В данной статье мы рассмотрим, как эффективно подготовиться к совещанию, научиться организовывать его и грамотно вести протокол.

Как организовать совещание и вести протокол

У помощника, который работает с руководителем, имеется множество ответственностей и задач. Одной из ключевых является его компетентность в организации деловых совещаний или заседаний.

Протоколирование — это обязанность, которая не может быть возложена на обычного секретаря, а требует участия ассистента руководителя или специалиста в области административной работы определенной категории.

Для достижения наибольшей эффективности на совещании, ответственному специалисту рекомендуется предварительно подготовиться к нему и изучить соответствующие документы, такие как протоколирование.

Зачем требуется использовать протокол в организации документооборота?

В повседневной деятельности персонального ассистента возникает множество разнообразной документации, среди которых важное место занимает протокол. Но что именно представляет собой этот документ?

Протокол — особый документ, который содержит записи о ходе делового совещания, обсуждения или встречи. В нем фиксируются темы, которые обсуждались, а также основные результаты, достигнутые сторонами. Протокол может быть составлен как в краткой, так и в подробной форме, в зависимости от необходимости.

Имейте в виду! Протокол является неотъемлемым и весьма значимым документом, который становится фундаментом для принятия постановления или решения со стороны руководителя в отношении деловой деятельности или сотрудников предприятия. Протокол составляется во время проведения деловых встреч, заседаний или консультаций.

Как эффективно подготовиться и организовать собрание?

В случае, если количество участников мероприятия превышает трех человек, необходимо проявить особую внимательность в организации. Тщательная подготовка позволит эффективно использовать время во время встречи и быстрее достичь какого-либо решения по ее результатам.

Все бумаги, которые возникают в процессе подготовки к совещанию, впоследствии прикладываются к протоколу. Эти документы включают в себя повестку, которая составляется по указанию руководителя и отправляется всем участникам встречи.

Данный документ содержит следующую информацию:

• темы и вопросы для обсуждения
• Имена и фамилии участников;
• локация, где происходит встреча;
• дата;
• время.

В некоторых организациях отказались от привычки рассылать письменные повестки совещаний или заседаний, предпочитая использовать устное информирование или отправку электронных писем участникам.

Необходимо обратить внимание! Если на собрании предполагается обсуждение любых вопросов, связанных с проектами, то обязанность помощника состоит в том, чтобы создать достаточное количество копий соответствующих документов и распределить их всем присутствующим в начале мероприятия. Копия документа также должна быть приложена к протоколу.

Существует определенный подход к организации и проведению совещаний, который помогает вести протокол эффективно и продуктивно.

2. Оформление документа. Заголовок содержит информацию о компании, ее реквизитах, виде документа и его номере, а также указывает дату и место составления данного документа. Также необходимо предоставить сведения о председателе и секретаре встречи. Председатель, в данном случае, — это лицо, которое руководит собранием. Секретарь на встречах не всегда занимает должность секретаря. Секретарь совещания выполняет другие обязанности, за которые часто отвечает личный помощник руководителя.

2. Встреча включает в себя две категории участников: присутствующие и приглашенные. К первой группе относятся те, кто получил предварительное уведомление о собрании через рассылку. Вторая группа может быть приглашена в последний момент. Обоих категории участников записывают в протоколе.

3. Дневной порядок. Здесь указаны темы, по которым будет проходить совещание.

4. Расширение информации о ходе обсуждения. Не все коммерческие события требуют подробной документации переговоров; достаточно сжато отразить главные идеи и взгляды присутствующих.

5. Решение, которое было принято. После того, как участники выразили свое мнение по вопросам, которые обсуждались, и достигли единомыслия, в протоколе делается запись о «резолюции». Они формулируются таким образом: «Сообщить», «Подготовить» и так далее.

6. Зафиксировать данные протокола. На первом этапе, секретарь осуществляет подписание составленного документа, далее председатель встречи присоединяется к этому. После этого, заполняется реестр или журнал регистрации и учёта протоколов, где регистрируется сам протокол.

На наших курсах мы расскажем больше о том, как проводить и организовывать совещания, а также о том, как правильно вести и оформлять протоколы.

Присоединяйтесь к образовательной программе прямо сейчас и станьте обладателем востребованных профессий завтрашнего дня!

5 советов, как вести протокол на видеовстречах

5 советов, как вести протокол на видеовстречах

Современные достижения в сфере технологий позволяют использовать различное оборудование для практически любых потребностей бизнеса. В результате, способы общения значительно изменились и отличаются от того, что было еще столетие или даже несколько десятилетий назад. В сегодняшней реальности люди все больше предпочитают общение в онлайн-формате, чем личные встречи. И это обоснованно.

Современная удаленная работа и онлайн-общение

Современная трудовая сфера невозможна без присутствия технологий — это очевидно. Заметить это можно уже на протяжении долгого времени, но пандемия COVID-19 только усилила этот процесс.

Сейчас все больше людей предпочитают работу на удаленке, чем офисную. В связи с этим полностью меняется формат командной работы и проведения совещаний. Таким образом, онлайн-встречи становятся обыденностью, и люди активно развивают этот вид коммуникации, чтобы сделать его еще более удобным. Однако, даже при таком быстром развитии технологий, все еще существуют человеческие особенности, такие как непостоянство внимания и слабая память. Но у нас есть технические средства, чтобы справиться с этими проблемами.

Почему важно протоколировать видеовстречи?

Записывание протоколов является обычной практикой фиксирования информации, однако оно более систематизированное и составное. Исключительно важно вести протокол онлайн-митинга, поскольку это способствует организации и сохранению основных идей и обсуждаемых решений.

Данное действие способствует осознанию вами и вашими сотрудниками актуальных задач и обязанностей. Однако, чтобы обеспечить оптимальную эффективность, рекомендуется учесть несколько рекомендаций по ведению протокола.

Советы по эффективному протоколированию

Следуя данным рекомендациям, ведение протокола становится более удобным и эффективным.

• Определите свою задачу – какова цель собрания? Какие результаты вы ожидаете достичь? Воспользуйтесь этим, чтобы определить, какие аспекты следует подчеркнуть, а какие можно опустить.
• Структурируйте свой день, опираясь на повестку. Обязательно ознакомьтесь с ней перед встречей. Если вы пропустили начало, попросите документ со скопированной версией на начало конференции.
• Необходимо отказаться от записывания каждой произнесенной фразы. Сосредоточьтесь на отборе самых ценных и значимых моментов, которые соответствуют вашей поставленной цели и могут быть полезными для будущих встреч.
• Не стоит сдерживать себя. Если что-то непонятно, лучше задать вопрос, пока обсуждение не продвинулось дальше.
• Позвольте сделать записи доступными. Некоторые из ваших сотрудников, присутствующих на встрече, могут не иметь возможности вести онлайн-протокол, поэтому поделитесь своими записями с ними, чтобы все были в курсе событий.

Эффективным способом ведения деловых встреч является использование видео и звуковых средств для обмена информацией. Однако, иногда такой подход может сопровождаться потерей концентрации. Поэтому, для компенсации этого недостатка, применение протокола может быть полезным.

Что нужно для протоколирования?

Думайте заранее о своих потребностях. Предварительно спланируйте свою стратегию и подготовьте все необходимые инструменты, будь то специальное оборудование, программное обеспечение или даже обычный лист бумаги с ручкой. Отдавайте предпочтение тем инструментам, с которыми вам удобнее работать, чтобы сосредоточиться на содержании своих записей, а не на процессе записи. Для упрощения этого процесса рекомендуется использовать приложения, найдите наиболее удобное и комфортное для вас и наслаждайтесь работой.

Ведение протокола: когда полезно, а когда нет

Записи пригодны только в случае, если в них содержится необходимое. Давайте теперь изучим существенные данные.

• Возможная тема для дискуссии:
• принятие решений; выбор, который был сделан; согласованные меры; принятые меры; определенные действия, которые были совершены; решения, которые были реализованы; решения, принятые в результате обсуждения; утвержденные варианты; согласованные решения; решения, сформулированные и принятые.
• месторасположение и индивидуальные идентификаторы лиц, несущих ответственность
• Хронологические метки и временные интервалы.
• Вопросы, оставшиеся без ответа и не имеющие решения.

В зависимости от намеченной цели встречи, вы можете изменять количество баллов, добавляя или удаляя их.

Традиция ведения заметок имеет хорошие корни и приносит пользу. Однако, с применением современных технологий, мы можем сделать этот процесс еще более простым и удобным. Ведение записей и использование специальных приложений для онлайн-совещаний — это отличная комбинация для эффективной работы. Воспользуйтесь возможностью бесплатно ознакомиться с приложением iMind и открыть для себя его полный функционал, включая конкретные планы и возможности.

Общие правила составления и оформления протокола

Общие правила составления и оформления протокола

Только правильно составленный и оформленный протокол полностью обеспечивает официальную юридическую силу решений, которые основаны на коллегиальности. Мы подробно объясняем, как правильно оформить каждый аспект этого документа. Мы указываем, что некоторые элементы протокола обязательны, а другие являются необязательными. Мы представляем множество примеров. Общий алгоритм составления и оформления протоколов требует тщательного и детального изучения не только секретарями, занимающимися делопроизводством, но и руководителями, специалистами, организующими процедуры корпоративного управления.

В данной публикации представлено исчерпывающее руководство по составлению протоколов, которое станет полезным инструментом для эффективного создания протоколов. Кроме того, данная информация будет полезна и в случае, если вы пожелаете обучить своих коллег, чтобы избежать необходимости исправления ими допущенных ошибок.

Сопряженный содержаниеИзменения, внесенные в реквизиты протокола в соответствии с последними требованиями Гражданского кодекса Российской Федерации.В одиннадцатом выпуске 2021 года требуется перефразировать текст, сделав его уникальным, при этом используя только русский язык и не прибегая к прямым ссылкам на себя или онлайн переводчики. Результат перефразировки следующий:Сопряженный содержаниеРазрабатывается шаблон протокола, который обладает удобством в заполнении и контроле исполнения.Сообщение 06 / 2020

Название вида и принадлежность к системам и подсистемам документации

Протокол представляет собой запись, в которой отражаются основные моменты и принятые решения на совместном собрании.

Необходимо фиксировать в протоколе следующую информацию:

• Извечные заседания групповых структур государственного руководства и управления, органов местного самоуправления, управленческих органов предприятий и организаций (общественные собрания учредителей, акционеров, заседания советов директоров, исполнительных органов комитетов, комиссий, управляющих директоров и других органов) и
• Встречи, организуемые как однократно, так и регулярно, включают в себя конференции, собрания и совещания.

Создание документа управленческого принципа коллегиальности отражает цель, а также коллегиальное принятие решений. Это позволяет рассматривать протокол как отдельный вид документа.

Документ, известный как протокол, прежде всего относится к системе организационно-распорядительной документации. Протоколы являются документами, выполняющими управленческие и правовые функции в подсистеме распорядительной документации, причем приоритет отдается правовой функции протокола, которая является главной.

Однако при использовании документа с наименованием «ПРОТОКОЛ» возможно его применение в различных ситуациях документирования и широком спектре других деятельностей.

В научных и учебных учреждениях протоколы используются для регистрации научных достижений и открытий, приема на обучение, создания новых специальностей, установления образовательных стандартов, присвоения профессиональной квалификации, ученых степеней и званий, избрания на должности и других смежных вопросов. Эти протоколы классифицируются как научно-исследовательская или учебно-методическая документация в зависимости от цели и содержания, которые они служат.

В сфере деловой практики применяются разнообразные документы для фиксации соглашений и достигнутых договоренностей. Одним из таких документов являются протоколы деловых встреч, в которых отражаются не только управленческие решения, но и коллегиальное согласие по вопросам взаимной заинтересованности. Эти протоколы относятся либо к информационно-справочной документации организации, либо к гражданско-правовой договорной документации. Они документируют ход исполнения договоров и соглашений, подтверждают заинтересованность сторон и определяют основные условия для будущих сделок. Кроме того, в практике бизнеса используются и другие документы, такие как протоколы о намерениях, протоколы передачи конфиденциальной информации и протоколы разногласий. Все они необходимы для обеспечения прозрачности и эффективности взаимодействия между сторонами.

Составляющей системы банковской документации является подсистема по кассовым операциям, в которой формируются протоколы для подтверждения расчетов.

В рамках определенных управленческих операций генерируются протоколы совещаний, проводимых аттестационными и квалификационными комиссиями. Эти протоколы хранятся в специальной подсистеме, относящейся к документированию персонала.

Процесс формирования подсистемы/системы документации, обеспечивающей процедуры корпоративного управления, основан на протоколах общих собраний акционеров (и соответствующих документах), которые обязательно содержат информацию, установленную Гражданским кодексом Российской Федерации, Федеральным законом «Об акционерных обществах» и требованиями Федеральной службы по финансовым рынкам. Эти документы формируют подсистему организационных документов, на основе которой уже была создана отдельная подсистема учредительной документации. В настоящее время происходит процесс разработки подсистемы/системы документации, которая обеспечивает процедуры корпоративного управления.

Сопряженный содержаниеТема: правила и хитрости в оформлении реквизитовВведение:В современном мире, где цифровые технологии развиваются с бешеной скоростью, все больше и больше процессов становятся автоматизированными. Это влияет на многие сферы нашей жизни, включая оформление реквизитов. В этом протоколе мы рассмотрим все тонкости и правила, которые необходимо учесть для правильного оформления реквизитов.1. Форматирование данных:Одной из самых важных вещей при оформлении реквизитов является правильное форматирование данных. Внимательно следите за правилами написания имени, фамилии, адреса и других личных данных. Используйте правильные прописные и строчные буквы, а также знаки препинания, чтобы предоставленные данные выглядели профессионально.2. Последовательность реквизитов:Чтобы документы были легко читаемыми и понятными, необходимо следовать определенной последовательности оформления реквизитов. Обычно, начинают с установления названия организации или индивидуального предпринимателя, затем следуют данные о расчетном счете, ИНН, КПП и другие реквизиты. Правильная последовательность создает привлекательный и профессиональный вид документа.3. Актуальность данных:Очень важно обновлять реквизиты при любых изменениях, так как устаревшие данные могут вызывать путаницу и проблемы в будущем. Проверяйте свои реквизиты регулярно, особенно при смене адреса, банковского счета или других изменений, связанных с вашей деятельностью.4. Особенности различных типов документов:Каждый документ имеет свои уникальные требования по оформлению реквизитов. Например, при оформлении счетов, необходимо указывать банковские реквизиты и данные получателя платежа. При подаче налоговой декларации, необходимо правильно указывать коды ОКВЭД и другие налоговые реквизиты. Внимательно изучите требования для каждого типа документа и следуйте им.Заключение:Оформление реквизитов является важным и ответственным процессом. Правильное и аккуратное оформление помогает создать профессиональное впечатление и избежать проблем в будущем. Следуйте правилам и рекомендациям, описанным в этом протоколе, чтобы быть уверенными в качестве своих реквизитов.Текст № 05 / 2019 можно перефразировать следующим образом, сделав его уникальным:«Пятый номер статьи за 2019 год может быть исправлен следующим образом, чтобы сделать его оригинальным и уникальным».Сопряженный содержаниеРазрабатывается шаблон протокола, который обладает удобством в заполнении и контроле исполнения.Сообщение 06 / 2020

Классификация протоколов

Существует несколько типов и форм протоколов, которые можно отнести к различным системам или подсистемам документирования. Их классификация происходит на основе двух критериев: способа документирования и степени детализации записи процесса заседания. Таким образом, протоколы могут быть либо краткими, либо полными, в зависимости от степени информативности и подробности записи.

Полный отчет может быть представлен в разных форматах документирования. Это может быть подробное текстовое описание, где каждая деталь записывается словами. Также возможен стенографический формат, где используются специальные символы и знаки, которые позже расшифровываются при составлении протокола. Еще одной опцией является фонографическая запись, где все происходящее регистрируется звуком. А в случае видеопротоколирования, используется видео и аудиозапись, особенно во время проведения видеоконференций. Все эти форматы документирования фиксируют все, что происходит на заседании, включая выступления, вопросы, замечания, шум, аплодисменты и другие фоновые звуки, в зависимости от способа записи.

Фамилии председателя, секретаря и присутствующих лиц, а также список обсуждаемых вопросов и принятые решения являются основными элементами краткого протокола. Одной из разновидностей такого протокола является его сокращенная форма, где рассмотренные вопросы представлены в виде «вопрос — решение».

Во время проведения заседания персонал, назначенный или выбранный для этой цели, аккуратно подробно фиксирует все происходящее. Это также касается оперативных совещаний, которые проводятся под председательством высших должностных лиц. В этих случаях секретари или помощники руководителей ведут и составляют протоколы.

Когда составляется протокол заседания, секретарь использует предварительно подготовленные документы, включающие повестку дня, списки приглашенных участников, списки членов коллегиального органа, тексты докладов и выступлений, информационные справки, а также проекты решений и другие необходимые материалы.

Процесс составления протокола непосредственно на заседании является первоначальным этапом. Далее необходимо провести уточнение, сравнение с официальной записью (стенограммой или фонограммой), выполнить редактирование и оформление протокола в течение 3-5 дней после проведения заседания. Конкретные сроки подготовки протокола для подписания (например, «в день заседания» или «не позднее следующего рабочего дня») обычно определяются положениями органов коллегиального управления и инструкцией/регламентом секретаря данного органа.

Формуляр протокола

Коллегиальное управление обычно использует протокол в качестве основного документа, который часто имеет несколько страниц. Поэтому, при оформлении первой страницы протокола, рекомендуется использовать общий бланк организации или предприятия. Если общего бланка нет, то протокол может быть оформлен на листах формата А4, с расположением реквизитов, основываясь на образце общего бланка.

Если нет необходимости в использовании бланка для составления первой страницы протокола, то реквизиты можно оформить продольным способом, расположив их вдоль верхнего поля листа бумаги и выравнивая по центру.

Стандартная форма протокола включает указанные ниже необходимые данные:

• полной наименование компании или предприятия;
• наименование типа письменного материала (Отчёт о встрече);
• дата;
• ключ (в документах, касающихся управленческих материалов);
• место написания; место создания; место формирования; место разработки; место составления; место возникновения; место происхождения; место создания; место становления; место проявления; место появления
• заголовок;
• текст;
• подписи.

Протокол обладает необходимыми реквизитами, а именно:

• название организационного отдела;
• Утверждается, что гриф — это сущность, которая требует подтверждения.
• индикация наличия приложений;
• Время и место проведения заседания будут указаны (оговорены, определены) в (соответствующем) помещении (офисе).
• Фамилия и инициалы лица, ведущего совещание или заседание.
• дата заключения соглашения;
• Виды проведения выборов (публичное, скрытое, дистанционное голосование).

Особенности оформления необходимых реквизитов протокола, а также наличие, количество и правила оформления дополнительных реквизитов, характеристики формуляра определяются требованиями действующего законодательства, традициями делового оборота или конкретной ситуацией управления. Однако, все специфичности оформления основаны на общем алгоритме, который исторически сформировался в процессе создания и оформления протокола как одного из основных видов управленческих документов.

Заголовочная часть протокола

Чтобы протокол имел юридическую силу, необходимо правильно указать полное наименование организации или предприятия, которое должно соответствовать его учредительным документам и уставу и быть зарегистрированным в Едином государственном реестре юридических лиц. Важно также указать организационно-правовую форму данного юридического лица.