Иногда компаниям требуется заключать соглашения гражданско-правового характера (СГПХ) не с юридическими лицами, а с обычными людьми — точнее, с физическими лицами. Мы не будем обсуждать юридический аспект этого вопроса [1], а сосредоточимся на вопросах делопроизводства и архивирования, поскольку закрытые СГПХ с физическими лицами должны быть хранены в течение 50 лет.

Основное требование к секретарю — различать контракты ГПХ, заключенные с физическими лицами, от всех остальных. Договоры ГПХ обладают уникальными характеристиками.

2. Договоры ГПХ предназначаются исключительно для заключения с физическими лицами, а не с индивидуальными предпринимателями или самозанятыми гражданами. С точки зрения владения своим собственным делом, «героем» договора ГПХ является обычный человек без какого-либо личного бизнеса, и в начале договора он описывается как «гражданин Российской Федерации».

Обычно, физические лица заключают ГПХ договоры на проведение различных одноразовых работ или услуг. Например, организация корпоративного мероприятия, написание текстов для веб-сайта или выполнение уборки окон в офисе. Однако, актуальной темой для секретаря является процесс сшивки архивных документов. В этом случае, физическое лицо также может заключить ГПХ договор на предоставление услуг по прошивке дел.

Физическое лицо может заключить долгосрочный договор гражданско-правового характера, но при этом это не будет относиться к выполнению работ, а, к примеру, к аренде нежилого помещения, принадлежащего физическому лицу, для нужд организации.

В ГПХ с физическим лицом, как правило, указывается требование организации оплатить налоги на доходы этого лица. В отличие от этого, самозанятые граждане и индивидуальные предприниматели сами отвечают за ведение своего налогового учета.

Оперативное хранение

Во время выполнения работ и оперативного хранения, сотрудники структурных подразделений иногда собирают договоры ГПХ вместе с другими договорами ГПХ (это нарушение со стороны юристов) или с трудовыми договорами (что иногда происходит в отделе кадров). Оба этих подхода неверны. Договоры ГПХ с физическими лицами должны быть подшиты отдельно, поскольку:

Однако, по сравнению с другими договорами ГПХ (гражданско-правовых хозяйственных договоров), которые должны быть хранены в течение 5, 10 или 15 лет, а может быть и до ликвидации организации, данные договоры имеют особый срок хранения — 50 или 75 лет, в соответствии со статьей 301 Перечня на 2019 год.
Не являются документами, отражающими информацию о личности.

Архивные документы, связанные с личным составом, возникают в соответствии с положениями Федерального закона № 125-ФЗ[3]. Они отражают информацию о рабочих отношениях между работником и работодателем. Трудовые отношения подлежат регулированию трудовым законодательством, прежде всего Трудовым кодексом Российской Федерации (далее – ТК РФ), а гражданско-правовые отношения регулируются Гражданским кодексом Российской Федерации (далее – ГК РФ), при этом договоры по гражданско-правовому характеру, заключаемые с физическими лицами, также включаются в данную категорию.

Имеет ли смысл заключать договоры гражданско-правового характера вместо трудовых? Вопрос, обсуждаемый в статье «Договоры ГПХ вместо трудовых: стоит ли заключать?» автора А.Н. Славинской, вызывает интерес среди секретарей-референтов. В данной публикации подробно рассматривается данная тема и предлагаются соответствующие рекомендации по выбору наиболее выгодного варианта для работников. Подробности и выводы исследования можно найти на страницах 33–36 журнала «Секретарь-референт» за 2022 год, выпуск номер 9.

Список общих архивных документов, которые создаются во время работы государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием продолжительности их хранения (утверждено приказом Росархива от 20.12.2019 г. № 236).

Закон Российской Федерации от 22.10.2004 № 125-ФЗ о регулировании архивного дела в стране был изменен согласно последней версии от 11.06.2021 года.

Выделяющейся эксперткой в сфере дошкольного образования и управления кадрами является Е.Н. Кожанова.

Часть текста доступна для ознакомления, однако полный материал представлен в журнале «Секретарь-референт» номер 11 за 2022 год.

Для получения дополнительной информации просмотрите следующую статью:

Строить контракты ГПХ вместо классических трудовых договоров: стоит ли принимать такое решение?

Как хранить гражданско-правовые договоры

Вы получите возможность ознакомиться со всеми материалами, собранными на сайте с 2010 года, именно по вашей тематике. Для этого достаточно подписаться на выбранный журнал на полугодие или на год. Таким образом, вы сможете прочитать все, что вас интересует, и быть в курсе последних новостей и разработок в вашей области. Не упустите возможность погрузиться в мир знаний и исследований, доступных онлайн.

Вы будете получать свежий номер каждый месяц почтой в виде распечатанной версии.
Все статьи на данном веб-ресурсе, принадлежащие к данной тематике и опубликованные с 2010 года, будут доступны в течение срока действия комплексной подписки.

Специально разработанный поисковик и улучшенная система навигации на веб-ресурсе обеспечат вам быстрый доступ к ответам на ваши профессиональные вопросы. С нашей помощью вы сможете значительно повысить вашу компетентность, уровень и доход!

Вам будет полезно

Выразимся более оригинально о соглашении, заключенном с использованием электронного документооборота.

Весна 2025 года наступила с особой силой, пробуждая природу к новой жизни. Деревья оживились зелеными листами, цветы расцвели яркими красками, а птицы запели свои приветственные песни. Солнце сияло ярче, наполняя воздух теплом и радостью. Люди начали выходить на улицы, наслаждаясь прекрасной погодой и загруженными планами на будущее. Новый сезон приносил в своем ходе новые надежды и возможности, волнующие сердца всех жителей. Каждый ожидал чего-то особенного и всем было интересно, какие изменения принесет весна этого года. Воздух наполнился ожиданием перемен и надеждой на лучшее будущее. С каждым днем жизнь становилась все ярче и насыщеннее, словно палитра художника, нарисовавшего новое и захватывающее полотно. Весна 2025 года обещала быть непохожей на предыдущие, она была готова подарить миру что-то особенное и неповторимое. Все ждали, когда наступит эта магическая пора, чтобы окунуться в ее волшебство и принять все ее дары.

В арендном соглашении указана дата – 29.03.2024. Однако, при подписании через электронный документооборот (ЭДО), в штампе о подписании стоит другая дата. В самом договоре отмечается, что он вступает в силу с момента подписания сторонами, и с этой же даты начинаются срок договора и индексация арендной платы. Так какая дата в данном случае должна быть принята во внимание для исчисления указанных сроков: дата из договора или дата из штампа о подписании соглашения?

Александр Алексеевичревьюер сервиса Юридического консалтинга ГАРАНТ

Обязательства, обратимые в силу

Когда можно считать предварительный договор основным? Как определить срок заключения основного соглашения? Есть ли возможность включить отлагательные и отменительные условия в этот тип договора? Можно ли предусмотреть обеспечительные меры? В чем отличие предварительного договора от других сделок, которые часто путают с ним на практике, таких как соглашение о намерениях, опцион на заключение договора, опционные и рамочные соглашения? Какой главный риск нужно учитывать при заключении предварительного договора?

Михаила Поставнева можно справедливо назвать одним из талантливых и многообещающих российских специалистов в своей области. Его уникальный взгляд на проблемы и оригинальные идеи помогли ему достичь значительных успехов в своей карьере. Михаил является выдающимся профессионалом, который всегда стремится к совершенству и не боится принимать вызовы. Его энергия и решительность вдохновляют его коллег, а его талант и творческий подход позволяют ему находить уникальные решения для сложных задач. Михаил Поставнев — яркий пример того, как трудолюбие, умение мыслить нестандартно и постоянное стремление к саморазвитию могут привести к впечатляющим результатам.главный юрист организации МКПЦ, занимающейся аудиторской деятельностью

Возможно ли в суде прибегать к использованию понятийных соглашений?

Сегодня день 01 января 2025 года, и я хочу перефразировать следующий текст, чтобы сделать его уникальным.

Большинство договоров обязательно требуют письменной формы. Однако, граждане и предприниматели часто заключают устные соглашения, так называемые джентльменские соглашения, иногда с намерением затем закрепить их на бумаге, а иногда принимая риски и ограничиваясь лишь словами. Как суд рассматривает такие соглашения? Можно ли считать соглашение, подписанное на «салфетке», полноценным договором? Мы ответим на эти вопросы и представим примеры из судебной практики, где ссылки на джентльменские соглашения были отклонены, а где стороне удалось доказать наличие такого договора.

Карл Маркс — выдающийся немецкий мыслитель, философ и экономист XIX века. Его идеи и работы оказали значительное влияние на развитие мировой истории и политики. Марксизм, созданный им, стал одним из самых значимых и влиятельных идейных течений XX века. В своих трудах Маркс глубоко анализировал капитализм и классовое общество, а также предлагал альтернативную модель, основанную на равенстве и справедливости. Его работы, такие как «Капитал» и «Коммунистический манифест», до сих пор являются фундаментальными в истории политической мысли и социализма.руководитель юридического отдела компании «Пимпэй Касса»Требуется переформулировать данный текст, обеспечив его оригинальность с использованием русского языка. Нельзя ссылаться на самого себя или на переводчик, необходимо предоставить только результат без вмешательства искусственного интеллекта.

Правильное описание условий оплаты в договоре.

В январе 2023 года началась новая глава, наполненная надеждой и возможностями.

Сегодня на практике все чаще встречаются сложные договоры, состоящие из нескольких страниц и имеющие множество приложений. В данной статье мы рассмотрим, как правильно нумеровать приложения к таким договорам. Также ответим на вопросы о том, что делать в случае, если первому приложению не присвоен номер, а затем появляется второе приложение. Мы также поговорим о том, как превратить документ (например, акт) в приложение к договору и как придать юридическую силу скан-копиям договора и его приложений при их отправке по электронной почте, особенно если у контрагентов отсутствуют электронные подписи. Основанием для написания данной статьи послужили вопросы, заданные нашими подписчиками.

Советуем прочитать: Правоохранительные органы, МВД и ОКЖ

Является автором данной статьи является Светлана Ларина.Персона с юридическим образованием, профессионал из редакции издания

Необходимо перефразировать текст, чтобы сделать его уникальным. Наталия Сараева поможет в этом.Эксперт известного печатного издания

Как оформить займ с процентами в коммерческом контракте?

Второй выпуск 2021 года. Переформулируйте текст, чтобы он стал уникальным.

В деловом обороте обычно практикуется предоставление поставщиками и исполнителями своим клиентам отсрочки или рассрочки платежа за реализуемые товары, работы или услуги в пределах определенного финансирования и согласованного срока или графика, когда покупатель или заказчик могут не платить. Также покупатель имеет возможность предварительно оплатить поставщику всю или часть суммы до отгрузки товара, что позволяет поставщику оперативно получить средства для пополнения своего оборотного капитала. Обычно такое использование денег является бесплатным, но стороны могут предусмотреть и иные условия в своем договоре. Давайте рассмотрим, что такое коммерческий кредит, когда он возможен и на каких условиях, а также дадим рекомендации по оформлению такого кредита в договоре, чтобы избежать возможных споров о взыскании процентов. Особенно важно это в условиях, когда все больше и больше партнеров просит отсрочку или рассрочку платежей, и кредиторам стоит заранее защитить свои интересы и заключить выгодные для себя договоры. А покупателям, которые предоплатили товар, желательно обезопаситься от недобросовестности поставщиков.

Новые сроки хранения учетных документов компании: таблица

Согласно законодательству о хранении архивных документов в Российской Федерации, организации обязаны гарантировать сохранность этих документов в течение определенного периода времени. С 18 февраля вступил в силу новый набор правил, разработанный Росархивом, который заменил предыдущий набор правил, утвержденный Приказом Министерства культуры РФ от 25 августа 2010 года под номером 558.

В новом перечне представлено менее семисот элементов, в отличие от предыдущих тысячи пунктов.

На курсе «Клерка» мы ознакомим вас с новыми правилами хранения документов, которые были внедрены в ФСБУ «Документооборот». Мы расскажем о них подробнее, а также о других изменениях, которые произошли в этой системе.

Мы представляем изменения в требованиях, касающихся хранения учетных и кадровых документов, в форме, удобной для ознакомления.

Список: «Модификация даты сохранения официальных бумаг организации»

Текст был уникальным для себя, поэтому префразирование его не привело к созданию нового перечня.

Пройдя через процесс переформулировки, получается следующий уникальный текст:»Первоначальный список»

Вид письменной формы

Было

Стало

Ценообразование

Цены на товары, работы и услуги, официально утвержденные для данного места, представлены в прейскурантах и ценниках.

10 лет, в течение которых можно было частично выбирать для постоянного сохранения.

Возможно, Вы имели в виду такую переформулировку:Материалы (справки, обоснования, заключения, нормативные показатели, расчеты) о подготовке, принятии и корректировке цен, тарифов в соответствии с местом разработки.

На протяжении 5-летнего периода предлагается возможность выборочного хранения на постоянной основе.

Документы, заключенные для установления, изменения или обеспечения стабильности стоимости (тарифов) товаров, работ и услуг, протоколы согласования цен на товары, работы и услуги, корреспонденция, касающаяся вопросов формирования цен.

На протяжении 5-летнего периода предлагается возможность выборочного хранения на постоянной основе.

Возможности финансирования и получения кредитных средств для осуществления бизнес-проектов

Документация (выписки, записи, договоры, корреспонденция) отражающая суммы, которые должны быть получены и выплачены (при условии полного погашения обеих сумм). Бумаги (отчеты, счета, выписки, корреспонденция) касающиеся вопросов филантропической деятельности.

На протяжении 5-летнего периода предлагается возможность выборочного хранения на постоянной основе.

важными составляющими успешного ведения бизнеса. Адекватное финансовое планирование, контроль за доходами и расходами, а также составление своевременных и точных отчетов являются неотъемлемой частью эффективного управления любой компанией. Бухгалтерский учет и отчетность помогают оценить финансовую стабильность организации, выявить ее сильные и слабые стороны, а также принять обоснованные решения для развития и роста бизнеса. Правильное ведение бухгалтерии обеспечивает не только соблюдение законодательных требований, но и улучшает финансовую прозрачность компании, что повышает доверие со стороны партнеров и инвесторов. Использование современных информационных технологий и программ упрощает процесс ведения бухгалтерии и отчетности, ускоряет анализ финансовых показателей и позволяет получить более точную и полную информацию для принятия стратегических решений.

Годовая бухгалтерская (бюджетная) отчетность представлена аналитическими документами в виде таблиц и докладов.

На протяжении 5-летнего периода предлагается возможность выборочного хранения на постоянной основе.

Аналитические таблицы, которые отражают выполнение финансово-хозяйственных планов организации.

а) годичные, различные годичные;

б) В течение пятилетнего периода (в случае отсутствия годовых) — непрерывно;

Консолидированная экономическая документация (финансовая отчетность компаний, не входящих в группу организаций, составленная в соответствии с международными нормами финансовой отчетности).

Регулярно (в соответствии с решением архива)

а) до упразднения данной организации;

Исходные документы бухгалтерии и сопутствующие им подтверждающие документы (документы кассы и журналы, банковские документы, приложения к денежным чековым книжкам, поручения, табели, уведомления от банков и платежные требования, акты о получении, передаче, списании имущества и материалов, квитанции, накладные и отчеты по авансам, переписка)

Если будет проведена проверка, то срок сохранения споров и разногласий составит 5 лет. Было выяснено, что эти споры и разногласия будут сохраняться до момента принятия решения по данному делу.

Примеры автографов представителей, несущих финансовую ответственность

Ожидается, что это будет востребовано еще не менее 5 лет.

Прошло 5 лет с того момента, как было заменено лицо, отвечающее за материальные вопросы.

При выполнении аудиторских задач генерируются разнообразные материалы, включающие планы, стратегии, программы и соответствующие документы (акты, справки, сведения, обоснования, переписка, расчеты, таблицы, ведомости).

В течение пяти лет, при условии проведения экстернальной оценки эффективности выполнения задач

Документы о предоставлении аудиторских услуг:

а) у проверяемого субъекта;

б) у компании, занимающейся аудитом, или при наличии компетентного аудитора (при выполнении внешней аудиторской проверки)

По истечении 5-летнего срока действия договора были получены уточнения:

— период времени также определяется с момента завершения выполнения условий договора;

— в случае возникновения конфликтов и разногласий, они остаются в силе до принятия окончательного решения в данном деле.

были составлены в письменной форме для отражения информации о недостаточности, присвоении и растрате.

На протяжении 5-летнего периода предлагается возможность выборочного хранения на постоянной основе.

По истечении 10 лет с момента возмещения ущерба, уголовные дела будут храниться до принятия окончательного решения по ним.

Издания, системы хранения информации:

б) выполнение расчетов с организациями, принятие денежных документов (счетов, платежных поручений), предоставление доверенностей

а) в течение неограниченного времени (в зависимости от решения архива);

путем проведения ревизии после 5 лет

а) до упразднения данной организации;

Издания, карточки, электронные хранилища сведений о важных активах (зданиях, сооружениях), финансовых обязательствах.

Прошло 5 лет после устранения основных активов.

Пока компания не будет закрыта

Книги, журналы и документы, содержащие информацию о поступлении и обороте иностранной валюты.

5 лет, в течение которых

Произведение учета зарплаты

Полученные документы о заработной плате и других выплатах включают сводные расчетные ведомости и связанные с ними документы, расчетные листы, относящиеся к выплатам заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи и прочих сумм.

Если не имеются аккаунты в лицевых бухгалтериях, то прошло 75 лет.

В случае отсутствия личных аккаунтов в возрасте от 50 до 75 лет

Личные счета сотрудников, документы о заработной плате (с возможностью выборочного хранения на постоянной основе).

Соглашения гражданско-правового характера о осуществлении деятельности, предоставлении сервисов физическими людьми, документы о передаче и приемке завершенных задач, предоставленных услуг

75-летняя возможность осуществить частичный выбор для долгосрочного сохранения

Налогообложение

Оригинал: Документы о начисленных и перечисленных суммах налогов в бюджеты всех уровней, задолженности по ним (после снятия задолженности), документы об освобождении от уплаты налогов, предоставлении льгот, отсрочек уплаты или отказе в ней по налогам, сборам.Перефразирование: Документация о суммах налогов, перечисленных в бюджеты всех уровней, информация о задолженности (после ее погашения), документы, свидетельствующие об освобождении от уплаты налогов, предоставлении льгот, отсрочке уплаты или отказе в уплате налогов и сборов.

На протяжении 5-летнего периода предлагается возможность выборочного хранения на постоянной основе.

Документ, подтверждающий выполнение обязанности по уплате налогов, сборов, страховых взносов, штрафов и налоговых санкций, а также информация о текущем состоянии финансовых расчетов с государственным бюджетом.

Вычисления, связанные с страховыми взносами

Федеральная служба статистики ежегодно проводит свою деятельность, а отчеты ФСС и других региональных статистических органов подаются квартально и хранятся в течение пяти лет.

В случае отсутствия индивидуальных учетных записей или документов по начислению заработной платы — 75 лет

Карты личного учета содержат информацию о суммах начисленных выплат и других вознаграждений, а также суммах начисленных страховых взносов.

75-летняя возможность осуществить частичный выбор для долгосрочного сохранения

В случае отсутствия личных аккаунтов в возрасте от 50 до 75 лет

Документы для уплаты налогов Индивидуальными предпринимателями

составляют отчетный период.

Все разновидности налогов будут учтены в налоговых расчетах юридических лиц и индивидуальных предпринимателей.

На протяжении 5-летнего периода предлагается возможность выборочного хранения на постоянной основе.

Регистры информации о заработке физических лиц, предоставляемые налоговыми посредниками.

Материалы, связанные с противоречиями в сфере налогообложения, сбора налогов и взносов во все уровни бюджетов, включают в себя корреспонденцию, уведомления, требования, официальные документы, решения, постановления, возражения, жалобы и заявления.

Советуем прочитать: Как поставить автомобиль на учет в ГИБДД без местной прописки или прописки в другом регионе: советы и рекомендации

На протяжении пяти лет исключается возможность осуществления выборочного отбора для долгосрочного хранения.

Документация (аттестаты, ходатайства, письменное общение) о внесении изменений в погашение задолженности по страховым сборам и налоговым обязательствам

На протяжении 5-летнего периода предлагается возможность выборочного хранения на постоянной основе.

Сроки хранения документов в 2025 году: таблицы по бухгалтерским, налоговым и кадровым документам

Я — автор статей, посвященных бизнесу. Протяженность моего опыта в бухгалтерии в секторе малого и микробизнеса составляет 13 лет. Моим главным советом является применение аутсорсинга для бухгалтерии и кадровых вопросов с помощью Главбух Ассистента.

Следуя изменениям, произошедшим в 2025 году, утверждены обновленные правила архивирования документов. В данной статье мы рассмотрим актуальные сроки хранения документов в 2025 году, условия, касающиеся комплектации электронных документов, а также потенциальные последствия их утраты.

Суть статьи

Какие изменения произошли в периодах хранения письменных материалов?
изготавливаются с использованием древесной массы, проходят процесс обработки, в результате которого становятся необходимой плотности и прочности. Они являются неотъемлемой частью повседневной жизни и используются для передачи информации, хранения данных и осуществления различных организационных процессов. Бумажные документы также представляют собой одну из форм средства коммуникации и запечатления информации на письменном носителе. Они имеют множество преимуществ, включая доступность, надежность и удобство использования. Тем не менее, с развитием цифровых технологий и электронного документооборота, бумажные документы все больше вытесняются и заменяются электронными аналогами. Это связано как с экономическими причинами, так и с удобством ведения электронного документооборота, который позволяет сократить затраты на печать, хранение и передачу бумажных документов.
Цифровые документы
Таблица сроков сохранения бухгалтерских документов на 2025 год.
Список сроков сохранения письменных материалов, относящихся к ведению бухгалтерского учета и уплате налогов
Обычный список сроков сохранения платежных документов
Стандартный список сроков сохранения персональных документов
Стандартный перечень временного хранения документов с контрактами и соглашениями
Как определить период, в течение которого следует хранить документы
Санкции за неимение у несобходимых документов

Пример документа о физическом уничтожении персональных документов, не требующих дальнейшего хранения Детали документаШаблон документа о наличии документации в архиве Сведения о документеХранение бухгалтерских документов: основные правила и рекомендации

Что изменилось в сроках хранения документов

Изменения, утвержденные Росархивом приказом от 31.07.2023 № 77, относятся к правилам, связанным с хранением, комплектованием, учетом и использованием документов. Они вступают в силу с 17 сентября 2023 года. Разберемся более подробно, какие изменения произошли.

Если у вас возникли трудности с определением сроков хранения документов в вашей организации, не стоит беспокоиться — вы можете передать эти задачи в надежные руки экспертов Главбух Ассистент. Наша команда аттестованных специалистов грамотно рассчитает необходимые сроки подачи документов, выберет соответствующие отчеты и своевременно оформит необходимые сведения о сотрудниках. Кроме того, мы готовы взять на себя ответственность за налоговый и бухгалтерский учет вашей организации.

изготавливаются с использованием древесной массы, проходят процесс обработки, в результате которого становятся необходимой плотности и прочности. Они являются неотъемлемой частью повседневной жизни и используются для передачи информации, хранения данных и осуществления различных организационных процессов. Бумажные документы также представляют собой одну из форм средства коммуникации и запечатления информации на письменном носителе. Они имеют множество преимуществ, включая доступность, надежность и удобство использования. Тем не менее, с развитием цифровых технологий и электронного документооборота, бумажные документы все больше вытесняются и заменяются электронными аналогами. Это связано как с экономическими причинами, так и с удобством ведения электронного документооборота, который позволяет сократить затраты на печать, хранение и передачу бумажных документов.

Документы, которые были обработаны, необходимо сдавать на хранение в архив через год после их обработки, но не позднее трех лет (согласно пункту 47 Правил, утвержденных приказом Росархива № 77). Однако, передача на хранение следует осуществлять только для документов с длительным (свыше 10 лет) и постоянным (до ликвидации организации) сроками хранения. К таким документам относятся, например, акты выполненных работ по гражданско-правовому договору (согласно пункту 301 Перечня, утвержденного приказом Росархива от 20.12.2019 № 236).

Если временной период хранения документов не превышает 10 лет, их можно оставить на хранение в том же подразделении, которое занималось их созданием, без необходимости передачи в архив. Документы, срок хранения которых составляет менее 10 лет, должны храниться в отделе кадров и могут быть уничтожены по решению экспертной комиссии только после истечения установленного для них срока хранения.

Если специализированная группа придет к выводу, что данный документ обладает важностью для организации или может быть полезным еще некоторое время в рабочих целях, то комиссия принимает решение о продолжении срока хранения данного документа в отделе персонала.

Перед тем, как положить документы в архив, необходимо организовать их в отдельные категории в зависимости от их структуры, функций, тематики и сроков хранения, независимо от того, на каком носителе они находятся. Когда дело представлено на бумажном носителе, его толщина не должна превышать 4 см, а количество листов — 250.

Если нужно сохранить документы, организация может сама организовать архив, учитывая требования к температуре, влажности, освещению и другим факторам. Важно помнить, что архив нельзя размещать в подвалах и помещениях, находящихся ниже уровня земли. Если документов немного, их можно хранить в шкафах или сейфах. Альтернативным вариантом является передача документов на хранение сторонним организациям, специализирующимся на этом виде деятельности.

По расписанию, согласованному архивом и одобренному руководителем компании, осуществляется передача документов в архив. При этом необходимо присутствие двух экспертов — сотрудника архива и представителя организации — при проведении процедуры приема-передачи бумаг.

В нумерации обычно вносят информацию:

количество выполненных задач;
дата передачи-принятия документов;
Подписи трудолюбивых сотрудников.

Критерии сохранения электронных записей

Согласно свежим нормам, цифровые документы предлагается сохранять в специальной системе хранения электронных документов, известной как СХЭД. Подобная система имеется и у Росархива, однако существует возможность создать свою собственную или доверить хранение файлов операторам электронного документооборота.

При передаче электронных документов на архивное хранение, они могут быть отправлены посредством передачи с использованием системы ТКС или на флеш-картах и жестких дисках. При получении электронных дел, архив проводит проверку следующих аспектов:

присутствие вредоносного программного обеспечения;
возможность точного воспроизведения электронных документов
Если вы передаете документы на отдельных физических носителях, необходимо учитывать их физическое и техническое состояние.
Ценность электронных документов проявляется в их подлинных электронных подписях.

Внутри архива необходимо приложить список электронных документов. В конце списка следует указать количество электронных документов, которые были реально приняты в архив, как цифрами, так и прописью.

Документ, подтверждающий окончательную запись, будет подписан сотрудниками архива и структурного подразделения, которое передало электронные дела. При передаче электронных дел на архивное хранение они должны быть заверены электронной подписью руководителя организации или уполномоченного им должностного лица.

Необходимо уничтожить все документы, которые больше не требуют хранения согласно установленным срокам.

Перечень сроков хранения бухгалтерских документов в 2025 году: таблица

Мы подготовили удобные таблицы с основными сроками хранения документов внутри организации.

Список сроков сохранения письменных материалов, относящихся к ведению бухгалтерского учета и уплате налогов

Согласно закону № 402-ФЗ, срок хранения бухгалтерских документов определен. К примеру, в статье 29 утверждается, что средний срок хранения составляет 5 лет. Это предполагает, что если организация успешно прошла проверку, то документы, которые уже проверены, могут быть удалены из архива. Однако, если документы еще не проверялись, то их необходимо сохранять в архиве. В то же время, есть исключения, когда бухгалтерский баланс и все его приложения должны быть хранены постоянно, до тех пор, пока организация считается действующей.

Юридические акты

денежные документы
документы о доставке и выполненных заказах; коммерческая корреспонденция;
отчеты о предварительных платежах;
квитанции;
документы о снятии с баланса активов, товаров и материалов.

В случае возникновения споров или несогласий, следует сохранять документы до момента принятия окончательного решения по данному вопросу.

Порядковый номер 277 из Перечня, утвержденного приказом Росархива под номером 236.

Статья 29 Федерального закона № 402-ФЗ претерпевает изменения.

Со времени их выдачи на бумажных носителях прошло полгода.

Восьмой пункт четвертой статьи 4.7 Федерального закона № 54-ФЗ

Документация, подтверждающая выполнение кассовых операций с клиентами, включает в себя книгу операциониста-кассира и другие соответствующие записи.

Статья 29 Закона под номером 402-ФЗ

Учетная политика – это набор документов, включающих в себя изменения, дополнения и приложения.

Пункт 267 списка, утвержденного приказом Росархива № 236

Финансовое равновесие, документ с информацией о финансовой результативности, отчет о назначении средств в соответствии с целями и дополнительные документы к ним.

Промежуточный период составляет пять лет.

Позиция 268 Ведомости, санкционированная приказом Росархива № 236

Прошло пять лет с момента введения новых нормативов по документам, которые необходимы для расчета и уплаты налогов.

В соответствии с утвержденным приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, пункт 1 статьи 29 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ официального перечня, размещенного на странице 286, должны быть соблюдены все требования и условия.

5 лет (включая необходимость использования в качестве документа для расчета и уплаты налогов)

Пункт 1 статьи 23 Налогового кодекса утвержден перечнем на странице 553, указанным в приказе № 236 Росархива от 20 декабря 2019 года.

Досье о пересмотрах стоимости основных активов и износе

Через пять лет с момента списания основных средств или нематериальных активов.

Вы можете преобразовать текст, чтобы он стал уникальным, используя следующую переформулировку: «Утвержденный приказом Росархива под номером 236, пункт 323 перечня».

Изделия, отражающие фиксацию лишенных статуса основных средств

Через пять лет с момента списания основных средств или нематериальных активов.

Вы можете преобразовать текст, чтобы он стал уникальным, используя следующую переформулировку: «Утвержденный приказом Росархива под номером 236, пункт 323 перечня».

, становятся юридически значимыми при обмене недвижимостью между сторонами. В таком случае происходит оформление актов, которые подтверждают передачу прав собственности на объект недвижимости с одного баланса на другой. Эти акты играют важную роль в правовой системе и являются неотъемлемой частью процесса передачи недвижимости.

Советуем прочитать: Порядок предъявления претензии и регулирующие это нормы

Прошло пять лет с момента утраты имущества.

Перечень был утвержден приказом № 236 от Росархива и включает в себя пункт 325.

Список сроков сохранения бумажных требований для налогообложения

Юридические акты

относятся к документам, которые описывают финансовую деятельность физических и юридических лиц и представляют их налоговым органам. Эти документы играют важную роль в учете и контроле налоговых обязательств и позволяют государству собирать налоги с населения и организаций. Точность и своевременность представления налоговых деклараций и расчетов являются ключевыми факторами для соблюдения налогового законодательства и избежания негативных последствий.

Указания 310 и 311, содержащиеся в перечне, утвержденном приказом Росархива под номером 236, могут быть перефразированы без использования составленных мной материалов или предложений от моих разработчиков, чтобы создать уникальный текст.

Информация о соблюдении обязательств по уплате налогов, сборов, взносов, пеней и штрафов, а также о текущем состоянии финансовых взаимоотношений с бюджетом.

Распоряжение Росархива № 236 включает в себя следующие пункты: 305, 312 и 313 из Перечня.

Указание 8 в разделе 1 статьи 23 Налогового кодекса.

Необходимые документы для расчета налогов и документы, подтверждающие сделанные расходы.

Восьмой подпункт первого пункта статьи 23 Налогового кодекса.

Статья 29 Федерального закона № 402-ФЗ претерпевает изменения.

Доказательства, подтверждающие размер претерпевших убытков.

На протяжении всего срока, в течение которого снижен налог, и в течение следующих пяти лет после завершения года, когда убыток был полностью учтен.

28 января 2022 года Минфин направил письмо с номером 03-03-06/3/5632.

Оповещения, приказы, решения, указания, возражения, заявления

Приказом № 236 Росархива утвержден Пункт 314 Перечня.

Электронные документы, снабженные УКЭП, а также сертификаты ключей для проверки электронных подписей, которыми подтверждается достоверность документов.

Перечень был утвержден приказом № 236 Росархива и содержит пункт 570.

Расчеты, касающиеся взносов в страховую компанию, будут проводиться как ежегодно, так и каждый квартал.

Клаузу 308 из списка, одобренную приказом № 236 Росархива

Информационные карты, содержащие информацию о выплатах и начисленных страховых взносах для каждого отдельного лица

Перечень, утвержденный приказом Росархива № 236, содержит пункт 309.

Позиция 317 в списке, одобренном приказом № 236 от Росархива.

Постановление № 1137, принятое Правительством 26 декабря 2011 года, требует перефразирования.

Приобретение литературных произведений, сбыт книг и присоединяемые дополнительные страницы к ним.

Прошло 4 года с момента последней отметки в записной книжке.

На дату 26 декабря 2011 года было принято постановление от правительства под номером 1137.

Необходимые бумаги для получения налоговых преимуществ, предусмотренных специально для инвестиционных проектов в регионе.

В соответствии с третьим абзацем статьи 89.2 Налогового кодекса, вносится следующая переформулировка.

Бухгалтерские книги для отслеживания прибыли и затрат по упрощенной системе налогообложения.

Раздел 318 Списка, одобренного приказом Росархива № 236

Срок хранения договора ГПХ с физическим лицом

Узнайте, каково время сохранения соглашения Гражданско-правового характера с индивидуальным клиентом в 2021 и 2022 годах, и кому можно доверить сохранение гражданско-правовых соглашений в организациях.

В данной статье рассматривается проблема переформулирования текста с использованием русского языка с целью придать ему уникальный характер.

Сколько времени хранится договор ГПХ с частным лицом?
Кто несет ответственность за сохранение гражданско-правовых соглашений?

Получите поистине идеальные примеры договорных документов от профессионалов из сферы кадрового учета с помощью Системы Кадры.

Пример договора о подряде, составленный экспертом для физического лица.Образец от эксперта представляет собой заключенный договор подряда с группой лиц.Пример эксперта по составлению договора подряда с физическим лицом, работающим на самозанятой основе.

Разнообразие примеров ГПД для различных обстоятельств значительно расширилось.скачайте ниже >>>

Какой срок хранения договора ГПХ с физическим лицом

Согласно архивному законодательству, все предприятия независимо от их организационно-правовой формы обязаны сохранять документы, которые возникают в процессе их деятельности (пункт 1 статьи 17 Закона от 22.10.2004 года № 125-ФЗ).

Сроки сохранения документации определяются законодательством Российской Федерации, другими нормативными актами и специальными списками документов (пункт 1 статьи 21.1 Закона от 22.10.2004 г. № 125-ФЗ). Важно учесть, что сроки начинаются с 1 января следующего года после завершения делопроизводства по документам, а не с даты их создания. Кроме того, это касается не только сроков хранения документов, относящихся к кадровой архивной документации, но не включая договоры государственно-частного партнерства.

Обратите внимание! Окончание делопроизводства по договору ГПХ определяется годом, когда он был расторгнут или истек его срок действия. Следовательно, стандартный срок хранения договора гражданско-правового характера начинается с 1 января следующего года.

Согласно пункту 301 списка, утвержденного приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, определен срок хранения договоров гражданско-правового характера, заключенных с физическими лицами.

Если делопроизводство по ним было завершено после 2003 года, то это означает, что уже прошло 50 лет.
Если соглашения были подписаны и разорваны до 2003 года, то это означает, что прошло 75 лет.

Изучите рекомендации по корректному заключению соглашений по гражданско-правовым хозяйственным договорам в публикациях журналов «Актион Кадры» и «HR».

Как согласовать договор, регулирующий отношения между физическим лицом и гражданской стороной
Как осуществить перевод сотрудника на гражданский договор таким образом, чтобы такое решение суда не было отменено.
Условия, связанные с кадровым потенциалом, установленные в гражданском договоре, способны нанести серьезный ущерб организации.
Важные бумаги, связанные с договорами организации: условия хранения и их особенности
документов, чтобы избежать штрафов, в десять раз?
Как освоить навык расшифровки сложных сроков хранения, прописанных в Перечне-2019?

В организации принята практика сохранения контрактов подряда на определенный срок.

Соглашение, заключенное между исполнителем и заказчиком, представляет собой определенный вид договора гражданского права (согласно статье 702 Гражданского кодекса). Временные рамки, установленные для договоров гражданского права, не различаются в зависимости от их типа. Следовательно, срок хранения договоров подряда в организации составляет то же количество лет, что и других документов этого рода: 50 или 75 лет (согласно пункту 301 Перечня, утвержденного Росархивом под номером 236).

Следует сохранять все документы, связанные с заключением контракта, в течение 50 лет в случае прекращения отношений с подрядчиком после 2003 года, и на протяжении 75 лет, если это произошло раньше этого года.

Получите в свое распоряжение отличные образцы ГПХ-договоров, разработанные профессионалами компании Система Кадры.

Шаблон договора от профессионала, касающегося предоставления услуг ведения бухгалтерского учета.Представляю вашему вниманию образец договора, касающегося предоставления услуг по ведению кадрового учета, который был составлен экспертом.Пример экспертного договора на предоставление услуг водителя на автомобиле клиентаПредоставлен образец экспертного договора между частным лицом и физическим лицом на проведение работ по очистке фасада здания.Пример акта выполнения гражданско-правовых услуг экспертомПример эксперта договора о сотрудничестве с иностранным гражданином в качестве физического лица

Кто отвечает за хранение гражданско-правовых договоров

Согласно перечню и месту их нахождения, сроки хранения договоров гражданско-правового характера до передачи в архив фиксируются в номенклатуре дел организации (пункт 3.2.5 ГСДОУ, утвержден приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 года номер 33).

При выборе места для хранения документов необходимо назначить ответственного сотрудника, который будет обеспечивать их сохранность. В большинстве случаев этим занимается специалист, оформляющий документы в организации. Обычно это юрист, но также может быть бухгалтер или сотрудник отдела кадров.

Важно отметить, что после окончания срока действия ГПХ, ответственный специалист может сохранять их документы только в течение трех лет (согласно Правилам, утвержденным приказом Минкультуры от 31.03.2015 № 526). Когда наступит время передачи договоров ГПХ с физическим лицом в архив организации или государственный архив, ответственный специалист должен выполнить данное требование.

После того, как ГПД были переданы в архив организации, за их сохранность теперь будет отвечать сотрудник, ответственный за хранение архива, например, архивариус. Если документы были переданы в государственный архив, за их сохранность отвечают должностные лица соответствующего архива.

Образцы, которые пригодятся кадровику любой компании

7 примеров внесения информации в трудовую книжку. Примеры наиболее важных записей в трудовом деле, которые следует иметь под рукой сотруднику, отвечающему за ее ведение.
Примеры заполнения свежей формы ЕФС-1 Примеры заполнения отчёта для свежих событий и с учётом свежих кодов, введённых с начала 2025 года.
Новые правила заполнения уведомления о занятости иностранцев вступили в силу с начала 2025 года. Помимо этого, были внесены изменения в процесс работы с иностранными работниками. Теперь необходимо ознакомиться с новой формой и следовать указанным инструкциям. Все эти изменения призваны облегчить процедуру трудоустройства иностранцев и повысить эффективность работы по взаимодействию с ними.
Примеры заполнения карточки №10 для различных категорий персонала: демонстрация заполнения карточки №10 для призывников, солдат и офицеров запаса
Чтобы перейти на новые стандарты выдачи СИЗ, необходимо выполнить 8 документов до конца 2025 года. Готовые примеры и руководство от специалистов по охране труда помогут правильно оформить все документы без ошибок.

Актуальные веб-семинары с полезной информацией для HR-специалистов в ближайшее время

Вторника, 23 апреля, будет внесены скорые изменения в правила премирования по трудовому законодательству. Карсетская Елена, эксперт по трудовому праву, автор книг и статей, станет спикером на этой важной теме.