Мы раскроем вам, какие недочеты можно допустить в таком видимо простом занятии (и какие пагубные последствия они могут иметь для вашего профессионального роста).

Второго июня 2023 года количество людей составило 29 345.

Процесс написания электронных писем нам кажется настолько обыденным и естественным, что мы редко задумываемся над выбором слов и стилем написания. Однако большинство людей не имеют представления о правильной технике написания электронных писем. Максим Чернов, эксперт в области социальных связей и карьерного роста, автор блога pronetworking.ru, ясно объясняет, как написать эффективные письма, на которые всегда получите ответ.

Письмо — это товар

Не смотря на то, что письма являются важным средством коммуникации в современном мире, обучение молодых специалистов этому навыку не является приоритетным. Овладение искусством написания эффективных писем, которые гарантируют ответ, является ключевым фактором в достижении задачи. Многие важные вещи могут зависеть от одного письма: получение хорошей работы, поиск инвестора для финансирования проекта, получение совета или помощи, способных изменить жизнь.

Письмо, каким бы оно ни было, является продуктом, даже если вы не продаёте ничего буквально. Получатель сообщения может ежедневно получать несколько десятков, а может быть и сотню аналогичных писем. В такой ситуации неэффективно тратить одинаковое количество времени и внимания на каждое электронное письмо.

В процессе прямых продаж у получателя есть свои методы фильтрации поступающей информации. Поток электронных писем разделен на две группы: те, на которые следует ответить, и те, которые без колебаний будут отправлены в корзину после быстрого просмотра. Направление вашего электронного письма зависит от того, насколько оно заинтересует получателя. Письмо дает возможность сделать первое впечатление о вас как отправителе, а его дальнейшая судьба — в разделе «ответить» или «удалить» — зависит от почти незаметных сигналов.

Какие причины могут привести к несоответствию между отправителем и получателем сообщения?

Позиция лица, принимающего информацию:

каждый день поступает множество электронных писем;
когда речь идет о известных личностях, сообщения, как правило, имеют форму комплиментов или грубой лести.
часто встречается с обычным набором вопросов о продукте/сервисе;
вечно не хватает свободных минут;
Если необходимость не требует значительных усилий и затрат времени, то я готов оказать помощь.

Место отправления:

Написание «идеального» сообщения требует значительных временных и энергетических ресурсов.
Я полностью уверен в том, что мой вопрос оригинален и уникален.
Я уверен, что его ситуация уникальна и никто ранее не обращался с такой просьбой.
не замечает возможных мотивов отклонения;
Автор старается изложить свою историю максимально подробно, раскрывая все детали, чтобы оппонент четко понял его точку зрения.

Ниже приведен список особенностей, на которые люди обращают внимание при принятии решения о том, отвечать им на письмо или нет. Пожелания могут выглядеть слишком строгими, однако это не касается личных симпатий или антипатий, а того, на что реально обращают внимание редакторы изданий, рекрутеры и владельцы уважаемых компаний. Это то, о чем люди говорят о вас за спиной, и нет смысла скрывать что-либо, пытаясь произвести впечатление добрее и увлекательнее.

Замечание: эти рекомендации относятся лишь к ситуации, когда вы отправляете письмо с просьбой получить что-то от получателя, даже если это просто ответ. Если ваше электронное письмо предназначено для обмена информацией, выражения благодарности или в рамках дружеской переписки, эти правила не играют такой важной роли.

9 правил email-этикета, которые следует знать каждому

Интересно ли вам, что в 2015 году половина жителей Земли отправила и получила около 205 миллиардов электронных писем различного характера? Большая часть из них были деловыми письмами, и ожидается, что их число будет увеличиваться на 3% каждый год. В среднем, каждый пользователь отправлял 122 электронных письма ежедневно. Учитывая, что электронная почта остается самым эффективным и популярным инструментом коммуникации и маркетинга, важно знать основные правила ее этикета, чтобы избежать проблем при общении с клиентами и партнерами.

Вследствие того, что в наше время коммуникация происходит и в социальных медиа, множество норм этикета стираются. Такое явление может негативно сказаться на процветании вашего предприятия.

Давайте рассмотрим основополагающие принципы.

Советуем прочитать: 4 способа потратить материнский капитал на то, что действительно нужно

Содержание электронного сообщения

Вся история начинается с одной темы. Когда получатель видит ее, он принимает решение — открыть письмо или проигнорировать его. Поэтому тема должна быть ясной и понятной, чтобы адресат мог сразу понять, о чем идет речь в вашем письме.

2. Электронная почта отправителя

При взаимодействии с клиентами или партнерами, пожалуйста, отправляйте письма исключительно с рабочего электронного адреса. Однако, если возникла необходимость ответить с личной почты, то важно правильно указать свое имя и фамилию. Получатель должен легко опознать отправителя, поэтому указывайте только свои личные данные. Просьба не использовать адреса, которые не соответствуют деловой переписке, например, «dandelion@.», «baby@.».

3. Индивидуализация

Каждый индивидуум представляет собой уникальность. Безусловно, приятно, когда обращаются к нам по нашему имени. В такой манере вы проявляете уважение к собеседнику, с которым поддерживаете переписку.

В письме присутствует особая интонация

При работе с коллегой на протяжении многих лет возникает неформальный стиль общения между нами. Однако при общении с новым потенциальным клиентом необходимо изменить тон на формальный и уважительный. Это очень важно и при написании электронных писем. Всегда будьте в курсе, кто является вашим адресатом, чтобы избежать неправильного обращения, которое может испортить сложившиеся отношения. Всегда используйте «Вы», будьте вежливы и придерживайтесь официально-делового стиля общения.

5. Особенности грамматики

При наличии орфографических неточностей в электронных письмах, казалось бы, прямо сообщаете получателю о том, что вы:

Необразованный;
Невнимательный;
Занят сверх меры делами.

Возможные последствия грамматической ошибки могут быть неблагоприятными. Чаще всего это приводит к тому, что клиент считает вас некомпетентным из-за неправильно составленного предложения. Кроме того, он может прийти к выводу, что вы не готовы работать с новыми клиентами.

Посвящайте больше времени тщательной проверке сообщений на возможные ошибки. Хотя это может занять больше рабочего времени, это никоим образом не отразится на ухудшении репутации компании и вашей личной воспринимаемости коллегами и руководством.

Не стоит использовать этот язык в официальной переписке, если только вы не знаете собеседника очень хорошо. Также помните, что юмор воспринимается каждым по-разному. То, что кажется вам смешным, может не вызвать улыбку у получателя.

7. Каждая культура требует индивидуального подхода.

Важно учитывать культурные особенности, особенно в электронных письмах, когда нет возможности видеть собеседника. При составлении писем необходимо адаптироваться к культурным различиям получателя.

Давайте приведем иллюстрации этих отличий. Арабы, китайцы и японцы стремятся узнать больше о своем собеседнике перед тем, как переходить к обсуждению бизнеса. В то же время немцы и американцы обращают больше внимания на деловые вопросы.

8. Обязательно реагируйте на письма без исключений.

Важно всегда реагировать на полученные электронные письма, особенно если отправитель работает в той же сфере, что и вы. Это является признаком уважения и соблюдения правил этикета в сфере электронного маркетинга. Даже если письмо было получено по ошибке, всегда стоит отвечать, поскольку отправитель ожидает ответа.

9. Высылайте вовремя

Чтобы обеспечить высокую вероятность прочтения важных писем, необходимо правильно выбирать время их отправки. Специалисты советуют направлять первые письма с предложениями партнерам в период с 13:00 до 14:00, когда они обычно обедают, или вечером после рабочего дня (с 18:00 до 21:00).

В деловой переписке следует исключать следующее:

В высказываниях можно использовать сарказм или иронию для создания остроумного эффекта.
Юмор, который неприемлем.
Информальная речь.
Один из популярных источников информации среди людей являются слухи или, как их еще называют, «сплетни». Но стоит отметить, что многие люди больше доверяют четким фактам и цифрам, которые дают более точное представление о происходящем.

Полезная подсказка: в случае возбуждения или гнева не спешите отвечать на письма. Составьте сообщение, поставьте точку, но не отправляйте его немедленно. Выходите на прогулку: прогуляйтесь, подышите свежим воздухом, вернитесь к своему рабочему месту и тщательно перечитайте письмо еще раз.

Можете ли Вы поделиться с нами Вашим опытом использования правил электронной этикетки в комментариях ниже? Будем очень признательны за обмен опытом.

email
email-маркетинг
этичные принципы общения в сфере бизнеса
этикет

SendPulse — это веб-платформа, предоставляющая инструменты для электронной почты, SMS- и веб-уведомлений. Мы стремимся обеспечить пользователям эффективное взаимодействие с их аудиторией и улучшить результаты их маркетинговых кампаний. Наша команда разработчиков постоянно работает над улучшением функционала, чтобы удовлетворить потребности наших клиентов в быстром и надежном решении для их коммуникаций. Кроме того, SendPulse предлагает автоматизацию процессов, что позволяет пользователям сэкономить время и усилия при работе с рассылками и уведомлениями. Мы с гордостью предлагаем свои услуги и стремимся стать надежным и полезным партнером для каждого клиента.
Интернет-маркетинг
Создание уникального и качественного контента и написание привлекательных текстов

Советуем прочитать: Преимущества записи к врачу через «Госуслуги»

Как составить идеальное электронное письмо и добиться ответа

Ежедневно каждый пользователь электронной почты отправляет в среднем 80 писем. Таким образом, каждый из них, даже не задумываясь об этом, осознает, как составить качественное письмо. Давайте проведем небольшой эксперимент: на какое из данных писем больше всего вероятности получить ответ?

Приветствую! Давай сходим в кинотеатр, где в настоящий момент идет фильм «Дэдпул».
Приветствую! Мы уже долгое время не пересекались взглядом. Посещение кинотеатра не представляется идеей? «Дедпул» в данный момент идет в прокате.
Приветствую. Послушай, наша встреча так долго не происходила. Я уже испытываю ностальгию! Предлагаю нам сходить куда-нибудь. Возможно, в кинотеатр? Или посидеть в уютном кафе?
Приветствую! Предлагаю посетить кинотеатр.

В соответствии с данными исследования Boomerang, второй вариант является оптимальным. Первый вариант выглядит слишком официально и лишен эмоций. Третий вариант имеет излишнее количество слов, а последний вариант, наоборот, слишком скуден.

Boomerang, инновационный сервис предоставляющий ряд возможностей для эффективной работы с электронной почтой, радует своих пользователей. Этот умный помощник помогает планировать отправку писем, а также строит базу подписчиков и улучшает содержание писем. Великолепная новость заключается в том, что в феврале данная компания опубликовала уникальное исследование, в котором было проанализировано около 40 миллионов отправленных писем. На основании такого грандиозного анализа был разработан шаблон идеального письма, который окажется незаменимым помощником для всех пользователей сервиса Boomerang.

В сети полно рекомендаций о том, как составить безупречное письмо. Начиная с базовых писательских советов и заканчивая готовыми шаблонами. Однако ни одна из них не опирается на статистические данные (так как их, зачастую, просто нет) и вызывает много дискуссий. Алекс Мур, редактор блога Boomerang.

Boomerang провел исследование и обнаружил несколько закономерностей. Например, наиболее часто пользователи отвечают на письма, написанные простым языком, который можно сравнить с языком начальной школы. Если избегать использования сложных конструкций и сложноподчиненных предложений, вероятность получить ответ увеличивается до 53%. Письма, написанные на уровне выпускника школы, получают ответы в 45% случаев. Ответ на письмо, содержащее профессиональный жаргон или редко используемые слова, может быть получен с вероятностью 39%.

Ученые также обнаружили, что нейтральные письма не пользуются популярностью у пользователей. Если письмо содержит эмоциональное выражение, то вероятность получения ответа на него повышается на 13%-15%. Кроме того, это относится как к положительным эмоциям, так и к отрицательным.

Любители долгих посланий будут вынуждены принять тот факт, что на письма длиннее 100 слов отвечают не так охотно. Идеальным вариантом будет размер письма в пределах 50-125 слов. При такой длине вероятность получить ответ составляет 51%. Если же письмо содержит менее 50 слов, вероятность ответа снижается до 40%.

В длинных эпистолярных сообщениях отбрасывание числа слов стало уже ненужным — при протяженности писем от 200 до 2 тысяч слов, шансы на получение ответа не снижаются.

Уважительно лучше всего, если в сообщении отсутствует конкретная указанная тема. В таком случае вероятность получить ответ снижается на 86%. Однако, слишком длинное описание в теме также не приносит никакой пользы. Оптимальная длина темы составляет 3-4 слова.

Однако, несмотря на утверждения Boomerang, их исследование далеко не является единственным в данной области. Проведя анализ 260 миллионов писем, ShomMeLeads компания определила оптимальную длину темы письма. Их результаты практически не отличаются от результатов Boomerang — письма с темой, состоящей из 6-10 слов, чаще всего открываются. Согласно их исследованию, такие темы открываются в 21% случаев. Если тема короче, то вероятность составляет 16%, а если длиннее — 14%. Интересно отметить, что более половины всех писем относятся к последней категории и, следовательно, имеют наименьшие шансы быть прочитанными.

Однако, согласно исследованию, проведенному специалистами из компании Implisit, сообщения с длинными темами вызывают больший интерес у получателей. Согласно этому исследованию, вероятность прочитать письмо с темой, содержащей более 10 слов, составляет 46%, в то время как при наличии 5 слов или меньше эта вероятность снижается в два раза. То же самое относится и к длине самого письма. Исследование, проведенное в рамках компании Implisit, показывает, что если письмо превышает 500 слов, вероятность получить на него отклик составляет 40%.

Эксперты также рекомендуют добавить в конец электронного письма фирменную подпись с визуальным элементом — такие письма вызывают более положительную реакцию, и отправлять первое письмо новым подписчикам не позднее, чем через одну неделю. Однако, подпись можно еще больше сделать разнообразной.

Недавно проведенное исследование группы Nielsen Norman дает полезные рекомендации по составлению электронных писем. Анализ пользовательских реакций на сотни сообщений привел исследователей к выработке некоторых правил. Оказалось, что получатели не доверяют письмам, в которых к ним обращаются по имени. Особенно низкие показатели открытия наблюдаются у сообщений, в которых имя адресата написано заглавными буквами.

Бесполезно использовать смайлы в письмах, так как некоторые почтовые клиенты не корректно отображают их, что может вызвать негативную реакцию получателя. Однако, команда исследователей MailChimp не согласна с этим мнением. Их анализ показал, что письма со смайлами открывают чаще.

Для решения проблемы с поддержкой смайлов, они предлагают использовать специальный инструмент — Inbox Preview, который предоставляет возможность увидеть, как будет выглядеть письмо в разных почтовых сервисах. Стоимость использования Inbox Preview зависит от числа сервисов, на которых будет проводиться тестирование. За $3 в месяц можно подписаться на 25 сервисов. MailChimp также дает несколько полезных советов — рекомендуется локализовать письма для разных стран, проводить A/B-тесты и поддерживать интерес абонентов с помощью регулярных рассылок.

Содержание и суть письма понятны — существует множество исследований, которые показывают, на какие письма люди отвечают, а какие остаются без ответа. Но есть еще один важный аспект, который учитывается намного реже — время отправки письма. В 2013 году только 49% компаний проводили тесты, чтобы определить, как время отправки влияет на эффективность их рассылок. Это означает, что либо остальные 51% уже были осведомлены об этом, либо им было все равно.

Для определения оптимального времени отправки электронных писем, компания MailChimp провела исследование, в рамках которого был проанализирован показатель открываемости более чем миллиарда писем.

Уровень доступности повышается с полудня и достигает максимального значения от 14 до 17 часов вечера.

Согласно отчету, составленному аналитиками компании MailChimp, было установлено, что наибольшее количество писем отправляется во вторник и четверг. Исходя из этого, стоит подумать о возможности отправить письмо в другой день. Однако, не стоит забывать, что выбор вторника и четверга в качестве наиболее загруженных дней не случаен, так как исследование проведенное маркетинговым сервисом Get Response показало, что открываемость писем достигает своего пика в четверг. Второе место по этому показателю занимает вторник, а третье место занимает пятница. Самый низкий процент открываемости приходится на воскресенье.

После анализа всей доступной информации, сформулируем набор общих рекомендаций.