобильное устройство Iphone 8 плюс с внутренней памятью 64 ГБ, идентификатор IMEI;
Документ, подтверждающий регистрацию автомобиля LEXUS под номером 2.
ТС LEXUS ВТОРОЙ.

На данный момент не существует процессуального решения по возвращению изъятого имущества. Если такое решение принято, оно неизвестно ФИО2 или адвокату Драгунову М.Е. Они также не в курсе о включении этих предметов в материалы уголовного дела и о порядке их хранения. Вещи, которые были изъяты, также не были возвращены ФИО2.

Лицо, обозначенное ФИО2, не имеет статуса обвиняемого или подозреваемого в рамках уголовного дела.

Исходя из статьи 209 Гражданского кодекса Российской Федерации, собственник обладает полными правами на владение, использование и реализацию своего имущества.

В соответствии с положениями статьи 304 Гражданского кодекса Российской Федерации, владелец имеет право требовать устранения любых нарушений его прав, даже если эти нарушения не приводят к лишению владения.

В соответствии с пунктом 301 Гражданского кодекса Российской Федерации, лицо, являющееся собственником, имеет право потребовать возвращения своего имущества из незаконного владения третьих лиц.

Предметы, включая электронные носители информации и документы, которые были изъяты в ходе досудебного производства, но не являются признанными вещественными доказательствами ценности, будут возвращены их владельцам в соответствии с пунктом 4 статьи 81 УПК РФ.

Имущество, принадлежащее владельцу, он может лично или при помощи своего адвоката (защитника) или представителя обратиться к следователю, дознавателю или органу дознания с просьбой о возвращении конфискованного в ходе обыска (выемки) имущества (согласно статье 119 УПК РФ).

Возможность подачи данного ходатайства имеется на любом этапе предварительного расследования по уголовному делу. При этом письменное ходатайство прикрепляется к уголовному делу, а устное фиксируется в протоколе следственного действия или судебного заседания в соответствии с частью 1 статьи 120 УПК РФ.

Если невозможно немедленно принять решение по ходатайству, которое было подано во время предварительного расследования, оно должно быть рассмотрено в течение трех дней с момента его подачи (согласно статье 121 УПК РФ).

Организация дознания, допрашивание и расследование с отношением к возвращению собственности, либо полному или частичному отказу от неё, оформляется в виде постановления, которое обязательно предоставляется лицу, подавшему запрос (в соответствии со статьей 122 УПК РФ).

Советуем прочитать: E mail рассылки по странам мира

Таким образом, сотрудники ОП №2 УМВД России по г. Самаре не выполнили законное требование и не вернули ФИО2 мобильный телефон, Свидетельство о регистрации ТС и автомобиль LEXUS НОМЕР2, которые были изъяты в ходе доследственной проверки.

органы государственной власти и правоохранительные органы принимают меры по обеспечению прав и свобод граждан, защите общественного порядка и общественной безопасности. Это включает в себя осуществление контроля за соблюдением законности, предотвращение преступлений, расследование правонарушений и привлечение виновных к ответственности. В своей деятельности они руководствуются принципами законности, справедливости, уважения прав и свобод человека и гражданина. Каждый гражданин имеет право на защиту своих прав и свобод в суде. Результатом действий органов государственной власти и правоохранительных органов должна быть создание справедливого и законного общества, где гарантируются права и свободы каждого человека.

Требование к должностным лицам Отдела полиции номер 2 Управления внутренних дел России по городу Самаре заключается в том, чтобы они устраняли совершенные ими нарушения Конституции Российской Федерации и уголовно-процессуального законодательства, а также возвращали в установленные законом сроки информацию о полном имени, фамилии и отчестве второго лица.

Мобильный аппарат Iphone 8 плюс с памятью 64 ГБ, уникальный идентификатор IMEI;
Документ о регистрации автомобиля LEXUS GS450H.
У меня есть модель автомобиля LEXUS GS450H.

Оригинальный ордер адвоката, выданный под номером НОМЕР1, датированный 01.04.2021 года, подлежит копированию.

Адвокат Драгунов М.Е. является защитником ФИО2.

С большим почтением, главный партнер юридической фирмы «Антонов и компания», юрист Анатолий Антонов.

Тебе еще что-то интересно узнать у юриста?

Задавайте свои вопросы прямо сейчас, оставляя их здесь. Если вам удобнее, вы также можете позвонить нам по телефону +7 (499) 288-34-32 в Москве или +7 (846) 212-99-71 в Самаре, где мы работаем круглосуточно. Если вам интересно получить персональную консультацию, приходите к нам в офис, но предварительно запишитесь на прием.

Как заставить контрагента вернуть первичные документы

Документы, являющиеся первичными, играют важную роль в каждой коммерческой сделке, устанавливая ее законность. Существует множество причин, по которым партнеры по бизнесу могут не возвращать подписанные документы. Однако основная задача состоит в том, чтобы решить эту проблему в кратчайшие сроки, обычно до представления отчетности за период. В данной статье мы расскажем вам о том, как достичь этой цели. Каким образом следует оформлять первичные документы?

Договариваться или требовать?

Отсутствует прямая законодательная норма, к которой одна из сторон может обратиться в случае конфликта и потребовать предоставления документов. Допустим, что возникает такая ситуация: поставщик не отдаёт покупателю его экземпляры, требуя при этом оплаты поставки и ссылаясь на положения договора. В противном случае поставщик грозит арестом груза и разрывом договорных обязательств. Важно отметить, что поставщик ссылается на двусторонний договор, в котором прописано своевременное оплаты поставки, в то время как покупатель не может поступить аналогично, так как документация об обмене между организациями отсутствует. Отсюда следует очевидный вывод: механизм и сроки обмена документами должны быть фиксированы в договоре. Санкции за нарушение документооборота также следует прописать. Если договор был подписан ранее, но возникли проблемы с возвратом документов только сейчас, то требуется заключение допсоглашения к договору. Безразлично, какую сторону представляет ваша компания — поставщика или покупателя. В обоих случаях решение вопроса возврата документов другой стороной возможно только через договор. Важно помнить следующее! При подписании основного договора или допсоглашения необходимо отдельным пунктом установить, кто из контрагентов будет оплачивать пересылку документов. Это особенно актуально при наличии больших расстояний между двумя компаниями. Расходы на пересылку почты могут быть значительными. Если в договоре нет слов о возврате первичных документов, а контрагент в очередной раз игнорирует все сроки их подписания и передачи, то придется достигнуть договоренности. Свяжитесь с ним и попросите прислать подписанные копии по факсу или по электронной почте. Таким образом можно ускорить процесс подписания, если ваши экземпляры находятся у партнеров, или убедиться, что подписи уже поставлены, и задержка связана с временем пересылки или передачи пакета. В некоторых случаях, если ясно, что документы потеряны, необходимо оформить дубликаты. Тем не менее, следует помнить, что сканирование копий — это вынужденная мера. Объясним почему. Вопрос: Организация приобрела четыре мешка продукции по 25 кг каждый от поставщика и получила накладную и счет-фактуру, в которых указаны разные единицы измерения. В накладной отмечено, что количество продукции составляет 4 шт. и 100 кг, а в счете-фактуре указано только 100 кг и единица измерения — кг. Поставщик отказывается исправлять документы. Возможно ли принять НДС к вычету, если в накладной и счете-фактуре указаны разные единицы измерения? Возможно ли требовать продавца внести исправления в счет-фактуру?

Согласно мнению производителя

в своем письме с номером 03-03-06/1/750 от 13 ноября 2009 года Минфин;
В Верховном Арбитражном Суде 08/12/10 года было зарегистрировано определение №15640/10.

Из текста указанных документов следует, что не требуется, чтобы поставщик ожидал, когда покупатель подпишет пакет и вернет его.

С согласованием Нижнего Уровня поставщик осуществляет отражение НДС непосредственно после выставления счета-фактуры, в соответствии с правилами статьи 167 Налогового кодекса Российской Федерации. Данный случай также не требует ожидания ответной реакции со стороны контрагента.

Тем не менее, может возникнуть ситуация, когда покупатель выражает недовольство поставщику и по этой причине не соглашается подписывать документы. Например, ему может не нравиться качество товара или услуги, поставленных, или он может отказаться признавать факт поставки.

Поставщик может нести негативные последствия согласно действующему Гражданскому кодексу Российской Федерации (статьи 395 и 15). Такие последствия могут выражаться в обязанности возместить убытки и уплатить проценты.

Кроме того, необходимо вносить изменения в расчет налоговой базы. В случае отсутствия правильно оформленных оригиналов первичной документации, могут возникнуть иные последствия в соответствии с пунктом 120 Налогового кодекса Российской Федерации, за нарушение правил учета доходов (расходов) с существенными нарушениями. За это предусмотрен штраф в размере от 10 до 30 тысяч рублей. При этом для налоговых органов не имеет значение признание компанией дохода.

Вопрос состоит в том, можно ли отразить данные первичных учетных документов, подтверждающих факт оказания услуги, в бухгалтерском учете в текущем периоде, когда эти документы были получены, несмотря на то, что финансовая отчетность уже представлена в налоговый орган за прошлый год.

Из перспективы клиента

Копии документов, подтверждающие расходы, не могут быть признаны налоговой службой законными. Чтобы рассчитать налоговую базу, необходимо иметь на руках оригиналы этих документов. Кроме того, покупатель также может быть подвержен санкциям согласно статье 120 Налогового кодекса РФ по тем же причинам, что и продавец.

Если контрагент несмотря на наши просьбы продолжает задерживать передачу оригиналов или показывает отказ, в таком случае необходимо обратиться к нему путем написания официального письма.

Добрый день, уважаемые посетители! Мы рады приветствовать вас на нашем веб-сайте. Здесь вы найдете самую актуальную информацию о нашей компании, наших услугах и продукции. Мы стремимся предложить вам лучшее качество и обслуживание, чтобы удовлетворить все ваши потребности. Мы надеемся, что вы найдете наш сайт полезным и информативным. Не стесняйтесь обращаться к нам с любыми вопросами или предложениями. Благодарим вас за ваш интерес к нашей компании!

Советуем прочитать: Как отменить договор дарения на квартиру

предлагается обратиться к руководству (название фирмы-партнера)

Этим письмом мы хотим уведомить Вас о том, что на основании заключенного договора (указываются реквизиты договора) Ваша организация получила определенные услуги (указывается название услуг) на определенную сумму (указывается стоимость услуг). Кроме того, сотруднику Вашей организации (указывается ФИО) был передан пакет документов для подписания — это вторые экземпляры (перечисляются переданные документы). Однако до настоящего момента мы не получили подписанные экземпляры документов обратно.

Произошло нарушение соглашения, заключенного между двумя сторонами (проявились нарушения определенных пунктов соглашения).

На основании упомянутого выше, мы просим вас в течение (…) рабочих дней после получения нашего письма подписать документы и отправить их в нашу компанию, чтобы избежать применения санкций согласно двустороннему договору.

Программа: (копии предоставленных для подписи документов).

Руководитель оставляет свою подпись на письме и указывает контактные данные ответственных сотрудников организации. Письмо может быть отправлено по почте, с приложением описи, доставлено курьером или отправлено по ЭКС с использованием цифровой подписи — в любом случае, чтобы подтвердить, что контрагент его получил.

Еще несколько полезных советов

При активном обмене документами между организациями, имеет смысл включить в соглашение пункт о периодическом предоставлении сводной информации о выполненных за месяц операциях: какие документы были отправлены, их количество, сумма сделок, отправитель и получатель, а также дата отправки.
Как правило, пакет документов составляется поставщиком, и покупатель просто принимает и возвращает их. Однако согласно законодательству (ФЗ №402 от 06/12/11 г., ст. 9), покупатель имеет право заполнить «первичку» вместо поставщика, чтобы обеспечить более быстрое их подписание. Не считается нарушением также заполнение счета-фактуры данными поставщика в соответствующих полях формы. Хотя такая процедура является исключением, она позволяет решить проблемы с налоговыми расчетами и избежать возможных проблем с налоговой службой в отдельных ситуациях.
Когда продавцу или арендатору контрагенты не возвращают подписанный договор и злоупотребляют его имуществом, юристы рекомендуют обратиться в суд с требованием о возврате этого имущества из незаконного владения (согласно статье 301 Гражданского кодекса Российской Федерации).

Кто отвечает за документы

Обсуждая способы установления эффективной системы документооборота в организации, гарантирующей своевременное получение всех документов от контрагентов бухгалтерской службой, важно отметить ответственность как бухгалтерского отдела, так и отдела управления.

Отсутствие четкого и установленного разделения обязанностей в организации может привести к ситуации, когда сотрудники будут передавать ответственность друг другу. Иногда требуется значительное усилие для получения необходимых документов, и вполне возможны последствия в виде санкций со стороны ФНС для компании.

Исходя из ПБУ1/2008 (утв. Приказом №106 н Минфина от 06/10/08 г.), ключ к решению проблемы заключается в тщательном соблюдении учетной политики предприятия, а также в установлении правил документооборота (п. 4). Важно, чтобы эти правила включали подробные инструкции по прохождению документов, определению ответственности сотрудников, включая требования о возврате и контроле их исполнения контрагентами. Они должны также предусматривать, кто будет составлять письменные требования о возврате и следить за их исполнением, а также кто будет осуществлять необходимую телефонную связь и встречаться лично с представителями контрагента, при необходимости.

Подведя итоги

Важнейшим уставом, который регулирует передачу документов между двумя контрагентами, включая обязательный возврат подписанных копий другой стороне, является двусторонний соглашение. Основываясь на нем, компания может законным образом требовать возвращения «первичных» документов. В остальных ситуациях придется договориться с представителями партнерской компании о добровольной передаче.

Руководство экономической организации обязано установить внутренними нормативными актами ответственных сотрудников, которые будут осуществлять переговоры, составлять письменные запросы и контролировать получение подписанных документов от партнеров.

О возврате документов: рассказывает бухгалтер

Два года назад в нашей компании мало внимания уделялось возврату документов. Несмотря на то, что мы внедрили систему «Скан-Архив», была еще одна проблема: отсутствие ответственного за кадровую работу. Хотя эта программа облегчает нашу жизнь, она не может выполнить всю работу за нас. В отделе бухгалтерии не было ответственного за закрывающие документы, а менеджеры в других отделах часто не знали, что такое эти документы. Но в какой-то момент стало очевидно, что крупная компания, которая каждый день получает запросы от налоговой на проверки, не может существовать без хорошо налаженного внутреннего документооборота. Нам нужно избавиться от пыльных архивов. Нужно, чтобы бухгалтерия видела оригиналы документов, на которые приходят неожиданные запросы от налоговой. Бухгалтерам больше не нужно беспокоиться и терять волосы!

Как из хаоса был создан порядок

Два года назад у нас не было установленного процесса по возврату документов. Раньше этим занималась сотрудница, которая уже ушла из компании. Под ее руководством начали сканировать документы, так как мы только что внедрили новую систему «Скан-Архив». Но потом работа на некоторое время остановилась, так как не было никого, кто бы этим занимался. Когда я пришла работать сюда, я начала обучаться всем процессам, и постепенно поняла, что у нас возникла проблема: множество документов было внесено в систему, но никто не собирался их передавать. Потом случилась проверка, а у нас не было оригиналов документов. И такие случаи стали происходить все чаще. В итоге генеральный директор взял ситуацию под свой контроль. Сначала мы решили наладить работу с региональными представительствами. Я отправляла письма в Краснодар, Ставрополь, Москву, с просьбой о срочной передаче документов, с указанием срока… Но никто не отвечал на мои просьбы, либо передавал только часть документов. Тогда я осознала, что в то время я всего лишь помощник бухгалтера и мой голос никто не слышит. Даже если я включала в копию моего начальника, никто не реагировал.

, является ответственным сотрудником, занимающимся ведением финансовых записей в офисе бухгалтерии.

Вы знакомы с такой ситуацией? Много раз нам рассказывали бухгалтеры об этой проблеме: приходишь на работу, а в документах полный бардак. И когда пытаешься навести порядок, внутри компании начинается такое сопротивление, словно это специально организованный саботаж. Хотя, конечно, вряд ли кто-то намеренно противится порядку: чаще всего менеджеры просто не считают работу с документами своей обязанностью и не осознают, какие могут быть последствия их небрежности. Но мы решили изменить эту ситуацию. Мы хотели достичь 100% возврата документов, и для этого нам потребовалось много терпения и помощь от «Скан-Архив». И постепенно, но верно ситуация начала меняться.

В каждом отделе и представительстве мы назначили ответственного за возвращение документов. Теперь этот сотрудник полностью осознавал свои обязанности и эффективно собирал документы у сотрудников своего отдела. Для более ясного понимания распределения документов по отделам наши программисты разработали специальный отчет в программе «1С». Каждый месяц менеджер самостоятельно проверяет, сколько документов должно быть в его отделе, и собирает или запрашивает оригиналы, внося их в реестр, который затем передается мне. Я далее даю обратную связь о проделанной работе. Например, если требовалось вернуть 100 документов, а вернули лишь 98, это говорит о том, что всего два документа были возвращены за месяц – совсем недостаточно. Или наоборот, если вернули практически все документы, то это отличная работа, за которую мы благодарим сотрудников. Конечно, бывают случаи, когда ответственные не реагируют на требования (лишь пишут «Да, согласны»), ничего не предпринимая. Это может продолжаться в течение месяца, двух месяцев – у нас такое было с одним из представительств. В третий месяц я написала руководителю этого представительства, после чего они начали активно выполнять свои обязанности и информировать его о проделанной работе. Однако, в четвертом месяце снова была тишина. И тогда я написала письмо, включив в копию генерального директора – как еще поступить? После этого все сразу «подтянулись» и начали выполнять свои обязанности. Однако, такой подход не всегда применим ко всем письмам.

Советуем прочитать: Как снять деньги с заблокированной карты

, является ответственным сотрудником, занимающимся ведением финансовых записей в офисе бухгалтерии.

Столкнулись с другой проблемой: многие руководители не осознают, какие документы должны быть предоставлены в бухгалтерию. Например, руководитель указывает, что необходимо оплатить связь поставщику, какой-то материал или товар. Бухгалтерия совершает оплату, руководитель получает уведомление о завершении оплаты и успокаивается. О том, что существует заключительный документ, руководители либо не знают, либо имеют смутное представление, и они не считают необходимым его запросить и внести в базу данных. Бывает так, что контрагент самостоятельно высылает акт по почте, а руководитель просто кладет его в шкафчик, где он лежит годами.

В бухгалтерии крайне важно, чтобы система отражала закрытие документов, иначе возникает проблема, когда товар уже оплачен, а база данных не подтверждает его получение из-за отсутствия соответствующего документа. При такой ситуации даже месяц можно было бы смириться, но когда год проходит и ничего не изменяется, это уже неприемлемо. У нас случилось так, что в 2018 году были оплачены ремонтные работы, но до сих пор не появился закрывающий документ, будто прошедший год никто не занимался этим вопросом. Раньше у нас был установлен регламент, и компания издавала приказы, которые были доступны на корпоративном сайте. Однако сотрудники в отделах постоянно меняются, и тот, кто раньше был хорошо осведомлен, уже уволился. Новые сотрудники приходят, но некоторую информацию им могут не передать, и у нас нет возможности следить за всеми процессами. Конечно, я стараюсь обучать новых менеджеров, но иногда бывает так, что я отправляю им три файла с инструкциями, состоящими из не более чем двух листов, но люди не хотят читать эту информацию. Все ведь подробно описано и даже снабжено скриншотами.

, является ответственным сотрудником, занимающимся ведением финансовых записей в офисе бухгалтерии.

Как только бухгалтерия осуществит оплату, на электронную почту менеджера автоматически поступает уведомление, содержащее не только информацию о факте оплаты, но также яркие инструкции о последующих действиях: необходимость запросить документ, занести его в базу данных и передать в бухгалтерию.
Благодаря усилиям разработчиков был настроен отчет в программе «1С», который предоставляет возможность каждому управляющему лицу ввести свою фамилию и получить информацию о сумме оплат, а также о том, какие документы были внесены в систему как платежные требования, а какие — нет.
Бухгалтер осуществляет контроль с использованием программы «Скан-Архив», чтобы определить, какие сканы прикреплены к документам, а какие отсутствуют. Затем менеджеры отправляют письма с просьбой предоставить недостающие документы.

Теперь весь процесс организован следующим образом: все руководители предоставляют необходимые документы, которые затем передаются в бухгалтерию через реестр. В бухгалтерском отделе документы подвергаются сканированию, а полученные сканы автоматически привязываются к базе данных с использованием программы «Скан-Архив». При этом оригиналы документов могут быть помещены в архив и заархивированы.

Через истечение первого месяца вы ощутите эффект: возврат первоначальных данных увеличится на 25%. Воспользуйтесь возможностью активировать пробный период Скан-Архива продолжительностью 1 месяц за 7000 рублей.

«Скан-Архив» – главный инструмент контроля по возврату документов в нашей компании

Разработанное программное решение под названием «Скан-Архив» является совместимым с системой «1С». Применение данного решения позволяет бухгалтерам добавить дополнительный функционал в программу «1С», который позволяет вносить сканы документов и связывать их с соответствующими записями в базе данных. После привязки скана, пользователи могут легко найти и отправить его по запросу, не обращаясь к бумажному архиву. Кроме того, программа предоставляет возможность сгенерировать отчет, отображающий информацию о том, какие сканы были добавлены в базу данных, а также какие документы не были возвращены в бухгалтерию и не были отсканированы.

Какие преимущества предоставляет нам использование сервиса «Скан-Архив»?

Во-первых, у нас имеется большое количество контрагентов, что приводит к частым запросам на предоставление документов для перекрестных проверок. В нашей системе «Скан-Архив» доступен удобный отчет, который отображает имеющиеся у нас документы и те, которых нет. Например, мы добавили 10 документов в базу данных, но сканировали и передали только 8 из них. Оставшиеся 2 документа не были отсканированы. Я могу увидеть, кто добавлял их в реестр, так что я отправляю им письмо, чтобы они предоставили мне эти документы или прислали их сканы.

Кроме того, возможно дать более оперативные ответы на внутренние запросы. Среди руководителей возникала ситуация, когда при внесении документа в базу была указана неправильная сумма, и тогда они просили: «Пришлите мне скан, чтобы я уточнил». Мне не нужно идти в архив, я просто открываю базу данных, нахожу прикрепленный скан и вижу в документе: указана сумма 7000 рублей, а руководитель внес 4000 рублей. Такие ошибки легко исправить при проверке. В противном случае, поиск этого документа в архиве занимает много времени. Здесь это занимает буквально 5 секунд: я открыла, увидела, отправила скан ему. Не нужно идти в архив, искать их, носить их, сканировать и потом снова относить… Раньше на это уходило полдня.

Помимо этого, возможность запросить документы у юридической службы или банка существует. Однако, нередко бывает так, что сроки ограничены и нет времени ждать, пока контрагент отправит документ издалека с помощью Почты России. В случае с «Скан-Архивом» мы можем быть уверены, что практически все документы находятся на месте, что обеспечивает хороший контроль.

, является ответственным сотрудником, занимающимся ведением финансовых записей в офисе бухгалтерии.

С чего начать бухгалтеру при организации возврата документов

Галина подготовила рекомендации, которые она хотела бы получить два года назад. И эти рекомендации будут полезны для всех, кто оказался бы в ее ситуации.

Необходимо разработать инструкцию по выполнению задачи. Вот что руководитель сделал. Обязательно установим срок: например, в течение 30 дней необходимо представить этот документ, получить его, внести в базу данных, незамедлительно передать в бухгалтерию, не затягивая процесс, провести обучение и информирование всех сотрудников. Одной из основных проблем здесь является то, что просто люди не знают, что им следует делать.
Необходимо донести информацию и поделиться знаниями. Каждому должно быть ясно, как правильно оформлять и передавать документы. Также необходимо установить контроль со стороны бухгалтерии, чтобы обеспечить исполнение обязательств менеджерами.
Постепенно осуществлять переход на систему электронного документооборота. Более половины наших клиентов уже используют данную технологию. Хотя есть некоторые, кто не желает перейти, особенно представители бюджетных учреждений. Однако, это очень важно, особенно при работе с крупными организациями. При получении электронного документа с электронной подписью, это просто чудесно. Возникает сразу меньше работы, не приходится сканировать документ и удобно — достаточно просто распечатать его из базы данных.

В первой части нашей серии статей мы поделимся рекомендациями о том, как эффективно установить систему документооборота внутри организации. Во второй статье мы рассмотрим точку зрения менеджера на процесс возврата документов и расскажем об инструментах, способствующих организации работы внутри различных отделов.